新時(shí)期高校檔案服務(wù)與利用研究

侯云波

摘 要：2018年11月中共中央辦公廳下發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，《條例》中對(duì)干部人事檔案工作提出了新理念、新思想、新要求。在干部檔案專項(xiàng)審核工作的推動(dòng)下，高校干部人事檔案的服務(wù)工作，作為開展組織人事工作的重要組成部分，在高校人才引進(jìn)、干部選拔、職稱評(píng)聘、干部隊(duì)伍、教師隊(duì)伍建設(shè)等工作中的重要依據(jù)作用越發(fā)突出。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;干部人事檔案工作條例;專項(xiàng)審核;服務(wù)與利用

一、高校干部人事檔案服務(wù)與利用工作的現(xiàn)狀與分析

1.形成健全的檔案管理制度體系及服務(wù)體系。管理機(jī)制是否有效執(zhí)行需要各項(xiàng)制度強(qiáng)有力的支撐。干部人事檔案不僅是體現(xiàn)干部的成長(zhǎng)歷程，同時(shí)還是黨的重要執(zhí)政資源。健全完善干部人事檔案管理制度，有著重要的意義。2018年11月中共中央辦公廳 修訂印發(fā)了新的《干部人事檔案工作條例》，明確了干部人事檔案服務(wù)、利用的主體、服務(wù)對(duì)象和服務(wù)內(nèi)容等，對(duì)干部人事檔案利用的服務(wù)理念、程序、方式、效能以及充分發(fā)揮檔案的資政作用和憑證價(jià)值都提出了一個(gè)新的要求。為今后一個(gè)時(shí)期全國(guó)各類干部人事檔案工作提供了基本遵循的依據(jù)。

2.干部檔案專項(xiàng)審核工作的開展，推動(dòng)了高校檔案管理工作服務(wù)水平的提高。2014年中組部在全國(guó)部署了干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。通過專項(xiàng)審核，對(duì)檔案中發(fā)現(xiàn)的各類問題及問題的反饋、處理意見，使高校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到干部人事檔案在組織人事工作中的指導(dǎo)作用，隨著審核工作的進(jìn)展，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部檔案工作的重視逐漸提高，管檔人員與之相關(guān)的各類培訓(xùn)也逐漸增加，使管檔人員業(yè)務(wù)素質(zhì)得到提高，強(qiáng)化了干部檔案利用的服務(wù)意識(shí)。

3.《干部人事檔案工作條例》對(duì)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)提出新要求?！陡刹咳耸聶n案工作條例》對(duì)今后干部人事檔案管理工作提出了明確要求，干部人事數(shù)字檔案是按照有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用管理軟件對(duì)紙質(zhì)案卷進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)化成數(shù)字圖像和數(shù)字文本。由于干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作量非常大，對(duì)管檔人員在計(jì)算機(jī)、電子應(yīng)用技術(shù)上要求高，很多高校都在觀望之中，只有部分高校利用管理軟件實(shí)現(xiàn)了信息化管理。但因?yàn)槭艿诫娔X配置、人員配備、資金投入等各種因素的影響，以及軟件穩(wěn)定性技術(shù)上的制約，干部人事檔案數(shù)字化信息管理工作至今還未開展。這也是很多高校到目前為止還是以紙質(zhì)檔案管理為主的原因所在。

二、干部人事檔案在服務(wù)及利用中存在的問題

1.傳統(tǒng)的檔案管理模式，影響著檔案案卷服務(wù)質(zhì)量的提高。干部檔案日常管理工作包括檔案建卷、接收歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、信息化共享和資信保密等。檔案案卷的建卷工作是檔案管理工作的根本和基礎(chǔ)，也是提供利用工作的前提條件。檔案材料的收集入檔是檔案提供利用的最基本的物質(zhì)基礎(chǔ)，干部人事檔案歸檔材料手續(xù)不完備以及缺乏核實(shí)與查證，同樣也違背了干部人事檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性原則。從專項(xiàng)審核工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題來看，造成這些問題的主要原因是部分高校干部人事檔案監(jiān)督力度不夠，沒有嚴(yán)格按照“歸檔材料完整無損、鑒別信息認(rèn)真負(fù)責(zé)、材料分類準(zhǔn)確無誤、類號(hào)編排科學(xué)有序”等制度的要求去做。主要體現(xiàn)在：《干部履歷表》信息填寫不認(rèn)真，履歷信息記載及各時(shí)間節(jié)點(diǎn)前后不一致，沒有標(biāo)明材料形成時(shí)間及單位名稱;接收歸檔時(shí)組織部門沒有對(duì)其填寫內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，導(dǎo)致在參考利用時(shí)，對(duì)檔案材料的真實(shí)性和實(shí)效性無法認(rèn)定;干部任免審批表、履歷表不貼照片，任免審批沒有發(fā)文字號(hào)和組織審批意見等，年度考核登記表缺少考核結(jié)果或單位印章，無本人簽字;歸檔材料不規(guī)范，部分復(fù)印材料沒有備注出處、落款時(shí)間、沒有印章等。均嚴(yán)重影響了干部人事檔案建檔的質(zhì)量。

