加強地方軍工科技檔案收集的思考

摘 要：現(xiàn)代化社會在不斷發(fā)展，檔案管理工作在人們?nèi)粘９ぷ髦械牡匚灰苍桨l(fā)重要。作為企業(yè)應(yīng)重視建立檔案工作，對企業(yè)檔案進行收集這是檔案工作中非常有效的實施辦法。整理檔案材料時應(yīng)做到細(xì)心仔細(xì)、注意留存等問題，檔案資料保存與收集的程度，很多時候關(guān)系到歸檔時材料是否合格與能否獲取檔案中有使用價值的準(zhǔn)確性。在軍工行業(yè)的發(fā)展的過程中，科技檔案所覆蓋的領(lǐng)域和性質(zhì)就與傳統(tǒng)的檔案不同，這份檔案不僅關(guān)系到當(dāng)前使用設(shè)備的年限以及保障工作，而且還對具體工作具有指導(dǎo)借鑒意義。針對上述情況，我們對傳統(tǒng)的軍事行業(yè)中的企業(yè)與現(xiàn)在當(dāng)前使用的科技檔案與之相對比，對于當(dāng)前所涉及的檔案工作進行調(diào)研，對長久以往尚未解決的問題進行改進，為了更好的對相關(guān)企業(yè)進行指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：地方軍工;科技檔案;收集;措施

一、軍工企業(yè)科技檔案的特點

科研檔案文件大多時候來源于在項目實施過程中，通過一定的研發(fā)手段將準(zhǔn)確、有效的數(shù)據(jù)通過記錄形成報告所得出的。軍工企業(yè)作為一種保護國家安危的特殊行業(yè)，其檔案也帶有一定的特殊性。這份檔案與傳統(tǒng)檔案不同，比傳統(tǒng)行業(yè)檔案的價值高，數(shù)據(jù)由載體形式儲存，具有真實性、準(zhǔn)確性?？傮w來說科研檔案在軍工行業(yè)的發(fā)展上有著不可或缺的作用。下面我將針對軍工行業(yè)科技檔案所表現(xiàn)的特點進行簡單的介紹。

1.涉密程度高。軍事行業(yè)是我國的根本命脈，維護著我國的和諧穩(wěn)定與長治久安。因此我們把軍工行業(yè)活動也作為重點的項目對待。其活動是圍繞軍工項目和產(chǎn)品進行的，首先要對軍工行業(yè)的背景進行了解，參照操作指標(biāo)，對項目的基本情況進行了解，并如實記錄，因為行業(yè)的特殊性，需要謹(jǐn)慎對待，多采取不公開不發(fā)表的方式，用相應(yīng)的檔案存儲方式來表達相應(yīng)的技術(shù)水平和關(guān)鍵技術(shù)的研究能力。

2.內(nèi)容種類多。軍工企業(yè)科研項目對于傳統(tǒng)企業(yè)而言是較為復(fù)雜不易的，涉及面積大，覆蓋范圍廣，對各種學(xué)科和專業(yè)進行綜合應(yīng)用，在研發(fā)使用過程中會獲得比傳統(tǒng)行業(yè)更多的信息，所獲得的信息大多成為科研人員進行討論、研發(fā)、生產(chǎn)、改革的重要途徑。軍工行業(yè)的科技檔案用簡單、真實的數(shù)據(jù)反映當(dāng)前科研情況，對科研出現(xiàn)的問題，信息、相關(guān)實踐經(jīng)驗和管理水平進行進一步的表達。因此從開始討論到最后結(jié)束，檔案很多比較復(fù)雜，對以后的整理和收集都具有十分重要的意義。

3.查詢使用頻率高。新項目的研發(fā)與實施可以借鑒相關(guān)的科技檔案。從一個項目的建立到實施，參與人需要查閱相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，以便更好的利用相關(guān)數(shù)據(jù)檔案，降低人員成本，減少研發(fā)時間，提升技術(shù)能力，為了獲得更多的利益。在現(xiàn)實過程中，查閱檔案是科研人員重要的工作，需要花費很多時間去完成，以便更好的利用相關(guān)資料。

二、科技檔案收集工作現(xiàn)狀

1.檔案員配備不足，專業(yè)知識欠缺。在企業(yè)的發(fā)展中，領(lǐng)導(dǎo)對于能帶來經(jīng)濟效益的會進行重點關(guān)注，然而，檔案管理與效益沒有直接聯(lián)系，因此企業(yè)人員對于檔案的作用及其重要程度也了解甚少。在研發(fā)的途中，因為研發(fā)工作任務(wù)重，隊伍建設(shè)匱乏，在活動實施時會出現(xiàn)相關(guān)問題。長此以往人們對檔案的作用變得模糊，專業(yè)管理檔案人員也得不到學(xué)習(xí)的機會，因此惡性循環(huán)，難以確保專業(yè)知識能力和檔案的準(zhǔn)確性專業(yè)性，甚至難以對裝備進行合理操作。

