淺析基于大數(shù)據(jù)時代的檔案價值及其利用

安琴

摘 要：大數(shù)據(jù)時代信息技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展，檔案是一直應(yīng)用在各個領(lǐng)域保存信息的一種方式，但是當(dāng)下的檔案查詢相對比較繁瑣，部分檔案還需要在特定的環(huán)境下才能進(jìn)行查閱。本文主要在于分析大數(shù)據(jù)時代下的檔案的特征，如何在新形勢下保存檔案，如何高效利用檔案，論述大數(shù)據(jù)時代檔案的數(shù)據(jù)價值開發(fā)與利用建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)檔案;檔案管理;檔案價值及應(yīng)用

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，我國也在慢慢進(jìn)入一個新的信息時代—大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)促使各行各業(yè)的數(shù)據(jù)信息得到歸納和整理。傳統(tǒng)的檔案都是具備檔案屬性，如何讓傳統(tǒng)的檔案在新的時代下管理起來變得輕松，也讓數(shù)據(jù)資源變得更重要，我們可以考慮將檔案轉(zhuǎn)換成電子文檔的形式來進(jìn)行保存和整理，當(dāng)然，部分資料也需要采用圖片的格式進(jìn)行保存。通過云端這一新型查閱信息的理念的深入，如何提高數(shù)據(jù)資源管理的水平以及分析能力，以及如何應(yīng)用這些檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的價值成為新話題。

一、大數(shù)據(jù)下檔案特征與價值

1.大數(shù)據(jù)下的檔案理念

“大數(shù)據(jù)”是數(shù)據(jù)信息化的新時代的簡稱，“大數(shù)據(jù)”之所以成為這個時代常見的名詞，成為大多數(shù)國家信息化發(fā)展的方向，都是依賴互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用、云端技術(shù)以及物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的發(fā)展?，F(xiàn)如今，西方國家互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展較早，對于檔案的信息化也日趨成熟，紙質(zhì)檔案開始慢慢成為過去式，并開始退出時代的舞臺。電子化檔案的應(yīng)用已經(jīng)相對成熟，成為了主流。在我國的電子化檔案管理發(fā)展還不夠，雖然部分檔案也開始實(shí)現(xiàn)電子化，但是需要進(jìn)一步發(fā)展。以電子化信息檔案作為檔案管理發(fā)展方向，以大數(shù)據(jù)理念作為檔案管理理念，來彌補(bǔ)我國對于信息化技術(shù)以及相關(guān)領(lǐng)域的不足，使檔案的價值得到最好的發(fā)揮。

2.大數(shù)據(jù)下檔案特征

“大數(shù)據(jù)”在計算機(jī)存儲、讀取以及相關(guān)軟件的成熟應(yīng)用，得以發(fā)展。其核心就是對于數(shù)據(jù)采集、存儲、整合、以及處理與分析，通過網(wǎng)絡(luò)上提供的云儲存、智能分析等服務(wù)形成了典型的三個特征。首先，更具社會性這一特性，互聯(lián)網(wǎng)在全球的應(yīng)用，讓信息交流變得沒有界限，對于各行各業(yè)的交流變得更加緊密，便于統(tǒng)一規(guī)范，為發(fā)展提供支持和推動作用。其次，是數(shù)據(jù)的整體性。以往，我們查閱檔案，都是單一檔案，其檔案中體現(xiàn)出的價值相對單一，甚至真實(shí)性也無法進(jìn)行判斷。但是通過大數(shù)據(jù)就不一樣，單一的檔案只是作為部分檔案被存儲在個體數(shù)據(jù)庫中，查閱檔案時，會展現(xiàn)一段時間內(nèi)的檔案信息和數(shù)據(jù)產(chǎn)生的變化，從而在整體上發(fā)現(xiàn)其價值。最后，是時刻變化的動態(tài)性。隨著智能手機(jī)這一新型數(shù)據(jù)載體的出現(xiàn)，資料的收集也由傳統(tǒng)的PC端轉(zhuǎn)移到了移動端，數(shù)據(jù)更新更加快捷和便利。