2.檔案干部隊(duì)伍建設(shè)基礎(chǔ)低，牽制了檔案管理服務(wù)水平的提高。長(zhǎng)期以來，部分高校領(lǐng)導(dǎo)在思想上對(duì)干部檔案工作不重視，認(rèn)為檔案工作就是收集、整理、建卷的過程。導(dǎo)致一些高校大部分管檔人員未接受過檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，創(chuàng)新意識(shí)相對(duì)較弱，不易接受新的管理模式，信息化電子檔案應(yīng)用水平相對(duì)延后。還有部分原因是由于管檔人員的變動(dòng)頻繁，或身兼數(shù)職，種種原因造成檔案管理水平難以提高。干部人事檔案是組織人事工作的基礎(chǔ)性工作，具有很強(qiáng)的政策性、專業(yè)性、服務(wù)性，而高校檔案管理的水平和利用效率的高低在很大程度上取決于檔案工作人員。所以，作為管檔人員必須具有較高的政治素養(yǎng)和綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，以及較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)。在高速發(fā)展的信息化時(shí)代，人們的價(jià)值觀念也轉(zhuǎn)向社會(huì)資源、知識(shí)資源的共享，只有加快推進(jìn)高校干部檔案工作制度化、科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)程，提高檔案利用的工作效能，積極開發(fā)干部人事檔案信息資源的利用，為推動(dòng)高校教育改革的發(fā)展提供更多的有力依據(jù)和動(dòng)力支持。

3.相對(duì)單一滯后的信息化服務(wù)水平，制約了高校數(shù)字化檔案建設(shè)的進(jìn)展。隨著高等教育的改革不斷深入，高校人事檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)已成為今后檔案利用的必然趨勢(shì)。雖然，2014年中組部在全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)開展了檔案專項(xiàng)審核治理工作，并對(duì)照45條風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)逐條將審核信息錄入干部綜合管理系統(tǒng)軟件。但是由于大部分高校因各種原因，到目前為止材料收集歸檔、檔案查（借）閱等仍處于傳統(tǒng)的手工操作的管理模式，檔案利用及信息提供仍以紙質(zhì)檔案的方式開展工作，這明顯與新時(shí)代檔案管理信息化、數(shù)字化的要求嚴(yán)重脫節(jié)。在干部人事檔案專項(xiàng)審核的工作中發(fā)現(xiàn)，目前大多數(shù)高校檔案信息化管理工作，僅僅局限于傳統(tǒng)人工手動(dòng)錄入的管理方式，只是把職工個(gè)人基本信息、檔案目錄等數(shù)據(jù)錄入到電腦，只能實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的電子目錄應(yīng)用，真正意義上數(shù)字化檔案管理的水平較低，由于檔案室電腦配置較低，管檔人員對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用技術(shù)不熟悉等原因，數(shù)據(jù)庫(kù)僅用于基礎(chǔ)管理，還不能實(shí)現(xiàn)利用數(shù)據(jù)的交換和共享為高校人才選拔等工作提供大數(shù)據(jù)分析，從而造成檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)的相對(duì)滯后，制約了干部人事制度改革高質(zhì)高量的順利進(jìn)行。

三、運(yùn)用科學(xué)有效的手段，提高干部人事檔案利用水平

1. 嚴(yán)格履行相關(guān)檔案管理工作制度，提升服務(wù)理念。在干部人事檔案的管理過程中，制度建設(shè)是治本之策，制度執(zhí)行是關(guān)鍵所在?！陡刹咳耸聶n案管理?xiàng)l例》的修訂印發(fā)，對(duì)高校的干部人事檔案工作管理體制與職責(zé)、內(nèi)容、分類、檔案利用與審核、工作紀(jì)律監(jiān)督等方面加以完善，為實(shí)施干部檔案工作提供了根本遵循。全面貫徹落實(shí)干部檔案管理制度，使人事檔案管理工作有法可依、有規(guī)可循。有了制度體系的依托，高校在檔案管理中首先要嚴(yán)格審核歸檔材料，確保每份歸檔材料真實(shí)有效;嚴(yán)格檔案的借閱轉(zhuǎn)遞程序，確保人事檔案的流動(dòng)安全。在日常工作中做到新進(jìn)人員檔案“凡進(jìn)必審”，選拔任用干部“凡提必審”，干部任職機(jī)構(gòu)有變動(dòng)“凡轉(zhuǎn)必審”。使工作制度落實(shí)更加完善、工作流程更加完備、信息提高更加準(zhǔn)確，干部人事檔案重在服務(wù)利用，只有利用的好，用出效益才有持久生命力。

