企業(yè)檔案防震減災(zāi)機(jī)制研究

陳晶　鄧穎

摘 要：企業(yè)檔案作為企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，是企業(yè)發(fā)展的歷史基礎(chǔ)。面對(duì)地震災(zāi)害的頻繁發(fā)生，如何結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際，建立科學(xué)的應(yīng)對(duì)機(jī)制保障檔案安全，是企業(yè)檔案應(yīng)急管理亟待解決的問題。本文以汶川地震中某石油銷售企業(yè)檔案搶救及災(zāi)后重建為基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)檔案防震減災(zāi)機(jī)制進(jìn)行系統(tǒng)梳理，探討其發(fā)展現(xiàn)狀和存在的問題，并提出建設(shè)性的意見和建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;防震減災(zāi);機(jī)制研究;汶川地震

地震是一種破壞力極強(qiáng)的災(zāi)害。自2008年“5.12”汶川8.0級(jí)強(qiáng)烈地震后，我國境內(nèi)5級(jí)以上地震309次，7級(jí)以上6次。地震一旦發(fā)生，檔案極易因其孤本性而遭受不可挽回的損失。在現(xiàn)有對(duì)地震的認(rèn)知條件下，為了最大限度降低地震給檔案安全造成的破壞，保護(hù)檔案的原始狀態(tài)，企業(yè)需要未雨綢繆，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，制定行之有效的防震減災(zāi)機(jī)制。

一、概述

企業(yè)檔案防震減災(zāi)機(jī)制是企業(yè)檔案應(yīng)急管理體系中一個(gè)重要的組成部分。它不僅直接關(guān)系到檔案自身的安全，更體現(xiàn)了企業(yè)檔案管理的綜合水平。

1.主要內(nèi)容

（1）檔案信息的容災(zāi)備份體系。建立檔案、檔案信息管理系統(tǒng)以及電子數(shù)據(jù)的備份體系，是抵御突發(fā)性自然災(zāi)害破壞，保證檔案安全的一項(xiàng)重要措施，主要包括對(duì)重要檔案及電子文件實(shí)行異地備份和異質(zhì)備份。

（2）庫房及設(shè)備具有抗震能力。檔案庫房是檔案的載體，是防范地震災(zāi)害的第一道屏障。檔案庫房建筑直接影響著檔案安全。同時(shí)，檔案庫房先進(jìn)的抗震設(shè)備與性能優(yōu)異的檔案裝具，也能有效減少地震對(duì)檔案所造成的二次傷害。

（3）日常預(yù)防與監(jiān)管。在日常工作中對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)鑒定以及分類放置，有利于重要檔案在地震后迅速優(yōu)先轉(zhuǎn)移。定期檢查檔案，對(duì)已經(jīng)有破損或有破損趨勢(shì)的，提前做好修復(fù)，防患于未然。

2.特點(diǎn)

（1）容災(zāi)備份具有雙重選擇性。企業(yè)的異地備份，既可以選擇不在同區(qū)域的企業(yè)上級(jí)檔案部門進(jìn)行備份，也可以選擇將重要檔案移交至當(dāng)?shù)貦n案館進(jìn)行統(tǒng)一保管。本著屬地保管和方便利用查詢的原則，大部分企業(yè)選擇后者進(jìn)行實(shí)體備份。而對(duì)于規(guī)模較大的企業(yè)來說，異質(zhì)備份既可以進(jìn)行數(shù)字化處理，也可以將數(shù)字化成果同時(shí)遷移到企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)電子化備份。在信息共享的時(shí)代，電子化檔案?jìng)浞莶樵兎奖愕膬?yōu)勢(shì)日益凸顯。

（2）庫房設(shè)置具有特殊性。受主客觀因素的影響，大部分企業(yè)的檔案室規(guī)模較小，沒有修建單獨(dú)的檔案樓，而是與其他辦公部門共享辦公大樓。因此，檔案庫房與辦公大樓整體的抗震要求相一致，并沒有單獨(dú)進(jìn)行加固。這其中，還有部分企業(yè)的辦公樓為租賃性質(zhì)，即檔案庫房面臨定期搬遷和在已規(guī)劃的辦公區(qū)域進(jìn)行布置的問題，使得庫房的選址和設(shè)施設(shè)備安排具有局限性。

（3）網(wǎng)格化管理模式。一般來說，企業(yè)檔案防震減災(zāi)機(jī)制對(duì)人員范圍進(jìn)行了規(guī)定，不僅檔案部門對(duì)檔案安全負(fù)有直接責(zé)任，相關(guān)部門也負(fù)有間接協(xié)助責(zé)任;不僅責(zé)任落實(shí)到部門，還細(xì)化到崗位和人員，保證了地震時(shí)，既有頂層設(shè)計(jì)的垂直指導(dǎo)，又有相關(guān)部門和人員的及時(shí)到位、相互協(xié)作，體現(xiàn)了管理的精細(xì)化和主動(dòng)化。

