高校檔案數(shù)字化管理的路徑研究

溫明明

摘 要：高校檔案數(shù)字化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)高校檔案事業(yè)有序發(fā)展的必然趨勢，文章指出高校檔案數(shù)值化管理有利于提升利用效率、保護(hù)檔案原件、配置管理資源，但該項(xiàng)工作仍存在整體水平低、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)欠缺、專業(yè)人才不足、設(shè)施設(shè)備缺乏等問題。針對(duì)上述問題，可以從四個(gè)方面改善：一是提升檔案數(shù)字化整體水平、二是開發(fā)檔案數(shù)字化高校標(biāo)準(zhǔn)、三是配置檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備、四是注重檔案數(shù)字化隊(duì)伍建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高校檔案;數(shù)字化;檔案數(shù)字化

一、高校檔案數(shù)字化管理的重要意義

1.有利于實(shí)現(xiàn)利用效率的有效提升。傳統(tǒng)的檔案管理從收集、整理、保管、檢索、編研及提供利用等各個(gè)階段主要依靠檔案工作者手工管理，而檔案用戶的利用方式主要為到館利用，受到時(shí)間和空間的限制，檔案利用的效率整體較低。檔案的數(shù)字化管理包括傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化和電子文件、電子檔案的管理，檔案管理的各個(gè)階段實(shí)現(xiàn)了信息化管理，效率得到極大的提升。譬如，檔案的收集階段，檔案系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，系統(tǒng)形成的電子檔案可以直接完成歸檔，大大節(jié)省了人工成本。又如，檔案檢索階段，依靠計(jì)算機(jī)通過關(guān)鍵詞或主題詞在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行信息檢索，檢索時(shí)間短、范圍廣，極大地減少了檔案管理人員的工作量，提升了檔案管理效率。再如，檔案利用階段，檔案用戶通過檔案網(wǎng)站提出利用申請(qǐng)，檔案機(jī)構(gòu)在線審核、查找檔案并提供利用，突破時(shí)空限制，檔案用戶和工作者能夠?qū)崿F(xiàn)即時(shí)的溝通反饋，工作效率得以大大提升。

2.有利于實(shí)現(xiàn)檔案原件的有效保護(hù)。從整體上來看，當(dāng)前高校檔案數(shù)字化管理的水平相對(duì)較低，特別是高職院校，檔案的數(shù)字化管理仍處于起步階段，起步慢、發(fā)展慢。檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，“八防”措施不到位，檔案利用仍以到館利用為主，利用檔案主要以原件為主，但長時(shí)間的翻閱、高頻率的復(fù)印，對(duì)檔案原件產(chǎn)生損害，不利于檔案原件的長期安全保存。實(shí)現(xiàn)高校檔案的數(shù)字化管理，將傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行掃描形成圖片文件或文本文件存入數(shù)據(jù)庫，檔案利用以數(shù)字文件為主，大大減少了檔案原件的利用頻率，減輕了長期翻閱對(duì)檔案形成的損害。此外，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行“備份”，避免因不可抗力因素造成檔案資料的毀滅。

3.有利于實(shí)現(xiàn)管理資源的有效配置。當(dāng)前，傳統(tǒng)的檔案管理模式，紙質(zhì)材料占據(jù)大部分，而隨著高校各項(xiàng)工作的推進(jìn)，紙質(zhì)材料呈現(xiàn)出逐年增加的趨勢，所需的空間大。同時(shí)，傳統(tǒng)的管理模式主要依靠人工，投入的人力資源大，此外，檔案的日常維護(hù)還需投入大量的資金，管理成本相對(duì)較高。檔案的數(shù)字化管理，主要依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過建立檔案數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫儲(chǔ)存檔案，通過檔案管理系統(tǒng)管理檔案，通過檔案利用平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案的在線利用，這對(duì)于有效配置資源十分有利：首先，減少了檔案管理的人工投入。傳統(tǒng)的檔案管理從收集到提供利用均需檔案工作者全程參與，以手工為主，而數(shù)字化管理模式可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)分類識(shí)別和儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)在線檢索和利用，較大程度降低了檔案工作者的工作量，節(jié)省人力資源。此外，數(shù)字化管理模式信息儲(chǔ)存密度大，能極大地減少檔案存儲(chǔ)空間，數(shù)字檔案的利用能有效避免對(duì)檔案原件的損害。

二、高校檔案數(shù)字化管理的問題分析

高校檔案包括黨群、行政、教務(wù)、科研、財(cái)務(wù)及基建等類別，在推動(dòng)高校長足發(fā)展方面發(fā)揮著重大作用，實(shí)行檔案數(shù)字化管理將提高工作效率，更好地服務(wù)教學(xué)、科研等。數(shù)字化管理是一項(xiàng)長足系統(tǒng)工程，需穩(wěn)步推進(jìn)，在具體的建設(shè)過程中，需關(guān)注以下幾個(gè)問題：

