高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作

摘 要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，各行各業(yè)最新的發(fā)展模式也都實(shí)現(xiàn)了改革創(chuàng)新，其中的計(jì)算機(jī)技術(shù)領(lǐng)域也不例外。隨著高校檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化進(jìn)程，當(dāng)前的電子檔案因界面整潔、操作簡單等特點(diǎn)而深受人們喜愛，但卻無法完全替代紙質(zhì)檔案，且很多高校的館藏檔案資料也都是紙質(zhì)檔案，所以在推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程的同時(shí)也不能無視對(duì)紙質(zhì)文檔的保護(hù)與管理。本文主要針對(duì)高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作為研究對(duì)象，然后結(jié)合實(shí)際工作中存在的問題來進(jìn)行探討，最后提出幾點(diǎn)解決的建議和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校檔案;數(shù)字化;紙質(zhì)檔案;保護(hù)

可以看到，目前我國的檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)逐漸成為檔案管理工作的重點(diǎn)，而將電子檔案與紙質(zhì)檔案通過對(duì)比可以發(fā)現(xiàn)，電子檔案在管理上會(huì)更集中一些，且在儲(chǔ)存方面會(huì)更高效，在查閱上也會(huì)更便捷，甚至可以認(rèn)為是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與現(xiàn)代化的重要手段。但是，由于電子檔案自身的易修改、易變動(dòng)等特點(diǎn)，導(dǎo)致其自身的安全性、可靠性很難得到保證，且將館藏當(dāng)中大量的紙質(zhì)檔案一步步地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化也是需要一個(gè)很長時(shí)間的過程，所以目前高校檔案管理工作的主體仍然是紙質(zhì)檔案，因此對(duì)于紙質(zhì)檔案管理人員的管理和保護(hù)應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)。

一、高校紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的重要性

高校紙質(zhì)檔案是指其在實(shí)際工作、科研、政務(wù)管理或各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)產(chǎn)生的文件，且這些文件對(duì)社會(huì)、學(xué)校等也有著非常重要的保存價(jià)值與意義，一般情況下，這些紙質(zhì)檔案形式包含有圖表、文字、影像等，這些文件資料不僅記錄著高校的成長歷史，而且對(duì)高校未來的發(fā)展與建設(shè)也有非常大的幫助。隨著社會(huì)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)逐漸成為未來檔案的發(fā)展方向，但在實(shí)際的檔案數(shù)字化管理過程中，紙質(zhì)檔案的存在已經(jīng)逐漸成為人們討論的重點(diǎn)。通過對(duì)比發(fā)現(xiàn)，數(shù)字化檔案管理雖然具有便捷、操作簡單等特點(diǎn)，但數(shù)字檔案也非常容易進(jìn)行修改或變更，無形之中也影響了檔案的真實(shí)性。但紙質(zhì)檔案則具有穩(wěn)定、固定、靜態(tài)、永久等特點(diǎn)，這在很大程度上滿足了高校發(fā)展的需要，而兩者的共同發(fā)展可以使保證檔案管理工作更加合理化。

二、當(dāng)前高校紙質(zhì)檔案管理所面臨的問題

1.工作人員的重視程度不夠。隨著我國檔案信息化、辦公自動(dòng)化的不斷發(fā)展和應(yīng)用，當(dāng)前的電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢及其價(jià)值已經(jīng)變得越來越明顯，因此大部分的高校檔案管理人員也開始逐漸認(rèn)為電子檔案可以取代紙質(zhì)檔案，也正是因?yàn)槭艿皆撚^念的影響，導(dǎo)致管理人員開始無視對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)與管理，無形之中也影響了實(shí)際的應(yīng)用效果。其次，因?yàn)橐恍n案管理員所具有的專業(yè)素質(zhì)還比較低，所以對(duì)于紙質(zhì)檔案管理的專業(yè)技能與意識(shí)也比較缺乏。

2.紙質(zhì)檔案的特征正在逐漸下降。一般情況下，紙質(zhì)檔案的形成都是具備某一特殊條件的，這也是決定紙質(zhì)檔案唯一性的關(guān)鍵因素，且在形成之后很難在改變，甚至可以認(rèn)為是最具有說服力的原始憑證。但電子檔案的出現(xiàn)，紙質(zhì)檔案一大部分便逐漸成為了電子檔案的雙套制，同時(shí)電子檔案還會(huì)帶有明顯的痕跡，整個(gè)工作流程也都是數(shù)字化操作，這與紙質(zhì)上記載的信息完成一樣，這就導(dǎo)致兩者之間很難辨別真假。其次，隨著電子化辦公不斷地深入，在紙介質(zhì)上工作人員留下的原始記錄隨之也變得越來越少，從而使得紙質(zhì)檔案自身所具有的唯一性的特點(diǎn)也在不斷消失，自身的真實(shí)性也因此受到了影響。雖然將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，但由于各種網(wǎng)絡(luò)存在問題日益明顯，數(shù)字化檔案信息很容易被修改，進(jìn)而導(dǎo)致出現(xiàn)信息泄露等問題。

