單位檔案管理的現(xiàn)代化與信息化管理

摘 要：傳統(tǒng)的單位檔案管理因?yàn)槠涔芾砟Ｊ缴洗嬖谝欢ǖ谋锥?，?dǎo)致工作效率低下，逐漸不適應(yīng)于當(dāng)下對(duì)檔案管理的要求。在新形勢(shì)下，各單位對(duì)于檔案的管理提出了更高的要求。在此背景下，本文主要分析了單位檔案管理中存在的一些問題，并針對(duì)檔案管理提出了優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：單位檔案;檔案工作;信息化管理

檔案管理是單位工作中的一項(xiàng)重要管理性工作。目前的檔案管理已經(jīng)在很大程度上完成了信息技術(shù)和傳統(tǒng)檔案管理模式的結(jié)合，但要全面的發(fā)揮和體現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的功能，就需要將傳統(tǒng)的單位檔案管理模式完美的融合進(jìn)入信息技術(shù)中。在當(dāng)下新時(shí)代背景下，單位檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新能夠有效提高檔案管理的質(zhì)量和效率。在更新單位檔案管理系統(tǒng)時(shí)，需要制定相應(yīng)的管理計(jì)劃來保證檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，同時(shí)依據(jù)單位檔案管理模式中信息技術(shù)的應(yīng)用，可以降低在單位檔案管理過程中造成的人力物力資源浪費(fèi)。

一、現(xiàn)代化單位檔案管理的特點(diǎn)

21世紀(jì)，數(shù)字化信息的不斷發(fā)展為檔案管理帶來了不斷地革新，在這種新形勢(shì)下，檔案管理的環(huán)境、資源類型以及用戶群體等都發(fā)生了很大的變化。傳統(tǒng)的檔案管理是基于實(shí)體檔案為基本服務(wù)類型的檔案服務(wù)方式，而隨著檔案管理數(shù)字化和信息化的不斷變革，傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)于檔案的整合以及分配的效率越來越低，因此，研究大數(shù)據(jù)環(huán)境下單位檔案的數(shù)字資源整合是很有必要的。新形勢(shì)下的檔案管理主要依靠先進(jìn)的信息技術(shù)以及現(xiàn)代化的管理理念來實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的更新，并在綜合的應(yīng)用中實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化目標(biāo)。在這個(gè)過程中，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)是先進(jìn)的信息技術(shù)。

首先，單位檔案管理信息化的特征體現(xiàn)在多個(gè)方面，有效實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的基礎(chǔ)是現(xiàn)代化管理技術(shù)在檔案管理信息化當(dāng)中的應(yīng)用?，F(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)n案信息的遠(yuǎn)程處理目標(biāo)得到有效的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)提高檔案管理的整體效率。在單位龐大的檔案資源中，不同用戶的檔案服務(wù)需求更加趨向于微觀化和個(gè)性化，這使得單位在現(xiàn)代化的檔案管理創(chuàng)新中必須針對(duì)于不同用戶的個(gè)性做出特色性的檔案服務(wù)創(chuàng)新。為了適應(yīng)于不同方向的用戶群體，單位必須緊緊圍繞其檔案需要，針對(duì)于不同用戶進(jìn)行個(gè)性化和特色化的檔案管理。

其次，集成化特征作為檔案管理信息化的另一個(gè)特征也是較為突出的。單位檔案管理信息化能夠?qū)n案管理中的前后端信息進(jìn)行有效的交互，在檔案的統(tǒng)一化管理上起著重要作用。單位檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新在單位的發(fā)展過程中屬于一個(gè)系統(tǒng)工程，同時(shí)在整個(gè)單位管理系統(tǒng)的創(chuàng)新中屬于子系統(tǒng)，這意味著單位檔案管理的創(chuàng)新是無法一蹴而就的，是需要在不斷地探索和改革中一步一步去進(jìn)行的漫長的過程。在單位檔案管理的創(chuàng)新之中，要不斷的調(diào)查不同用戶的需求，對(duì)于單位檔案管理的各角度創(chuàng)新進(jìn)行不斷地探索。

再者單位檔案管理信息化的特征還體現(xiàn)在能夠全面的管理人力資源。這些特征使得在人力資源管理中，信息數(shù)據(jù)能夠統(tǒng)一有效的處理，對(duì)檔案管理有著積極作用。單位檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新是單位管理系統(tǒng)內(nèi)不同因素互相作用的結(jié)果，其創(chuàng)新內(nèi)涵包括觀念創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、人員素質(zhì)創(chuàng)新以及管理體制創(chuàng)新等。各個(gè)創(chuàng)新要素是相互作用和共同發(fā)展的，所以在新形勢(shì)下單位檔案管理的改革中，要不斷平衡各個(gè)因素，為其共同發(fā)展打下基礎(chǔ)。

