干部人事檔案任前審核中存在的問題及對策

戴玲

摘 要：干部人事檔案任前審核是目前防范干部帶病提拔的重要手段之一。在進(jìn)行任前審核工作時(shí)，干部人事檔案普遍存在年齡、工齡、黨齡“三齡”信息不一致和學(xué)歷、工作經(jīng)歷“兩歷”材料不齊全等突出問題。針對這些問題，給出了原因分析并提出了解決方案，進(jìn)一步從多部門齊抓檔案材料管理與審核、加快干部人事檔案信息化建設(shè)等方面提出了工作建議，初步探討了利用大數(shù)據(jù)對干部人事檔案失真問題的審核對策。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；任前審核；對策；大數(shù)據(jù)

任前審核是利用干部人事檔案材料進(jìn)行提拔考察的一種方式。干部人事檔案是記載個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲記錄、政治面貌、德才表現(xiàn)、工資待遇等的原始記錄，從初中開始建立，直到退休。一卷人事檔案就是人生軌跡的真實(shí)寫照，是一個(gè)有著邏輯聯(lián)系的整體，對于職工學(xué)歷提升、職稱評審、社保辦理、財(cái)產(chǎn)繼承、子女升學(xué)等方面有著重要作用，更是組織人事工作中對個(gè)人提拔任用、兌現(xiàn)各種福利待遇、享受離退休政策等的重要依據(jù)。近年來，不少學(xué)者開始注意到干部人事檔案存在的一些問題[1]，尤其是干部人事檔案造假問題較為突出，僅在2014年中央巡視組兩輪巡視中，就有15個(gè)省存在干部檔案造假問題；在2015年開展的省管干部檔案專項(xiàng)審核中，就有420人因檔案造假受到組織處理或紀(jì)律處分。干部檔案的公信力受到嚴(yán)重?fù)p害。為此，中央組織部把整治干部檔案造假問題列為整治選人用人不正之風(fēng)的六項(xiàng)重點(diǎn)任務(wù)之一，要求“凡提必審”，嚴(yán)格實(shí)行干部檔案任前審核制度[2]。在干部選拔任用工作中凡是擬提拔考察對象、轉(zhuǎn)任重要崗位干部人選，都要按照管理權(quán)限對干部檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，重點(diǎn)審核干部“三齡兩歷一身份”、民族、家庭成員及重要社會(huì)關(guān)系[3]。三齡即“年齡、工齡、黨齡”，兩歷即“學(xué)歷、工作經(jīng)歷”，一身份即“干部身份”。目前貴陽市正在實(shí)施的“數(shù)據(jù)鐵籠”計(jì)劃[4]，就是探討運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)將權(quán)力關(guān)在籠子里，其對防范干部檔案造假也有重要意義。筆者從干部人事檔案管理者的角度，梳理出干部檔案任前審核工作中的幾個(gè)突出問題，分析問題產(chǎn)生的原因并有針對性地提出了幾點(diǎn)建議和對策，初步提出基于“數(shù)據(jù)鐵籠”的大數(shù)據(jù)理念實(shí)施干部人事檔案審核的思路。

1 干部人事檔案審核中凸顯的問題及原因

1.1 姓名、民族成分填寫不一致及原因分析。干部人事檔案中姓名填寫不一致的情況雖然不多，但會(huì)給管檔部門和組織人事部門的工作造成一些不必要的麻煩。同一個(gè)人檔案材料中甚至出現(xiàn)了多達(dá)幾個(gè)以上不同的名字；民族成分填寫不一致的也不少，前期材料是漢族，后期材料是少數(shù)民族。姓名不一致的原因分為幾種情況：一是有些材料比如年度考核登記表，是本人因當(dāng)時(shí)在外學(xué)習(xí)等種種原因無法親自填寫時(shí)，請別人代填，導(dǎo)致填寫姓名時(shí)同音不同字的錯(cuò)誤；二是本人填寫時(shí)比較隨意，為了圖方便，寫簡化字造成同音不同字；三是改名后沒有相關(guān)的說明材料，或者錯(cuò)裝非本人的材料；四是有些材料是組織填寫的，因工作人員的疏忽而導(dǎo)致填寫姓名時(shí)同音不同字。民族成分不一致的原因，一般是為了享受民族優(yōu)惠政策而將漢族改填為少數(shù)民族。

