醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)組織形式及流程規(guī)范化管理研究

魏菡　張玥婷　張海軍

[摘要]醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研的必備條件，隨著人類不斷探索生命科學(xué)和技術(shù)，促使醫(yī)療設(shè)備更加精細(xì)化和智能化。醫(yī)療設(shè)備的創(chuàng)新和廣泛運(yùn)用是當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)發(fā)展的重要支柱，醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)管理也成為醫(yī)院管理的熱門(mén)話題和重要課題。文章從我國(guó)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作組織形式、采購(gòu)流程入手進(jìn)行分析研究，提出精細(xì)化管理方面的改進(jìn)建議，期望對(duì)改善醫(yī)療服務(wù)技術(shù)及其采購(gòu)管理工作有所幫助。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)療設(shè)備;組織形式;流程;采購(gòu)管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2019.25.174

1當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理組織形式

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理部門(mén)主要是設(shè)備科，設(shè)備科采購(gòu)醫(yī)療設(shè)備時(shí)，需要依托采購(gòu)、固定資產(chǎn)管理、維修、庫(kù)房、測(cè)算等班組，從醫(yī)療設(shè)備前期論證到購(gòu)置、維修保養(yǎng)，再到處置報(bào)廢的醫(yī)療設(shè)備全過(guò)程涉及科室眾多，專業(yè)學(xué)科眾多，醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)前，建立了醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)監(jiān)督管理組織體系。采購(gòu)監(jiān)督管理組織體系通常由院長(zhǎng)和設(shè)備、后勤、財(cái)務(wù)、采購(gòu)等主要行政部門(mén)組成。各部門(mén)之間雖是各司其職，但缺少整個(gè)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)組織團(tuán)隊(duì)的凝聚力。這種組織形式較為傳統(tǒng)，雖能結(jié)合相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員和不同思維模式的人員，專業(yè)知識(shí)不斷積累，管理效率不斷提高，從而使醫(yī)療設(shè)備的安全運(yùn)用和保障設(shè)備服務(wù)質(zhì)量。但是這種組織形式會(huì)由于各部門(mén)信息溝通不暢、工作性質(zhì)差異的影響，無(wú)法高效地合作，從而造成采購(gòu)時(shí)間較長(zhǎng)，過(guò)程繁雜。

2當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)流程

當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)流程首先是使用臨床科室提出申請(qǐng)，然后通過(guò)院內(nèi)審批，獲批后交由設(shè)備科組織實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃，組織設(shè)備采購(gòu)的論證和市場(chǎng)調(diào)研工作。隨后負(fù)責(zé)采購(gòu)的部門(mén)根據(jù)采購(gòu)政策開(kāi)展一系列采購(gòu)活動(dòng)。最后通過(guò)與供應(yīng)商簽訂合同，組織設(shè)備安裝驗(yàn)收工作，財(cái)務(wù)部門(mén)支付設(shè)備款項(xiàng)。整個(gè)采購(gòu)流程，需要多部門(mén)參與和配合完成，不同階段需要不同部門(mén)的人員來(lái)完成，只有大家密切配合才能順利完成整個(gè)采購(gòu)工作。

3完善醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)管理組織形式

醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作涉及的部門(mén)眾多，過(guò)程復(fù)雜，監(jiān)管審批環(huán)節(jié)不能省略，采購(gòu)速度、質(zhì)量和效率面臨很大的挑戰(zhàn)。優(yōu)化組織形式是必然選擇。

采購(gòu)過(guò)程中醫(yī)院內(nèi)部各部門(mén)相互依存，在傳統(tǒng)的組織形式上進(jìn)行優(yōu)化，由設(shè)備科牽頭組織醫(yī)院醫(yī)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)，成立一個(gè)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)職能工作組，主要是方便與日常采購(gòu)工作中的溝通協(xié)調(diào)。制定詳細(xì)的制度，將醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)管理工作制度化，制度流程化，細(xì)化流程標(biāo)準(zhǔn)。采取分布式平行網(wǎng)絡(luò)的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)管理模式，從而縮短發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題的時(shí)間和提高采購(gòu)效率。

4完善醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)流程

在醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)的流程上，細(xì)化采購(gòu)流程上的各個(gè)階段，采用流水線的作業(yè)方式，規(guī)定每個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行時(shí)間、責(zé)任人及目標(biāo)要求，建立標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)程序，并強(qiáng)化每個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督工作。醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)流程有三個(gè)大的階段。