二、我國目前檔案管理信息化中存在的問題

在新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，信息技術(shù)對(duì)于人們的生活水平以及單位管理中的業(yè)務(wù)流程影響越來越大，已經(jīng)成為人們工作生活中不可缺少的一部分。隨著我國檔案的規(guī)模不斷擴(kuò)大，復(fù)雜程度不斷變高，傳統(tǒng)的檔案管理模式暴露出了工作效率較低，人力物力成本較高的缺點(diǎn)，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量降低，管理成本增加。

我國單位檔案管理過程中還有很多問題需要解決，比如資金的投入問題等。單位檔案管理模式的改革是伴隨著不斷增加的檔案內(nèi)容而出現(xiàn)的，此時(shí)如果沒有較強(qiáng)的資金支持，那么在單位檔案管理模式上的改革就容易失效。在當(dāng)前的一些單位檔案管理的過程中，其對(duì)檔案管理模式改革的重視不足，受到太多的傳統(tǒng)發(fā)展思想的限制，使得單位檔案管理的改革失效。同時(shí)，單位檔案管理中還存在一定的管理缺失問題。目前大多數(shù)單位檔案管理的管理模式還是傳統(tǒng)模式，還沒有實(shí)現(xiàn)較為精細(xì)化的管理。這會(huì)使得單位檔案管理的過程中管理內(nèi)容不夠詳細(xì)，使得在檔案管理的過程中容易出現(xiàn)疏漏。除此之外，隨著檔案管理中的信息復(fù)雜程度變高，傳統(tǒng)單位檔案模式要進(jìn)行信息的詳細(xì)管理，就必須投入大量人力物力進(jìn)行管理過程，這會(huì)造成單位檔案的管理成本上升。

其次是單位對(duì)于檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)不足。主要體現(xiàn)在相關(guān)從業(yè)人員的思想還較為老舊，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的作用價(jià)值。同時(shí)因?yàn)槲覈壳斑€沒有檔案管理信息化的相關(guān)規(guī)章制度，使得從業(yè)人員沒有法律法規(guī)可以參考，進(jìn)一步的降低了他們對(duì)于檔案管理改革的重視。另外，新時(shí)代下檔案管理中應(yīng)用到了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及專有的管理軟件，這對(duì)檔案管理人員也提出了一定的要求，因此，為了滿足現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的要求，管理人員也應(yīng)當(dāng)提高自己的專業(yè)技能水準(zhǔn)。

三、加強(qiáng)現(xiàn)代化和信息化檔案管理的措施

新時(shí)代下單位檔案管理和文化建設(shè)工作管理主要依靠先進(jìn)的現(xiàn)代化管理技術(shù)以及管理理念來實(shí)現(xiàn)文檔和文化建設(shè)工作管理模式的更新，并在綜合的應(yīng)用中實(shí)現(xiàn)單位發(fā)展的創(chuàng)新。現(xiàn)代化管理技術(shù)與傳統(tǒng)文檔管理工作經(jīng)驗(yàn)的融合能夠?qū)挝晃臋n管理工作的內(nèi)容質(zhì)量提高，并且在具體的工作流程中實(shí)現(xiàn)高效率以及高質(zhì)量運(yùn)行，從而為單位總體的管理過程提供指導(dǎo)思路，最終加強(qiáng)單位文化建設(shè)。

1.完善單位檔案數(shù)據(jù)庫

傳統(tǒng)的單位檔案工作管理系統(tǒng)中相關(guān)信息的存儲(chǔ)與提取都是通過人力去計(jì)算和規(guī)劃檔案來保證的。但是在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，隨著單位檔案管理信息的復(fù)雜化和規(guī)模擴(kuò)大化，傳統(tǒng)的單位檔案工作管理模式的工作效率逐漸顯得不足，并且在實(shí)際管理工作中還造成了極大的人力物力浪費(fèi)，使得單位檔案工作管理成本增加。

