數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下高校電子文件管理工作創(chuàng)新型研究

張寶愛

摘 要：隨著信息化技術(shù)的不斷更新與完善，數(shù)字技術(shù)以閃電之勢滲透并融入到高校事業(yè)發(fā)展的各項工作中，高校電子文件管理工作在學(xué)校教育發(fā)展、行政管理、構(gòu)建歷史記憶及提供情報決策等方面扮演重要角色。在數(shù)字轉(zhuǎn)型大勢背景之下，本文通過概括闡述高校電子文件管理的重要意義、電子文件管理工作中存在的諸多不足及具有建設(shè)性的創(chuàng)新型對策等，以此加強電子文件管理工作質(zhì)量，從而促進高校電子文件工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字轉(zhuǎn)型;高校檔案;電子文件;檔案工作

隨著信息革命浪潮的不斷席卷，數(shù)字轉(zhuǎn)型已悄無聲息地發(fā)生在高校各項工作之中，電子文件作為高校教學(xué)、科研、行政等工作中形成的管理痕跡，在學(xué)校教育發(fā)展、行政管理、構(gòu)建歷史記憶及提供情報決策等方面都扮演很重要的角色。高等學(xué)校作為國民教育的中堅和培養(yǎng)高層次人才的基地，不論是響應(yīng)國家十三五規(guī)劃中明確提出的信息化建設(shè)綱要，還是提高辦學(xué)質(zhì)量，都要加強對電子文件的管理工作。以信息化不斷深入為基礎(chǔ)，依托數(shù)字轉(zhuǎn)型契機，創(chuàng)新工作方式、轉(zhuǎn)變工作思維，從質(zhì)上改變電子文件管理現(xiàn)狀。

一、高校電子文件管理工作的重要意義

1.數(shù)字轉(zhuǎn)型已是文件管理的主流形式。國家檔案事業(yè)十三五規(guī)劃中明確提出，今后檔案管理工作要加速信息化、數(shù)據(jù)化與數(shù)字化。中國人民大學(xué)信息管理學(xué)院馮惠玲教授在其著作《全球范圍內(nèi)文件管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型》中寫道：在國內(nèi)外研究范圍中數(shù)字轉(zhuǎn)型的發(fā)展趨勢已在檔案管理與文件管理中推行開來，這是發(fā)展的大方向、大趨勢。面對新形勢，我們要整體調(diào)整、協(xié)調(diào)方案、共同努力，積極應(yīng)對電子文件管理中的新問題，針對海量文件激增、電子文件載體更新快、永久讀取與保存等情況，找到創(chuàng)新的應(yīng)對策略。

隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，我國信息化進程不斷建設(shè)更新、完善，信息化工程在我國政治經(jīng)濟文化科學(xué)技術(shù)等領(lǐng)域作用日趨凸顯，為此國家在上世紀(jì)90年代啟動了一批信息化國字頭工程。由國家相關(guān)部委牽頭，建立完善信息化相關(guān)制度規(guī)范，成立專門領(lǐng)導(dǎo)小組，并制定了《2006-2020年國家信息化發(fā)展規(guī)劃》，同時在近幾次國家五年規(guī)劃中信息化均有重筆提及。各方面都可以看出我國信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型已在穩(wěn)步進行之中，數(shù)字轉(zhuǎn)型所涉及諸多領(lǐng)域，教育醫(yī)療衛(wèi)生交通民生電子政務(wù)等等，使業(yè)務(wù)更加便利快捷。因此，對各個單位的檔案文件的電子化高效、科學(xué)性管理顯得尤為重要，且是迫在眉睫。

2.電子文件管理制度漸次制度化、體系化。我國關(guān)于電子文件管理的理論與實踐雙方面研究已長達20年之久，可以說是同我國信息化建設(shè)一同發(fā)展起來的。電子文件管理工作在各行各業(yè)中生根發(fā)芽之際，國家也對應(yīng)出臺、頒布了相關(guān)的管理規(guī)定與制度規(guī)范，這些政策規(guī)章對電子文件管理工作起到指導(dǎo)與引領(lǐng)作用。2003年7月由國家檔案局頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》、同年國辦也對應(yīng)頒布了《電子公文傳輸管理辦法》，2009年中辦國辦聯(lián)合發(fā)文《電子文件管理暫行辦法》。與此同時，還有行業(yè)規(guī)范、領(lǐng)域規(guī)范等，教育部聯(lián)合國家檔案局發(fā)布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》、2016年國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子文件檔案管理規(guī)范》。以上這些規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)對于電子文件管理均都起到積極指導(dǎo)作用，也是電子文件管理工作的重要參考依據(jù)。

