新時代下高校教學檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展

摘 要：高校教學評估和教師個人發(fā)展以及擴招背景下的師生比例較低等現(xiàn)狀都對高校教學檔案的充分利用提出了迫切要求。電子化、信息化技術(shù)為滿足這些要求提供了條件。文章對高校教學檔案創(chuàng)新發(fā)展存在的問題和如何實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，通過教學檔案管理創(chuàng)新發(fā)展提高教學質(zhì)量，促進教師發(fā)展，推動學校工作上水平提出了一些意見和建議。

關(guān)鍵詞：教學檔案;創(chuàng)新發(fā)展;教學評估;教師發(fā)展;教學質(zhì)量

高校教學檔案是指高校在教學管理和教學實踐過程中直接形成的并具有保存價值的以文字材料、圖表、錄音、影像等不同形式的歷史記錄。是學校辦學歷史和教學狀況的最原始的記錄，是一種不可再生的寶貴資源。隨著新時代的到來，教學檔案的科學管理和合理利用顯得更加重要、更加緊迫了。現(xiàn)就新時代下教學檔案，能發(fā)揮哪些作用，如何發(fā)揮作用，闡述一些觀點。

一、新時代對高校教學檔案高效利用提出了迫切的需求

1.《中華人民共和國教育法》第24條規(guī)定，“國家實行教育督導制度和學校及其他教育機構(gòu)教育評估制度”。教學評估是依法治教的重要舉措。但是不可否定的事實是，無論是2008年落幕的本科教學水平評估，還是現(xiàn)在正在進行的分類評估，人們對它都褒貶不一，甚至貶多褒少。人們批評的焦點，不是是否需要評估，而是怎樣評估的問題。通過查閱平時的教學檔案，完全可以了解一個學校的辦學狀況和辦學水平，但評估專家都沒有這樣做，而是要求另外再準備一套資料，其根本原因就是平時各學校對檔案工作不重視，不可能提供給專家滿足評估體系要求的完整教學檔案，導致評估時突擊“造假”，擾亂了正常的教學程序，對學生也形成了不好的影響。隨著教學評估工作的常態(tài)化，多樣化，對高校教學檔案的標準化、規(guī)范化建設，提出了更迫切的要求。

2.隨著大數(shù)據(jù)時代和信息化社會的到來，人們的思想觀念發(fā)生了大的變化，要求高校檔案工作必須與時俱進。在過去，高校教學檔案比較注重文字館藏，忽略了檔案資源范疇以及信息形式的變化，不對信息進行充分挖掘，降低了檔案信息的實用性和實效性。隨著新時代的到來，“大檔案觀”“大服務觀”的理念深入人心，對教學檔案管理提出新的要求，我們必須對各種原始數(shù)據(jù)資源進行收集、分析、計算，充分發(fā)揮其潛在價值，為教學改革和領(lǐng)導決策提供服務。新時代下檔案工作人員的服務理念，也應該由過去傳統(tǒng)的“為國管檔、為黨守史”轉(zhuǎn)變?yōu)樾聲r代的人本化服務，增加檔案服務的多元化和開放程度。

3.隨著高等教育的發(fā)展，對教學質(zhì)量和教師的個人發(fā)展，提出更高的要求，而且現(xiàn)在高校普遍存在學生多老師少，師生比不達標的現(xiàn)狀，這就對充分利用教學檔案資源提出了要求，教學檔案也有了“用武之地”。對于教師發(fā)展來講，名家講課資料，講稿教案，可以用來服務于青年教師;對學生自主學習來講，既往的教學資料、教學過程，可以對外開放。如教改討論課記錄，教師的答疑解惑記錄等，這些記錄中同學們的想法、老師的解釋分析往往帶有很多共性問題，低年級學生有的問題往往是高年級學生曾經(jīng)的問題，這些記錄實現(xiàn)共享后可以解決許多學生的困惑。又如，每一年的新生專業(yè)思想教育都大同小異，完全可以通過觀看視頻來解決。在老師緊缺、教學經(jīng)費緊張的情況下沒有必要再重復上課。通過對教學檔案的統(tǒng)一規(guī)范化管理，還可以方便教師在更改教案和根據(jù)學生學習情況調(diào)整教學設計時有據(jù)可查。

二、電子化信息化技術(shù)時代，為教學檔案發(fā)揮更大的作用提供了條件

1.電子技術(shù)的迅猛發(fā)展催生了電子檔案，而且電子教學檔案具有大容量的存儲和快速的信息轉(zhuǎn)化功能，且電子教學檔案能把聲音、影像和文字等信息集成化儲存，增加了可視性和可讀性，電子教學檔案不僅可涵蓋歷任教師在教學內(nèi)容上和方法上的探討，教學經(jīng)驗的總結(jié)和成果的積累，而且也可儲存一些外校的著名教授、專家來校講學與開展學術(shù)交流活動過程中形成的檔案資料，把這些寶貴的資料利用好，可以為學校的教學質(zhì)量提高和教師個人發(fā)展更好的服務。

2.日新月異的軟件技術(shù)為教學檔案發(fā)揮作用更是提供了很好的條件，使各類電子教學檔案實現(xiàn)資源共享，還可以解決重復勞動的問題，提高工作效率。要使教學工作快速進步、教學質(zhì)量快速提高、青年教師快速成長，繼承前輩的現(xiàn)成教學資源和教改成果往往是一個事半功倍的方法。在這方面，教學檔案的電子化、信息化，無疑將能發(fā)揮很大的作用，學校的教學檔案可以成為學校教學、教改、教管的信息資源超市，相互學習交流的平臺。教學檔案活起來、動起來，將為學校發(fā)展做出獨特的貢獻。

