基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制

方芳

[摘 要]當(dāng)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的速度越來(lái)越快，企業(yè)發(fā)展迅速，數(shù)量激增，對(duì)企業(yè)的質(zhì)量提出了更高的發(fā)展要求。一個(gè)企業(yè)如何在眾多企業(yè)中脫穎而出，擁有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)等問(wèn)題，成為眾多企業(yè)管理者思考和重視的問(wèn)題。隨著企業(yè)的壯大，內(nèi)部的問(wèn)題愈加突出，對(duì)企業(yè)內(nèi)部問(wèn)題的解決就顯得尤為重要。在這種情況下，ERP系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)內(nèi)部問(wèn)題的解決提出了新的見(jiàn)解。文章介紹了ERP系統(tǒng)的意義、問(wèn)題以及對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的建議。

[關(guān)鍵詞]內(nèi)部控制;ERP系統(tǒng);監(jiān)督評(píng)價(jià)系統(tǒng)

[中圖分類號(hào)]F275

眾所周知，當(dāng)代社會(huì)是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，是一個(gè)創(chuàng)新的時(shí)代。國(guó)家積極推動(dòng)社會(huì)的大發(fā)展、大變革。在這種情況下，企業(yè)也不能故步自封，主張通過(guò)一系列的變革來(lái)改善企業(yè)環(huán)境。尤其對(duì)于企業(yè)的內(nèi)部控制成為了一個(gè)非常重要的切入點(diǎn)和著力點(diǎn)，需要我們提起廣泛的重視。加強(qiáng)對(duì)自身的建設(shè)和布局，才能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下贏得市場(chǎng)，進(jìn)而占據(jù)巨大的優(yōu)勢(shì)。

1 ERP系統(tǒng)所具有的重要作用

很多企業(yè)在實(shí)際的發(fā)展當(dāng)中，面臨著經(jīng)營(yíng)與管理工作不夠完善的局面，對(duì)于資源的浪費(fèi)十分嚴(yán)重，無(wú)法使資源得到充分的利用，而且管理不善的局面非常嚴(yán)重。在這種情況下，ERP系統(tǒng)的產(chǎn)生可以說(shuō)是一個(gè)創(chuàng)舉，非常有效地改善了這種局面。ERP系統(tǒng)是一種將企業(yè)的物流、信息流和資金流高度集成的管理信息系統(tǒng)，包括生產(chǎn)制造、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)用工和財(cái)務(wù)等系統(tǒng)，它的采用是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然選擇，有利于企業(yè)管理水平的迅速提高，是一種高科技、信息化的管理方式。這種方式把當(dāng)代的大數(shù)據(jù)技術(shù)與企業(yè)管理有效地結(jié)合在了一起，這樣做有益于對(duì)企業(yè)的一體化管理更加順利。它使得企業(yè)遠(yuǎn)離了資源閑散化的局面，對(duì)于資源的規(guī)范化、節(jié)約化來(lái)說(shuō)是非常有利的。這里所講到的信息化不是一種單一的信息組合，它是通過(guò)將信息進(jìn)行分類管理，把有效的信息集中在一起，等到具體使用的時(shí)候，就可以非常迅速地從企業(yè)內(nèi)部信息庫(kù)當(dāng)中提取出來(lái)，對(duì)于企業(yè)交易的速度來(lái)說(shuō)是一種提高，也可以具有更高的效率。在這種情況下，縮短了交易的時(shí)間，我們就可以有更多的時(shí)間來(lái)進(jìn)行下一次的交易，這樣做有利于把資源充分地調(diào)動(dòng)起來(lái)，對(duì)于減少資源的浪費(fèi)和消耗來(lái)說(shuō)也是十分有利的，這能夠讓企業(yè)對(duì)自己建立更加清晰的認(rèn)知，對(duì)自己有一個(gè)比較準(zhǔn)確的定位。企業(yè)在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，對(duì)自己的各類信息的掌握是非常清楚的，也能夠?qū)μ岣咂髽I(yè)自身本領(lǐng)具有重要意義。

