關(guān)于做好財(cái)務(wù)檔案管理的若干思考

尤貞

摘 要：不論是事業(yè)單位還是高校，財(cái)務(wù)檔案管理都是其中非常重要的內(nèi)容，其不僅僅是財(cái)務(wù)工作重要的組成部分，并且還是事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)順利開展的保障，由此可見其重要性?；诖?，本文主要針對(duì)關(guān)于做好財(cái)務(wù)檔案管理的若干思考進(jìn)行了詳細(xì)的分析，希望能夠?qū)ω?cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量的提升有所幫助。

關(guān)鍵詞：做好;財(cái)務(wù)檔案管理;若干思考

由于事業(yè)單位存在著公共服務(wù)職能這一特點(diǎn)，并且其財(cái)務(wù)活動(dòng)還表現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)，財(cái)務(wù)交流也非常的頻繁，所以必定會(huì)產(chǎn)生大量的會(huì)計(jì)檔案信息，而這些信息對(duì)于財(cái)務(wù)決策有著非常重要的意義。在傳統(tǒng)模式下，會(huì)計(jì)檔案基本都是以紙質(zhì)的形式存在，然爾管理模式主要就是手工管理，效率非常的低。同時(shí)其不僅僅會(huì)占用很多空間，并且儲(chǔ)存起來也非常的復(fù)雜。針對(duì)這一問題，我們必須得加強(qiáng)注重財(cái)務(wù)檔案管理工作，合理的應(yīng)用信息化技術(shù)，促使會(huì)計(jì)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)，以此來有效的提升檔案管理效率，從而更好的滿足事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展的需求。

一、財(cái)務(wù)檔案管理基本分類

一般情況下，財(cái)務(wù)檔案是會(huì)計(jì)人員或者是會(huì)計(jì)部門在開展工作時(shí)所產(chǎn)生的核算材料，財(cái)務(wù)檔案管理主要就是對(duì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等進(jìn)行規(guī)范且科學(xué)的管理。財(cái)務(wù)檔案具備著穩(wěn)定性、專業(yè)性以及嚴(yán)密性等特點(diǎn)。財(cái)務(wù)檔案有很多種類，例如紙質(zhì)檔案和電子檔案，而根據(jù)檔案來源又能夠分成自制檔案和外來檔案;根據(jù)存檔的時(shí)間就可以分成永久性檔案和定期檔案。在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，為了促使財(cái)務(wù)檔案管理工作更加高效的開展，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化非常的有必要，具體通過數(shù)字成像、掃描以及數(shù)據(jù)庫(kù)等先進(jìn)技術(shù)來進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案信息管理，其本質(zhì)就是將圖像以及紙質(zhì)檔案資源通過數(shù)字化平臺(tái)進(jìn)行合理的轉(zhuǎn)換，最終促使財(cái)務(wù)檔案的儲(chǔ)存和聯(lián)結(jié)都實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。通過數(shù)字化平臺(tái)能夠?qū)⒇?cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成為電子數(shù)據(jù)，這樣儲(chǔ)存起來便會(huì)更加的容易方便，并且會(huì)計(jì)檔案信息的利用和共享也能夠更好的實(shí)現(xiàn)。財(cái)務(wù)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)不僅僅能夠很好的節(jié)省檔案儲(chǔ)存空間，并且還能夠在很大程度上減少檔案管理所耗費(fèi)的成本，檔案歸檔速度、儲(chǔ)存安全性等都能夠得到極大的提升。

二、財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

1.專業(yè)性人才不足

就當(dāng)前情況來看，財(cái)務(wù)檔案管理工作中還存在著一系列難以避免的問題，例如部分財(cái)務(wù)在崗人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)比較陳舊，很難有效的滿足崗位需求。同時(shí)還有一些會(huì)計(jì)人員屬于半路出家，在知識(shí)結(jié)構(gòu)上存在著很多缺陷，從而在財(cái)務(wù)檔案管理工作中有著很大的盲區(qū)。除此之外，在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，電算化已經(jīng)變成財(cái)務(wù)管理最為主要的一種趨勢(shì)，其必定會(huì)給財(cái)務(wù)檔案管理工作帶來更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。而那些工作懈怠、不重視檔案管理工作的會(huì)計(jì)人員，顯然很難有效的滿足財(cái)務(wù)檔案管理信息化的要求。

