淺談在家辦公對人力資源管理的挑戰(zhàn)

裴歸燕

摘 要：新型冠狀病毒蔓延全國，為了控制疫情發(fā)展，全國各地的政府的防治措施在不斷的升級，國務(wù)院正式通知延長春節(jié)假期，各地政府也陸續(xù)發(fā)布延遲上班的通知。這就意味著春節(jié)節(jié)后的一段時間不能正常去辦公室工作，在這個期間，控制疫情很關(guān)鍵，但是社會不會停轉(zhuǎn)。近日，我們發(fā)現(xiàn)越來越多的大大小小的企業(yè)都打算推行在家里辦公模式，這樣在減少人員聚集的同時也將工作受到的影響降低，但目前在中國，遠程辦公還未普及，大多數(shù)企業(yè)對于遠程辦公還比較陌生，對于遠程辦公沒有相關(guān)的經(jīng)驗，難免有些企業(yè)會不知所措。自律和效率低下問題將會是遠程辦公面臨的兩大挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：在家辦公;優(yōu)缺點;績效管理

一、目前疫情對復(fù)工造成的影響

受疫情的影響，為了降低集中辦公帶來的病毒傳播、交叉?zhèn)魅镜娘L險，全國各地都紛紛推遲了復(fù)工的時間，湖北到現(xiàn)在還沒有復(fù)工，很多企業(yè)，很多地區(qū)也都在推遲復(fù)工的時間，更有不少企業(yè)通知員工在家辦公，表1是智聯(lián)招聘在2月1日發(fā)布的關(guān)于2020年春節(jié)企業(yè)復(fù)工情況調(diào)研報告，統(tǒng)計了疫情防控期，企業(yè)復(fù)工之后采取的辦公形式。采取的樣本大概有13000個，從這個調(diào)查數(shù)據(jù)，我們可以看到將近42.3%的企業(yè)采取了傳統(tǒng)的在辦公室辦公，34.8%的企業(yè)表示采取了在家辦公，5.1%的企業(yè)安排員工休假。例如，安排員工休產(chǎn)假啊，或者年休假等等。17.8%的企業(yè)還不確定，是因為從2月3日到2月9日還有很多地區(qū)沒有復(fù)工，2月9日陸陸續(xù)續(xù)有很多地區(qū)復(fù)工之后，在家辦公的比例應(yīng)該還會有所提升，2月3日這個數(shù)據(jù)來看將近有1/3，在家辦公的比例也是不低，我了解到很多企業(yè)，比如：上海大眾，施耐德等企業(yè)，在疫情下采取的方法是，以一定比例的員工大概30%左右集中辦公。例如：管理者或者其他需要現(xiàn)場辦公的一些崗位，70%左右的員工在家辦公，無論是當下還是疫情過后在家辦公，都是一種趨勢。

能否在家辦公受行業(yè)類型影響更大，表2是特殊時期，各行業(yè)在家辦公的占比。各行業(yè)中，企業(yè)采取在家辦公措施占比最高毋庸置疑是IT/通信/電子/互聯(lián)網(wǎng)占比32.1%，這也不難理解，這些企業(yè)本身也具備在家辦公的技術(shù)方面的優(yōu)勢。其次為商業(yè)服務(wù)占比28.3%。當前，互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)不僅自身推崇在家辦公，多家互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)還在疫情期間免費為全社會提供遠程工作解決方案，各地人力資源與社會保障局也發(fā)文維護職工合法權(quán)益，呼吁企業(yè)將在家辦公視為正常出勤，不得以缺勤或曠工為由扣發(fā)或減發(fā)工資。在疫情下很多企業(yè)都是以比較簡單明了的一紙文件的形式告知員工在家辦公，通過微信、郵件、或者是工作群等等。當下最忙的就是HR部門，如何復(fù)工、疫情防控、安全措施的采取、人員信息的收集、員工關(guān)懷等等，有些公司有專門的EHS部門（環(huán)境安全和健康部門），有些公司呢沒有專門的EHS部門，這些工作都落在了HR部門。

