水利工程施工檔案項目化管理體會

摘 要：水利工程施工檔案是在工程的建設過程中，把必須保存的信息通過各種手段記錄下來，以備查閱。本文想要研究的是怎么樣把水利工程的檔案制作進行項目化的管理，運用這一管理方式所轉有的思考方式，對于項目的延伸區(qū)域，施工人員，建設周期等進行有效的檔案管理，還可以促進項目各個環(huán)節(jié)之間的信息共享。管理檔案過程中要仔細審核收錄的各種資料，對于其中的錯誤和遺漏，要及時進行糾正補充，這樣才能讓工程的質(zhì)量得到保證，同時促進施工速度的提升。通過項目化的檔案管理，對其他相關的工作也能起到監(jiān)督和促進作用，比如及時發(fā)現(xiàn)施工人員是否充足，工作的分配是不是科學合理等。

關鍵詞：水利工程;施工檔案;項目化管理

水利工程的施工檔案管理對于整個施工建設非常重要，這些信息和資料對于工程的施工建設有著重要的參考作用，可以指導后續(xù)各種工作的開展，有著非比尋常的價值。所以檔案的制作過程中，一定要保證收錄信息的真實可靠，信息不能出現(xiàn)缺失。記錄過程要按照相關的規(guī)定進行，不能太過于松散。檔案收錄的材料一定要全面，工程相關的各種技術資料、圖紙、法律文件、政府批文，都應該被囊括在內(nèi)，這樣才能做到“有法可依，有理可據(jù)”。

一、水利工程檔案管理存在的問題

水利工程檔案涵蓋了工程建設中方方面面的信息，不但有著重要的參考作用，還對施工人員無形之中形成了一個壓力，讓他們隨時保持警惕，不敢忽視工程的質(zhì)量。在安排施工的程序時，也可以從整體的角度來協(xié)調(diào)，實現(xiàn)更加科學有效的工程管理，糾正工程中的各種誤差，對于后續(xù)工程的運轉和相關的協(xié)調(diào)工作都起到了良好的輔助作用。一旦工程在后續(xù)出現(xiàn)擴建或者改建，檔案就成了非常重要的指導依據(jù)。

我國水利工程檔案管理目前的實際情況不容樂觀，施工單位對于檔案管理存在輕視心理，認為檔案只不過是可有可無的東西，所以他們在檔案的管理過程中往往只做些表面文章，意思一下，走下過場，這些現(xiàn)象導致檔案管理工作存在巨大隱患。對于這一問題，相關部門給予了極大的重視，有人提出必須改革和調(diào)整當前檔案管理的工作方法，可以采用一些全新的思維方式。比如把檔案管理工作當作一個單獨的項目來完成，這樣檔案管理工作才不會是一種可有可無的存在。通過項目化檔案管理，不但有效解決了上述弊端，而且制作出來的檔案變得更加真實可靠，質(zhì)量大大提升。

二、檔案管理項目前期工作

1.檔案管理項目模式化。既然已經(jīng)決定用項目化的方法去管理水利工程的施工檔案，那么就要用端正的態(tài)度去對待這樣一個項目。每個工程的實際數(shù)據(jù)，具體實施過程，建設目的都是完全不同的，所以檔案管理工作也必須考慮這種獨特性。工作人員在完成項目的過程中一定要明白，每個工程都是一個單獨的存在，所以檔案管理工作也絕不可能完全相同，制作檔案的過程中我們絕對不可以照搬其它工程的數(shù)據(jù)信息，那樣就是典型的弄虛作假。同時這項工作還具有不確定性，隨著工程不斷的深入開展，每時每刻都會有新的資料產(chǎn)生，沒有人有未卜先知的能力，不可能提前做出預測，對于那些工程還沒有完成，檔案資料就已經(jīng)做好的行為，我們完全可以認定為是憑空想象。而且就算是已經(jīng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息，也會隨著工程進度的改變而發(fā)生變化，比如中途擴建或者改建，所以我們制作檔案一定要實事求是，堅決杜絕一些“未卜先知”情況的發(fā)生。隨著工程完成度的不斷提高，這種不確定性會慢慢降低，每個工程都有一個期限，不可能無限制的進行下去，與之匹配的檔案管理工作也只需要記錄施工時間內(nèi)的各種數(shù)據(jù)就夠了。時間一般是從工程立項開始，到工程完工驗收之后，施工檔案的記錄也可以截止了，在這有效時間內(nèi)記錄的所有內(nèi)容，就構成了整體的檔案記錄。通過運用專業(yè)的項目管理方法，把各種技巧和理論運用到檔案管理中來，不僅對檔案實現(xiàn)了更有效的管理，達到了預期的目標，還開發(fā)了檔案管理的全新模式，讓水利工程的檔案管理朝著更科學合理的方向發(fā)展。