3.紙質(zhì)檔案數(shù)字化存在安全隱患。隨著紙質(zhì)檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展和進(jìn)步，其在實(shí)際應(yīng)用時(shí)便容易造成紙質(zhì)檔案的損毀，特別是檔案的大量出庫，這不但增加了對(duì)管理的整體難度，且在掃描紙質(zhì)檔案時(shí)也會(huì)由于利用者的利用需求而導(dǎo)致檔案的再次流動(dòng)，一旦不注意很可能會(huì)造成檔案實(shí)體的丟失，對(duì)后續(xù)的使用存在一定的影響，其次，在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工時(shí)相關(guān)人員避免不了對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行拆裝，這對(duì)檔案的整體性難免會(huì)造成破壞，而且還會(huì)影響紙質(zhì)檔案的保存期限，甚至出現(xiàn)還會(huì)加速紙質(zhì)檔案的老化并縮短使用壽命。因?yàn)楣ぷ魅藛T自身檔案意識(shí)較為薄弱，其就會(huì)導(dǎo)致信息泄露的可能性增大，進(jìn)而造成不必要的麻煩。

4.無視了對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)技術(shù)。隨著高校檔案數(shù)字化建設(shè)的不斷發(fā)展與完善，如今的檔案管理工作不但能夠?qū)崿F(xiàn)不通過實(shí)體檔案來進(jìn)行查閱信息，還能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，人們對(duì)紙質(zhì)檔案的使用率越來越低，這就造成了管理人員無視對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理和保護(hù)。從另一個(gè)層面來看，一些年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案因?yàn)楣芾聿划?dāng)導(dǎo)致了資料信息需要修復(fù)的數(shù)量變得越來越多，而檔案保護(hù)工作的經(jīng)驗(yàn)性取決于紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的技術(shù)性，由于這些也難以用文字的形式記錄下來，久而久之對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)技術(shù)就會(huì)失傳，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的老化程度在不斷惡化，并對(duì)未來的人類文明史造成遺憾。

三、高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中加強(qiáng)紙質(zhì)檔案保護(hù)的對(duì)策

1.要提升檔案人員的責(zé)任感。首先，檔案管理人員要意識(shí)到紙質(zhì)檔案屬于是一種不可再生的“集體記憶”，且自身也具有一定的不可替代性與脆弱性，甚至當(dāng)前還面臨著消失的風(fēng)險(xiǎn)，所以為了避免問題的產(chǎn)生，檔案管理人員就必須要采用有效的方法去進(jìn)行搶救和保護(hù)，這也是檔案管理員必須承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)。

2.要改變檔案管理人員的傳統(tǒng)管理觀念。可以看到，當(dāng)前我國的紙質(zhì)檔案正面臨著嚴(yán)重的電子檔案挑戰(zhàn)，而在實(shí)際的檔案信息化進(jìn)程中，管理人員如果想要讓紙質(zhì)檔案發(fā)揮出自身的價(jià)值，其就必須要改變傳統(tǒng)的管理方法，且傳統(tǒng)的管理方法也無法滿足紙質(zhì)檔案的管理需求。為了保證紙質(zhì)檔案保護(hù)工作，高校首先要改變檔案管理者的管理觀念，要讓他們認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)檔案的應(yīng)用價(jià)值，并要求他們定期學(xué)習(xí)新型檔案管理的方法，學(xué)會(huì)獎(jiǎng)各種檔案材料結(jié)合應(yīng)用，也只有這樣才能具備獨(dú)立解決檔案問題的能力，從而保證紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的順利開展。

3.對(duì)當(dāng)前的紙質(zhì)檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新。我們都知道紙質(zhì)檔案自身具有永久性、不可更改性等特點(diǎn)，且在建立紙質(zhì)檔案初期就應(yīng)該保證正確保管與歸檔。其次，高校的紙質(zhì)檔案管理對(duì)高校發(fā)展也有著十分重要的意義，因此為了保證工作得以順利開展，其就必須要建立一套科學(xué)、合理的管理體系，且需要為每一份檔案建立有相應(yīng)的記錄制度。當(dāng)然，對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格保管、整理也是非常重要的，高?？梢越⑾嚓P(guān)的借閱制度來進(jìn)行保管，這樣不僅能及時(shí)歸檔，而且還能保證紙質(zhì)檔案的完整。因此在檔案信息化不斷發(fā)展的今天，高校只有建立完整的檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能提升紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的質(zhì)量。