2.建立長(zhǎng)效的干部檔案審核機(jī)制，加強(qiáng)監(jiān)督力度。檔案專項(xiàng)審核工作是在中共中央全面從嚴(yán)治黨、堅(jiān)持從嚴(yán)管理干部的背景下，重點(diǎn)審核干部的“三齡兩歷一身份”等基本信息。對(duì)檔案材料是否齊全、檔案內(nèi)容是否真實(shí)、檔案材料內(nèi)容之間是否關(guān)聯(lián)等展開審核。通過開展檔案專項(xiàng)審核，按照相關(guān)政策將檔案中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行梳理、整改、處理。這項(xiàng)工作的開展提高了高校人事管理機(jī)構(gòu)自身的服務(wù)水平，督促加強(qiáng)了干部人事檔案監(jiān)督力度，工作目標(biāo)更加明確，操作更加有針對(duì)性、實(shí)效性。以干部人事檔案專項(xiàng)審核為契機(jī)將干部選拔任用前審核、人才引進(jìn)的入門審核作為檔案管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制，努力加快干部檔案數(shù)字化、信息化的建設(shè)步伐。確保高校組織人事工作的開展提供更高效便捷的服務(wù)。

3.加強(qiáng)高校干部檔案管理隊(duì)伍，全面落實(shí)服務(wù)大局。當(dāng)前，檔案事業(yè)發(fā)展處于關(guān)鍵時(shí)期，在這種新形式、新任務(wù)面前，建設(shè)一支政治素養(yǎng)和工作能力經(jīng)受住考驗(yàn)的檔案工作隊(duì)伍尤為重要。一是強(qiáng)化政治教育。加強(qiáng)管檔人員的黨政教育和紀(jì)律約束，教育引導(dǎo)他們把守政治紀(jì)律和政治規(guī)矩放在第一位，在選拔推薦管檔人員時(shí)，要把政治標(biāo)準(zhǔn)放在首位，嚴(yán)格選人用人程序，實(shí)行持證上崗制度，并作為從事管檔工作的前提條件之一;二是強(qiáng)化干部考核監(jiān)督。高校干部檔案工作是一項(xiàng)政策性、嚴(yán)謹(jǐn)性、保密性很強(qiáng)的工作，在管理上，高校檔案室要完善檔案管理機(jī)制，建立檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員考核辦法，加強(qiáng)激勵(lì)保障，做到激勵(lì)與約束并重，讓檔案管理人員有據(jù)可依、有章可循;三是強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。高校人事檔案作為開展組織工作的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也面臨許多新問題、新挑戰(zhàn)。打造一支知識(shí)化、年輕化、專業(yè)化的干部檔案管理隊(duì)伍，以適應(yīng)新時(shí)代干部檔案信息化的工作需要。必須開展多種類型的專題培訓(xùn)班，并采取“走出去、請(qǐng)進(jìn)來”等培訓(xùn)方式，提高檔案管理人員的綜合能力和政治站位，通過交流學(xué)習(xí)，提高了干部視野。在業(yè)務(wù)能力上采取與上級(jí)有關(guān)部門聯(lián)合“以會(huì)代訓(xùn)”“以干帶訓(xùn)”等方式，審核過程中見的問題多了，政策的運(yùn)用及處理辦法自然就熟悉了，這種培訓(xùn)模式不僅有效提升了管檔人員的綜合能力和服務(wù)意識(shí)，也為今后更好的服務(wù)于干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)提供了有力保障。

四、結(jié)論

干部人事檔案工作是高校選人、用人和人才評(píng)鑒的重要依據(jù)，是全面維護(hù)干部合法權(quán)益的重要信息保障。加強(qiáng)干部人事檔案管理利用，有利于高校組織人事部門依崗選人、人崗相適。高校干部人事檔案服務(wù)工作，是組織人事工作不可分割的重要組成部分，對(duì)高校干部隊(duì)伍建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)發(fā)揮著重要作用。本文結(jié)合高校干部人事檔案的現(xiàn)狀，分析了在專項(xiàng)審核過程中干部人事檔案普遍存在的問題、重點(diǎn)問題以及提出解決路徑。通過運(yùn)用多種模式和手段完善高校干部人事檔案管理體制，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，為高校干部人事工作的發(fā)展提供最大限度的服務(wù)和利用。

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