2.管理制度不完善，可操作性不強。每一個行業(yè)都有其自身的檔案管理制度，內(nèi)容涉及人員構(gòu)成和職責(zé)，檔案的存儲和管理，對檔案查閱記錄制度等等，但很多都是套用傳統(tǒng)檔案工作的形式，缺少自主創(chuàng)新的能力，不能與自身的實際情況與檔案管理相結(jié)合，會造成人員分布不合理，任務(wù)劃分不明確導(dǎo)致工作失職風(fēng)險。目前，地方軍工企業(yè)對于檔案管理工作意識不強亟待提升，應(yīng)該充分發(fā)揮制度作用，及時收集信息，定期學(xué)習(xí)，對檔案收集和整理進行有計劃的安排。

3.檔案管理考核機制缺失。承擔(dān)研發(fā)項目的企業(yè)特別是地方軍工行業(yè)，應(yīng)該加強對檔案管理特別是在項目實施的過程中，通過圍繞檔案工作管理的重要性，把理論實際與具體實際相結(jié)合，把工作立足于實踐，發(fā)揮管理效果，有問題做到及時處理，對遇到的不合理難度大問題，做到源頭治理，加強體制機制建設(shè)，對檔案管理中所出現(xiàn)的相關(guān)問題采取建立實施可行的考核管理機制，以便更好的開展工作。

三、應(yīng)對措施

1.加強人員培訓(xùn)，深化內(nèi)部挖潛。檔案工作的順利進行關(guān)鍵是要對檔案人員進行業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理工作和其他工作一樣，都涉及人員管理、分配等方面，作為檔案管理人員，不僅僅要加強自身學(xué)業(yè)水平能力，還應(yīng)該轉(zhuǎn)變思維方式，做到從按部就班到積極創(chuàng)新的轉(zhuǎn)變。在工作過程中應(yīng)該充分發(fā)揮檔案工作人員的重要性，要不斷發(fā)揮其主體作用，對人員進行培養(yǎng)，不斷在實踐和理論中提升自己的業(yè)務(wù)能力。對于提升業(yè)務(wù)能力要做到：首先對檔案人員進行崗位培訓(xùn)，讓其了解自身職能，對專業(yè)知識進行細(xì)化;其次不斷創(chuàng)立營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，加強企業(yè)之間的聯(lián)系，通過人才之間相互交流，促進業(yè)務(wù)問題的解決能力;最后建立檔案資料體制機制。對項目人才進行入職前培訓(xùn)，負(fù)責(zé)人也要進行相關(guān)培訓(xùn)，加強對檔案重要的認(rèn)識，做到實際與理論相結(jié)合，不斷提升軍工科技檔案的管理能力。

對于企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)的問題，應(yīng)做到及時化解，利用專職人員的專業(yè)技能對其進行內(nèi)部深挖。科研項目最重要的就是檔案管理，其代表的是從開始的研發(fā)到最后實施，這一整套的系統(tǒng)資料具有較大的保存價值，方便后人進行參考。在日常工作中，我們應(yīng)該加強人員積累能力，對人員進行分類，比如分為科研、專職和檔案人員等等，通過各司其職合理分工，將達到效果最優(yōu)化。因為軍工行業(yè)具有特殊性，所以特點也較為特殊，在記錄數(shù)據(jù)的同時又要注意保密性，這就要求檔案記錄要真實，科員人員要了解檔案內(nèi)容，這樣才能發(fā)揮其在項目中的重要作用，形成指導(dǎo)，最終促進檔案質(zhì)量水平不斷提升。

2.優(yōu)化收集方式，完善歸檔制度。在軍工企業(yè)中由于人員的分工不同，對于不同分工的人員看問題的角度不同，對于同一問題會出現(xiàn)不同思維和處理方式，但因為對科技檔案的專業(yè)性要求較高，所以在收集和分析的過程中應(yīng)該確保檔案材料的真實性、成套性和內(nèi)容與實際一致性是科技人員應(yīng)該進行確認(rèn)的?？萍紮n案收集——作為第一手資料，在負(fù)責(zé)人要加強妥善收集，研發(fā)人員對資料負(fù)責(zé)，運用技術(shù)放在研發(fā)的基礎(chǔ)上，通過指導(dǎo)，參照相關(guān)要求，對出現(xiàn)問題進行優(yōu)化升級，讓歸檔文件準(zhǔn)確完整。工作人員各司其職對檔案進行合理保存。