二、現(xiàn)狀分析

汶川地震后，檔案的防震減災(zāi)工作開始逐漸受到重視。以處于地震帶的某石油銷售企業(yè)為例，在災(zāi)后重建的10年里，檔案防震減災(zāi)整體水平得到明顯提升，主要體現(xiàn)在：

1.建立較為完善的容災(zāi)備份體系。部分受損的重要檔案經(jīng)整理后，交由當(dāng)?shù)貦n案館進(jìn)行統(tǒng)一保管，提高了檔案保管的條件。同時(shí)，加大異質(zhì)備份的力度，以企業(yè)檔案管理系統(tǒng)為載體，實(shí)現(xiàn)檔案的異質(zhì)備份，降低檔案受損風(fēng)險(xiǎn)。

2.加大對(duì)檔案室硬件的投入力度。將以前“無關(guān)緊要”的檔案室從平房轉(zhuǎn)移到具有抗震能力的辦公大樓里，并對(duì)檔案室的水、電、氣系統(tǒng)進(jìn)行改造，避免次生災(zāi)害的發(fā)生。同時(shí)，將原有老式的檔案裝具更換為抗擠壓、抗撞擊性能的先進(jìn)裝具，保證檔案存儲(chǔ)安全。但同時(shí)，仍暴露出一些問題：

（1）備份系統(tǒng)管理還需進(jìn)一步提高。一方面，企業(yè)內(nèi)部沒有明確符合要求的檔案臨時(shí)存放地點(diǎn)。一旦發(fā)生地震，可能因確定轉(zhuǎn)移地點(diǎn)或轉(zhuǎn)移路線等問題而延誤時(shí)間，也可能因所選擇的臨時(shí)放置地點(diǎn)的條件限制導(dǎo)致檔案受潮發(fā)霉。另一方面，企業(yè)檔案數(shù)字化率還較低，甚至無法達(dá)到70%的基本要求。

（2）檔案室的選址還不夠科學(xué)。由于檔案工作無法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此在多數(shù)企業(yè)的整體規(guī)劃中，仍處于不被重視的地位。一些檔案室位于辦公樓的地下位置或沒有隔離的大樓底層，導(dǎo)致檔案長期受潮嚴(yán)重;一些檔案室處于辦公樓相對(duì)閉塞的區(qū)域，對(duì)檔案的轉(zhuǎn)移增加了難度。

（3）聯(lián)動(dòng)機(jī)制形同虛設(shè)。盡管企業(yè)在防震減災(zāi)機(jī)制中明確了相關(guān)的責(zé)任部門和責(zé)任人，但是在缺乏實(shí)戰(zhàn)演練經(jīng)驗(yàn)和檔案保護(hù)搶救的專業(yè)化培訓(xùn)下，聯(lián)動(dòng)機(jī)制基本是紙上談兵，對(duì)檔案的臨時(shí)轉(zhuǎn)移流程、檔案災(zāi)后整理和搶救等工作不夠熟悉。

三、建議與意見

1.重視檔案室建筑的選址工作。近年來，從2008年汶川地震，到2010年玉樹地震，再到2014年魯?shù)榈卣鹂梢钥闯?，?yán)重的地震災(zāi)害損失和人員傷亡都主要源于發(fā)震斷層的同震地表破裂、近斷層的強(qiáng)地面運(yùn)動(dòng)和地基失效引起的建（構(gòu)）筑物倒塌。因此，避讓活動(dòng)斷層是有效減輕可能遭遇的地震災(zāi)害損失的一項(xiàng)重要措施。美國加利福尼亞州1972年頒布了《地震斷層劃定法案》，其中明確規(guī)定活動(dòng)斷層兩側(cè)需各避讓15米。因此，處于地震帶的企業(yè)檔案室建筑在選址上應(yīng)符合15米的最小避讓距離。而盡管大部分企業(yè)的檔案室建筑目前都符合抗震設(shè)防的一般要求，但是對(duì)處在地震帶的企業(yè)檔案室建筑，在修建前還需要征求當(dāng)?shù)氐卣鹁郑?xì)化防震的具體標(biāo)準(zhǔn)。不僅如此，企業(yè)檔案管理人員也應(yīng)參與到檔案室建筑的建設(shè)中。根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，從防止火災(zāi)或水災(zāi)等次生災(zāi)害對(duì)檔案的影響出發(fā)，對(duì)檔案室消防、承重、軌道預(yù)埋、樓層等方面提出專業(yè)性意見，并根據(jù)檔案室現(xiàn)有館藏情況和企業(yè)檔案未來發(fā)展?fàn)顩r，評(píng)估檔案室建設(shè)規(guī)模，進(jìn)而提出檔案室?guī)旆康拿娣e要求。