現(xiàn)代化管理技術(shù)能夠?yàn)閱挝粰n案管理系統(tǒng)建立完善的數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)。檔案專有數(shù)據(jù)庫能夠促使單位內(nèi)檔案信息傳輸和保存的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)檔案數(shù)據(jù)庫還能完成單位檔案工作相關(guān)信息的自動(dòng)錄取以及自動(dòng)計(jì)算分析，在一定程度上提高了單位的檔案工作管理效率，降低了人力物力消耗。另一方面，單位數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)提高了單位總體的管理效率，使得管理者能夠輕松的掌握單位一線的各種信息，增加其決策的正確性和時(shí)效性。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下單位的檔案管理內(nèi)容是極為復(fù)雜的，因此在單位檔案的管理中，要合理使用數(shù)字化技術(shù)，建立單位檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)據(jù)庫能將不同類型的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的存儲(chǔ)和管理，從而在檔案的分配和整理上能夠更加具有全面性，同時(shí)在檔案資源整合的過程中也能為用戶提供完善的網(wǎng)絡(luò)單位檔案調(diào)用流程。除此之外，檔案資源數(shù)據(jù)庫還能在一定程度上完成檔案的自動(dòng)分類，不同檔案可以根據(jù)其檔案屬性存儲(chǔ)在不同的數(shù)據(jù)庫類型中，使得檔案整合人員能夠迅速的查找到其所需要的數(shù)字檔案資源。

2.提高單位檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理單位應(yīng)當(dāng)發(fā)揮其自身優(yōu)勢(shì)，深度參與信息化技術(shù)與檔案管理系統(tǒng)合作。檔案管理員工是單位檔案系統(tǒng)建設(shè)的重要推動(dòng)力之一。檔案管理員工對(duì)于文檔管理技術(shù)的實(shí)用水平直接影響單位的檔案系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量。現(xiàn)代化文檔管理工作對(duì)于人才的要求也是相對(duì)較高的，所以達(dá)成單位檔案現(xiàn)代管理化目標(biāo)的首要任務(wù)是加強(qiáng)對(duì)檔案管理員工的文檔管理技術(shù)培訓(xùn)，經(jīng)過一定程度的培訓(xùn)，檔案管理員工就能熟練的適應(yīng)以及掌握基礎(chǔ)的文檔現(xiàn)代化管理工作流程。

3.單位檔案管理模式更新

我國現(xiàn)代化管理技術(shù)支持下的單位檔案管理模式還處在初級(jí)階段，為了有效提高單位檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行效率和管理水平，相關(guān)單位和研究人員應(yīng)當(dāng)全面分析影響單位檔案管理系統(tǒng)的各種因素，綜合考慮各種因素所引發(fā)的不同問題并提出相關(guān)解決方案，最終設(shè)立完整的單位檔案工作管理制度。在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代的背景下，對(duì)于單位檔案系統(tǒng)中的信息處理系統(tǒng)的管理應(yīng)當(dāng)注重其關(guān)聯(lián)性，實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)管理，從而達(dá)到較優(yōu)的運(yùn)行管理效果。

傳統(tǒng)的單位檔案管理一般是通過人力進(jìn)行單位檔案的查找、分類以及整合，但是基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的單位檔案管理過程中，可以使用計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下的單位檔案管理平臺(tái)進(jìn)行單位檔案的管理。單位檔案管理平臺(tái)在單位檔案數(shù)據(jù)庫中構(gòu)建了搜索功能，管理人員可以通過不同索引的搜索將檔案管理庫中不同的檔案進(jìn)行分類，其分類方式根據(jù)管理人員的分類條目為準(zhǔn)。在檔案庫中，不同類型的單位檔案是存放在不同類型的數(shù)據(jù)庫中的。舉例來說，管理人員需要搜索相關(guān)人力資源的單位檔案，可以在單位檔案資源管理平臺(tái)中輸入“人力”進(jìn)行查找，即可顯示出資源庫中的所有人力資源管理類型的單位檔案，從而方便管理人員的分類和整合。此操作的基礎(chǔ)是通過單位檔案提前整合進(jìn)數(shù)據(jù)庫中的類型辨別來完成的，因此在不同類型的單位檔案整合進(jìn)入單位檔案資源庫時(shí)，要根據(jù)其類型對(duì)其打上不同的標(biāo)簽，從而使得管理人員在進(jìn)行分類型查找時(shí)不造成混亂或者遺漏，為大數(shù)據(jù)環(huán)境下的單位檔案管理質(zhì)量打下基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，做好單位檔案管理工作能夠?yàn)閱挝粌?nèi)的工作過程帶來良好的效果，從而為單位更好的服務(wù)于人民打下基礎(chǔ)。同時(shí)，單位管理者要認(rèn)識(shí)到單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理軟件是單位檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)可以為單位檔案管理部門建立系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，提高單位檔案管理效率，并優(yōu)化其管理模式，最終為單位總體管理模式的更新和改革做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]秦藝菁.淺談單位檔案信息化管理的研究策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）

[2]趙 蘭.淺談單位檔案管理現(xiàn)代化[J].檔案天地，2016（12）

作者簡介：許方聰（1987-），男，漢族，吉林大安人，本科，助理館員，工作單位：大安市民政局，研究方向：檔案管理。