試論項目化管理在高校團(tuán)學(xué)活動中的應(yīng)用

周忠祿

摘 要：近年來，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校團(tuán)學(xué)中引入項目化管理，是高校管理模式的創(chuàng)新發(fā)展。項目化管理的成效將直接作用于團(tuán)學(xué)活動的指導(dǎo)性、能動性以及經(jīng)費(fèi)運(yùn)作能力與團(tuán)學(xué)活動激勵性中。

關(guān)鍵詞：項目化管理；團(tuán)學(xué)活動；高校

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 收稿日期：2016-01-11

高校團(tuán)學(xué)活動是建設(shè)校園文化的關(guān)鍵部分，是青年學(xué)生提升自我素質(zhì)、展示自我能力的舞臺。然而，隨著各個高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)分制的實施、就業(yè)模式的轉(zhuǎn)變和大學(xué)生成才過程中必備的多樣化需求，都對高校開展團(tuán)學(xué)活動的任務(wù)提出了新的要點。共青團(tuán)組織要怎樣把握新環(huán)境來進(jìn)行有效的團(tuán)學(xué)活動，增強(qiáng)學(xué)生的創(chuàng)新意識和實踐技能，提升大學(xué)生綜合能力素養(yǎng)，讓所有共產(chǎn)主義青年團(tuán)成員都緊緊地凝聚在高校共青團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)之下，培養(yǎng)團(tuán)學(xué)組織的集體主義思想和創(chuàng)新思維，已經(jīng)成了高校共青團(tuán)組織目前迫切需要解決的問題。[1]本文根據(jù)筆者多年開展團(tuán)學(xué)活動的經(jīng)驗，提議高校團(tuán)學(xué)活動開展項目管理的實施辦法，并且進(jìn)一步分析和討論管理形式和方案方面需要改進(jìn)的地方，為今后科學(xué)合理地開展團(tuán)學(xué)活動提供參考。

一、項目化管理

項目化管理，一般是指管理者對有限資源的管理，利用一系列完整的觀點、方案和理念，和項目相關(guān)的所有工作都被歸入到內(nèi)進(jìn)行長效治理。高校團(tuán)學(xué)活動的項目化管理，將培育和發(fā)展青年學(xué)生的創(chuàng)新意識和實踐技能，作為一項確定目標(biāo)，在團(tuán)學(xué)組織依照政策方向和堅持技術(shù)支持的情況下，通過招標(biāo)系統(tǒng)確定項目，利用大量人力、物力、信息、資金等資源獲取最有利的高校團(tuán)學(xué)活動運(yùn)行方式。項目化管理的實施對于高校共青團(tuán)工作模式具有巨大的創(chuàng)新意義，符合高校共青團(tuán)組織發(fā)展在新時代的要求。[2]

在項目管理中包括多個方面的問題，開始先對項目的開展和策劃進(jìn)行確認(rèn)，對項目最終的目的和進(jìn)展的策略準(zhǔn)確把握，分析整理項目任務(wù)細(xì)節(jié)，制定進(jìn)度安排，做好項目的前期準(zhǔn)備，如果在項目開展過程中，遭遇不合理的情況，要馬上調(diào)整項目。然后回想項目的周期長短，最終完成項目。在現(xiàn)今社會時代發(fā)展的進(jìn)程中，要進(jìn)一步確認(rèn)分工、細(xì)化步驟，將各部分的聯(lián)系變得更為緊密，我們必須全面思考和分析問題，在日常生活和常規(guī)工作中，理解項目管理的必要性，并堅持促進(jìn)擴(kuò)大發(fā)展，實現(xiàn)高效的工作狀態(tài)，用精明的思考想法來解決難題。[3]