2.明確項目管理范圍。施工單位要以相關的法律條文為依托，結合對項目整體構架的拆析，以及工程所在地管理部門、工程所有人的以及相關監(jiān)督單位的具體建議，來明確界定檔案管理需要涉及的區(qū)域有多大。這樣做有兩個方面的好處，一來可以避免越線管理造成不必要的人力資源浪費。同時可以盡最大可能收錄制作檔案需要的各種信息數(shù)據(jù)，避免出現(xiàn)缺失。制作檔案的過程要做到條理分明，避免因為范圍不明而出現(xiàn)工作混亂。我們管理相關檔案時收錄的信息主要涵蓋兩個方面：一是工程相關的各種技術性文件，例如有關工程設計框架的圖片和表格等，還有一種是工程相關的各種批文，法律許可證件等?？偟膩碚f，一種是法律層面的公文，另一種技術性的各種文件。

三、檔案管理項目具體實施

1.項目人力資源管理。檔案的管理是一項非常需要管理技巧和相應的專業(yè)知識的工作，并不是隨便找個人就能完成，這項工作非常的專業(yè)，所以管理檔案一定要選用相關專業(yè)畢業(yè)，具有相應資質(zhì)的人員。不專業(yè)的人員往往胡亂管理，給工程帶來不利影響。檔案管理工作往往并不是由一個人來完成的，所有參與人員必須要注意保持信息共享，及時的溝通不但能保證檔案管理的時效性，還對檔案的質(zhì)量有一定的提升作用，下面簡單介紹一下對于其中人力資源的具體管理策略：（1）明確組織架構。根據(jù)以往的經(jīng)驗，工程建設過程中負責檔案管理的一般是有關的技術部門，所以在相關組織的構建過程中，要依據(jù)不同的層級和具體的負責事項，設立不同的崗位。（2）責任到人。對于參與項目的人員，必須進行科學的工作分配，讓每個人都清楚了解自己的具體工作是什么，這樣一旦工作出現(xiàn)失誤，就可以責任到人，及時做出調(diào)整。

2.項目時間管理。管理項目的時間可以先初步預估各個環(huán)節(jié)需要耗費的時間，再結合每個人所負責工作的重要性以及可能出現(xiàn)的不良反應等情況，對于項目的時間做出科學合理的安排。要充分理清各個工作之間的聯(lián)系，保證整體過程流通無阻，不能主次顛倒。誰先誰后一定要符合邏輯，保證所有工作按部就班、條理分明的得到開展。在項目進行過程中要及時糾正各種錯誤，避免因為前期的失誤產(chǎn)生的連鎖反應，影響到后期工作，及時糾錯，就能把損失降至最低。

