高校檔案管理現(xiàn)狀及信息化的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

王玉慧

摘 要：高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性管理工作，要納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中。隨著檔案種類不斷增加以及門(mén)類不斷的豐富，檔案信息的修復(fù)、保存、容錯(cuò)和信息提取都非常方便。本文結(jié)合高校檔案管理的現(xiàn)狀和信息化建設(shè)的必要性，對(duì)高校檔案信息化建設(shè)做出初步調(diào)查與思考，總結(jié)幾點(diǎn)膚淺認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：高校檔案;現(xiàn)狀;信息化;認(rèn)識(shí)

高校檔案指的是能夠反映師生在校期間的個(gè)人學(xué)習(xí)、工作水平以及道德素養(yǎng)等方面的書(shū)面材料。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，對(duì)于以人才培養(yǎng)為首要任務(wù)的高校而言，以檔案的形式記錄下學(xué)校對(duì)人才的考察、選擇、培養(yǎng)過(guò)程及培養(yǎng)成果是相當(dāng)必要的，這些檔案不僅是高校對(duì)人才審核的重要參考資料，也是未來(lái)國(guó)家或社會(huì)選拔人才所應(yīng)該考慮的客觀信息。因而，高校應(yīng)該認(rèn)清高校檔案管理信息化建設(shè)的大勢(shì)所趨，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度完善檔案管理工作。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的必然趨勢(shì)

紙質(zhì)檔案的形成是有歷史原因的。由于其自身的特點(diǎn)，紙質(zhì)材料在管理、磨損、保存和修復(fù)等方面存在不足。

高校檔案信息資源的社會(huì)價(jià)值在于開(kāi)發(fā)利用，開(kāi)發(fā)利用的效果取決于開(kāi)放時(shí)效和利用的廣泛程度。采取現(xiàn)代化管理手段存儲(chǔ)的各種信息，不僅便于利用開(kāi)發(fā)，產(chǎn)生更廣泛的社會(huì)效益，而且能減少檔案工作人員的工作強(qiáng)度，提高服務(wù)效率。2008年9月1日，由教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》正式發(fā)布。該文件要求“高等學(xué)校應(yīng)同時(shí)歸檔紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料”，并對(duì)高校檔案信息化建設(shè)提出了要求。信息爆炸增加了高校檔案管理的難度。高校擴(kuò)招以來(lái)，學(xué)生檔案、教師人事檔案、行政人員檔案、輔助人員檔案等都呈現(xiàn)出激增的現(xiàn)象，增加了信息收集、信息篩選、信息編輯、歸檔和信息利用的難度。與此同時(shí)，對(duì)高校檔案信息的需求越來(lái)越大，高校檔案的利用效率也越來(lái)越高。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理專用軟件的開(kāi)發(fā)、利用和升級(jí)，高校檔案管理的現(xiàn)代化和信息化已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。高校要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，就必須加快檔案信息管理的步伐。

二、檔案管理的現(xiàn)狀

1.重視程度不夠。雖然高校的檔案有重要的意義和作用，與建立科研成果相比，教學(xué)計(jì)劃的安排和其他主要項(xiàng)目，學(xué)院和大學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)人通常不注意高校檔案建設(shè)，忽視各類高校檔案完成后的工作。與此同時(shí)，隨著自主創(chuàng)業(yè)政策的推行和就業(yè)方式的多樣化，學(xué)生和教師往往沒(méi)有意識(shí)到學(xué)籍的重要性。學(xué)生對(duì)學(xué)生成績(jī)的意義沒(méi)有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)。他們不知道，在中國(guó)國(guó)情和制度下，學(xué)生檔案正在被轉(zhuǎn)化為個(gè)人檔案。如果不妥善保管，會(huì)給以后的工作和生活帶來(lái)很大的麻煩，導(dǎo)致他們的合法權(quán)益得不到法律的保護(hù)和維護(hù)。

而且，很多高校還沒(méi)有現(xiàn)代化信息資源管理的概念，不注重高校檔案建設(shè)不僅僅是管理層人員的通病，而且也體現(xiàn)在學(xué)校專設(shè)的檔案管理人員的疏忽上。身為高校專設(shè)的檔案管理人員，卻不具備全局觀念，不能認(rèn)識(shí)到檔案之于學(xué)生以及學(xué)校未來(lái)發(fā)展的重要意義。很多檔案管理人員在崗位上墨守成規(guī)，不能意識(shí)到信息化的先進(jìn)技術(shù)為檔案管理工作帶來(lái)的助益，拖慢了檔案管理的更新進(jìn)程。也正是由于思想觀念不能與時(shí)俱進(jìn)，部分工作人員依舊采用舊有的檔案歸納整理形式，安于已有的較慢的歸納整理效率，不思進(jìn)取。倘若一所高校從領(lǐng)導(dǎo)層到檔案管理人員再到普通學(xué)生，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)都比較淡薄，那么檔案管理信息化基本也就是空想。結(jié)合我國(guó)現(xiàn)今的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，這種淺薄的管理意識(shí)必須得到根本性改變。