二、高校團(tuán)學(xué)活動的內(nèi)涵與特點

1.高校團(tuán)學(xué)活動的內(nèi)涵

在中國共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)下，各大高等院校的學(xué)生會都努力爭取啟動各項活動，通過各種團(tuán)學(xué)活動來展現(xiàn)高等院校的教學(xué)作風(fēng)，展示學(xué)院辦學(xué)精神，突出各部門敬業(yè)精神和專業(yè)素質(zhì)。高校團(tuán)校活動的推進(jìn)，堅持愛國主義精神，根據(jù)各種不同的政策舉辦不同的活動，向廣大學(xué)生群體傳遞相關(guān)政策，讓學(xué)生更好地理解和認(rèn)可活動的內(nèi)在要求，從而提升大學(xué)生群體思想境界，推廣黨團(tuán)建設(shè)。[4]

2.高校團(tuán)學(xué)活動的特點

以學(xué)分制為主要著重點的傳統(tǒng)高校管理體制，會對高校團(tuán)學(xué)活動產(chǎn)生具有以下特點的影響：①目的明確。開展團(tuán)學(xué)活動都需要一個確定的目的，經(jīng)常以高校學(xué)風(fēng)建設(shè)為導(dǎo)向，持續(xù)增強(qiáng)學(xué)生的理論基礎(chǔ)和應(yīng)用技能，以增強(qiáng)學(xué)校的學(xué)術(shù)意識，在具體時間達(dá)到活動的目的，團(tuán)學(xué)活動中的活動負(fù)責(zé)人在工作過程中要明確計劃和進(jìn)展，監(jiān)督整個過程。②設(shè)計依靠。團(tuán)學(xué)活動中的主題策劃、活動程序、設(shè)計方案等方面都依靠于對應(yīng)的功能要求和特殊環(huán)境。③完整唯一。每一個團(tuán)學(xué)活動的任務(wù)，從計劃到最后必須完整，以確保每一個流程的順利進(jìn)展。不同的團(tuán)學(xué)活動進(jìn)行的時間安排、權(quán)力分配、內(nèi)容設(shè)定、資金運(yùn)用等方面都會不同。④臨時特殊。團(tuán)學(xué)活動有些由學(xué)校統(tǒng)一分配進(jìn)行，有些由幾個院校合作進(jìn)行，有些由獨立的院校進(jìn)行開展，活動有些只會舉辦一次，所以因此，無論不管是什么任務(wù)，都需要一定的指導(dǎo)意見并在具體時間內(nèi)進(jìn)行臨時的或只舉辦一次的活動。

三、高校團(tuán)學(xué)活動發(fā)展現(xiàn)狀

1.高校團(tuán)學(xué)活動發(fā)展存在的不足

（1）辦事效率比較低下。推廣活動需要經(jīng)歷一個繁雜的進(jìn)程，它涵蓋了各方面的內(nèi)容，最平常的就是各部門之間的關(guān)系不能相互調(diào)整，致使工作效果相對較低?？雌饋砉ぷ魅藛T都是忙著工作，但由于有著不同的目標(biāo)，事情的先后順序無法掌握，這是在活動中經(jīng)常會發(fā)生的事情。

（2）開展活動過多或過少，缺乏創(chuàng)新。由于在大學(xué)校園中舉辦過多活動，會很容易導(dǎo)致每個人的精神不濟(jì)，過少的活動又阻礙了團(tuán)學(xué)活動的進(jìn)行，校園文化單調(diào)乏味，不夠輕松活潑，此外，在活動進(jìn)程中應(yīng)注重創(chuàng)新意識的培養(yǎng)和活動內(nèi)容的創(chuàng)意，符合時代的發(fā)展趨勢，活動形式具有多樣性，不能盲目追隨舊的形式來舉辦活動。

（3）活動缺乏主題，流于形式。任何活動的開展，都要確定活動中心內(nèi)容，為何要舉辦這項活動，要給人帶來什么樣的正能量。目前的情況，是任何活動都充滿著最流行的歌曲、最帥氣的樂器、最亮眼的男女，做著和主題主旨不搭配的內(nèi)容，不能實施團(tuán)學(xué)活動的真正宗旨。除此之外，學(xué)生會干部成員對活動內(nèi)容不負(fù)責(zé)任，只停留于表面工作，造假只需要一張照片見證，以配合上級考核，無法做到對學(xué)生具有責(zé)任心。

