文書(shū)檔案數(shù)字化管理的策略探究

韓娟

摘 要：文書(shū)檔案的歸類(lèi)、整理，在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用。文書(shū)檔案是單位重要信息資源之一，這些信息資源不僅完整地記錄了單位過(guò)去的發(fā)展歷史，同時(shí)對(duì)指導(dǎo)單位后續(xù)發(fā)展也具有重要的意義。隨著社會(huì)的發(fā)展，采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式已難以滿足現(xiàn)階段的文書(shū)檔案管理需求，為此，還需積極構(gòu)建文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式，以滿足現(xiàn)代信息化發(fā)展和人們對(duì)文書(shū)檔案信息便捷檢索的需求，從而不斷提高文書(shū)檔案利用和管理效率。本文主要分析了建立文書(shū)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)越性、文書(shū)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，并探究了幾點(diǎn)構(gòu)建文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式的策略，以期能推動(dòng)我國(guó)文書(shū)檔案數(shù)字化管理建設(shè)取得良好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;數(shù)字化管理;策略

隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，愈發(fā)凸顯傳統(tǒng)紙質(zhì)文書(shū)檔案管理的缺陷，因其經(jīng)歷較長(zhǎng)時(shí)間后易發(fā)生頁(yè)面破碎、字跡模糊等現(xiàn)象，從而影響檔案信息的利用，同時(shí)還需耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間進(jìn)行管理，且整體管理效率不高。面對(duì)這種現(xiàn)象，就需改變文書(shū)檔案管理模式，積極構(gòu)建文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式，借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成歸檔文件的目錄和全文的數(shù)據(jù)庫(kù)，便能快速地對(duì)所需信息進(jìn)行管理和利用，從而提高其管理效率，且還能保證信息的準(zhǔn)確性，因此，各單位均需不斷加強(qiáng)文書(shū)檔案數(shù)字化管理建設(shè)，才能全面提升其文書(shū)檔案管理質(zhì)量和水平。

一、建立文書(shū)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)越性

數(shù)字化管理指的是利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信等現(xiàn)代化技術(shù)，通過(guò)對(duì)技術(shù)量化管理對(duì)象和管理行為進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，研發(fā)出一種具備高效協(xié)調(diào)、組織、生產(chǎn)和服務(wù)的管理活動(dòng)或方法，將該種管理模式應(yīng)用于文書(shū)檔案管理工作中，具有眾多的優(yōu)勢(shì)。

1.使文書(shū)檔案編輯更加靈活

對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理就是對(duì)其進(jìn)行錄入、掃描、掛接、校對(duì)、數(shù)據(jù)刻錄備份等操作，從而轉(zhuǎn)變成能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字信息或光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等載體，這樣便能促進(jìn)相關(guān)人員在實(shí)踐應(yīng)用文書(shū)檔案的過(guò)程中，能夠快速地對(duì)其需要的信息進(jìn)行查詢、編輯和應(yīng)用，從而使文書(shū)檔案應(yīng)用和處理變得更加靈活。

2.使文書(shū)檔案檢索變得更加便捷

過(guò)去，對(duì)文書(shū)檔案的編制多為紙質(zhì)檔案，這種紙質(zhì)檔案編制完成后，在利用、查閱相關(guān)信息時(shí)需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，從而導(dǎo)致文書(shū)檔案利用效率低下且準(zhǔn)確率不高，而建立文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式后，利用相關(guān)檔案管理軟件和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可構(gòu)建以全文檢索為基礎(chǔ)構(gòu)造的檢索系統(tǒng)，這種檢索系統(tǒng)通過(guò)設(shè)置條件、邏輯計(jì)算、屬性檢索和模糊記憶等，只需輸入關(guān)鍵詞，便能快速在海量的存儲(chǔ)信息中找到人們所需的檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)了文書(shū)檔案信息的高效利用。另外，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案在經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的利用后，會(huì)出現(xiàn)檔案信息字跡較模糊、頁(yè)面破碎等現(xiàn)象，從而對(duì)檔案利用造成不良影響，采用文書(shū)檔案數(shù)字化管理便能有效避免這些問(wèn)題發(fā)生。

3.實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案利用的共享化

建立文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式后，還能促進(jìn)文書(shū)檔案信息資源在利用、傳輸過(guò)程中突破時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息在不同區(qū)域、行業(yè)以及國(guó)家之間的即時(shí)共享，這也是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息資源共享和共建發(fā)展的潮流與趨勢(shì)。