1.2 “三齡”填寫不一致及原因分析。“三齡”即“年齡、工齡、黨齡”，檔案材料中年齡、工齡填寫不一致的情況也較為普遍，特別是年齡，出現(xiàn)了相差幾個(gè)月至幾年的情況。有些檔案中因入黨材料缺失而無法確定入黨時(shí)間，入黨材料是確定干部入黨時(shí)間的重要依據(jù)，但有的黨員檔案材料中雖填寫為黨員卻無入黨志愿書等材料。

年齡填寫不一致的原因：一是農(nóng)歷和公歷兩種填法；二是非本人所填，有些材料比如年度考核登記表，是本人因當(dāng)時(shí)在外學(xué)習(xí)等種種原因無法親自填寫時(shí)，單位代填，不注意核實(shí)年齡而隨手填寫導(dǎo)致；三是為了某種目的把年齡填小，還有為了某種目的把年齡填大的情況，這種情況較少；四是直接在材料上涂改。

工齡填寫不一致的原因：一是組織上填寫錯(cuò)誤，比如工資表、干部任免表等表格；二是本人新參加工作時(shí)，一般要填寫干部履歷表，由于不了解應(yīng)以報(bào)到時(shí)間還是人事管理部門批復(fù)的時(shí)間為準(zhǔn)而填寫錯(cuò)誤；三是有些職工曾經(jīng)有過短暫的臨時(shí)工作經(jīng)歷，填寫為正式參加工作時(shí)間。

黨齡填寫不一致的原因：組織上未經(jīng)核實(shí)或個(gè)人記憶不準(zhǔn)確都可能造成入黨時(shí)間填寫不一致。黨齡的依據(jù)是《入黨志愿書》等入黨材料，但有些檔案中入黨材料缺失。原因是入黨時(shí)所在單位黨組織未將入黨材料歸入個(gè)人檔案，但因年代久遠(yuǎn)，機(jī)構(gòu)發(fā)生變動(dòng)，查找困難而造成缺失。

1.3 學(xué)歷學(xué)位材料缺失及原因分析。學(xué)歷學(xué)位材料即學(xué)籍材料，即就讀本?？?、碩士、博士期間所應(yīng)產(chǎn)生并歸檔的包括入學(xué)、學(xué)習(xí)期間、畢業(yè)、取得學(xué)位各個(gè)階段的原始記錄，這些材料構(gòu)成了完整的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，是學(xué)習(xí)經(jīng)歷真實(shí)性的有力依據(jù)。學(xué)歷學(xué)位材料缺失的情況也較為普遍。具體又分為幾種情況，有缺少某一學(xué)習(xí)階段學(xué)籍材料的，如缺失本科或碩士或博士階段學(xué)籍材料；有每個(gè)學(xué)習(xí)階段的學(xué)籍材料都有，卻又不齊全的，如沒有成績登記表、報(bào)考登記表、畢業(yè)生登記表等；還有國外學(xué)歷卻缺少國外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證書的。檔案中學(xué)籍材料缺失或部分缺失有以下原因：由于工作疏忽，原就讀的學(xué)校未將部分或全部學(xué)籍材料歸入學(xué)生檔案，故畢業(yè)后未隨檔案轉(zhuǎn)入工作單位；審核學(xué)籍材料時(shí)，一般是以組織部制定的學(xué)籍材料構(gòu)成標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，但實(shí)際情況是，由于各高校的具體情況不同以及歷史的原因，各高校產(chǎn)生或者歸入學(xué)生檔案的學(xué)籍材料也不完全相同。比如本科學(xué)籍材料，組織部規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)是必須有：報(bào)考登記表、高校學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)成績表、畢業(yè)生登記表、授予學(xué)士學(xué)位決定。“高校學(xué)生登記表”是進(jìn)校后填的第一份表，但是有些高校卻沒有組織學(xué)生填寫；“授予學(xué)士學(xué)位的材料”，有些高校是每個(gè)畢業(yè)生制作一份材料裝入學(xué)生檔案，有些高校是以文件的形式下發(fā)，所有的學(xué)生在一個(gè)文件上，故不能裝入學(xué)生個(gè)人檔案，而放在了學(xué)校文書檔案里。又比如在職研究生的學(xué)籍材料，按審核標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)有“答辯系列表”，但有些高校會(huì)將“答辯系列表”歸入學(xué)生個(gè)人檔案，有些高校卻放在學(xué)校綜合檔案里。2006年以后，碩士研究生報(bào)考開始實(shí)行網(wǎng)報(bào)，有些高校未下載學(xué)生報(bào)名表歸入學(xué)生檔案，造成了很多檔案中缺失研究生報(bào)考登記表，這也是學(xué)籍材料缺失的一種突出情況。