其次，加強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部交流溝通。ERP系統(tǒng)作為集信息技術(shù)和控制管理為一體的先進(jìn)管理工具，對(duì)于內(nèi)部控制體系來(lái)說(shuō)，是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)控制和信息溝通的重要工具。一方面，通過(guò)ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的高度集中、共享，可以更直接、便利地獲取數(shù)據(jù)，改變了傳統(tǒng)管理模式下層層獲取數(shù)據(jù)的方式;另一方面，ERP系統(tǒng)也是一個(gè)相對(duì)開(kāi)放的系統(tǒng)，有利于企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間客觀有效地溝通、協(xié)商解決問(wèn)題，提升內(nèi)部控制的效果，對(duì)于企業(yè)整體實(shí)力的提高意義重大。

除此之外，ERP系統(tǒng)還具有重要的監(jiān)督作用。有目共睹的是，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理的過(guò)程當(dāng)中，難免會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，對(duì)于這些問(wèn)題，之前都是等具體問(wèn)題發(fā)生了，才去重視并且對(duì)此予以解決。但是，這樣做實(shí)際來(lái)說(shuō)是不能及時(shí)解決問(wèn)題的，因?yàn)榇嬖谥欢ǖ臅r(shí)間差，不能在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)地采取措施，進(jìn)而有效地控制事情發(fā)生的態(tài)勢(shì)，這樣的局面在ERP系統(tǒng)出現(xiàn)之后得到了改善。這個(gè)系統(tǒng)作為創(chuàng)新化思維的一個(gè)典型代表，有利于實(shí)時(shí)對(duì)經(jīng)濟(jì)態(tài)勢(shì)進(jìn)行監(jiān)督，在問(wèn)題已經(jīng)有苗頭的時(shí)候就能發(fā)現(xiàn)它，這樣就可以大大減少對(duì)企業(yè)造成的經(jīng)濟(jì)損失，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展是非常有利的。這種監(jiān)督作用實(shí)際上充當(dāng)一個(gè)重要的管理角色，可以有效減少信息質(zhì)量差的局面，改善信息的質(zhì)量，能夠提前預(yù)測(cè)企業(yè)的未來(lái)狀況以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展態(tài)勢(shì)，可以說(shuō)是具有非常重要的作用。

2 ERP系統(tǒng)所具有的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題

ERP系統(tǒng)作為一個(gè)新產(chǎn)生的系統(tǒng)，當(dāng)然具備著一定的優(yōu)勢(shì)和積極作用，然而，它的存在本身也是具有一些問(wèn)題的，需要引起我們的廣泛重視和關(guān)注。它是一個(gè)系統(tǒng)，從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，對(duì)環(huán)境的判斷和模擬是有限的，不能完全反映出實(shí)際情況，因此它本身還是有很大風(fēng)險(xiǎn)的。真正面對(duì)一些具體情況的時(shí)候，它不能完全做出分析及判斷，只是根據(jù)一種經(jīng)驗(yàn)，不能做到像人一樣，靈活變通地去處理問(wèn)題，這就給這個(gè)系統(tǒng)本身帶上了一種剛性色彩和執(zhí)行力，不能完全地使問(wèn)題得到解決。

除了這個(gè)方面，這個(gè)系統(tǒng)主要的作用就是對(duì)信息的一種整合。然而，在當(dāng)今這個(gè)信息化社會(huì)當(dāng)中，還是存在一定的安全性問(wèn)題的。這種系統(tǒng)的采取，有可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)各種信息的泄露，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是非常危險(xiǎn)的。因?yàn)槊總€(gè)企業(yè)都有自己的企業(yè)機(jī)密，這種情況就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的安全受到一定的威脅，這對(duì)于企業(yè)未來(lái)的發(fā)展是非常不利的。同時(shí)，一旦企業(yè)的信息發(fā)生泄露的情況，就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)遭受無(wú)法計(jì)算的經(jīng)濟(jì)損失。