3.項目質(zhì)量管理。檔案的質(zhì)量當然是指相關的材料是否完善，是否收錄了所有需要涵蓋的工程信息，記錄方式是否符合相關的標準，想要制作出高質(zhì)量的檔案可以從以下幾個層面入手：（1）控制質(zhì)量?？刂茩n案質(zhì)量首先要從資料的審核入手，及時檢查資料的完整程度，并且和所有檔案管理人員保持信息共享，這樣才不會出現(xiàn)遺漏，收錄的信息不能夠憑空捏造、弄虛作假，要實事求是，發(fā)現(xiàn)偏差時，不能將錯就錯，要立刻進行調(diào)整，避免錯誤不斷擴大。（2）預防質(zhì)量問題。在制作檔案的過程中，要細致認真，盡最大可能把事情一次做到位，減少修改調(diào)整的次數(shù)?？梢越⒁恍┕ぷ髦贫群酮剳蜋C制，讓工作人員保持警惕性，定期進行專業(yè)培訓，保證項目質(zhì)量。（3）項目質(zhì)量過程改進。運用項目管理的思維模式去發(fā)現(xiàn)和解決檔案的質(zhì)量問題，首先結合實際情況找出異常，在分析造成異常的主要原因，制定挽救策略，快速反應，立即持行，糾正錯誤，保證檔案的質(zhì)量。對于改進后的檔案要仔細審核，確保質(zhì)量改進的效果。檔案的管理工作往往涉及到多個部門，所以在出現(xiàn)質(zhì)量問題時，要全方位的進行分析和思考，注意和其他部門人員共同探討，保證質(zhì)量改進過程不出現(xiàn)偏差。

4.項目溝通管理。施工檔案管理涉及到多個部門，只有和所有相關部門保持良好溝通，才能夠確保各種數(shù)據(jù)信息值得信賴，即使工作中出現(xiàn)誤差，也可以通過有效的溝通，及時做出挽救措施。不但保證了質(zhì)量，還從整體上提升了速度。（1）確定溝通目標。在檔案管理項目初始階段，管理人員就要做到心中有數(shù)，具體的范圍有多大，需要溝通的部門有哪些，具體是哪個人，需要的材料有哪些，相關工作由誰拍板等等，都必須有一個大致的計劃。如果沒有找準溝通目標，很可能會讓工程出現(xiàn)很多不必要的損失。（2）項目管理溝通。找準溝通目標之后，要采用切實有效的溝通方法，不當?shù)臏贤ǚ绞綍乐赜绊憸贤ㄐЧ?。只有結合具體情境，根據(jù)相關人員的性格特征，選用最佳的溝通方法，才能達到最好的溝通效果。比較常用的一些方式有書面交流，開會討論，無線通訊等。只有找準溝通方式，才能更好的獲取檔案編輯過程需要的各種材料。收錄到檔案的內(nèi)容如果涉及到具體的人員，必須當面進行溝通，最好進行簽字確認。（3）控制溝通。因為施工過程具有時效性，所以對溝通也必須要進行一定的控制，參與人員之間必須互相監(jiān)督，互相提醒。避免因為沒有及時的共享信息，而導致檔案缺失，檔案管理的主要參與人員要帶頭做好溝通工作，不斷的改良溝通方法，拓展溝通渠道，這樣才能保證管理工作持續(xù)高效的得到開展。

四、檔案管理項目后期工作

項目后期一定要及時的進行總結，所有參與人員都必須參與到總結中來，暢所欲言，集思廣益。每個人都要陳述自己在工作過程中遇到的難題，分享自己的解決辦法，取長補短，互補不足。最后從整體上加強團隊的工作經(jīng)驗，提高工作能力，更好的優(yōu)化工作流程。最后得出正式的檔案文件，必須進行妥善保管，便于在后續(xù)工作中隨時查閱。

五、結語

水利工程檔案項目化管理是一個系統(tǒng)的綜合性的管理過程，管理人員一定要靈活，具體情況具體分析，每個企業(yè)都有自己獨特的文化氛圍，這個時候必須要結合具體的情況，采用最佳的方案，實施的內(nèi)容要考慮該企業(yè)的認同度。檔案管理項目通常都是從覆蓋范圍、人員、時間、效果、交流五個方面著手，這五個部分相互聯(lián)系組成了整個檔案管理工作。在具體的管理過程中，管理者不能只關注其中某一部分，這樣就會輕重失衡，有可能導致顧此失彼，檔案管理者要用一種全新的思維方式去分析解決問題，只有這樣才能完美的完成檔案管理項目。

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作者簡介：郭林峰（1981-），男，湖北武漢人，研究方向：檔案管理，單位：廣西南寧水利電力設計院，副研究館員。