1.4 工作經(jīng)歷、干部身份的材料缺失及原因分析。反映工作經(jīng)歷和任職經(jīng)歷的材料也有不同程度的缺失，有的任職經(jīng)歷材料不齊全，有的進(jìn)入現(xiàn)單位前幾年甚至十幾年的材料全部缺失。有的工人轉(zhuǎn)干、或者轉(zhuǎn)干后提拔任職的，無轉(zhuǎn)干材料。任職經(jīng)歷材料不齊全，是由于組織人事部門在提拔干部、人事調(diào)動(dòng)時(shí)手續(xù)不規(guī)范甚至提拔程序不規(guī)范或者未將材料歸入個(gè)人檔案造成。有的檔案中，進(jìn)入本單位前幾年甚至十幾年的材料全部缺失，原因是曾經(jīng)有一個(gè)時(shí)期，有些單位為了引進(jìn)人才，而原單位又不放，引進(jìn)人員的檔案也調(diào)不出，引進(jìn)單位就采取重新建檔的方式來解決。造成這類引進(jìn)人員檔案缺失嚴(yán)重。

2 針對干部人事檔案存在問題的補(bǔ)充完善措施

干部人事檔案審核中存在的問題，有些可能是客觀原因?qū)е碌?，而有些卻是主觀造假。針對相關(guān)問題，組織人事部門和檔案管理部門要在分析原因的基礎(chǔ)上，具體問題具體處理。下面是筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)提出的一些具體措施。

2.1 姓名填寫不一致的處理方法。在檔案中，因填寫簡化字造成的姓名不一致可以不處理，視為一致。若姓名有同音不同字的情況，可分為兩種方法處理：如果是組織填寫的，由組織部門在干部履歷表的審核欄作出說明；如果是本人填寫的，必須由組織部門核實(shí)，經(jīng)本人確認(rèn)后，出具姓名認(rèn)定材料。若是不同音不同字的情況，首先看材料的基本信息是否都一致，鑒別是否屬于錯(cuò)裝。如果基本信息一致，只有名字不同，有可能是改名，必須提供個(gè)人申請、戶籍機(jī)關(guān)審批意見，組織人事部門說明等材料。

2.2 民族填寫不一致的處理方法。檔案中若有民族成分填寫不一致的情況，須提供20世紀(jì)80年代到1996年以前干部所在地縣級民宗委出具的《民族成分證明書》《民族成分認(rèn)定書》等證明材料，如果找不到上述證明材料則需按有關(guān)規(guī)定到省民族事務(wù)委員會(huì)進(jìn)行民族成分認(rèn)定。

2.3 “三齡”填寫不一致的糾正或認(rèn)定方式。年齡填寫不一致情況，可分三種情況處理：（1）農(nóng)歷和公歷兩種填法，可換算驗(yàn)證，如果相符可視為一致，不作處理。（2）工資表、任免表這些組織上填寫的表格錯(cuò)誤，本人填寫的所有材料都一致，可由組織部門重新制作或校正后蓋章確認(rèn)。如果是本人填寫不一致，就要由組織人事部門調(diào)查核實(shí)后，出具出生日期認(rèn)定材料，然后將認(rèn)定材料的附件（包括上級批復(fù)、調(diào)查報(bào)告、主要依據(jù)與證明材料）一起裝入檔案。（3）出生日期有涂改，要分為兩種情況。一般情況下在出生年的十位數(shù)上涂改，比如1953年的“5”字有涂改，有可能是筆誤，改出生年月一般不會(huì)改小或改大10年；如果是個(gè)位數(shù)上的“3”字有涂改，有可能是惡意涂改，這時(shí)就必須由組織上調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查核實(shí)情況按規(guī)定對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。