4.要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過程的保護(hù)。為了能更高效的開展檔案數(shù)字化管理工作，又能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)工作，高校在進(jìn)行紙質(zhì)檔案保護(hù)工作時(shí)，期可以按照以下方法來展開：第一，管理人員在進(jìn)行檔案掃描時(shí)，其要盡量使用不拆卷的掃描設(shè)備，目的是為了避免對(duì)檔案實(shí)體造成損壞，對(duì)那些必須要進(jìn)行拆卷的檔案，管理人員是不能用刀子來切割的，且特別要注重保護(hù)檔案紙質(zhì)邊緣字跡的完整，這樣才能避免缺失的現(xiàn)象出現(xiàn)。第二，要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行檔案管理，并使用合格的裝訂材料與裝具，這樣才能提升紙質(zhì)檔案的保存期限，提升整體的檔案質(zhì)量。第三，為了讓檔案能實(shí)現(xiàn) 長期保存，管理人員在完成檔案掃描后應(yīng)該重新進(jìn)行消毒與除塵，當(dāng)完成這些工作之后即可進(jìn)行封存保管。

5.對(duì)破損的檔案要及時(shí)修復(fù)與加固。在我國出臺(tái)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中就有明確規(guī)定：“對(duì)已經(jīng)破損或損壞的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，對(duì)檔案出現(xiàn)生蟲、長霉等現(xiàn)象也必須及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)”?？梢钥吹?，檔案修復(fù)過程屬于是一個(gè)高專業(yè)性的工作，修復(fù)工作者不僅要具備高度的責(zé)任心，而且還要有認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度，并需要定期進(jìn)行修復(fù)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，這樣才能提高自身的專業(yè)技術(shù)水平。其次，在進(jìn)行修復(fù)工作時(shí)還應(yīng)該嚴(yán)格按照修復(fù)原則來進(jìn)行：第一，安全性原則。在進(jìn)行檔案修復(fù)時(shí)，修復(fù)人員一定要保證檔案的安全，要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來展開工作。第二，真實(shí)性原則。保護(hù)檔案原始信息的真實(shí)性也是非常重要的，在進(jìn)行修復(fù)工作時(shí)要盡可能的保證檔案原貌，目的是為了延長檔案的保存壽命，從而提升紙質(zhì)檔案自身的價(jià)值。

6.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。高校在進(jìn)行檔案數(shù)字化進(jìn)程時(shí)，管理人員要想對(duì)紙質(zhì)檔案的完整性更好的保護(hù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的共同發(fā)展，首先要做的就是改變傳統(tǒng)的管理觀念，要結(jié)合現(xiàn)狀來建立完善的管理制度，并采取相應(yīng)的檔案保護(hù)措施，不斷提升紙質(zhì)檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)，以保證后續(xù)保障工作能夠得以順利開展。其次，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理人員要了解清楚紙質(zhì)檔案管理的文體工作，如防腐蝕、防潮、防蟲等，檔案的使用也應(yīng)當(dāng)記錄在編，防止出現(xiàn)自管自盜的現(xiàn)象，進(jìn)而保證紙質(zhì)檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化。

四、結(jié)論

綜上所述，隨著高校檔案數(shù)字化管理工作的不斷發(fā)展和進(jìn)步，現(xiàn)如今的電子檔案在高校檔案管理工作中也已經(jīng)占據(jù)了非常重要的地位，且整體的價(jià)值也非常明顯，當(dāng)然電子檔案所創(chuàng)造出的價(jià)值也得到了人們的廣泛關(guān)注。但是，在實(shí)際實(shí)施過程中，電子檔案的應(yīng)用還存在一定缺陷，及并不能完全替代紙質(zhì)檔案的作用，因此在這樣的狀態(tài)下，加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的研究就變得非常重要，且高校也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理與建設(shè)，可以利用一些先進(jìn)技術(shù)來搶占紙質(zhì)檔案管理的制高點(diǎn)，這樣才能保證后續(xù)工作的順利開展。

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作者簡介：霍奕潼（1989-），女，民族：漢，籍貫：北京，學(xué)歷：碩士，職稱：助理研究員，研究方向：檔案學(xué)、管理學(xué)。