3.檔案數(shù)據(jù)的價值

檔案之所以存在，就是其有參考的價值，然而大數(shù)據(jù)下的檔案，是以其他形式存在的多元化數(shù)據(jù)，其蘊(yùn)含的情報信息并沒有因?yàn)樾螒B(tài)的變化而任何減少。存儲的成本卻得到了實(shí)質(zhì)性的減少。檔案記載的內(nèi)容，就是為了將信息轉(zhuǎn)變?yōu)橹R，但是大數(shù)據(jù)下的檔案數(shù)據(jù)通過關(guān)聯(lián)分析，直接挖掘出數(shù)據(jù)中潛在的數(shù)據(jù)，這些恰恰賦予了檔案在數(shù)字人文中的價值。電子檔案是公眾獲取信息的一種方式，檔案的價值更多的在于共享上。不過，要如何保證檔案數(shù)據(jù)在開放時還處在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，這也是檔案是否有價值或者價值是否能夠提升的重要依據(jù)。

二、在大數(shù)據(jù)背景下開發(fā)檔案價值與意義

1. 檔案數(shù)據(jù)的價值

面對新時代檔案的變化，讓人們對于檔案的價值有了不一樣的理解和解讀。拋棄了先查閱檔案再整理這一處理方式，讓獲取的檔案資料不再是單一的資料，查詢出的檔案資料相互關(guān)聯(lián)性更加準(zhǔn)確有效?？梢詮牟煌ㄟ^的角度進(jìn)行查閱和分析，讓數(shù)據(jù)得以共享給更多有需要的人，讓檔案的價值增加重復(fù)再利用這一特性，讓檔案獲得新的價值。不斷更新數(shù)據(jù)的檔案也讓檔案變得更具時效性和預(yù)判性，這一特性是與傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)單位、圖書館等這些特殊的檔案管理部門的死板資料完全不同，不斷更新的數(shù)據(jù)對于當(dāng)前的狀況以及未來一段時間內(nèi)的變化都會有一定的指向性。從宏觀的角度出發(fā)，讓檔案價值的開發(fā)更具有整體性，能讓檔案的價值更高于檔案本身的價值。

2. 讓檔案價值更具有現(xiàn)實(shí)意義

傳統(tǒng)的檔案保存都是存放在特定的檔案倉庫，如果是年久失修的檔案倉庫，無法有效的封存和保管檔案，損壞的檔案其價值就不言而喻了。如果建立專業(yè)的現(xiàn)代化檔案庫，對于資金的投入是十分巨大的，還需要專業(yè)的人員進(jìn)行維護(hù)，以保證收藏的紙質(zhì)檔案一直存在價值。但是把大數(shù)據(jù)的概念引入到檔案管理中，將傳統(tǒng)的檔案歸檔模式轉(zhuǎn)為電子化這一新型方向，能讓檔案管理變的更多元化。節(jié)約了建立檔案倉庫的成本，通過專業(yè)培訓(xùn)工作人員，提升綜合素質(zhì)，讓大數(shù)據(jù)檔案完美的對接到網(wǎng)絡(luò)的大環(huán)境下，讓單一檔案的查閱換成一種宏觀的查閱方式，讓原本已經(jīng)無太大意義的檔案或者相對研究價值比較狹小的檔案依然能在新時代的檔案時代里繼續(xù)發(fā)揮作用。

三、如何在大數(shù)據(jù)背景下開發(fā)利用檔案價值

1.加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)，提高意識

檔案管理是需要有專業(yè)知識儲備的人員進(jìn)行管理，要提高檔案的利用價值，就需要擁有專業(yè)技術(shù)以及有良好職業(yè)素養(yǎng)的人組成團(tuán)隊來找挖掘檔案深層次的價值，以應(yīng)用到不同的領(lǐng)域中，有助于企業(yè)在發(fā)展的道路上有更多的依據(jù)，讓企業(yè)發(fā)展少走彎路。加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)，提高團(tuán)隊成員對于檔案的敏感度，及時的更改和調(diào)整檔案，提高檔案的開發(fā)，讓查詢者獲得更具價值資料，讓檔案價值得到極致的發(fā)揮，讓檔案開發(fā)和利用變得更有意義。