若有參加工作時(shí)間填寫不一致情況，需由組織人事部門根據(jù)工齡認(rèn)定政策出具認(rèn)定材料并附認(rèn)定的原始依據(jù)材料。比如認(rèn)定知青的工齡須附《上山下鄉(xiāng)知識(shí)青年證書》，認(rèn)定民辦教師的工齡須附上《民辦教師證明》或《民辦教師、代課教師批準(zhǔn)文件》等。

對于黨齡問題的認(rèn)定，以《入黨志愿書》為準(zhǔn)。《入黨志愿書》缺失的，先盡量查找原始材料，實(shí)在找不到的，補(bǔ)填《入黨志愿書》。補(bǔ)填的程序是：由干部現(xiàn)在單位黨組織調(diào)查核實(shí)干部入黨情況是否屬實(shí)，干部原入黨時(shí)所在單位黨組織提供證明材料。補(bǔ)填《入黨志愿書》時(shí)，填寫“個(gè)人基本情況”等欄目后，干部現(xiàn)在單位黨組織依據(jù)調(diào)查核實(shí)情況，在“備考欄”注明情況和原因，提出承認(rèn)其黨員資格的意見，并報(bào)現(xiàn)單位黨組織的上級組織審查確認(rèn)其黨員身份后，將《入黨志愿書》連同原單位黨組織的有關(guān)證明材料一起裝入干部本人檔案。

2.4 學(xué)歷學(xué)位材料缺失的補(bǔ)充途徑。若檔案里缺失部分學(xué)籍材料，比如缺失“報(bào)考登記表”，可到原就讀的學(xué)校檔案館復(fù)印相關(guān)證明材料，如“入學(xué)三聯(lián)單”“新生錄取名冊”等，寫上“原件復(fù)印”字樣，蓋學(xué)校檔案館公章。缺失“答辯系列表”，可到原就讀的學(xué)校檔案館復(fù)印“答辯系列表”，寫上“原件復(fù)印”字樣，蓋學(xué)校檔案館公章。原就讀的學(xué)校檔案館無法提供的材料，可到原就讀學(xué)校的教務(wù)部門或研究生培養(yǎng)部門出具學(xué)歷證明。部分檔案中的學(xué)籍材料按照標(biāo)準(zhǔn)實(shí)在無法補(bǔ)充齊全，就要先審核是否包含了入學(xué)、在讀、畢業(yè)這三個(gè)階段的材料，如果材料雖不齊全，但卻包含了三個(gè)階段的材料，可要求本人到教育部學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證中心出具“學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證書”歸入檔案即可。國外學(xué)歷一般沒有審核標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的學(xué)籍材料，但必須有教育部學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證中心出具的“學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證書”。

2.5 工作經(jīng)歷、職務(wù)任免材料缺失的補(bǔ)救措施。對于調(diào)動(dòng)工作的干部，若缺失原單位工作期間檔案的，由現(xiàn)單位組織人事部門與原單位組織人事部門商討解決。若檔案中缺失任職材料、調(diào)動(dòng)材料、轉(zhuǎn)干材料的，先由組織人事部門盡量查找，實(shí)在找不到的可用相關(guān)證明材料代替。如干部任免審批表缺失，實(shí)在找不到的，可用當(dāng)時(shí)的任職文件代替。相關(guān)證明材料也找不到的，由組織人事部門調(diào)查核實(shí)后出具證明材料。

3 防范干部人事檔案失真的相關(guān)對策

干部檔案任前審核對于防范干部“帶病提拔”起到了重要作用，但對于檔案失真問題來說，這只是事后補(bǔ)救的一種手段。從干部人事檔案管理工作者的角度來看，筆者認(rèn)為應(yīng)采取有效措施，從材料形成的源頭抓起，筑就一道道檔案失真的“防火墻”，阻斷各種造假制假渠道，保證干部人事檔案的完整性、真實(shí)性、公信力。

