新時代如何做好檔案工作

王忠

摘 要：信息化時代下的各種先進技術(shù)與理念得到發(fā)展，基于此對檔案管理模式與方式進行創(chuàng)新，有利于進一步提高管理質(zhì)量、降低信息泄露風(fēng)險。本文重點闡述新時代下檔案管理工作在開展過程中存在的問題以及做好檔案管理工作的方法，希望有關(guān)部門可以通過完善管理制度、提高員工素質(zhì)等方法，改善管理現(xiàn)狀。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;員工素質(zhì)

新時代要求檔案管理向信息化、精細化與動態(tài)化轉(zhuǎn)變，為了實現(xiàn)提高管理水平與避免信息泄露風(fēng)險等目標，管理人員必須明確大數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，不斷豐富自身知識儲備并提升專業(yè)技能水平，采取科學(xué)合理手段對傳統(tǒng)檔案管理模式與方式進行革新，以此為檔案管理工作順利有序開展提供支持。

一、檔案管理工作在開展過程中存在的問題

1.相關(guān)制度、機制不完善

據(jù)調(diào)查研究顯示，大多數(shù)企業(yè)事業(yè)單位并沒有針對檔案管理制定獨立且完善的管理制度，管理人員多由其他部門人員兼職，管理體系也存在一定漏洞，導(dǎo)致檔案管理工作在具體開展過程中經(jīng)常出現(xiàn)推脫責(zé)任等現(xiàn)象，嚴重降低檔案管理質(zhì)量。另外，信息化時代的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相對發(fā)達，若是沒有健全的保密制度且崗位機制缺失，必然會造成嚴重的信息泄露與文件流失問題。

2.管理人員能力素質(zhì)有待提高

新時代對檔案管理人員的能力與素質(zhì)提出了新的要求，主要原因是檔案管理工作在各種先進技術(shù)與理念的影響下越來越開放。面對黑客、病毒、木馬等惡意攻擊，為了降低檔案泄露風(fēng)險，避免給企事業(yè)單位在經(jīng)濟與名譽上造成不可挽回的損失，管理人員必須認識到提高自身綜合素質(zhì)與增強專業(yè)能力的重要性，結(jié)合新時代要求樹立正確的信息風(fēng)險防范意識，確?？梢杂行?yīng)對繁雜的管理工作。

3.管理與服務(wù)相脫節(jié)

目前檔案管理工作存在嚴重的管理與服務(wù)相脫節(jié)的問題，具體表現(xiàn)在兩方面：第一，過于重視檔案的保存而忽視了使用價值，有些企事業(yè)單位對檔案資料的認識存在誤差，不習(xí)慣利用檔案資料為單位的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃提供服務(wù)，這種大量信息資源空閑的現(xiàn)象導(dǎo)致工作效率較低、發(fā)展成本增加等問題發(fā)生。第二，檔案資源流失嚴重，由于企事業(yè)單位的檔案管理人員對該工作的認識不正確，所以在歸檔、分類、保存等方面并不注意，嚴重影響檔案的完整性，造成文件缺失、檔案斷代等現(xiàn)象。

4.基礎(chǔ)設(shè)施與管理技術(shù)落后

新時代背景下，各種先進技術(shù)得到快速普及發(fā)展，計算機、大數(shù)據(jù)等技術(shù)也被廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，但有些單位在基礎(chǔ)設(shè)施與管理技術(shù)方面比較落后，降低了檔案管理與應(yīng)用質(zhì)量。比如，缺少檔案管理專用電腦、掃描儀、打印機等設(shè)備，仍采用純?nèi)斯す芾矸绞降仍际侄芜M行裝訂與歸檔;盡管專業(yè)設(shè)備跟上步伐，但在具體應(yīng)用上仍存在一定不足，管理人員不能自如使用這些現(xiàn)代化設(shè)備，限制了檔案管理工作的進一步發(fā)展。