3.教育信息化、數(shù)據(jù)化以電子文件作為管理基礎(chǔ)與單元。隨著我國教育進入到一個新的時期、階段，教育信息化已成為教育事業(yè)發(fā)展過程中的一個成果，并且教育信息化也是當(dāng)前整個社會信息化建設(shè)的重點模板與部分。在十三五規(guī)劃中教育現(xiàn)代化、創(chuàng)新型的建設(shè)之路上教育信息化作為核心動能起著巨大作用，信息化與數(shù)據(jù)化、智能化都是以電子文件作為管理基礎(chǔ)與單元。國家層面上，教育部于2016年下半年發(fā)布了《教育信息化十三五規(guī)劃綱要》，這是在教育部四年前發(fā)布教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020）后，又一次對教育信息化建設(shè)工作做出戰(zhàn)略部署。從深層來講，提高教育信息化有助于提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、行政效率及服務(wù)滿意度等，這也是提升學(xué)校教務(wù)部門教學(xué)治理能力的一種創(chuàng)新手段。將教學(xué)內(nèi)容與信息化技術(shù)創(chuàng)新性合二為一融合起來，既是對傳統(tǒng)教學(xué)工作的革新，也是帶動學(xué)生學(xué)習(xí)、吸收知識的轉(zhuǎn)變，更是以學(xué)生為中心的重要舉措。電子文件作為教育信息化、數(shù)據(jù)化的基礎(chǔ)與單元，要加強對它的管理，使電子文件管理工作真正成為教育信息化事業(yè)的厚實地基。

二、高校電子文件管理工作中存在的諸多不足

1.高校電子文件管理體制不健全、不完善。當(dāng)前我國各省市高校在處理紙質(zhì)載體檔案時的方法一般是集中統(tǒng)一管理，對應(yīng)管理線路大多圍繞是業(yè)務(wù)部門（學(xué)院）——機構(gòu)檔案室——單位檔案館。現(xiàn)在我們所實行的《中華人民共和國檔案法》中明確提出：務(wù)必要按照規(guī)章辦法，對有價值需要歸檔的材料如期保質(zhì)的進行歸檔工作，集中統(tǒng)一進行管理，不能因各種原因?qū)⒉牧蠐?jù)己占有。紙質(zhì)載體的檔案管理是嚴(yán)格按照文件生命周期理論的發(fā)展順序進行的，其檔案信息、載體是密切聯(lián)系，緊密合一，很難出現(xiàn)對檔案信息的失控管理。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子文件的管理有別于紙質(zhì)載體，最顯著的則是檔案信息與載體的可分離性。這種可分離性就是使電子文件管理易產(chǎn)生失控情況，流轉(zhuǎn)去向、永久保存與讀取等問題。目前，我國的檔案工作實行雙套制管理，所以檔案人員更多關(guān)注在紙質(zhì)檔案上，則對電子文件管理態(tài)度就稍顯“不重視”。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的便捷，也會對檔案管理有一定好處，網(wǎng)絡(luò)平臺的資源共享與共建，可以消除不必要的繁瑣程度，高效實現(xiàn)查借閱利用。而一些處于遠(yuǎn)離教學(xué)科研業(yè)務(wù)等邊緣部門，電子文件管理歸檔工作就會滯緩、怠慢，電子文件的管理就會力不從心。載體與檔案信息的可分離性造成的如何管理、誰來管理等問題，是當(dāng)前高校面臨電子文件管理工作的最大難度。

2.高校電子文件管理工作的機制不配套、不成體系化。電子文件的生命周期如同紙質(zhì)載體檔案一樣，從形成到銷毀環(huán)節(jié)或者存入檔案館永久保存這樣一個過程。電子文件的生命軌跡大體會經(jīng)過三個信息系統(tǒng)：部門單位產(chǎn)生電子文件，進行事業(yè)性處理的業(yè)務(wù)系統(tǒng);對所產(chǎn)生的電子文件進行捕捉和管理的電子文件系統(tǒng);后期進行維護、運營及利用電子文件的檔案數(shù)字智能系統(tǒng)這三個系統(tǒng)。以上三個系統(tǒng)基本上是各大高校進行電子文件管理的模型，但也不能適應(yīng)全部學(xué)校。從電子文件流轉(zhuǎn)在三個系統(tǒng)之間，便可以看出電子文件形成于多部門（機構(gòu)）、多業(yè)務(wù)領(lǐng)域行業(yè)均有涉及、跨越周期非定量耗時長等特點。

