改革創(chuàng)新天地廣 奮發(fā)有為正當(dāng)時

摘 要：在縣級機(jī)構(gòu)改革過程中，山西省大同市陽高縣通過嚴(yán)格把握檔案歸屬與流向的六項原則、突出檔案處置范圍和內(nèi)容的三個重點、明確做好檔案處置工作的四個銜接環(huán)節(jié)、落實組織保障的三項舉措，到2019年3月底同步高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地完成了涉及機(jī)構(gòu)改革部門和單位的檔案移交工作，有效維護(hù)了機(jī)關(guān)檔案資料的完整與安全。

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)改革;檔案管理;處置

縣級機(jī)構(gòu)改革工作開展以來，山西省大同市陽高縣嚴(yán)格按照國家以及省市委的統(tǒng)一安排部署，制定并印發(fā)了《陽高縣機(jī)構(gòu)改革方案》，改革后縣委設(shè)置紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)1個、工作機(jī)關(guān)8個，政府設(shè)置工作部門27個。該縣強(qiáng)化了機(jī)構(gòu)編制管理剛性約束，實行了黨政機(jī)構(gòu)總量控制和限額管理，于2019年3月底全部完成職責(zé)劃轉(zhuǎn)、檔案交接、印章啟用、更名掛牌、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、辦公用房調(diào)整等工作，及時辦理職責(zé)、機(jī)構(gòu)、人員劃轉(zhuǎn)手續(xù)，確保了全縣機(jī)構(gòu)改革平穩(wěn)換擋、全面順利完成。

與此同時，陽高縣及時制定了《關(guān)于做好機(jī)構(gòu)改革中檔案管理與處置工作的通知》，建立了由縣深改辦牽頭，縣檔案局（檔案館）具體負(fù)責(zé)，切實做好機(jī)構(gòu)改革中包括檔案歸屬與流向、處置手續(xù)、日常保管、利用等相關(guān)工作在內(nèi)的檔案管理與處置工作，同步高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地完成了檔案移交任務(wù)，以便保障機(jī)構(gòu)相關(guān)部門的檔案資料完整性。

一、主要做法

1.在檔案的歸屬與流向上，把握了六項原則

制定出臺了《各涉改單位檔案全宗管理和移交規(guī)定》，強(qiáng)調(diào)以“維護(hù)全宗單位檔案的齊全完整、確保檔案的安全規(guī)范管理、方便檔案查閱利用”為總體要求，具體把握了六個原則。第一，對于一些新建單位和沒有建制的機(jī)關(guān)和單位，自變動的時候開始計算，檔案全宗不再延續(xù)，檔案要封口，集中管理。要對檔案進(jìn)行系統(tǒng)化整理，交由新組建的單位進(jìn)行管理或交由縣級檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理。第二，可以對原有單位進(jìn)行更名和優(yōu)化，繼續(xù)延續(xù)使用原來檔案全宗。明確要求沿用原全宗和全宗不變的單位繼續(xù)保管和管理原檔案，之后新產(chǎn)生的檔案繼續(xù)歸入該全宗。其中縣紀(jì)律檢查委員會、監(jiān)察委員會、縣委機(jī)構(gòu)編制委員會辦公室等12個部門沿用原部門的全宗單位。縣委辦公室、縣委組織部等20個工作部門的檔案全宗不變，對于那些掛牌工作單位，不再單獨設(shè)置檔案全宗，所產(chǎn)生的檔案資料全部納入到該單位檔案全宗。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、人大機(jī)關(guān)、政協(xié)機(jī)關(guān)、各群團(tuán)組織，以及行政職能劃轉(zhuǎn)的縣地震局的檔案全宗不進(jìn)行變動。第三，對新建單位的新設(shè)檔案的全宗管理。新設(shè)全宗的單位按規(guī)定建立檔案管理機(jī)構(gòu)和制度，全部落實了分管領(lǐng)導(dǎo)、配備了檔案員，認(rèn)真做好了機(jī)關(guān)檔案工作。其中新組建的縣自然資源局、縣文化和旅游局、縣退役軍人事務(wù)局等8個工作部門新設(shè)了檔案全宗。第四，對組建的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)單位的辦事部門不再設(shè)置檔案全宗，相關(guān)檔案歸入相關(guān)部門的檔案全宗來管理。第五，不再獨立設(shè)置檔案全宗的機(jī)構(gòu)單位包括歸口部門綜合管理而且加掛牌子的部門。第六，由于工作需要，原來單位相關(guān)職責(zé)歸入其他部門，在此之前所形成的檔案屬原來檔案全宗，不得歸入新單位部門。