2.相對(duì)傳統(tǒng)的管理模式。目前，高校檔案大多采用傳統(tǒng)的存儲(chǔ)和管理方式，但沒(méi)有發(fā)揮信息共享、信息提取和數(shù)據(jù)挖掘的作用。一方面，這種滯后的檔案管理模式嚴(yán)重制約著高校教研工作的發(fā)展和檔案價(jià)值的利用。同時(shí)也使得高校的檔案管理人員對(duì)工作的創(chuàng)新缺乏積極性，而這又進(jìn)一步制約檔案管理工作的發(fā)展。另一方面，傳統(tǒng)檔案的保存不利于有效地面對(duì)自然和社會(huì)災(zāi)害。面對(duì)火災(zāi)、地震等自然災(zāi)害，檔案的安全極其脆弱。這些都不利于新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)的可持續(xù)協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.服務(wù)模式相對(duì)單一。對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，工作環(huán)境一般比較封閉，受傳統(tǒng)觀念的影響。大多檔案管理工作者的思想觀念還是比較傳統(tǒng)，工作方式也比較單一?，F(xiàn)在的利用基本上是“登門(mén)造訪式”，普通檔案管理只滿足檔案利用的行為和數(shù)量，忽視了利用的實(shí)際效果，未能建立起有效的檔案利用體系。

4.人員專業(yè)化程度低。目前，我國(guó)的大部分高校已經(jīng)逐漸增加對(duì)檔案管理信息化的重視程度，但是檔案管理工作人員專業(yè)化程度低這一基本現(xiàn)狀短時(shí)間內(nèi)還難以根除，部分新從事檔案管理工作的人員缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，而資歷比較老的檔案管理人員則面臨由傳統(tǒng)管理模式向新型的信息化管理模式的轉(zhuǎn)型，所以總體來(lái)說(shuō)我國(guó)高校目前的檔案信息化管理還有較大的提升空間。很多高校沒(méi)有素質(zhì)優(yōu)良、具備專業(yè)化的檔案管理水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)坐陣，缺乏能夠同時(shí)具有專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)的檔案管理人員。而且，檔案管理人員專業(yè)化程度低的另一個(gè)具體表現(xiàn)是人員在從業(yè)前沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的信息化技術(shù)培訓(xùn)，專業(yè)本就不對(duì)口，還不具備將計(jì)算機(jī)技術(shù)熟練運(yùn)用到檔案工作中的能力，為他們?nèi)蘸蟮臋n案處理工作埋下了嚴(yán)重隱患。當(dāng)然，在實(shí)際工作中，專業(yè)對(duì)口的檔案管理人員數(shù)目居多，但是這些人員的年齡、學(xué)歷抑或是知識(shí)儲(chǔ)存是否對(duì)口就又是另外一個(gè)需要考慮的問(wèn)題了。

三、當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

針對(duì)當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，筆者就如何加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)談幾點(diǎn)膚淺的認(rèn)識(shí)。

1.加強(qiáng)檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要把檔案信息化建設(shè)納入高校的總體規(guī)劃，就必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。促進(jìn)整個(gè)管理工作的過(guò)程中，有必要提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平在高校的檔案，讓每個(gè)檔案空間存儲(chǔ)信息充分發(fā)揮它的功能，然后加強(qiáng)校園內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)，以促進(jìn)學(xué)生和教師查閱檔案和其他信息資源。此外，我們應(yīng)該與網(wǎng)絡(luò)連接從而實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程利用檔案的單位通過(guò)校園局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。