1.高校檔案數(shù)字化整體水平較低。高校檔案實(shí)行數(shù)字化管理，對(duì)于提升管理效率、提升服務(wù)水平十分有利，但從整體上來看，當(dāng)前高校的檔案管理仍以傳統(tǒng)的管理模式為主，數(shù)字化管理水平整體處于較低的水平。部分高校已經(jīng)完成傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，但較少有高校實(shí)現(xiàn)了全程的數(shù)字化管理，數(shù)字檔案利用僅停留在檔案目錄利用階段，尚未實(shí)檔案的全文檢索，特別是舊檔案的數(shù)字化管理。一些高校 雖然也在進(jìn)行電子檔案搜集、整理工作，但是由于缺乏統(tǒng)一規(guī) 范的標(biāo)準(zhǔn)化流程，使得這一過程中存在搜集信息不全面、整理 檔案與目錄不對(duì)應(yīng)等問題。造成這種局面主要是由于當(dāng)前高校檔案的數(shù)字化管理缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，缺乏引領(lǐng)全國高校檔案數(shù)字化建設(shè)的主導(dǎo)機(jī)構(gòu)，各大高校自主購買或開發(fā)管理軟件，自主搭建檔案數(shù)據(jù)庫，從而造成各高校間的檔案數(shù)字資源難以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)兼容、實(shí)現(xiàn)檔案資源的開放共享。

2.高校檔案數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)欠缺。建立統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于指導(dǎo)各高校開展檔案數(shù)字化建設(shè)具有重要的意義，當(dāng)前，為推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)，國家出臺(tái)了相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》等，但針對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的文件相對(duì)缺乏，這也在很大程度上限制了高校檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。高校檔案管理涉及部門多，包括黨政辦公室、科研、教務(wù)、財(cái)務(wù)、后勤、人事等多個(gè)部門，主要服務(wù)高校師生的教學(xué)科研，檔案“高校特色”明顯。高校檔案數(shù)字化建設(shè)除遵循已出臺(tái)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范外，還應(yīng)根據(jù)高校檔案工作實(shí)際開發(fā)個(gè)性化標(biāo)準(zhǔn)，兼顧檔案工作的共性與個(gè)性。譬如，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理、高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)、高校財(cái)務(wù)類招投標(biāo)檔案的數(shù)字化管理，等等。

3.高校檔案數(shù)字化專業(yè)人才不足。高校檔案數(shù)字化建設(shè)，資源是基礎(chǔ)，人才是關(guān)鍵，特別是兼具檔案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型、應(yīng)用型人才。而從當(dāng)前的高校人才隊(duì)伍建設(shè)現(xiàn)狀來看，高校檔案數(shù)字化專業(yè)缺乏，具體體現(xiàn)：一是業(yè)務(wù)人員專業(yè)不對(duì)口，知識(shí)不扎實(shí)。高校檔案隊(duì)伍專兼結(jié)合，隊(duì)伍龐大，二級(jí)機(jī)構(gòu)需對(duì)檔案進(jìn)行初步整理，但兼職檔案員大多為非檔案專業(yè)人士，專業(yè)知識(shí)相對(duì)欠缺，這就給檔案館的數(shù)字化管理工作帶來了負(fù)擔(dān)，二是檔案業(yè)務(wù)人員年齡偏大，信息素養(yǎng)不高。檔案數(shù)字化管理需檔案業(yè)務(wù)工作者熟練掌握基本的計(jì)算機(jī)技能并能熟練操作檔案管理系統(tǒng)和軟件，但部分工作人員因年齡原因知識(shí)更新相對(duì)較慢，檔案管理仍處于手動(dòng)階段，影響數(shù)字化進(jìn)程。

4.高校檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備缺乏。高校檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需配備完善的軟硬件設(shè)施，但因經(jīng)費(fèi)投入不足，設(shè)施配備不到位成為影響高校檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素。高端打印機(jī)、高精度掃描儀、高性能的檔案管理軟件等數(shù)字化設(shè)備的缺乏，難以滿足檔案數(shù)字化的管理需求，影響檔案數(shù)字化進(jìn)程，降低數(shù)字化管理效率。為確保檔案數(shù)字化的順利推進(jìn)，一是應(yīng)進(jìn)一步重視，從高校領(lǐng)導(dǎo)層面到高校師生，特別是高校檔案工作者應(yīng)意識(shí)到數(shù)字化的重要意義與作用;二是要進(jìn)一步投入，將檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)列入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，購買先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，為數(shù)字化建設(shè)提供物質(zhì)保障。