二、新時代背景下做好檔案管理工作的方法

1.基于新時代特點健全相關(guān)制度機制

（1）保密制度

檔案資料對企事業(yè)單位的健康持續(xù)發(fā)展具有重要作用，部分資料與國計民生息息相關(guān)，具有極高的應(yīng)用價值與保密價值，因此為了避免因信息泄露造成嚴重的損失，企事業(yè)單位必須對檔案加強管理，建立健全保密制度，增強檔案管理安全性，最大限度規(guī)避檔案文件缺失。此外，管理人員還要做好資料室的環(huán)境控制工作，通過配備空調(diào)、除濕器、監(jiān)控器、氣體噴霧消防等設(shè)備的方法，確保資料室的溫度與濕度處于允許范圍內(nèi)，為避免檔案資料發(fā)霉、發(fā)潮提供有力保障。

（2）登記機制

在檔案管理過程中，企事業(yè)單位應(yīng)建立完善的借閱登記機制，采用分層管理模式降低資料缺失現(xiàn)象發(fā)生率，根據(jù)保密等級對可借閱的檔案資料進行限制，例如，基層人員只能在資料室查閱原始類資料，可以復(fù)制保密力度較弱的文件;復(fù)制類資料允許各層工作人員借閱，但需要做好登記，具體內(nèi)容為資料借閱人、借閱時間、歸還時間、檔案名稱、應(yīng)用目的等，同時嚴禁私自將檔案資料轉(zhuǎn)借他人。在具體借閱過程中，管理人員要針對不同借閱者提供相應(yīng)服務(wù)，比如，對于工程項目，檔案管理人員應(yīng)指派專門的資料員對該項目的資料借閱工作負責(zé);對于個人借閱，管理人員要嚴格遵循借閱資料的所屬類型的審批程序，要求借閱人在規(guī)定時間內(nèi)及時歸還，若是遇到長時間拖欠不還且在提醒過后仍不悔改者，將其納入失信系統(tǒng)，不再為其提供任何借閱服務(wù)。

2.提高員工綜合素質(zhì)與信息技術(shù)水平

現(xiàn)代社會是信息技術(shù)深化普及的時代，提高管理人員的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)水平是新時代提升檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵，因此企事業(yè)單位要針對檔案管理員工加大培訓(xùn)力度。首先，單位應(yīng)改變傳統(tǒng)觀念，建立專門的檔案管理部門，提高檔案管理人員的地位，通過建立健全崗位責(zé)任制與獎懲激勵制為員工提供支持，確保其作用得以充分發(fā)揮;其次，企事業(yè)單位要結(jié)合信息化時代發(fā)展特點與檔案管理工作要求，制定完善的檔案管理培訓(xùn)方案，重點培養(yǎng)管理人員的風(fēng)險防范意識、計算機應(yīng)用能力、檔案資料處理能力等，只有不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，才能切實提高檔案管理整體質(zhì)量;再者，檔案管理人員自身也要努力豐富專業(yè)知識，努力增強自身組織能力、創(chuàng)新能力、協(xié)調(diào)能力，采用現(xiàn)代方法對檔案資料進行管理與存貯，善于運用各種現(xiàn)代媒介提供服務(wù)，以此確保檔案文件的價值得到最大發(fā)揮;最后，管理人員要做好企事業(yè)單位內(nèi)部關(guān)系協(xié)調(diào)工作，在提供服務(wù)的過程中組織好社會力量，通過團隊協(xié)作等方式促使檔案資料服務(wù)社會的功能充分發(fā)揮。

3.發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)