2.在處置的范圍和內(nèi)容上，突出了三個重點

這次機(jī)構(gòu)改革所涉及的部門和單位（含群團(tuán)組織、企事業(yè)單位），均須按照檔案的歸屬與流向做好檔案處置工作。處置的內(nèi)容包括檔案（文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、公務(wù)禮品檔案、音像檔案、實物檔案、電子檔案與數(shù)據(jù)）、資料（包括各種業(yè)務(wù)職能活動中形成的資料，以及本單位組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、公開出版發(fā)行物、圖書等）、檢索工具（包括紙質(zhì)目錄、電子目錄、全宗卷等）三大類。

3.在做好處置工作上，明確了四個銜接環(huán)節(jié)

制定了《陽高縣各涉及機(jī)構(gòu)改革單位檔案管理和移交規(guī)定》。一是迅速制定了處置工作方案。各涉改單位（含撤并單位）制定本單位檔案處置與管理工作方案，明確了檔案歸屬與流向，明確檔案處置工作負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)和人員，并編制了檔案處置工作時間表。二是全面加強(qiáng)了收集清點。各涉改單位加強(qiáng)了對各門類檔案的收集與清點，全部造冊登記，由涉改單位負(fù)責(zé)人簽字，做到了應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸，確保了文件材料歸檔齊全完整。三是認(rèn)真組織了鑒定整理。各涉改單位嚴(yán)格按照國家和行業(yè)的有關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對所有檔案進(jìn)行了鑒定整理，并編制好檢索工具，完善了全宗卷并及時移交。各涉改單位機(jī)構(gòu)改革期間嚴(yán)禁銷毀任何檔案。四是嚴(yán)格規(guī)范了處置手續(xù)。各涉改單位嚴(yán)格履行了檔案處置交接手續(xù)。主要是規(guī)范了內(nèi)部的移交手續(xù)、規(guī)范了向接收單位移交手續(xù)。確認(rèn)無誤后，在交接雙方分管負(fù)責(zé)人的主持下，雙方在交接文據(jù)上簽字，由交接雙方分別存入各自全宗永久保管，同時交縣檔案局備案，2019年3月底已全部完成。

4.在強(qiáng)化組織保障上，落實了三項舉措

一是切實加強(qiáng)了組織領(lǐng)導(dǎo)。陽高縣各涉及機(jī)構(gòu)改革單位的主要負(fù)責(zé)同志都能把涉改單位檔案處置工作統(tǒng)一納入到機(jī)構(gòu)改革組織實施的總體部署，在加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，組織精干力量全力做好檔案處置的各項工作，倒排了時間工期，把好了時間節(jié)點，做到了檔案處置工作與機(jī)構(gòu)改革工作同步推進(jìn)。二是嚴(yán)格落實了工作責(zé)任。各涉改單位主要負(fù)責(zé)人切實擔(dān)當(dāng)起了檔案處置工作的主要責(zé)任，每個環(huán)節(jié)任務(wù)都明確到崗、責(zé)任到人，做到檔案處置不到位，處置隊伍人員不能散?？h檔案局加強(qiáng)了對處置工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，并及時督促各涉改單位，按時間進(jìn)度、檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范做好檔案處置工作。三是嚴(yán)肅了工作紀(jì)律。在機(jī)構(gòu)改革過程中，明確要求任何單位和個人不得私自帶走、留存、轉(zhuǎn)移和銷毀檔案。