二、文書(shū)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

雖然，數(shù)字化管理已成為文書(shū)檔案管理的必然趨勢(shì)，但是，在實(shí)際管理過(guò)程中，受不少單位對(duì)文書(shū)檔案數(shù)字化管理重視度不足、專業(yè)數(shù)字化管理人才缺乏、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等因素的影響，仍難以完成文書(shū)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，從而導(dǎo)致一部分文書(shū)檔案存在的形式仍為紙質(zhì)檔案。一部分文書(shū)檔案雖以數(shù)字化形式存在著，比如，電子檔案、文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等，但這些信息均不是完整的，從而也會(huì)影響文書(shū)檔案的利用效率和準(zhǔn)確率?？梢?jiàn)，我國(guó)文書(shū)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀并不樂(lè)觀，因此，就需要各單位不斷轉(zhuǎn)變自身檔案管理理念和積極探尋構(gòu)建文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式的策略，才能建設(shè)完整的文書(shū)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息的高效利用與管理，這對(duì)于檔案信息管理人員和利用者雙方都是有利的。一方面，能減輕檔案信息管理人員管理的工作量。另一方面，還能提高利用者對(duì)檔案信息的利用效率。

三、構(gòu)建文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式的策略

1.積蓄人才，提高文書(shū)檔案人員的素質(zhì)

文書(shū)檔案人員在構(gòu)建文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式過(guò)程中能起到關(guān)鍵性的作用，也是開(kāi)展文書(shū)檔案數(shù)字化管理的主力軍，然而，在我國(guó)現(xiàn)有的不少基層文書(shū)檔案管理工作中，有不少管理人員并非檔案管理專業(yè)出身，還有一些檔案管理人員的年齡偏大，這些問(wèn)題均會(huì)給構(gòu)建文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式帶來(lái)一定的困難，因此，就需要各單位積極引進(jìn)一批綜合素質(zhì)高、懂?dāng)?shù)字化管理技術(shù)的專業(yè)化檔案管理人才。當(dāng)然，同時(shí)兼具專業(yè)化檔案管理和數(shù)字化管理的人才并不多，為此，還需要單位在引進(jìn)人才后，需加大對(duì)積蓄人才和在職管理人員的培訓(xùn)力度，可按照具體崗位進(jìn)行分類(lèi)輪訓(xùn)，采取各種手段和方式對(duì)其進(jìn)行實(shí)習(xí)培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家進(jìn)行專題講座等，以保證檔案管理人員均能學(xué)習(xí)到各種新的文書(shū)檔案管理知識(shí)和新型的數(shù)字化管理技術(shù)。另外，各單位還需積極構(gòu)建新的人才管理制度，調(diào)動(dòng)一些積極因素，促進(jìn)文書(shū)檔案管理人員數(shù)字化管理的自覺(jué)性，提高素質(zhì)，可將檔案數(shù)字化管理能力與其工資、職位晉升掛鉤或建立規(guī)范的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，這樣才能促進(jìn)全體檔案管理人員積極地投入到文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式建設(shè)中。

2.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，完善文書(shū)檔案信息存儲(chǔ)

為保證文書(shū)檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作有序進(jìn)行，各單位還需制定出詳細(xì)的檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建合理的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，標(biāo)準(zhǔn)化文書(shū)檔案數(shù)字化著錄。

（1）構(gòu)建合理的信息數(shù)據(jù)庫(kù)

構(gòu)建文書(shū)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)需建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，且需保證兩者之間的數(shù)據(jù)信息兼容性良好，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。這兩種數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)模式是不同的，一般來(lái)說(shuō)，可采用綜合檔案管理軟件系統(tǒng)建設(shè)文書(shū)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，其能實(shí)現(xiàn)信息的條目級(jí)直接著錄，不僅易于管理，且能提高信息應(yīng)用便捷程度。構(gòu)建全文數(shù)據(jù)庫(kù)則需采用ACDsee等共享應(yīng)用軟件或?qū)I(yè)的檔案數(shù)字化管理軟件進(jìn)行，通過(guò)對(duì)著錄格式進(jìn)行統(tǒng)一和及時(shí)將文書(shū)檔案信息存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，再對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理，便能有效提高檔案信息的管理和利用效率。另外，我國(guó)國(guó)家檔案局在2015年還頒布了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，該規(guī)范為文書(shū)檔案數(shù)字化管理提供了良好的制度保障和技術(shù)支持，各單位在構(gòu)建文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，也可結(jié)合自身實(shí)際和參照該技術(shù)規(guī)范完成文書(shū)檔案數(shù)字化管理操作，亦能促進(jìn)其文書(shū)檔案數(shù)字化管理水平提升。

