建設(shè)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理路徑探析

張弘毅

在建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，檔案管理的重要性不容忽視，只有做好檔案管理工作才能保證項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)得到嚴(yán)格管控，各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)隱患也會(huì)被扼殺在萌芽之中。本文將探討和分析建設(shè)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要意義，并針對(duì)當(dāng)前實(shí)踐工作中存在的主要問(wèn)題提出行之有效的改進(jìn)對(duì)策，以期能夠全面推動(dòng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，確保檔案資料的作用得到最大化的展現(xiàn)，從而提高企業(yè)管理水平，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力的支持和保障。

建設(shè)項(xiàng)目檔案是在項(xiàng)目整個(gè)實(shí)施階段產(chǎn)生的珍貴文件和資料，真實(shí)客觀的記錄了項(xiàng)目建設(shè)施工情況，對(duì)于工程的改建、擴(kuò)建和維修提供了可靠依據(jù)，使得相關(guān)工作的開(kāi)展更為順利高效。然而在當(dāng)前的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中普遍存在著歸檔資料不完整、管理制度不健全、信息化手段應(yīng)用匱乏等諸多問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理工作的成效不佳，檔案資料無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有效用。對(duì)此，企業(yè)必須要加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，通過(guò)完善管理制度，優(yōu)化管理方法等舉措來(lái)提高檔案管理工作質(zhì)量，進(jìn)一步擴(kuò)大建設(shè)項(xiàng)目的綜合效益。

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要性

首先，對(duì)于企業(yè)而言可能要同時(shí)管理多個(gè)項(xiàng)目，倘若沒(méi)有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度和章程，將會(huì)有較大的概率會(huì)自檔案管理工作中出現(xiàn)各類(lèi)問(wèn)題，增加企業(yè)的成本支出。通過(guò)加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，促使建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、歸檔更加系統(tǒng)化、規(guī)范化，企業(yè)資源將得到高效配置與科學(xué)利用，管理能力和管理效益也會(huì)有不同程度的提升。

其次，由于建設(shè)項(xiàng)目的參與方眾多，在檔案管理工作上可能會(huì)采用不同的標(biāo)準(zhǔn)，不利于信息的共享和利用，信息資源的浪費(fèi)現(xiàn)象十分嚴(yán)重。通過(guò)開(kāi)展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)予以統(tǒng)一，給各個(gè)參建單位的檔案管理工作提供了完整依據(jù)，檔案信息也能夠得到充分合理的利用。

最后，檔案管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分，其實(shí)際工作效果將會(huì)對(duì)工程進(jìn)度和工程質(zhì)量產(chǎn)生巨大影響。通過(guò)加強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，對(duì)項(xiàng)目施工狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督和管控，確保項(xiàng)目能夠在規(guī)定日期內(nèi)完工，項(xiàng)目質(zhì)量可以達(dá)到既定標(biāo)準(zhǔn)，有利于精品項(xiàng)目的建成，企業(yè)也能在社會(huì)上樹(shù)立良好的形象。

項(xiàng)目建設(shè)檔案管理中存在的一些問(wèn)題

歸檔資料不完整

部分企業(yè)將主要精力放在工程建設(shè)上，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性，尤其體現(xiàn)在檔案資料的歸檔方面，未能夠保持工程建設(shè)與檔案收集的協(xié)同性，在檔案資料的收集期間對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，通常只是后期將檔案進(jìn)行補(bǔ)充，難免會(huì)有所遺漏，導(dǎo)致檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性都有所欠缺，其在實(shí)踐工作中的使用價(jià)值也會(huì)大打折扣。

檔案管理方法落后

信息化手段在各行各業(yè)中的應(yīng)用給相關(guān)管理工作的開(kāi)展注入了新的活力，在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中也要積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，積極實(shí)施檔案的信息化管理，以此來(lái)保證管理工作成效，提高檔案資料利用率。然而企業(yè)對(duì)于檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建缺乏足夠關(guān)注，資金、技術(shù)、人才等投入不足，不能實(shí)施對(duì)項(xiàng)目檔案的信息化管理，傳統(tǒng)管理方法的運(yùn)用使得檔案管理效率難以得到有效提升。

建設(shè)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的有效路徑

建立健全的組織制度

一般來(lái)說(shuō)，組織機(jī)構(gòu)和管理制度越健全完善，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理取得的效果也會(huì)越好，因此企業(yè)必須要著重做好兩方面的工作：一是委派專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較高、業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的員工負(fù)責(zé)檔案管理工作，通過(guò)對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)和教育，使之充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作要點(diǎn)以及自身肩負(fù)的重大職責(zé);二是要不斷完善檔案管理制度，將相關(guān)工作職責(zé)落實(shí)到人頭上，以便在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠迅速找到責(zé)任人，喚醒檔案管理人員的危機(jī)意識(shí)，督促他們將檔案管理工作執(zhí)行到位。

統(tǒng)一編制標(biāo)準(zhǔn)

第一，建設(shè)項(xiàng)目正式施工之前，相關(guān)職能部門(mén)應(yīng)該要求施工單位提交施工組織計(jì)劃和工程進(jìn)度計(jì)劃，還要檢查其是否制定了檔案編制計(jì)劃，這將在一定程度上影響到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的成敗。第二，建設(shè)項(xiàng)目涵蓋了多個(gè)分部工程和分項(xiàng)工程，對(duì)于各項(xiàng)工程的劃分方案需要全體施工單位討論解決，確保各標(biāo)段劃分標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，檔案資料的收集標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)趨于一致。第三，近年來(lái)，我國(guó)陸續(xù)推出了有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的法律法規(guī)，但是涉及內(nèi)容較為廣泛，針對(duì)性不強(qiáng)，需要建設(shè)項(xiàng)目全體參建單位能夠結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況編制檔案收集范圍表，促使項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各類(lèi)檔案資料的收集管理更加簡(jiǎn)單易行。