對于研究時間長，對檔案的要求將會更加嚴(yán)格，我們可以根據(jù)施工進度對檔案進行劃分，比如從時間、范圍等進行歸納，對于項目周期結(jié)束后對歸檔信息進行及時整理和補充。針對軍工科技檔案歸檔的要求，我們需要及時制定相關(guān)制度，對于存在的疑難問題進行解決，以確保檔案的準(zhǔn)確性和操作性。對于檔案管理的工作者應(yīng)該對檔案進行妥善管理，建立檔案查閱制度，對檔案進行定期檢查，對不熟悉檔案制度的人員進行指導(dǎo)，及時檢查檔案情況，關(guān)注檔案體系，做到及時反饋出現(xiàn)的問題，還要加強保密工作，密切結(jié)合實踐不斷完善相關(guān)制度，達到企業(yè)檔案管理制度最優(yōu)化。

3.加強制度建設(shè)，健全考核機制。當(dāng)今社會，隨著社會的不斷發(fā)展，對于檔案管理工作在國家和企業(yè)方面都得到了日益的發(fā)展，國家建立相應(yīng)的評測標(biāo)準(zhǔn)和制度，企業(yè)通過國家制定的制度進行妥善執(zhí)行，對于實際過程中出現(xiàn)的制度問題，流程問題，作為企業(yè)應(yīng)該加強組織建設(shè)，建立健全檔案管理體制機制，做到合理分工各司其職?？萍紮n案管理與傳統(tǒng)檔案體系相比，具有管理能力優(yōu)，對于文件工作可以得到有效的控制，對科學(xué)性有著嚴(yán)格的要求，人員按照規(guī)章制度進行檔案管理工作，因而避免了不必要的人員開支和產(chǎn)生的工作懈怠問題等等。

當(dāng)下，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對于檔案管理也可以利用此技術(shù)，建立相關(guān)網(wǎng)絡(luò)。這樣不僅工作人員可以知道自己的工作內(nèi)容和職責(zé)范圍，在出現(xiàn)問題時可以做到及時追責(zé)等等，信息化下的檔案管理可以保證信息的長效性和真實性，做到數(shù)據(jù)資源最優(yōu)化。我們要不僅僅要發(fā)展企業(yè)的未來規(guī)劃，還要重視企業(yè)的檔案工作，要把檔案工作重視起來，對專業(yè)人員進行管理，對職責(zé)進行劃分，將檔案與施工進度相結(jié)合，保持檔案的收集歸檔與項目實施過程相一致，形成嚴(yán)密的考核機制，這樣不僅可以保證工作進度還可以保證數(shù)據(jù)的真實性和可靠性，以此增強人們的積極參與感和責(zé)任心。這樣就可以避免人為原因造成的不必要的損失，對于工作也有了一個衡量標(biāo)準(zhǔn)，為人員考核提供了依據(jù)。最終建立合理的用人機制，可以發(fā)揮人員的主觀能動性，以此加強對檔案管理過程中收集的要求，

4.健全科技檔案保密制度。與傳統(tǒng)檔案行業(yè)相比，科技檔案具有的很多優(yōu)點，比如具有穩(wěn)定性、安全性等等，對于企業(yè)來說企業(yè)存在競爭，為了使在競爭關(guān)系中取得勝利，勢必要加強對于機密的管理，科技檔案可以很好的保護企業(yè)的秘密。通過一套可行的科技檔案制度可以規(guī)避相關(guān)風(fēng)險，不僅能確保信息的安全性而且可以防止泄密事件的發(fā)生，因此建立健全科技檔案保密制度是非常有必要的。

綜上，軍工企業(yè)是我國國家長治久安和和諧穩(wěn)定的關(guān)鍵企業(yè)，對于特殊企業(yè)其檔案也帶有一定的特殊性，我們對于軍工企業(yè)科研檔案應(yīng)該更加注重信息的初始性、真實和穩(wěn)定性，在了解信息內(nèi)容的同時發(fā)揮信息的價值作用，把科技檔案管理作為軍工企業(yè)的重要部分，這樣可以避免相應(yīng)泄密風(fēng)險。對于檔案的保管工作應(yīng)該建立一套相應(yīng)的科技檔案管理系統(tǒng)，在建立以后由專人負(fù)責(zé)確保檔案準(zhǔn)確無誤，這樣在以后的工作中也可以利用?？偠灾?，在新時期下我們應(yīng)該加強對于地方軍工企業(yè)科技檔案的管理。在管理的過程中不斷進行深入思考，建立健全檔案及人員管理體制機制，建立可靠性網(wǎng)絡(luò)操作，加強隊伍人員技術(shù)優(yōu)化升級，做到理論實踐相結(jié)合，由此可以幫助軍工企業(yè)營造良好的環(huán)境氛圍，最終實現(xiàn)收集可靠信息的目的。

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作者簡介：張曉紅（1971-），女，學(xué)歷：大專，職稱：中級，研究方向：科技檔案管理方面。