（2）標(biāo)準(zhǔn)化文書(shū)檔案數(shù)字化著錄

文書(shū)檔案數(shù)字化著錄工作需要從標(biāo)準(zhǔn)化和字段內(nèi)容兩個(gè)方面來(lái)做好，在標(biāo)準(zhǔn)化方面，應(yīng)采用統(tǒng)一的著錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文書(shū)檔案數(shù)字化管理，不僅要使用規(guī)范的著錄符號(hào)，還需保證著錄項(xiàng)內(nèi)容的完整性。比如，采用“？”作為無(wú)法識(shí)別的標(biāo)識(shí)或文字，用“[]”作為自擬文件標(biāo)題，錄入多文號(hào)、多責(zé)任者的文書(shū)檔案時(shí)，還需先對(duì)選錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確定，確保責(zé)任者和文件編號(hào)對(duì)應(yīng)。

3.進(jìn)行文書(shū)檔案數(shù)字化掃描

上面已說(shuō)到，掃描、語(yǔ)音識(shí)別、鍵盤(pán)錄入均是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案數(shù)字化管理的重要方法，其中，使用作為廣泛和效率最高的方法為掃描，而要進(jìn)行文書(shū)檔案數(shù)字化掃描，首先，需配置掃描設(shè)備，配置幅面、分辨率、顏色等均符合的掃描儀。其次，還需按照嚴(yán)格的掃描流程和方法進(jìn)行文書(shū)檔案掃描，掃描流程為準(zhǔn)備掃描儀，并對(duì)掃描儀設(shè)置值進(jìn)行檢查，然后對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行定位和選擇文書(shū)檔案類(lèi)型，再選定掃描方式進(jìn)行預(yù)掃描，通過(guò)預(yù)掃描對(duì)預(yù)覽文檔進(jìn)行調(diào)整，并設(shè)置掃描儀分辨率和對(duì)其色調(diào)進(jìn)行調(diào)整，再開(kāi)始正式掃描。最后，保存文檔和進(jìn)行文字識(shí)別、校對(duì)等。具體的掃描方法為將原始文書(shū)檔案放置在掃描儀平板上，通過(guò)掃描設(shè)備將文書(shū)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖形，并輸入到計(jì)算機(jī)中，通過(guò)計(jì)算機(jī)的文字識(shí)別、校對(duì)后，便能使文書(shū)檔案變成可編輯的數(shù)字化檔案，因計(jì)算機(jī)文字識(shí)別轉(zhuǎn)換的信息無(wú)法保證100%的準(zhǔn)確率，因此，轉(zhuǎn)換后還需進(jìn)行人工校對(duì)、修改。

4.積極構(gòu)建文書(shū)檔案管理數(shù)字化平臺(tái)

為全面提升文書(shū)檔案數(shù)字化管理效率，還需積極構(gòu)建文書(shū)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，對(duì)文書(shū)檔案數(shù)字化工作模式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，對(duì)文書(shū)檔案管理工作的內(nèi)部環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，才能促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作得到高效的開(kāi)展。另外，還需相關(guān)管理部門(mén)之間加強(qiáng)溝通和交流，對(duì)文書(shū)檔案的使用和閱讀方式進(jìn)行優(yōu)化，優(yōu)化配置與合理利用檔案管理部門(mén)內(nèi)部資源，積極構(gòu)建相對(duì)可靠且完善的網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)。一方面，能確保文書(shū)檔案數(shù)字化管理的有效性;另一方面，還需努力實(shí)現(xiàn)信息的共享，實(shí)現(xiàn)雨文書(shū)檔案遠(yuǎn)程檢索與傳播，才能促進(jìn)文書(shū)檔案數(shù)字化管理模式的應(yīng)用效果全面提升。

四、結(jié)語(yǔ)

相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)檔案，數(shù)字化文書(shū)檔案具有眾多優(yōu)勢(shì)，可使文書(shū)檔案編輯更加靈活、文書(shū)檔案檢索變得更加便捷以及能夠?qū)崿F(xiàn)文書(shū)檔案利用的共享化，但是，因我國(guó)文書(shū)檔案數(shù)字化管理起步較晚，其發(fā)展現(xiàn)狀并不容樂(lè)觀，主要表現(xiàn)為專業(yè)數(shù)字化管理人才缺乏、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等，為此，就需要各單位積蓄人才，提高文書(shū)檔案人員的素質(zhì)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，完善文書(shū)檔案信息存儲(chǔ)（包含構(gòu)建合理的信息數(shù)據(jù)庫(kù)和標(biāo)準(zhǔn)化文書(shū)檔案數(shù)字化著錄），進(jìn)行文書(shū)檔案數(shù)字化掃描以及積極構(gòu)建文書(shū)檔案管理數(shù)字化平臺(tái)，通過(guò)這些措施，才能構(gòu)建相對(duì)完善的文書(shū)檔案數(shù)字化管理體系，從而不斷提高文書(shū)檔案管理水平。

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