在這方面，西北師范大學(xué)檔案館已經(jīng)走在了前列。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)大力支持檔案管理工作，劃撥充裕的專項(xiàng)資金，用于檔案信息化建設(shè)和打造高科技新檔案館;檔案館領(lǐng)導(dǎo)有前瞻意識(shí)和超前眼光，依托西北師大校園網(wǎng)的“信息門(mén)戶”，打造先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理人員與各處室工作人員多次溝通，對(duì)學(xué)校資料做好統(tǒng)一安排，科學(xué)合理地分類。各個(gè)單位所產(chǎn)生的檔案可直接上傳至新系統(tǒng)，便于所需之人在授權(quán)后即可在校園網(wǎng)直接查詢，力爭(zhēng)“讓信息多跑路，讓人少跑腿”。通過(guò)檔案管理平臺(tái)，為師生提供更便捷的服務(wù)。

2.建立健全檔案信息化規(guī)章制度。加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)，首先，制定相應(yīng)的管理系統(tǒng)，檔案信息化的工作過(guò)程，操作平臺(tái)管理系統(tǒng)的軟件和硬件，和檔案安全保密系統(tǒng)應(yīng)該建立，這樣才能真正做到有章可循，有章必依。其次，建立崗位責(zé)任制和管理人員安全管理措施。要規(guī)范數(shù)字化文件、電子文件的制作者，避免在搜索時(shí)含糊不清、文不對(duì)題以及識(shí)別不清等問(wèn)題。此外，應(yīng)該對(duì)用戶的行為進(jìn)行有效的監(jiān)控，避免一些非法操作造成不必要的損失。同時(shí)，對(duì)電子檔案的借閱、歸還還應(yīng)制定統(tǒng)一制度。檔案部門(mén)作為“把關(guān)人”，可以在一定的職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)傳播的信息內(nèi)容與形式做出自己的決定，從而影響檔案信息的組織、加工和傳輸，發(fā)揮其“把關(guān)”的職能。

為科學(xué)有效地實(shí)施管理，在檔案信息化建設(shè)之初，西北師范大學(xué)檔案館領(lǐng)導(dǎo)就依托國(guó)家法律，制定和完善了《西北師范大學(xué)檔案管理制度匯編》《西北師范大學(xué)檔案電子簽名法》《西北師范大學(xué)檔案館電子檔案管理辦法》《西北師范大學(xué)檔案館信息化建設(shè)實(shí)施綱要》等規(guī)章制度，以使檔案信息化建設(shè)順利有序地開(kāi)展下去。

3.強(qiáng)化檔案信息管理工作中的組織協(xié)作。檔案信息化建設(shè)，就是借用光電信號(hào)對(duì)檔案進(jìn)行保存、管理。因此，需要高校的相關(guān)部門(mén)建立統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，將各部門(mén)之間的信息管理整合起來(lái)，根據(jù)信息化建設(shè)的總體要求，做好溝通和管理工作。加強(qiáng)軟硬件建設(shè)和管理;加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)硬件操作平臺(tái)和軟件系統(tǒng)環(huán)境的可靠性、安全性和可用性的評(píng)價(jià);加強(qiáng)檔案管理的基金投資，依靠高校的學(xué)科能力強(qiáng)，確保檔案管理的連續(xù)性和備份、存儲(chǔ)私有云端的數(shù)據(jù)避免自然災(zāi)害造成損失。

4.提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)。檔案信息管理的對(duì)象是看不見(jiàn)的無(wú)形客戶，服務(wù)模式要求公開(kāi)、透明、全面，所以要求相關(guān)人員更新服務(wù)理念，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)質(zhì)量。因此，檔案信息化需要大量的檔案工作者的思想和專業(yè)技能。對(duì)于一些特殊的檔案材料，對(duì)其寫(xiě)作水平和綜合素質(zhì)提出了更高的要求。所以這就要求相關(guān)人員具備熟練的計(jì)算機(jī)技能和一定的獲取判斷和使用信息的能力，在檔案業(yè)務(wù)知識(shí)方面也要有一定的了解，既要對(duì)檔案的管理，又要對(duì)計(jì)算機(jī)的操作和管理方向有所了解。高校應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制，定期聘請(qǐng)檔案管理方面的專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)講座。此外，高校應(yīng)該針對(duì)管理人員制定嚴(yán)格的績(jī)效考核制度以及勝者生存的競(jìng)爭(zhēng)制度，根據(jù)檔案管理工作人員的工作水平對(duì)其工資進(jìn)行層次劃分，激勵(lì)其提高自身的職業(yè)素養(yǎng)。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)積累長(zhǎng)、投入大、見(jiàn)效慢的工程，因此學(xué)校需要不斷加大信息化建設(shè)所需的人力、物力投入，完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施，推進(jìn)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化，加快檔案信息建設(shè)，讓檔案發(fā)揮最大的社會(huì)效益。

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