二、在家辦公的定義

在家辦公也稱為：遠程辦公（tele-working），并不是最近因為疫情才剛剛興起，早在西方國家就已經(jīng)盛行。有不少成功人士比如：維珍航空的首創(chuàng)人理查德·布蘭森（Richard Branson），以及甲骨文的開辦人拉里·埃里森（Larry Ellison）等等，還有很多世界500強的企業(yè)，比如：IBM、google等大公司已經(jīng)大規(guī)模的采納遠程辦公（tele-working），目前遠程辦公（tele-working）也被國內(nèi)的很多企業(yè)所采納，以外資企業(yè)為首（我之前在諾華制藥上班，鼓勵員工每周一天在家辦公）。上次非典期間阿里巴巴等企業(yè)就是率先采用了在家辦公的這種方式。

也有一些公司，是在辦公室只提供80%的員工的辦公的位置。所有的辦公座椅是對大家全部開放的，每個員工的辦公座位并不固定，每個人可以自由選擇自己的辦公座位。員工是輪流的在家辦公，這種辦公形式非常受90后、00后員工的歡迎，大家知道90后、00后一入職就已經(jīng)擺脫了馬斯洛需求論的低層次需求，進入馬斯洛需求論的高層次需求，追求個性化、自由、自我實現(xiàn)等等，這種辦公形式確實創(chuàng)造了更加靈活自由的辦公環(huán)境，深得90后、00后的喜愛。

在美國每個月在家工作一天的企業(yè)平均每年上升23%，當然這是指疫情之后，我個人也比較提倡部分時間在家辦公，以一個月1到2天為好。長期在家辦公，比較少的公司采用這樣的做法，效果不是特別理想，例如：雅虎，曾經(jīng)實施大部分時間員工在家辦公，后來新上任的CEO又把大家趕回辦公室上班。那么就家辦公有什么優(yōu)缺點？

三、在家辦公的優(yōu)缺點

（一）在家辦公的優(yōu)點：

1.效率更高

你們可能說在家辦公怎么可能效率更高呢？沒有人監(jiān)督員工更加會偷懶，這也是很多管理者擔心的，其實不然，即便是集中辦公員工的工作時間也不是100%屬于你的，他只是坐在那里，數(shù)據(jù)證明平均員工只有50%的時間真正用在工作結(jié)果的產(chǎn)出上，那么有的可能是磨洋工或者溜號，或者被其它事情、或者是同事，例如：開不完的會議等等所干擾。

我們做HR管理的都要研究人性，員工自發(fā)高效工作的前提是信任、透明和公平，當你給員工與信任，絕大部分員工是不會辜負這種信任，相反會以更高的效率，更好的工作結(jié)果進行回報，雖然每個公司都有一小撮員工，他確實沒有這種獨立自主工作的能力和自律性。我自己的深切感受是在家辦公，少了更多不必要的一些會議或其它的一些干擾，可以更加專注。

2.降低公司費用成本

公司的水、電、房租、辦公文件費用等都會大幅降低。舉例：我司因人數(shù)眾多在上海市人民廣場著名商務(wù)樓租了一層500平米，每天每平方米租金為8元，一年的辦公租金將近150萬。還有每月水費，電費，固定電話費，辦公文具耗材等，一年下來都是一筆巨大的開銷。很多公司采取在家辦公初衷，也確實是從這一點出發(fā)的，如果能提升效率，又能降低辦公室的費用，何樂而不為呢？

3.能節(jié)約員工的出行時間

在城市化的時代，人們的居住地離商務(wù)區(qū)越來越遠，近年來“雙城”上班族也更加常見。比如有的同事住在蘇州或昆山，但是在上海上班。如果允許員工在家辦公，則花在等車、在途、堵車、停車等交通時間都可以節(jié)約，同時緩解城市擁堵。

4.提升員工的滿意度，達到工作與生活平衡。

人力資源工作的核心就是管理員工組織和文化。提升員工滿意度是每一位HR的目標，有數(shù)據(jù)表明遠程辦公是一項很好的福利，不亞于10%的加薪帶來的激勵的效果。比如說在員工的小孩子生日的時候，或者員工的結(jié)婚紀念日等等，對于員工而言特別重要的日子允許員工在家辦公，實現(xiàn)工作和生活的平衡，這樣工作也做了，家人也陪伴了，員工更是心存感激。事實也證明，這個政策非常受員工的歡迎，也在艱難的環(huán)境下有效地提升了員工的滿意度。讓員工也做到工作和生活的平衡。