2.管理規(guī)范性差

就當(dāng)前情況來看，事業(yè)單位在職工工作實(shí)效性方面的考慮上存在著很大的問題，不論工作做得怎樣待遇都是一樣的，并且其中的考核機(jī)制也不夠完善，這樣將會(huì)嚴(yán)重的影響到財(cái)會(huì)檔案管理工作順利的開展。財(cái)會(huì)檔案管理工作的開展過程非常的嚴(yán)謹(jǐn)，所以需要從客觀的角度出發(fā)，全面的了解賬目實(shí)際情況。如果管理制度不夠完善，則就需要會(huì)計(jì)人員從自身實(shí)際情況和工作方向來開展各項(xiàng)工作。在檔案創(chuàng)建過程中，相關(guān)人員未深入分析和考慮檔案查找的便利性，其主要原因就是沒能合理的完善檔案管理制度。

3.財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容缺乏真實(shí)合理性

當(dāng)前單位財(cái)務(wù)檔案存在著很多虛假編造的情況，很多都是為了應(yīng)付檢查，甚至還有很多單位沒有設(shè)置真正的財(cái)務(wù)檔案管理部門。同時(shí)建立檔案歸檔管理的賬本、憑證等也不夠規(guī)范，電子檔案儲(chǔ)存工作也沒能做到位。有的單位雖然比較注重財(cái)務(wù)檔案立卷工作，不過對(duì)其日常管理卻比較忽視，從而導(dǎo)致檔案時(shí)常出現(xiàn)丟失的情況，并且對(duì)于歸還的檔案也沒能及時(shí)的整理。這些情況的存在使得財(cái)務(wù)檔案信息的安全性和保密性非常的差，很有可能會(huì)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

4.檔案管理技術(shù)比較落后

由于辦公室各方面條件的局限性，使得很多單位在實(shí)際財(cái)務(wù)檔案管理中沒能合理的應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，還有部分單位的電腦已經(jīng)老化，系統(tǒng)沒能及時(shí)的升級(jí)，從而使得很多現(xiàn)代化軟件不能夠正常的使用。當(dāng)前單位在財(cái)政方面控制的比較嚴(yán)格，雖然引進(jìn)了很多現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，不過這些都需要經(jīng)過非常繁瑣的審核過程。這些問題的存在使得財(cái)會(huì)檔案管理技術(shù)非常的落后，很難滿足實(shí)際需求。

三、做好財(cái)務(wù)檔案管理的作用

1.有助于財(cái)政工作效率的提升

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，傳統(tǒng)簡(jiǎn)明化的財(cái)務(wù)檔案顯然很難滿足當(dāng)前越來越復(fù)雜化和系統(tǒng)化的財(cái)務(wù)信息需求，再加上資金賬目明細(xì)表現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)，這更是加大了對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的要求[3]。我國(guó)當(dāng)前依舊處于發(fā)展階段，從整體角度來看，人們的生活水平和經(jīng)濟(jì)水平都有著很大的提升，而在這種背景下，事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案工作得到了廣泛且高度的重視。所以加強(qiáng)做好財(cái)務(wù)檔案管理工作不僅僅能夠?yàn)閱挝桓玫陌l(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)支持，并且還能夠在很大程度上提升財(cái)政工作的效率。

2.能夠很好的避免資金亂象情況的發(fā)展

對(duì)于事業(yè)單位而言，很大一部分的財(cái)政撥款都是用在履行公共職能和國(guó)家職能上，所以必須得嚴(yán)格的掌控好資金的進(jìn)出流程。不過就我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理情況來看，浪費(fèi)資金和挪用資金的情況時(shí)有發(fā)生，從而使得國(guó)家財(cái)政資源沒能用到實(shí)處。這主要還是因?yàn)闆]能科學(xué)管理的資金，所以合理的進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理非常的有必要，這樣能夠有效的防止浪費(fèi)和挪用資金的情況出現(xiàn)，避免國(guó)家財(cái)政資源浪費(fèi)。

四、做好財(cái)務(wù)檔案管理的有效措施

1.強(qiáng)化相關(guān)人員財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

要想更好的提升財(cái)務(wù)檔案管理水平，那首先就得讓相關(guān)人員清楚的認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，提升他們的管理意識(shí)。財(cái)務(wù)檔案管理不僅僅對(duì)單位的發(fā)展戰(zhàn)略和文化建設(shè)有著非常重要的作用，并且對(duì)單位核心凝聚力的形成也有著很大的影響。可以這樣說，財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于單位的各項(xiàng)活動(dòng)都有著很大的作用，所以單位領(lǐng)導(dǎo)必須得加強(qiáng)對(duì)這方面的重視，只有這樣才能夠從上至下的提升整體檔案管理意識(shí)。然后就是財(cái)務(wù)檔案管理工作人員需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷的提升自身財(cái)務(wù)檔案管理能力，這樣不僅僅能夠保證檔案管理工作順利的進(jìn)行，并且還能夠起到一定的監(jiān)督作用。