3.1 多部門齊抓共管，加強(qiáng)檔案材料審核。干部人事檔案的管理機(jī)制多元化，一些單位是由組織人事部門直接管理，一些單位是由檔案部門管理。檔案材料的真實(shí)準(zhǔn)確要由多部門齊抓共管，即由組織人事部門和檔案管理部門合力把好檔案材料的“入口”關(guān)。組織人事部門要嚴(yán)格審核新進(jìn)人員所填信息的真實(shí)性，將“三齡兩歷一身份”信息作為審核的重中之重。檔案管理部門歸檔時(shí)要嚴(yán)格把關(guān)，審核新歸檔的材料填寫的信息是否與檔案里的其他材料填寫一致，發(fā)現(xiàn)不一致要與本人和組織人事部門溝通，協(xié)同解決。

3.2 加快干部人事檔案信息化建設(shè)，遏制涂改造假。干部人事檔案信息化管理，可以提高工作質(zhì)量和效率，加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的保管保護(hù)，解決紙質(zhì)檔案查借閱過程中存在的耗時(shí)耗力等問題。查閱數(shù)字檔案可使查檔人員避免與紙質(zhì)檔案接觸，而且，由于數(shù)字檔案都是掃描的圖像，通過圖像加密鎖定等技術(shù)手段對數(shù)字檔案進(jìn)行處理后，除了黑客攻擊，普通查檔人員一般不能對檔案進(jìn)行涂改、抽取、撤換、添加檔案材料等，有效遏制了涂改造假，確保了干部人事檔案信息的真實(shí)性。

3.3 利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)識(shí)別干部人事檔案造假。要全面清查干部檔案材料是否齊全完整、準(zhǔn)確真實(shí)，對于手工審核來說，工作量大，任務(wù)重，如何利用檔案信息化、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云計(jì)算對干部人事檔案進(jìn)行審核，是一個(gè)值得探討的方向。干部人事檔案記載了每一個(gè)干部的成長經(jīng)歷，其出生時(shí)間、工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷及家庭成員和重要社會(huì)關(guān)系等信息，某種程度上形成了一種固有的信息鏈，并與諸如交通信息、醫(yī)療信息、征信信息和社交網(wǎng)絡(luò)等其他社會(huì)活動(dòng)也形成了某種特定的關(guān)聯(lián)。鑒于干部人事檔案的這種特征，為開展大數(shù)據(jù)技術(shù)在干部人事檔案中的審核運(yùn)用提供了基礎(chǔ)和可行性。在過去，由于紙質(zhì)檔案管理方式或檔案信息系統(tǒng)的“孤島”特性，檔案造假難以通過信息關(guān)聯(lián)進(jìn)行造假識(shí)別?，F(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用進(jìn)入高度發(fā)達(dá)時(shí)代，社會(huì)生活和工作空間已逐步轉(zhuǎn)移至網(wǎng)絡(luò)空間，社會(huì)人的行為軌跡在互聯(lián)網(wǎng)上難以遁形，干部人事檔案數(shù)據(jù)庫的共享和互聯(lián)互通，醫(yī)院的出生檔案、各級學(xué)校的學(xué)籍檔案、民政部門的婚姻登記檔案、公安部門的戶籍檔案、交管部門的車輛檔案、金融部門的銀行賬戶或保險(xiǎn)賬戶、電信與移動(dòng)部門的電話信息等，以及在各種門戶網(wǎng)站的注冊信息和郵箱信息、社交網(wǎng)絡(luò)登記信息和聊天信息、上網(wǎng)的瀏覽信息等，都有可能成為檔案的信息審核來源?；诙嘣磾?shù)據(jù)的融合，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)中的關(guān)聯(lián)分析技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)及其他數(shù)理統(tǒng)計(jì)分析方法，利用多源數(shù)據(jù)融合方法可以分析識(shí)別檔案材料是否齊全和真實(shí)，驗(yàn)證檔案鏈條是否完整可信，從而推演出干部人事檔案造假和遺漏的初步結(jié)論，以此來真正解決干部“帶病提拔”問題，構(gòu)建干部管理的“數(shù)據(jù)鐵籠”機(jī)制。

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（作者單位：貴州大學(xué)檔案館 來稿日期：2016-11-23）