（二）在家辦公的缺點

1.工作和家庭的界限模糊

有時員工也需要一些邊界感，比如：出門上班、晚上下班回家都給我們創(chuàng)造了工作和家庭的邊界，在家辦公讓邊界變得更加模糊，在家也是工作，同時也是生活那么也容易受到家人的干擾。

2.員工之間缺少直接接觸和交流

人也是群居動物，需要直接的接觸和交流。我現(xiàn)在在家待了將近20天，就特別渴望能和同事一起見面聊天、一起共進午餐等等，希望疫情快點結(jié)束。在家辦公也有也會有這樣的感覺，就是感到孤獨，尤其是長期在家辦公自然會感覺到有一些孤單感。

3.在家辦公也不利于合作和激發(fā)靈感

當然不是所有的崗位都適合在家辦公，例如：產(chǎn)品設(shè)計、質(zhì)量問題解決的等等，日本人推崇的Kanban，需要各方人員到現(xiàn)場去了解問題，找到問題的根本原因，大家頭腦風暴解決方法，并現(xiàn)場檢驗等等，這些都不適合在家辦公，這也就是為什么雅虎的CEO又把大家召回辦公室集中辦公的原因。HR在制定在家辦公的政策的時候，要充分考慮到這一點，明確哪些崗位適合在家辦公，這些與崗位性質(zhì)有關(guān)，與職位的高低無關(guān)，當然也要考慮員工是否具備獨立工作的能力，在試用期的員工，不建議安排其在家辦公，還有涉及信息保密的崗位可能也不適合在家辦公等。

四、管理員工在家辦公的工作結(jié)果和工作效率

企業(yè)可以實行人性化管理，但“有情的管理，無情的組織”，這些舉措最終都得為效益服務(wù)。所以在應(yīng)對疫情的同，企業(yè)各級管理者也需要思考一套針對員工在家辦公的有效管理方法。為此，我也給大家提幾點建議。

（一）確定工作區(qū)域、時間

雖然是遠程辦公，但是辦公時間并沒有換，團隊成員要保證統(tǒng)一的辦公時間，因為這是遠程辦公溝通的基礎(chǔ)。早上晨會九點準時開始，每個人都要做出當日工作的to do list，即工作清單。開會的時間雖然也花時間，但是這個時間花得很值，在家辦公并不代表自己是一個人，他可以隨時營造很多人一起工作的氛圍，有效的推進工作進度，會讓員工有一種緊迫感，如果有的員工自律性不高，內(nèi)在動力不足的話，這種緊迫感就會成為推動員工高效工作的外在的動力。

在家辦公的工作時間，建議與集中辦公（就是在辦公室工作上班的）時間保持一致。除非是一些特殊崗位，例如需要與國外同事開會等等，這些崗位采取靈活的辦公時間錯峰辦公。在家辦公的打卡，在疫情期間，很多公司采用在群里打卡，例如：早上九點鐘團隊管理在群里喊一嗓子，大家開工了，然后大家紛紛簽到之類的，都是可以提高大家工作的積極性的，有的公司一天三次打卡，在線打卡，早上、中午還有下午下班的時候，此外每天的例會必須要開，這個是很重要的，平常在公司偶爾可以不開，但是在家里的時候必須要開，不然就真的不知道每天在忙些什么了。

（二）實現(xiàn)目標管理

管理者也需要針對員工在家辦公思考一套有效的管理方法，讓員工都清晰明確的知道自己的工作目的就是實現(xiàn)目標和完成任務(wù)，這樣的話就算在家辦公也沒有太大的影響。管理者在不同場景合理運用軟件工具，如即時通信時運用企業(yè)微信、飛書、Zoom等，及時處理員工在線問題。我們要明白，工作的目的是完成任務(wù)、實現(xiàn)目標，而不是統(tǒng)一在一起辦公。只要根本不變，形式再怎么變化都是次要的。如果一個員工的工作目標清晰明確，而且也得到了公司領(lǐng)導(dǎo)的認可與理解，那么他工作時間和地點的重要性就小了很多。比如一些互聯(lián)網(wǎng)公司的程序員，他們的工作內(nèi)容有著明確的標準和截至時間，就算在家辦公也不會有太大影響。