2.選用符合抗震要求的檔案設(shè)備和裝具。檔案室的“八防”要求，不僅可以保持檔案在正常情況下的自然狀態(tài)，更能在地震災(zāi)害來臨時(shí)第一時(shí)間保護(hù)檔案安全。因此，在檔案室按照要求配備必要的“八防”設(shè)備，并做好滅火器、除濕器等器械和檔案室水、電、氣系統(tǒng)的定期檢查，就顯得尤為重要。而檔案裝具作為檔案保護(hù)的最后一道防線，需要從抗震靈活性出發(fā)進(jìn)行選擇。常見的檔案裝具包括五節(jié)柜、密集架、鐵皮柜、開放架4種。從抗震性來看，五節(jié)柜、密集架最好，而鐵皮柜、開放架則相對(duì)較差。大部分的企業(yè)在檔案裝具布置時(shí)，常常因?yàn)闄n案過多，但庫房規(guī)模較小的矛盾，而將檔案裝具排列太滿，甚至只能一人側(cè)身穿過。過于密集的檔案裝具既不利于檔案的日常保管和利用，也可能會(huì)在強(qiáng)烈地震中因連環(huán)坍塌變形而導(dǎo)致檔案無法及時(shí)搶救。因此，在檔案裝具之間應(yīng)保持一定的空隙距離，留出緩沖空間也是必要的。同時(shí)，對(duì)于特殊載體檔案（如磁盤、光盤、磁帶等），需配備防磁防潮柜進(jìn)行單獨(dú)放置，減少地震對(duì)載體的擠壓。

3.加快建立并完善檔案異地異質(zhì)備份。在實(shí)體檔案的異地備份上，要選擇檔案異地備份地點(diǎn)。對(duì)處于強(qiáng)震區(qū)的檔案室，應(yīng)將特別珍貴的檔案?jìng)浞莼蚣拇嬗谌跽饏^(qū)的檔案室。除此之外，要明確檔案臨時(shí)存放地點(diǎn)。一旦檔案室發(fā)生墻體破壞，就需要立即將檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移。所選擇的臨時(shí)存放地點(diǎn)，要防止地震次生災(zāi)害對(duì)檔案的危害，尤其要預(yù)防水患淹毀檔案。同時(shí)，從檔案室到臨時(shí)存放地點(diǎn)的路線選擇、交通車輛的配備、臨時(shí)保管人員的確定，以及檔案在轉(zhuǎn)移和臨時(shí)保管時(shí)可能存在的載體和信息安全方面的隱患，都需要提前做好研究。在電子檔案的異質(zhì)備份上，要制定數(shù)字化的中長遠(yuǎn)規(guī)劃方案，并做好定期考核和監(jiān)督。目前，光盤刻錄以其標(biāo)準(zhǔn)化的格式尺寸、兼容性的設(shè)備、快速的存儲(chǔ)速度等優(yōu)勢(shì)，逐漸成為小型規(guī)模備份的最佳選擇。在不受電磁干擾的情況下，光盤刻錄的保存期還可以超過50年。對(duì)于系統(tǒng)性的異質(zhì)備份，在有條件的情況下可以通過外包等多種方式進(jìn)行數(shù)字化工作。不斷提高的企業(yè)檔案數(shù)字化率和數(shù)字化質(zhì)量，才能真正確保檔案信息的安全。

4.完善執(zhí)行聯(lián)動(dòng)機(jī)制。馬克思在《關(guān)于費(fèi)爾巴哈的提綱》中說，“人的本質(zhì)不是單個(gè)人所固有的抽象物，在其現(xiàn)實(shí)性上，它是一切關(guān)系的總和。”對(duì)于企業(yè)來說，檔案防震減災(zāi)機(jī)制不是某個(gè)人、某個(gè)部門自己的事情，而是需要通過多方努力，才能共同交織成一道密集且牢固的保護(hù)網(wǎng)絡(luò)從而保證檔案安全。對(duì)外，企業(yè)需要與當(dāng)?shù)氐卣鹁?、檔案局等相關(guān)部門長期保持密切的聯(lián)系，了解地震的相關(guān)信息，提前做好預(yù)防，將地震對(duì)企業(yè)檔案的傷害盡可能降到最低;強(qiáng)化檔案相關(guān)技能的學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)企業(yè)檔案人員走出去，學(xué)習(xí)最新的檔案管理知識(shí)，尤其是檔案的震前預(yù)防和震后搶救與修復(fù)。對(duì)內(nèi)，企業(yè)要配備AB崗，使檔案工作能夠在兩人或兩人以上無縫交接，確保檔案管理能夠持續(xù)順利開展。同時(shí)，要定期開展應(yīng)急演練，在實(shí)踐中掌握檔案應(yīng)急管理中的各個(gè)細(xì)節(jié)，提高實(shí)戰(zhàn)能力，并以實(shí)際經(jīng)驗(yàn)不斷完善相關(guān)理論，共同促進(jìn)企業(yè)檔案防震減災(zāi)機(jī)制更好地發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：陳晶（1986-），女，漢族，碩士研究生，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，現(xiàn)就職于中國石油四川銷售分公司;鄧穎（1983-），女，漢族，本科，初級(jí)經(jīng)濟(jì)師?，F(xiàn)就職于中國石油四川銷售岷江分公司。