三、高校檔案數(shù)字化管理的途徑分析

1.提升檔案數(shù)字化整體水平。高校檔案數(shù)字管理是學(xué)校信息化建設(shè)的重要組成部分，是推動(dòng)智慧校園建設(shè)的重要推力，針對(duì)當(dāng)前數(shù)字化水平整體偏低的情況，應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手提升：一是完善制度。各高校立足學(xué)校檔案管理的實(shí)際情況，結(jié)合高校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題，出臺(tái)相應(yīng)的制度和措施，將檔案數(shù)字化納入學(xué)校的整體規(guī)劃，以制度的形式確定檔案數(shù)字化的地位。二是提升意識(shí)。檔案機(jī)構(gòu)提升服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，為全校師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，讓用戶體會(huì)到數(shù)字化管理帶來的效率與便捷，進(jìn)而提升檔案意識(shí)。三是增大投入。數(shù)字化建設(shè)是系統(tǒng)工程，購買設(shè)施、更新軟件、維護(hù)系統(tǒng)等均需資金投入，加大投入，為數(shù)字化建設(shè)提供充足的物質(zhì)保障。

2.開發(fā)檔案數(shù)字化高校標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化建設(shè)需有相對(duì)完善的數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)，但當(dāng)前規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的缺乏也對(duì)該項(xiàng)工作的進(jìn)程有一定的阻礙，有必要開發(fā)檔案數(shù)字化高校標(biāo)準(zhǔn)。但開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)并非易事，需關(guān)注以下幾點(diǎn)：一是遵循已出臺(tái)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。如《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》等。二是多方聯(lián)動(dòng)。出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)涉及到檔案行政管理機(jī)構(gòu)、教育主管部門、本科院校或高職院校、科研院所等各單位，形成各方的有效聯(lián)動(dòng)機(jī)制，協(xié)調(diào)好各方關(guān)系是研究制定出臺(tái)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的前提。三是兼顧共性與特性。各省份高校、本科院校與高職院校均存在不同程度的辦學(xué)差異，其檔案管理工作也具備其特點(diǎn)，在研究制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一，但也應(yīng)允許個(gè)性的存在，正確處理好兩者關(guān)系。

3.配備檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備。數(shù)字化設(shè)施設(shè)備是確保檔案數(shù)字化進(jìn)程的必要保障，具體而言，一是辦公常用設(shè)備。如電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等;二是庫房常用設(shè)備。如恒濕恒溫控制系統(tǒng)、智能檔案密集架、防磁柜、除塵機(jī)等;三是檔案管理軟件，應(yīng)采購符合高校檔案數(shù)字化管理實(shí)際的軟件，或自主開發(fā)，確保檔案系統(tǒng)與OA系統(tǒng)和學(xué)校教務(wù)、科研、財(cái)務(wù)、學(xué)工等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對(duì)接，規(guī)范對(duì)電子文件和電子檔案的管理。對(duì)重要的電子文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行備份或異地保管以防范風(fēng)險(xiǎn)。四是做好信息服務(wù)。通過檔案利用平臺(tái)開展檔案的在線利用，通過“在線利用——在線審核——在線利用”的線上利用流程，為用戶提供便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，打破時(shí)間空間的限制。此外，通過檔案網(wǎng)站對(duì)常用問題和信息進(jìn)行公開，主動(dòng)服務(wù)，提升檔案用戶的體驗(yàn)感和獲得感。

4.注重檔案數(shù)字化隊(duì)伍建設(shè)。數(shù)字化隊(duì)伍建設(shè)：在人才引進(jìn)階段，注重人才專業(yè)知識(shí)的考查，主要引進(jìn)兩類人才：一是具備系統(tǒng)的檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)體系的人才，一是具備計(jì)算機(jī)專業(yè)背景或具有良好的信息素養(yǎng)和信息技術(shù)的人才。在人才分工階段：注重資源的優(yōu)質(zhì)配置，根據(jù)檔案工作者的優(yōu)勢和特長，合理分工。譬如，年紀(jì)稍長的工作者，其工作更加細(xì)心耐心，適合從事檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，而年紀(jì)稍輕的工作者，其更具熱情和創(chuàng)新，則更適合檔案信息開發(fā)和信息服務(wù)工作。在人才培養(yǎng)階段，鼓勵(lì)檔案工作者參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，積極參與同行間的業(yè)務(wù)交流，積極組織與兄弟院校之間的工作交流。此外，鼓勵(lì)工作者開展檔案數(shù)字化的研究，掌握行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)最前沿的發(fā)展趨勢以更好地適用檔案數(shù)字化建設(shè)的需求。

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