3 ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制建議

3.1 加強(qiáng)人員的管理

人是生產(chǎn)力當(dāng)中的核心力量，加強(qiáng)對(duì)人員的管理，有利于保證企業(yè)的生產(chǎn)質(zhì)量，大大提高企業(yè)的生產(chǎn)能力。必須要重視對(duì)于人才的培養(yǎng)，定期召開(kāi)員工ERP和內(nèi)部控制培訓(xùn)活動(dòng)，把提高職工的工作技能作為重要的一個(gè)方面。ERP系統(tǒng)只是一個(gè)工具，內(nèi)部控制還要靠人來(lái)操作，因此實(shí)際執(zhí)行人員的工作技能的提高就顯得尤為重要。在實(shí)際工作的過(guò)程當(dāng)中，還要倡導(dǎo)一種合作的精神，各個(gè)員工之間應(yīng)當(dāng)相互聯(lián)系、相互配合，共同把一項(xiàng)工作完成好。健全獎(jiǎng)勵(lì)和監(jiān)督機(jī)制，這種機(jī)制體制的健全，可以提高員工在工作當(dāng)中的積極主動(dòng)性，如果這樣的話，有利于工作更好地完成，質(zhì)量得到更好地提高。并且，也可以大大提高工作效率，使得員工自身的社會(huì)責(zé)任感得到一定程度的提升，有益于提高員工整體素質(zhì)，使得員工在工作的過(guò)程中充分受益。

3.2 加強(qiáng)安全性建設(shè)

安全問(wèn)題是企業(yè)的一個(gè)大問(wèn)題，因此必須要重視起來(lái)。每個(gè)企業(yè)都不可能是一個(gè)透明的存在，在企業(yè)的內(nèi)部，肯定都存在著一些機(jī)密，一些不能被外界知道的內(nèi)部信息。在這種情況下，我們必須要完善企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)，對(duì)各方面進(jìn)行把關(guān)，不能忽視掉任何一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于企業(yè)的防護(hù)網(wǎng)絡(luò)也應(yīng)該定期進(jìn)行一下更換，因?yàn)闀r(shí)間長(zhǎng)了，這種網(wǎng)絡(luò)防護(hù)的安全性就會(huì)下降，定期更換可以減少這種問(wèn)題的產(chǎn)生，從一定層面上使得這種問(wèn)題得到解決。而且，安排一些技術(shù)高端人才來(lái)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)工作，相信在這樣的情況下，企業(yè)的信息安全就得到了一定程度的保障。除此之外，為了提高ERP系統(tǒng)的安全性，在做好預(yù)防病毒和黑客入侵工作的同時(shí)，還要將重要的資料做好備份。

3.3 靈活運(yùn)用ERP系統(tǒng)

這個(gè)系統(tǒng)通過(guò)上面的分析可以得知，本身是一種不具備人的思維的操作模式，因此，對(duì)于很多問(wèn)題的處理上，它只是停留在一種比較淺的層面上，因此在實(shí)際運(yùn)用的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，不應(yīng)該完全依賴這個(gè)系統(tǒng)。對(duì)于一些比較符合企業(yè)發(fā)展方向的判斷，可選擇接納，當(dāng)與企業(yè)管理者的重要決策產(chǎn)生沖突的時(shí)候，就應(yīng)該做好分析工作，分析出這種方式的采用到底是不是對(duì)企業(yè)有利，是不是有利于企業(yè)發(fā)展，這一點(diǎn)是需要注意的。因?yàn)橹挥凶屍鋵?duì)企業(yè)有積極的影響，才是具有存在價(jià)值的，否則，這個(gè)系統(tǒng)也就失去了本來(lái)的意義。