此外，為了更好的保證財(cái)務(wù)檔案管理工作高效的開展，我們還需要注重管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，具體需要從數(shù)字化學(xué)歷的角度進(jìn)行財(cái)會(huì)人員的聘用，這是數(shù)字化檔案管理工作推行的重要基礎(chǔ)。然后就是需要加強(qiáng)內(nèi)部管理人員的培訓(xùn)工作，并且在人才評(píng)定和考核的過程中，還需要根據(jù)實(shí)際工作內(nèi)容來進(jìn)行，鼓勵(lì)財(cái)務(wù)檔案管理人員積極的學(xué)習(xí)有關(guān)于數(shù)字化和信息化的技術(shù)，只有這樣才能夠保證他們更好的滿足新時(shí)代財(cái)務(wù)檔案管理工作的需求，切實(shí)提升檔案管理工作的質(zhì)量。

2.注重檔案硬件管理

硬件是財(cái)會(huì)檔案管理工作開展的重要前提和基礎(chǔ)，為了更好的順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，必須加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，以此來有效的提升財(cái)會(huì)檔案管理的效率。而這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要以硬件作為基礎(chǔ)。除此之外，單位還需要合理的設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案室，然后在硬件上提升防潮、防塵等相關(guān)功能。其次就是需要?jiǎng)?chuàng)建完善的授權(quán)機(jī)制和檔案批準(zhǔn)機(jī)制，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的查詢和歸檔，深入的分析計(jì)算機(jī)病毒、防火墻等防御技術(shù)，以此來有效的保證計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和安全性，同時(shí)還能夠很好的避免檔案數(shù)據(jù)外泄和丟失的情況發(fā)生。最后，要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的監(jiān)管，計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)該由系統(tǒng)員統(tǒng)一安裝，這樣能夠最大程度上避免病毒滋生。

3.建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度

由于事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的特征性，所以為了更好的提升其管理水平，建立相應(yīng)的檔案管理制度非常的有必要，這樣能夠很好的管理和約束工作人員，從而有效的提升檔案管理的規(guī)范性和高效性。在新時(shí)期背景下，財(cái)務(wù)檔案管理工作的進(jìn)行必須得充分的考慮到各種規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，然后在此基礎(chǔ)上進(jìn)行管理制度的優(yōu)化和完善。其次就是需要建立財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理方法，要求各個(gè)部門相互協(xié)調(diào)，同時(shí)準(zhǔn)確的定位各個(gè)人員以及部門的職責(zé)。最后就是需要從制度和政策的角度出發(fā)，加強(qiáng)重視財(cái)務(wù)檔案的建設(shè)、管理以及應(yīng)用，這樣可以為當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化提供重要的基礎(chǔ)，便于檔案數(shù)據(jù)真實(shí)度以及共享性的進(jìn)一步強(qiáng)化。

4.積極的創(chuàng)新財(cái)務(wù)檔案管理方式

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作也需要做出相應(yīng)的改變，以便更好的適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。信息技術(shù)的飛速發(fā)展代表著時(shí)代科技的一大進(jìn)步，因此，財(cái)務(wù)檔案管理工作需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，以便更好的擺脫傳統(tǒng)檢索和錄入的方式。與時(shí)俱進(jìn)、順應(yīng)信息化和網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。這不僅僅能夠很好的提升財(cái)務(wù)檔案管理工作效率，還能增強(qiáng)其簡(jiǎn)便化以及透明度，這對(duì)于我國(guó)戰(zhàn)略發(fā)展和文化建設(shè)有著非常重要的作用。

總而言之，會(huì)計(jì)檔案信息對(duì)于任何一家事業(yè)單位來說非常的重要和關(guān)鍵，其實(shí)提升財(cái)務(wù)管理水平的重要基礎(chǔ)和前提。在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，要想更好的實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的高效性，那就必須得加強(qiáng)重視信息化技術(shù)的應(yīng)用，并在此基礎(chǔ)上合理的構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案信息化管理平臺(tái)，以此來將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化檔。同時(shí)還需要構(gòu)建信息化檔案管理機(jī)制，切實(shí)落實(shí)檔案管理責(zé)任，并且通過信息化管理平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案資料的快速查詢、檢索以及整理等，這樣必定能夠在很大程度上提升會(huì)計(jì)檔案管理水平，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定的發(fā)展。

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