三、改善高校電子文件管理現(xiàn)狀的創(chuàng)新性意見

1.打好基礎(chǔ) 提升規(guī)范化水平。對于電子文件的長期良性管理是基于在concept、technology、manage這三個維度下的合作與結(jié)合。電子文件的管理環(huán)境中concept（概念）的規(guī)范化會使各類電子文件術(shù)語達成共識，減少不必要的內(nèi)耗;technology（技術(shù)）的規(guī)范化使的各個系統(tǒng)及子系統(tǒng)上對接0緩沖，提升操作性;manage（管理）的規(guī)范化使電子文件形成人員、檔案管理人員在操作及管理上都按規(guī)定細(xì)則規(guī)范行事，提升工作效率與質(zhì)量。電子文件的規(guī)范化管理水平，對于高校電子文件長久、穩(wěn)定、良性發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

高校應(yīng)將電子文件管理工作納入至全校工作總體布局之中，從根本上做好基礎(chǔ)性工作，充分明確出檔案館是電子文件的最終歸宿地。在職責(zé)劃分上，要明確信息化部門、檔案機構(gòu)及電子文件形成業(yè)務(wù)部門的職責(zé)。同時，還要制定出電子文件相關(guān)規(guī)章辦法，打好規(guī)章制度的基礎(chǔ)性工作。制定出如：《高校電子文件管理工作辦法（試行）》、《高校電子文件歸檔實施細(xì)則及規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)，為做好高校電子文件管理工作起到引領(lǐng)、導(dǎo)航這樣的作用。

2.漸次發(fā)展 由點至面來尋求破局。高校電子文件管理工作涉及部門廣、領(lǐng)域繁多、流轉(zhuǎn)周期較為長久等諸多特點，同時電子文件的管理是從頂層涉及的制度規(guī)范到具體實施中的技術(shù)手段到最終協(xié)調(diào)溝通眾多部門，這些都可以看出高校電子文件管理工作的一項極具系統(tǒng)性的工程。當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展，從其便利性與普及型來看，電子文件的適用性是具有長久、可持續(xù)性的，電子文件管理工作也會應(yīng)時代的發(fā)展隨時發(fā)生著變化。因此，高校電子文件管理工作要漸次發(fā)展，穩(wěn)中謀發(fā)展。

電子文件的形成部門涉及面較多、廣，如若從全校進行高校文件管理工作的改革，抓全面容易造成問題過多難以為繼的局面。矛盾分主次，主次中分先后。高校檔案部門可以以學(xué)校某幾個部門為試點，從教務(wù)部門、科研機構(gòu)及黨校辦為開端進行試運行。由點至面來尋求全局、全校的電子文件管理工作發(fā)展。

3.穩(wěn)中求進 加強人才隊伍搭建。高校電子文件管理工作是一項長久且系統(tǒng)性的工作，不僅僅是涉及管理、溝通、協(xié)調(diào)，更有技術(shù)、科研等需要解決，這些便需要一個強大的人才隊伍來進行支撐。高校辦公系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流與電子文件系統(tǒng)中的信息流如何無縫銜接，電子文件所面臨的國際性問題永久保存與讀取、真實可靠性問題，電子文件承載信息的載體的使用壽命及電子文件管理環(huán)境等這些都需要一支強大團隊來進行管理。同時，可以鼓勵高校檔案工作人員以電子文件工作為契機進行科研立項，借助教育科研等資源優(yōu)勢，一定程度上也會助推電子文件管理工作的進展。

四、結(jié)束語

互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)悄然生風(fēng)，各行各業(yè)都在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下愈發(fā)壯大浩然。今日今時我們身處于大數(shù)據(jù)的信息洪流之中，電子文件已與我們密切聯(lián)系，高校電子文件在學(xué)校教學(xué)科研行政工作、社會記憶構(gòu)建中都扮有重要角色。加強電子文件的管理已不是某一個學(xué)校、某一個行業(yè)領(lǐng)域的事情，已然發(fā)展成為全社會的任務(wù)。對高校電子文件管理體制機制的健全完善、人才梯隊的建設(shè)及有力技術(shù)保障，定會使高校電子文件管理工作更加科學(xué)且高效。

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