信息化時代，信息資料的獲取與使用皆呈現(xiàn)出明顯的碎片化與片段式特點，信息需求者希望能夠在有限時間內(nèi)獲取最符合自身要求的內(nèi)容，這就要求信息所有者提供內(nèi)容時必須做到短小精悍。與之相同，企事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，要保證提供的檔案資料直切重點，避免長篇累牘，如此才能確保檔案文件應(yīng)用價值切實落實，為戰(zhàn)略規(guī)劃的制定提供強有力支持。隨著互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)等技術(shù)的深化發(fā)展，企事業(yè)單位可以通過發(fā)揮信息技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢的方式構(gòu)建科學(xué)性與可靠性較強的檔案管理系統(tǒng)，以無線網(wǎng)絡(luò)為前提、智能手持設(shè)備為基礎(chǔ)，建立安全等級高、推廣速度快、針對性強、成本價格低廉且應(yīng)用效果良好的平臺?；谛畔⒓夹g(shù)的檔案管理系統(tǒng)支持為不同群體提供針對性服務(wù)，主要原因是該系統(tǒng)的信息覆蓋面積較廣且目標群體明確，同時支持一對一與多對一服務(wù)，需求者可對信息進行反復(fù)閱讀、轉(zhuǎn)發(fā)、分享，對增加檔案管理人員與其他部門員工交流互動機會、提高檔案管理部門在企事業(yè)單位中的地位具有重要意義。對于檔案管理系統(tǒng)，企事業(yè)單位應(yīng)對微博、微信等社交軟件加強重視，基于此開展個性化服務(wù)，微博與微信是目前應(yīng)用人數(shù)最多的交互性軟件，具有極強的信息傳播功能，將此軟件與檔案管理相結(jié)合，能夠為實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化、智能化、精細化管理提供強有力支持，尤其是在開通檔案管理部門的專用微博后，更能充分發(fā)揮檔案資料的應(yīng)用價值。一方面，有利于促使檔案文件的應(yīng)用實現(xiàn)高效化;另一方面，可以拉近檔案管理部門與廣大用戶群體之間的關(guān)系，對實現(xiàn)提高檔案管理工作質(zhì)量與效率等目標具有重要意義。

4.針對基礎(chǔ)設(shè)施與管理技術(shù)加大投入

智能化與自動化是新時代檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，為了盡快實現(xiàn)這一目標，企事業(yè)范圍要針對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施與相關(guān)技術(shù)加大資金、資源投入，比如，購買符合信息化時代發(fā)展要求的專業(yè)電腦、鋪設(shè)支持移動設(shè)備運行的無線網(wǎng)絡(luò)、升級檔案資料管理室硬件檔次等，又如，構(gòu)建完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，做好軟件信息系統(tǒng)的日常維護工作等，為全面提升檔案管理現(xiàn)代化水平奠定堅實基礎(chǔ)。在基礎(chǔ)設(shè)施與管理技術(shù)方面加大投入，具體可以借鑒以下幾個方面：第一，根據(jù)新時代未來發(fā)展趨勢與檔案管理信息化建設(shè)要求，在物質(zhì)條件方面加大資金投入，對現(xiàn)有各種管理設(shè)備進行優(yōu)化，利用人力與信息技術(shù)相結(jié)合的方式取代傳統(tǒng)人工操作，為提高檔案管理提供良好基礎(chǔ)條件;第二，利用數(shù)字化手段構(gòu)建專業(yè)性較強的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，若是能夠在檔案管理工作開展過程中有效落實互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的應(yīng)用價值，必然可以提升檔案管理工作整體效率，有利于推動檔案管理持續(xù)健康發(fā)展目標的實現(xiàn);第三，檔案管理人員可以通過構(gòu)建新型檔案資料應(yīng)用系統(tǒng)，結(jié)合信息需求者的差異化要求為其提供針對性與個性化服務(wù)，如果想要切實實現(xiàn)該目標，企事業(yè)單位在設(shè)計開發(fā)檔案資料應(yīng)用系統(tǒng)時，應(yīng)確保將用戶個人資料、信息需求偏好等內(nèi)容納入其中，一是為檔案資料檢索與推薦提供支持，二是為提升檔案管理水平奠定基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作是企事業(yè)單位整體管理工作的重要組成部分，其管理質(zhì)量在一定程度上影響著其他工作的開展效果，因此有關(guān)部門要對檔案管理工作提高重視，建立專門的管理組織并完善相關(guān)制度、機制，通過加大培訓(xùn)力度實現(xiàn)提高管理人員能力素質(zhì)的目的，基于信息時代發(fā)展特點構(gòu)建風(fēng)險預(yù)警機制。

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