（4）活動開銷過大。每一個活動的舉辦都需要資金，但是策劃不合理，導(dǎo)致大量沒有必要的支出和人力成本，引發(fā)了青年學(xué)生反感。

（5）虎頭蛇尾，效果不佳。常見的團(tuán)學(xué)活動，雖然在舉辦過程中有的具體行動計劃，但是太缺乏現(xiàn)實性，并在實施過程中缺乏追蹤記錄，對可能出現(xiàn)的問題和難點預(yù)期不夠，常常是在事件開始前充滿了自信，但活動中突然出現(xiàn)意外事件，不能及時采取舉措，容易受挫不振，造成活動的效果不盡如人意，甚至導(dǎo)致最終失敗。

2.高校團(tuán)學(xué)活動在管理上的突破點

這幾年來，部分高校實施團(tuán)學(xué)活動的項目化管理后，就整理了各種資源，調(diào)集了最基礎(chǔ)的力量，獲得了一定的成果。實踐活動表明，實行項目化管理的高校應(yīng)該在完成任務(wù)時注意三個方面的問題。第一，我們要著重體現(xiàn)團(tuán)學(xué)活動在項目建設(shè)中的導(dǎo)向功能，制訂適應(yīng)高校發(fā)展需要，且和高校教育相結(jié)合的計劃。第二，項目確定過程中，實施的團(tuán)隊占據(jù)了主要位置，并接受督促和檢驗，以確保項目能順利進(jìn)行。第三，構(gòu)建科學(xué)合理的評價制度，實行項目化管理取決于科學(xué)有效的評價制度，準(zhǔn)確評價團(tuán)學(xué)活動的結(jié)果并努力整理好經(jīng)驗，為后面的項目做好前期準(zhǔn)備。

四、項目化管理在高校團(tuán)學(xué)活動中的應(yīng)用

1.完善項目化管理在高校團(tuán)學(xué)活動的流程控制

（1）規(guī)劃階段。項目的策劃階段主要是對管理部門的實施性和必須性，確定項目的主旨、方式、時間、空間、規(guī)模、資金、人力的初步規(guī)劃，并進(jìn)行相對應(yīng)的資源配合和組織調(diào)整工作。

（2）建設(shè)執(zhí)行階段。第一是要公布項目，組織收集項目的計劃方案。公布項目的內(nèi)容要包含項目的主旨、項目指導(dǎo)、申請原則、對象要求、需要條件、進(jìn)程安排、審批過程和要點、預(yù)計結(jié)果等。第二是鼓動申請報告。管理部門要根據(jù)項目的要點、項目主旨和指導(dǎo)意見，建立一個項目團(tuán)隊，討論確定項目的發(fā)展規(guī)劃，及時上交項目的申請報告。申請報告的內(nèi)容要包含活動內(nèi)容、計劃形成、參加人員、細(xì)化分工、活動預(yù)計和應(yīng)急預(yù)案等。第三是項目評估。項目管理人員在收集項目申報內(nèi)容時，要使用書面評估、實地答辯等方法進(jìn)行評估、從優(yōu)評選，并對結(jié)果進(jìn)行公布。公布完成后，項目正式獲批，并且要和項目團(tuán)隊確定任務(wù)書的要求工作、人員安排、權(quán)利義務(wù)、進(jìn)程編排、經(jīng)費(fèi)預(yù)計、考核指標(biāo)等。第四是項目實行。項目組根據(jù)規(guī)劃和任務(wù)書的要點，進(jìn)行有組織的合理安排，做好應(yīng)對突發(fā)情況的處理。

（3）實驗評測階段。項目組在完成任務(wù)之后，要馬上上交項目匯總的文本、圖畫和音頻視頻信息。管理部門對項目任務(wù)書進(jìn)行比對，獲取項目報告，并完成項目進(jìn)程、評價結(jié)果，得出結(jié)論。