3.4 對(duì)重要環(huán)節(jié)進(jìn)行控制

對(duì)于企業(yè)內(nèi)部控制不是一個(gè)單一的方面，它是從多方面出發(fā)來(lái)加強(qiáng)控制的。重要環(huán)節(jié)主要指的是對(duì)數(shù)據(jù)的處理過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定來(lái)進(jìn)行操作，對(duì)于數(shù)據(jù)的要求，相關(guān)會(huì)計(jì)人員應(yīng)發(fā)揮出自身的專業(yè)能力，避免數(shù)據(jù)計(jì)算方面的失誤。同時(shí)，對(duì)于計(jì)算出來(lái)的數(shù)據(jù)，還要進(jìn)行確認(rèn)，必須保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，因?yàn)橐坏?shù)據(jù)方面出了問(wèn)題，就有可能導(dǎo)致企業(yè)的決策失誤，同時(shí)，還可能會(huì)給企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失，使得企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)迅速上升，這是很不好把控的。因此，必須要理順內(nèi)控的重要環(huán)節(jié)，分析內(nèi)部控制中的各個(gè)要素，建立適合企業(yè)自身情況與需要的內(nèi)部控制環(huán)境。從風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)控制與風(fēng)險(xiǎn)解決等方面入手，逐步明確內(nèi)部控制的目標(biāo)，使得ERP系統(tǒng)能夠明確融入到企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境中，比如在采購(gòu)環(huán)節(jié)加強(qiáng)對(duì)材料價(jià)格的監(jiān)控、在銷售環(huán)節(jié)加強(qiáng)對(duì)銷售訂單的管理等。

3.5 健全監(jiān)督機(jī)制

傳統(tǒng)的內(nèi)部控制，經(jīng)辦人進(jìn)行賬賬、賬表、賬實(shí)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的核對(duì)，層層傳遞審批申請(qǐng)等，實(shí)施ERP后，通過(guò)授權(quán)機(jī)制，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行審批判斷，自動(dòng)控制代替了人工對(duì)接，從而使流程標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，對(duì)內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制的健全起到了重要的作用。具體而言，可以從以下幾個(gè)方面著手。

第一，要對(duì)ERP系統(tǒng)中的流程人員、崗位設(shè)置進(jìn)行健全和完善，這樣才能在實(shí)踐中充分地發(fā)揮其監(jiān)督功能，落實(shí)監(jiān)督牽制的作用。

第二，在進(jìn)行內(nèi)部成本核算時(shí)，應(yīng)該充分地考慮到保證其準(zhǔn)確性的要求，并與效益之間做好權(quán)衡，不能過(guò)度地去追一方而忽視了另一方，否則將會(huì)影響整體的效果。

第三，要不斷地提高ERP制度的科學(xué)性與有效性。在實(shí)踐之中，ERP的管理是動(dòng)態(tài)性的，其制度的制定要結(jié)合ERP的運(yùn)行情況，但其制度的制定不能任意進(jìn)行改動(dòng)，因此，為了充分地對(duì)資源進(jìn)行利用，應(yīng)該對(duì)其管理進(jìn)行不斷地優(yōu)化，在保證制度有效性與實(shí)踐性的同時(shí)還要充分地結(jié)合公司的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況。要想使得內(nèi)部控制制度可以在最大程度上發(fā)揮作用，應(yīng)該借助于監(jiān)督評(píng)價(jià)體系，及時(shí)對(duì)不合理的部分進(jìn)行調(diào)整。

4 結(jié) 語(yǔ)

通過(guò)以上的分析可以看出，ERP系統(tǒng)作為當(dāng)代信息化社會(huì)的代表性產(chǎn)物，本身具有重要的作用。同時(shí)，它只是一種調(diào)整機(jī)制，是起輔助作用的，并不是企業(yè)決策指定的方式。我們應(yīng)該把它進(jìn)行合理化的利用，不能完全依賴于這個(gè)系統(tǒng)，應(yīng)該具備自己的判斷能力，只有這樣，才能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。事實(shí)上，任何事物的產(chǎn)生都不可能只有好處，肯定也會(huì)有弊端，應(yīng)當(dāng)是利弊共存的。在這種情況下，我們應(yīng)該對(duì)它的好處進(jìn)行發(fā)掘和利用，避開(kāi)它的弊端，只有這樣，才能使其發(fā)揮出巨大的作用，帶動(dòng)企業(yè)的發(fā)展和變革，有利于企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)的健康、長(zhǎng)久發(fā)展。

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