（三）懂得抓大放小

員工在家辦公，是體現(xiàn)一個管理者能力與格局的時候。有這樣的一些管理者，他們凡事都想抓，結(jié)果力不從心。與此同時，下屬也非常不適應(yīng)，甚至會出現(xiàn)信任危機，工作失去積極性和責任心。這就犯了管理的大忌。提出“科學管理”的著名管理學家泰勒認為：“為了提高效率和控制大局，上級只保留處理例外和非常規(guī)事件的決定權(quán)和控制權(quán)，例行和常規(guī)的權(quán)利由下級分享?！?也就是說，管理者要懂得抓大放小，通過總攬大局做最重要的事情，讓團隊更有競爭力。

（四）進行人員分配和人效管理

遠程辦公效率很大程度上取決于管理者的組織能力，對于有組織能力的企業(yè)來說，在家辦公也可以讓業(yè)務(wù)快速增快，否則延長假期會是一種煎熬。圍繞業(yè)務(wù)人員分配和人效管理，梳理出可以繼續(xù)推進的業(yè)務(wù)，不能做的業(yè)務(wù)暫停，推進可落地、有產(chǎn)出業(yè)務(wù)，養(yǎng)成寫日報是一個快捷有效的方式來提升遠程辦公的主動性，更好的督促自己的工作，公司可以很好的知道每個成員的工作情況，也有助于部門之間更好的配合。員工也可以在分享Outlook中自己的日歷，讓所有人知道自己每天的工作安排。

團隊需要根據(jù)情況合理安排視頻例會，這樣有助于增加大家在家辦公的儀式感。例會上成員需要總結(jié)今天完成了什么，存在哪些問題和風險，明天的計劃是什么，需要投入多少時間，需要哪些同事配合，提交執(zhí)行方案，制定詳細的工作預(yù)案。團隊領(lǐng)導(dǎo)者適當點評每位成員的工作情況。

（五）懲罰機制

對于偷懶不好好在家辦公的員工，可以通過這幾種方法懲罰，例如：賦予業(yè)務(wù)經(jīng)理根據(jù)員工在家辦公的表現(xiàn)、工作結(jié)果、工作業(yè)績的產(chǎn)出，可以減少他在家辦公的天數(shù)，甚至取消員工在家辦公的權(quán)利，當然這是指在疫情之后。制定的政策就是直線經(jīng)理和HR有權(quán)減免員工在家辦公的權(quán)利，制定政策的時候也明確說明，比如：在年度的績效考核打分是不合格的員工，他在下個年度就沒有在家辦公的權(quán)利。

總之，遠程辦公優(yōu)點很多，缺點也很明顯，但是很多企業(yè)有越來越多的跨地區(qū)合作，而這一次疫情也許將推進一種全新的工作模式的誕生！相信遠程辦公在以后會越做越好。

五、結(jié)束語

中國人民大學商學院組織創(chuàng)新項目主任說過：“將來的職業(yè)發(fā)展場景，可能是彈性的?？梢酝ㄟ^技術(shù)的手段，更加靈活地在不同區(qū)域就業(yè)創(chuàng)業(yè)，大量的知識性，專業(yè)性，技術(shù)性，不需要依托于工位的時代可能即將迎來。在線辦公，是對互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)一個新的考驗，也是對人性辦公效率的考驗，是從團隊目標管理，到人自我管理的一個升華過程。對于企業(yè)來說，好多的人認為，在線遠程辦公就“無法監(jiān)督員工”，員工會變成懶惰，不愿意干活，延遲推遲效率的“懶癌患者”。其實換個角度思考，企業(yè)要的是什么？效率的提升，組織的思想和心力提升。那么作為在家辦公，明顯的把每個人拆分成了每個模塊，任務(wù)目標反而更加的量化了，量化之后渾水摸魚，效率低下的人也自然就從組織里面潛面了，在線辦公最大的敵人不是別人，而是自己。

參考文獻

[1]王建華，在家辦公-HR管理的新挑戰(zhàn)，卓享會，2020（2）.

[2]可拉斯.布魯姆，在家辦公，效率更高了嗎？哈佛商業(yè)評論，2020（2）.

[3]智聯(lián)招聘，2020年春節(jié)企業(yè)復(fù)工情況調(diào)研報告.