2.改進(jìn)項目化管理在高校團(tuán)學(xué)活動的制度把握

（1）投標(biāo)制度。模擬研究任務(wù)普通管理制度，根據(jù)高校團(tuán)學(xué)活動申請單位的投標(biāo)范圍和方式，確定高校團(tuán)學(xué)活動的評比和答辯要求，規(guī)定評估審定結(jié)果在出現(xiàn)質(zhì)疑時的解決辦法，建設(shè)完善高校團(tuán)學(xué)活動項目化管理的招標(biāo)系統(tǒng)。

（2）檢測督促系統(tǒng)。團(tuán)學(xué)活動項目負(fù)責(zé)部門的任務(wù)是對項目運(yùn)作過程整體督促檢驗，系統(tǒng)負(fù)責(zé)人對項目投標(biāo)內(nèi)容、預(yù)計階段要求和總體要求進(jìn)行檢測督促。如果項目偏離計劃要求，項目管理部門有義務(wù)進(jìn)行提醒和整改，并監(jiān)督項目組完備活動內(nèi)容。項目化管理辦公室及部門，還有其他負(fù)責(zé)人要調(diào)整和處理項目團(tuán)隊在實施中遇到的難題。

（3）鼓勵推薦制度。確定高校團(tuán)學(xué)活動項目分類規(guī)則和評價規(guī)則、活動項目整體情況、項目的影響能力、項目的總體投入和總結(jié)情況、項目水平等因素，對大學(xué)生團(tuán)學(xué)活動項目進(jìn)行評價和推薦。

（4）資源管理系統(tǒng)。團(tuán)學(xué)活動項目化管理的有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)求真務(wù)實的原則，以認(rèn)真嚴(yán)肅的心態(tài)，負(fù)責(zé)資源管理工作。在資金的早期發(fā)放時只審計和活動主題相關(guān)的資金，應(yīng)只是作為原始資金，如沒有特殊的緣由，發(fā)放不超過審計資金的一半，努力激勵其外部關(guān)系，多支持社會資源的獲取。在后期資金配置方面，如果活動并未達(dá)到預(yù)計的成果，視情況而定，則其余的另一半資金將不被分配，甚至可以全部收回。

3.優(yōu)化項目化管理在高校團(tuán)學(xué)活動的監(jiān)督反饋

為了保證項目能夠有效順利進(jìn)行，項目管理部門應(yīng)采取各種形式，如臨時檢查、進(jìn)度報告、現(xiàn)場檢查等，對項目進(jìn)行督促檢測，并指出意見要求。如果具有一定的難度和疑慮，要采用有用舉措解決問題，但如果在綜合調(diào)查基礎(chǔ)上確定項目不能維持下去，就應(yīng)該馬上中止，以免耗費(fèi)大量的人力和資源。

目前，以素質(zhì)教育為先的理念促進(jìn)下，對創(chuàng)新人才的需求不斷增加。高校團(tuán)學(xué)活動的主要使命是讓大學(xué)生有自我展示和提高自身實踐能力的場所。事實證明，高校團(tuán)學(xué)活動項目化管理的現(xiàn)狀，激發(fā)了學(xué)生的激情，從而實現(xiàn)內(nèi)外部資源內(nèi)容的優(yōu)化分配，提高了大學(xué)生的活動積極性，并取得了一定的成效。當(dāng)然，項目化管理中的團(tuán)學(xué)活動也要時刻進(jìn)行經(jīng)驗的總結(jié)，完備管理體系，提升發(fā)展效率和水準(zhǔn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓 旭.創(chuàng)新高校團(tuán)學(xué)工作項目化管理模式的再思考[J].科教文匯（下旬刊），2014，（12）.

[2]呂哲峰.高校共青團(tuán)工作項目化管理研究與實踐[J].思想政治教育研究，2010，（3）.

[3]甄媛圓.基于項目化管理的民辦高校團(tuán)學(xué)工作研究[J].學(xué)理論，2012，（18）：159-161.

[4]郭雪清.淺析項目化管理在高校團(tuán)學(xué)活動中的應(yīng)用[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2013，（12）.