二、存在的主要問題

檔案工作的范圍是相當(dāng)廣的，涉及社會的方方面面。目前，機(jī)關(guān)檔案工作也有很多新現(xiàn)象和新情況產(chǎn)生。對于傳統(tǒng)工作部門，特別是檔案管理工作部門，工作人員變動是非常頻繁的，各項檔案管理工作，從大到小的每個工作環(huán)節(jié)，都必須有熟練負(fù)責(zé)的專業(yè)工作人員來完成，否則不可能順利的展開各項工作。當(dāng)前信息化時代，在全面實施電子政務(wù)辦公的情境下，如何對新形式的電子文件進(jìn)行歸檔？如何利用大數(shù)據(jù)、云計算等先進(jìn)的工具進(jìn)行檔案部門管理工作，這些新的工具帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，需要檔案管理部門的工作人員進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)的研究，以便更好的完成檔案相關(guān)工作。

三、建議和思考

一要加強(qiáng)工作人員思想建設(shè)。機(jī)關(guān)檔案管理工作部門應(yīng)該科學(xué)認(rèn)識和系統(tǒng)把握機(jī)構(gòu)改革所帶來的機(jī)遇和變化，對檔案管理和保管利用這兩種基本職能進(jìn)行系統(tǒng)化執(zhí)行，要明確分工并且樹立大局觀思維，積極適應(yīng)改革，把該擔(dān)的責(zé)任擔(dān)負(fù)起來，把該做的工作開展起來，共同完成好為管理檔案、為國守史、為民服務(wù)的各項職責(zé)任務(wù)。

二要聚焦重點工作，圍繞中心、服務(wù)大局。機(jī)關(guān)檔案部門要先學(xué)先行，樹牢底線意識，切實強(qiáng)化總體安全觀，緊盯檔案館（庫）建設(shè)等重點風(fēng)險領(lǐng)域，強(qiáng)化責(zé)任、筑牢防線，確保檔案實體安全、信息安全、設(shè)備安全。對照最高標(biāo)準(zhǔn)、最好水平，加快推進(jìn)縣級檔案館新館建設(shè)。要積極作為、精準(zhǔn)施策，不斷提高檔案保管利用能力。抓好檔案信息資源開發(fā)利用，發(fā)揮檔案資政育人作用，推動全縣機(jī)關(guān)檔案工作提質(zhì)增效、創(chuàng)新發(fā)展。

三要強(qiáng)化主責(zé)主業(yè)，積極服務(wù)民生、服務(wù)基層。單位檔案管理機(jī)構(gòu)要做好本單位檔案工作，對于一些關(guān)鍵問題，諸如人員編制、設(shè)施設(shè)備等工作要抓好落實好，提高自身服務(wù)能力和水平。與此同時，要對不同項目的檔案進(jìn)行歸類處理，不斷提高檔案管理、保管和維護(hù)等諸多方面的管理和執(zhí)行水平。

改革創(chuàng)新天地廣，奮發(fā)有為正當(dāng)時。檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的事業(yè)，是我國各項事業(yè)發(fā)展不可或缺的一項基礎(chǔ)性、支撐性工作。作為一名機(jī)關(guān)檔案工作者，我一定要把思想覺悟建設(shè)作為第一要求，立足本職崗位敢于負(fù)責(zé)、勇于擔(dān)當(dāng)、善于作為，善作善成，推動機(jī)關(guān)檔案工作再上一個新臺階！

作者簡介：劉永春（1973-），男，漢族，大同市陽高縣人，2001年12月中央黨校函授本科法律畢業(yè)，1993年7月參加工作，中共黨員，中級館員職稱，先后15次被省、市主管部門評為先進(jìn)工作者，其中2009年4月、2012年9月分別被山西省勞動競賽委員會榮立個人二等功、個人三等功。現(xiàn)任陽高縣人民政府辦公室文秘股股長，研究方向為政府機(jī)關(guān)綜合文字及檔案管理。