創(chuàng)新醫(yī)院聲像檔案管理,發(fā)揮檔案信息應(yīng)用價值

張義梅 朱海濤

摘 要：在時代發(fā)展中，檔案管理中也開始廣泛實施辦公自動化和社會信息化，在此中聲像檔案的應(yīng)用價值更加明顯。聲像檔案是醫(yī)院醫(yī)療、科研、教育以及管理過程中記錄的音像資料，主要是記錄醫(yī)院發(fā)展中的重大事件，關(guān)系到醫(yī)院的各個方面工作，可以將事件整個過程呈現(xiàn)出來，給人們帶來生動的現(xiàn)場真實體驗。和傳統(tǒng)文字檔案相比，聲像檔案對于事件的記錄更加鮮明和直觀，不管是在現(xiàn)實查證還是在歷史分析中均具有應(yīng)用價值。隨著我國醫(yī)療市場的激烈競爭，醫(yī)院在發(fā)展中也希望能夠樹立良好的市場形象，在此目標(biāo)下對于社會影響力的關(guān)注逐漸提升，注重提升自身美譽(yù)度。聲像檔案借助本身獨(dú)特優(yōu)勢，能夠真實記錄和再次呈現(xiàn)真實場景，具有重要參考價值，因此在醫(yī)院建設(shè)中也具有重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;聲像檔案;資料

一、創(chuàng)新醫(yī)院聲像檔案管理策略

1.創(chuàng)新管理機(jī)制，提高聲像檔案管理規(guī)范性。在當(dāng)前檔案管理中還沒有規(guī)范的管理體制，針對這一問題也就需要創(chuàng)新管理體制，以能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的科學(xué)管理。其中在各部門建構(gòu)聲像檔案管理規(guī)章制度，在管理部門針對各個季度甚至每周檔案管理工作實施考核，以能夠?qū)β曄駲n案管理嚴(yán)密把控，做到全面監(jiān)督管理。在檔案管理部門引導(dǎo)下，實現(xiàn)對檔案各部門的分級監(jiān)管，也可以成立相應(yīng)的檔案管理小組，在檔案管理中對聲像檔案實施分類管理，便于及時了解檔案管理現(xiàn)狀，以此顯著提升聲像檔案管理工作效率以及專業(yè)化程度。

2.建構(gòu)完善的聲像檔案工作制度，實現(xiàn)聲像檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。在醫(yī)院檔案管理中，針對各個流程均需要制定相應(yīng)的檔案管理制度。醫(yī)院中各項特殊活動在開展過程中，均需要留存相應(yīng)的聲像資料，其中在活動之前也就需要讓相關(guān)負(fù)責(zé)人詳細(xì)了解整個活動性質(zhì)以及流程等信息，以能夠保障相關(guān)人員做好攝影以及攝像等準(zhǔn)備工作。在聲像檔案管理中，因為本身是數(shù)字化呈現(xiàn)方式，自然在歸檔中也就需要做準(zhǔn)備好硬件錄制設(shè)備、資料共享檢索聯(lián)網(wǎng)設(shè)備和軟件等基礎(chǔ)工作，并嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)范對其實施管理 。不同科室在上交聲像檔案之前，也就需要將其復(fù)檔工作做好，對于聲像檔案的借閱和規(guī)范也需要做好相應(yīng)的記錄工作。

3.提高聲像檔案歸檔管理前控制。檔案部門在進(jìn)行照片和錄像檔案收集工作之外，也需要處理檔案各部門間關(guān)系，并及時向相關(guān)部門了解檔案信息，查詢及時照片檔案取向，做好和各部門思想工作，最大化收集散存的照片，以能夠?qū)ζ鋵嵤┘泄芾?，有助于發(fā)揮其利用價值。另外，在醫(yī)院重要活動中，可以由檔案管理人員承擔(dān)相應(yīng)的拍攝工作，以能夠保障檔案管理人員可以掌握檔案信息的第一手資料，同時也能夠全面了解活動主體、人物、背景等相關(guān)信息，對于聲像檔案質(zhì)量具有重要保障作用，也有助于提高歸檔完整性。

二、提高醫(yī)院聲像檔案開發(fā)利用價值

1.提高對網(wǎng)站的應(yīng)用，便于查閱聲像檔案。在聲像檔案管理質(zhì)量評估中，一方面要關(guān)注其保管環(huán)境和管理手段，另一方面也需要分析資料的開發(fā)應(yīng)用問題。如果在醫(yī)院中廣大職工并不了解聲像檔案館藏情況，自然也就不會對其進(jìn)行查詢和開發(fā)應(yīng)用。對于檔案管理者來講，需要加強(qiáng)聲像檔案宣傳，盡可能做到廣而告之。尤其是聲像檔案可以建構(gòu)專門的網(wǎng)站，在醫(yī)院網(wǎng)站中進(jìn)行展示和宣傳，以能夠提高本院員工對檔案的了解。

2.建立院史展覽館。在醫(yī)院可以建立院史展覽館，主要是展示醫(yī)院歷史發(fā)展、科研成果、醫(yī)院文化等相關(guān)證書和獎?wù)碌葘嵨?。這一展覽館的建立不但能夠為醫(yī)院整體建設(shè)提供相應(yīng)素材，也有助于為醫(yī)院和國內(nèi)外同行交流合作提供平臺。在檔案管理中，收集和整理醫(yī)院中發(fā)生的重大事件照片以及數(shù)據(jù)資料等，更有助于促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的多樣化發(fā)展，也能夠為醫(yī)院文化宣傳提供重要媒介。

三、醫(yī)院聲像資料的保管

聲像資料是文獻(xiàn)資料的一部分，其管理程序與圖書資料大同小異，也包括分類、編號、館內(nèi)閱覽和外借等工作程序。

在聲像檔案的管理過程中，對于環(huán)境具有嚴(yán)格的要求，并不是隨意的環(huán)境下都能進(jìn)行聲像檔案的保管，甚至可以說，聲像檔案所要求的環(huán)境更加嚴(yán)格，一些保管環(huán)境不能達(dá)到恒溫以及恒溫的狀態(tài) ，也是影響聲像檔案的主要問題。

聲像資料由于其載體由膠片、磁帶、光盤等特殊的材料制成 的，保管亦比紙質(zhì)文獻(xiàn)更為講究。因而諸如溫度、濕度、包裝、存放等方面均有一定要求，否則， 將造成聲像資料的過早退化和損壞，影響清晰度，避免使用時帶來不必要的麻煩。

四、結(jié)語

在醫(yī)院聲像檔案管理中，需要長期得到相關(guān)管理人員以及技術(shù)人員的努力，全面分析當(dāng)前聲像檔案管理中的不足，基于此提出相應(yīng)的改善策略，提高對聲像檔案信息的開發(fā)應(yīng)用，以能夠顯著降低醫(yī)院建設(shè)成本，提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量和效率，更有助于促進(jìn)醫(yī)院的長期穩(wěn)定發(fā)展。

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