4.1計(jì)劃階段

4.1.1計(jì)劃申請(qǐng)

該階段責(zé)任人為科室指定人員。責(zé)任人根據(jù)設(shè)備申報(bào)的節(jié)點(diǎn)，指導(dǎo)各個(gè)臨床科室填寫(xiě)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表，責(zé)任人匯總設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃申請(qǐng)資料，移交給計(jì)劃審批階段的責(zé)任人。

4.1.2計(jì)劃審批

計(jì)劃的審批分為院內(nèi)審批和院外審批，形成年度預(yù)算計(jì)劃后院內(nèi)需提交到醫(yī)院設(shè)備采購(gòu)監(jiān)督管理組織體系進(jìn)行層層審批，院內(nèi)審批后需移交給相應(yīng)的上級(jí)主管部門(mén)，該階段負(fù)責(zé)任為設(shè)備科科長(zhǎng)。

4.1.3生成計(jì)劃書(shū)

年度預(yù)算計(jì)劃清單通過(guò)上級(jí)審議后，設(shè)備科根據(jù)臨床科室需求的輕重緩急、項(xiàng)目的復(fù)雜程度等安排采購(gòu)時(shí)間表，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，生成計(jì)劃書(shū)，選擇合理的采購(gòu)方式。該階段責(zé)任人為設(shè)備科科長(zhǎng)。

4.1.4項(xiàng)目論證

該階段的責(zé)任人是醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)辦人。責(zé)任人在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)組織臨床科室、醫(yī)院設(shè)備采購(gòu)監(jiān)督管理組織體系及工程技術(shù)人員和其他相關(guān)人員進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)的可行性論證。必要時(shí)開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研工作。主要針對(duì)以下幾個(gè)方面做分析：①社會(huì)效益分析;②經(jīng)濟(jì)效益分析;③技術(shù)可行性分析;④購(gòu)置資金落實(shí)情況的分析。

4.2采購(gòu)階段

4.2.1招標(biāo)采購(gòu)

根據(jù)采購(gòu)相關(guān)制度和要求，組織院內(nèi)和院外招標(biāo)工作，合理安排時(shí)間、場(chǎng)地。該階段責(zé)任人為采購(gòu)對(duì)外聯(lián)絡(luò)員。招標(biāo)采購(gòu)工作結(jié)束后，責(zé)任人整理好相關(guān)的招標(biāo)資料移交給下一階段負(fù)責(zé)人。

4.2.2商務(wù)談判與合同審批

該階段責(zé)任人為設(shè)備科科長(zhǎng)，在收到上一階段資料后，組織使用科室以及醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)職能工作組進(jìn)行商務(wù)談判，明確合同細(xì)節(jié)并進(jìn)行合同的審批，簽訂采購(gòu)合同，責(zé)任人將合同移交給合同檔案歸口管理部門(mén)，并將相關(guān)資料移交給下一階段的責(zé)任人。

4.3驗(yàn)收與付款階段

4.3.1設(shè)備驗(yàn)收

設(shè)備貨到后，按醫(yī)院相關(guān)驗(yàn)收管理制度要求，組織設(shè)備的開(kāi)箱、安裝、驗(yàn)收及培訓(xùn)工作，并將資料移交給下一階段負(fù)責(zé)人，該階段責(zé)任人為設(shè)備的專職管理人員。

4.3.2付款階段

本階段責(zé)任人為財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)設(shè)備的會(huì)計(jì)人員。在收到上一階段提交的資料后和供應(yīng)商開(kāi)具的合法發(fā)票后，認(rèn)真復(fù)核資料的真實(shí)性和完整性，完成付款工作和將相關(guān)會(huì)計(jì)憑證移交給檔案管理人員。

5結(jié)論

基于上述醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作的組織形式和管理流程，各個(gè)階段都有相應(yīng)的責(zé)任人，相互監(jiān)督，避免了暗箱操作的可能，下一個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)上一個(gè)環(huán)節(jié)的資料進(jìn)行二次檢查，及時(shí)糾錯(cuò)，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)都充分地監(jiān)督，構(gòu)建了一個(gè)跨部門(mén)、跨學(xué)科的精細(xì)化管理模式的采購(gòu)工作職能團(tuán)隊(duì)，打破了傳統(tǒng)的各部門(mén)之間管理脫節(jié)的缺陷，高質(zhì)量、高效率地完成了醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)工作。

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