創(chuàng)新檔案管理思路

檔案管理要注重細(xì)節(jié)

伴隨著項(xiàng)目建設(shè)施工的進(jìn)行會(huì)持續(xù)不斷的產(chǎn)生檔案資料，為了將這些檔案資料加以及時(shí)收集和整理，要求相關(guān)部門(mén)和人員嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不能有絲毫的懈怠，對(duì)于檔案資料的產(chǎn)生時(shí)間、具體內(nèi)容、文件數(shù)量做到心中有數(shù)，還要將檔案管理職責(zé)科學(xué)分配給檔案管理人員。通常情況下檔案資料要經(jīng)過(guò)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人或者是監(jiān)理工程師的審批，在規(guī)定時(shí)限以內(nèi)交由檔案室保管。

檔案檢查有時(shí)限

項(xiàng)目部每月要組織一次資料檢查，包括開(kāi)工報(bào)審、施工組織設(shè)計(jì)和施工方案、分項(xiàng)和檢驗(yàn)批資料、材料報(bào)驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)驗(yàn)、測(cè)量報(bào)驗(yàn)、設(shè)備報(bào)驗(yàn)以及開(kāi)工報(bào)審等，單位工程開(kāi)工前或每道工序完成后，相關(guān)報(bào)驗(yàn)資料三天內(nèi)必須報(bào)至檔案人員，檔案人員負(fù)責(zé)追蹤資料返回情況，請(qǐng)監(jiān)理或業(yè)主單位在七天之內(nèi)將上報(bào)資料簽字蓋章并由項(xiàng)目部歸檔，沒(méi)有按照規(guī)定開(kāi)展檔案資料歸檔和整理的人員則要接受?chē)?yán)厲的懲罰，對(duì)于資料上報(bào)及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案管理人員給予一定金額的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

圖紙管理有復(fù)核

接到施工圖紙五天內(nèi)，項(xiàng)目總工程師組織圖紙復(fù)核，必要時(shí)邀請(qǐng)全體參建單位參加。復(fù)核后三天內(nèi)將復(fù)核結(jié)果填入項(xiàng)目圖紙核對(duì)審查記錄上報(bào)，需要澄清解決的問(wèn)題需填寫(xiě)工程聯(lián)系單報(bào)業(yè)主和監(jiān)理。圖紙復(fù)核重點(diǎn)為圖紙是否齊全，是否滿足開(kāi)工要求;坐標(biāo)、高程、尺度、工藝與專(zhuān)業(yè)銜接是否矛盾;技術(shù)與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否超出現(xiàn)行規(guī)范;是否方便施工;有無(wú)降低成本的變更設(shè)計(jì)可能。復(fù)審后的圖紙應(yīng)移交給檔案室，檔案人員對(duì)接收到的圖紙進(jìn)行登記、發(fā)放，技術(shù)人員要妥善保管施工圖，對(duì)變更的地方及時(shí)標(biāo)記，并將變更依據(jù)文件成套保存。

信息管理有標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建可以大大提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，施工項(xiàng)目以項(xiàng)目管理系統(tǒng)為主，采取以合同段為管理單位，在檔案管理信息化系統(tǒng)中錄入信息，明確項(xiàng)目檔案收集計(jì)劃、管理標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、創(chuàng)優(yōu)目標(biāo)等信息;檔案收集框架的構(gòu)建，將項(xiàng)目檔案細(xì)化分類(lèi)，明確錄入項(xiàng)目文件材料內(nèi)容、需錄入卷、格式要求等信息;卷內(nèi)目錄的錄入按照卷內(nèi)目錄標(biāo)準(zhǔn)格式著錄相關(guān)信息;電子文檔的引入按標(biāo)準(zhǔn)引入相關(guān)電子文件信息，完成整個(gè)項(xiàng)目檔案系統(tǒng)的錄入工作。

加強(qiáng)竣工環(huán)節(jié)的管理

這項(xiàng)工作的開(kāi)展就是要求對(duì)竣工圖的出圖時(shí)間和質(zhì)量進(jìn)行有效明確，實(shí)施關(guān)鍵在于將全體信息技術(shù)人員加以整合，使其結(jié)合工程建設(shè)完整信息制定管理表格，相關(guān)部門(mén)經(jīng)過(guò)對(duì)表格的審核和檢驗(yàn)將會(huì)直觀地掌握工程實(shí)際情況，可以說(shuō)工程竣工階段是建設(shè)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要環(huán)節(jié)，做好相關(guān)工作將會(huì)促使檔案管理工作水平邁上新的臺(tái)階。

要想實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理就要健全組織制度，統(tǒng)一編制標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)新檔案管理思路，相信這些舉措的落實(shí)必然會(huì)讓檔案管理工作取得突出成效，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)得到嚴(yán)格控制，項(xiàng)目建設(shè)將獲得豐厚利益回報(bào)，給企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展注入勃勃生機(jī)。

（作者單位：中國(guó)船舶重工集團(tuán)公司第七〇三研究所）