2.完善制度，優(yōu)化體系。

不同行業(yè)，不同企業(yè)和組織在實(shí)際運(yùn)營中都會產(chǎn)生不同的情況，都是唯一且不可替代，這些檔案資料都是具有實(shí)際價值的，這樣就需要開發(fā)者擁有完善的制度，同時也需要優(yōu)化檔案體系，這個與傳統(tǒng)的檔案管理相類似，都是將具有保存價值的重要數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分門別類的進(jìn)行整理。區(qū)別在于，傳統(tǒng)的保存手段需要建立一個檔案室來進(jìn)行存放，且通過專業(yè)人員進(jìn)行修訂和加工處理。需要專門的記錄手段以方便資料的查詢，查詢時還需要在特定的地點(diǎn)。而新時代的檔案存儲只需要建立對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫和類別，占空間很小，查詢時，根據(jù)需要的關(guān)鍵字，就能不受地域，不受空間的限制，僅僅需要網(wǎng)絡(luò)的支持就能查看到需要的資料。還能將相關(guān)的資料數(shù)據(jù)查詢出來，對于某些檔案的更改以及重新歸類更加方便，也更準(zhǔn)確。查詢出的數(shù)據(jù)也更具時效性和更加完整。

3.多方合作

既然是大數(shù)據(jù)時代，如何才能體現(xiàn)出“大”這個字的意義，如果僅僅是單獨(dú)一家來進(jìn)行檔案的開發(fā)和整合，往往會比較片面，就完全沒有了大數(shù)據(jù)的意義。大數(shù)據(jù)資料的要求就是全面，只有越全面的資料，其價值才是最大的，與相關(guān)產(chǎn)業(yè)的合作，實(shí)現(xiàn)資源共享，資源互補(bǔ)，提高檔案資源存在的實(shí)際價值。通過大數(shù)據(jù)平臺這一良好的開發(fā)環(huán)境，更好、更深的加強(qiáng)了檔案開發(fā)，同時對于檔案進(jìn)行糾錯，讓檔案的準(zhǔn)確性進(jìn)一步提高。以創(chuàng)新思維來打破傳統(tǒng)單一的保存和管理模式。

4. 強(qiáng)化設(shè)施管理

（1）軟件開發(fā)與更新

作為檔案的查詢與添加工具，軟件的開發(fā)是實(shí)現(xiàn)檔案價值重要的一個環(huán)節(jié)，對于管理者而言，檔案的添加需要簡單，分類需要清晰，同時也需要實(shí)現(xiàn)采集功能，將網(wǎng)絡(luò)上的零散的資源進(jìn)行整合從而形成一份有意義的文檔。同時也需要管理者擁有專業(yè)的知識進(jìn)行整理和糾錯。當(dāng)然，開發(fā)更需要結(jié)合用戶訪問的特點(diǎn)進(jìn)行發(fā)開，檢索方式也需要進(jìn)行優(yōu)化和多功能。根據(jù)用戶反饋信息進(jìn)行調(diào)整，讓軟件更優(yōu)化，搜索信息更全面。同時防止數(shù)據(jù)被修改和惡意損壞，還需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)的病毒防護(hù)以及惡意攻擊。

（2）硬件的維護(hù)與管理

硬件主要是連接在網(wǎng)絡(luò)上的服務(wù)器，作為提供云端數(shù)據(jù)承載體的服務(wù)器，在配置方面要求相對較高，有別于常規(guī)的計算機(jī)。加上一直處于高速運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，會產(chǎn)生大量的熱量，會加速電子元件的老化，因此，需要專業(yè)的人員進(jìn)行定期或者不定期的維護(hù)才能保證服務(wù)器的正常運(yùn)行，對于控制溫度、濕度的基礎(chǔ)設(shè)施也需要配備。當(dāng)然云技術(shù)的應(yīng)用，讓龐大的數(shù)據(jù)存在不同的服務(wù)器上，也大大的減少了數(shù)據(jù)的丟失。對于服務(wù)器配置的需求，也需要根據(jù)軟件開發(fā)時做出的預(yù)估進(jìn)行預(yù)判。

四、結(jié)論

在大數(shù)據(jù)時代環(huán)境下，高度集成這一優(yōu)勢讓檔案價值遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于了檔案本身價值，其查詢效率和查詢信息的精確度讓電子信息檔案遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于精心管理下保存的傳統(tǒng)檔案，因此，發(fā)展信息化檔案管理已經(jīng)成為當(dāng)下的必然趨勢。加強(qiáng)信息化團(tuán)隊的建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，深層次發(fā)掘檔案價值，讓檔案價值在新時代得到更完美的體現(xiàn)，也是順應(yīng)社會發(fā)展的要求。

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