三、影響高校教學檔案發(fā)揮作用方面存在的問題

1.高校領(lǐng)導對教學檔案的重視不夠，教學檔案在高校檔案中的地位不夠突出。高校檔案管理人員大部分是非檔案專業(yè)人員，平時的培訓學習也不受重視，有的高校甚至沒有成立專門的檔案館，把檔案工作歸屬于某個部門的附屬工作，沒有專職的檔案工作人員，把它當作一個可有可無的事情。大部分高校雖然有檔案館，但是有經(jīng)費緊張的時候，首先擠掉的就是檔案建設的經(jīng)費，導致高校檔案館硬件建設普遍不足，電子化、信息化水平與這個時代應該具備的標準差異較大，影響著教學檔案發(fā)揮應有的作用。

2.教學檔案管理制度不健全，缺乏系統(tǒng)性、專業(yè)性規(guī)劃，檔案工作不能夠同步參與到教學工作當中，在教學過程中產(chǎn)生的有價值的資料不能夠及時歸檔，同時在檔案的電子信息化留存方面也做得欠缺，一些珍貴的教學資料常常丟失，學校教師和管理人員也沒有形成翻看教學檔案、總結(jié)經(jīng)驗的習慣。高校教師檔案意識淡薄，習慣于把一些教學原始資料留在自己手里，或者不愿共享，但是他們卻沒有辦法長期保存，造成了教學資料的流失。歸檔范圍和分類缺乏標準，即使有標準，人們也沒有交檔案的意識，在歸檔時，通常把紅頭文件當做關(guān)鍵，沒有把教師日積月累的教學資料做為重點。

3.高校教職工對檔案資料電子化、信息化之后的一些風險認識不夠。同傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式相比，將電子檔案儲存在電腦中，容易受到外界的入侵和干擾，造成檔案資料的破壞和竊取。如果沒有嚴格的檔案管理制度相配套，電子資料很容易被不法人員盜用，還有就是易造成單位機密、有關(guān)個人信息和隱私的泄露。所有這些都還沒有引起有關(guān)人員足夠的重視從而著手考慮應對措施。

四、怎樣做到高校教學檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展

1.高校教學檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，首先要做到領(lǐng)導重視。高校領(lǐng)導和檔案管理人員應經(jīng)常學習《中華人民共和國檔案法》，根據(jù)檔案法的要求結(jié)合學校的實際制定合理的規(guī)章制度。一定要配齊專門的檔案專業(yè)的管理人員，不要把檔案工作歸屬于某個部門之中，應在校領(lǐng)導的統(tǒng)一領(lǐng)導下獨立開展工作。要提高檔案工作人員的素質(zhì)，對他們進行必要的技術(shù)培訓。要提高檔案管理人員的地位，不要把檔案部門做為養(yǎng)老或養(yǎng)病機構(gòu)，對長期從事檔案事業(yè)、愛崗敬業(yè)的員工要給予精神獎勵和物質(zhì)獎勵，穩(wěn)定檔案人員隊伍。在硬件建設上要舍得投入，完善電子化信息化建設，把檔案事業(yè)做為一項推動學校全面進步發(fā)展的基礎(chǔ)工作來做。

2.高校教學檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，必須認真研究教學檔案建設的標準。在研制教學檔案建設標準時要處理好三個關(guān)系，一要處理好服務面向與保管期限的關(guān)系，二要處理好紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，三要處理好遵循教學規(guī)律與檔案要求的關(guān)系。合理制定教學檔案的收檔范圍，統(tǒng)一分類方法，建立完善內(nèi)部管理的規(guī)章制度。同時要在全校師生員工中倡導收集檔案、利用檔案的意識。要在單位部門年度考核中加強對檔案收集、保護、利用的考核。在教師職稱晉升時要把教學檔案的完整性作為重要的指標。從大的層面上講，國家在對學校進行教學評估時，著重從平時的教學檔案中考察學校辦學水平，而不再要求突擊搞材料，這樣才能促進學校扎扎實實做好基礎(chǔ)工作，提高教學質(zhì)量。要把檔案建設做為促進學?；A(chǔ)工作全面上水平的重要抓手。

3.在做好所有這些工作的同時，還應未雨綢繆，做好充分的安全防范工作。在規(guī)章制度方面和具體防護方案方面考慮周到，使檔案資料既發(fā)揮其最佳利用價值，又不造成機密和隱私的泄露。

五、結(jié)語

不論是教學評估的大環(huán)境，還是在擴大招生，師生比較低的大背景下，提高教學質(zhì)量和教師發(fā)展的小氣候，都要求教學檔案應該發(fā)揮其應有的利用價值，而且新時代下數(shù)字技術(shù)和信息化技術(shù)的發(fā)展更是使得這種要求能夠輕而易舉地做到。國家有關(guān)部門、高校領(lǐng)導、檔案管理人員和教學人員要提高認識，高度重視新時代教學檔案的創(chuàng)新發(fā)展，建全制度、加強投入、提高素質(zhì)、強化檔案意識，通過教學檔案建設創(chuàng)新發(fā)展來促進學校教學水平的快速提升。

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作者簡介：肖亞春，山西中醫(yī)藥大學黨委校長辦公室，綜合檔案室主任，檔案館員，研究方向為高校檔案資源建設、檔案管理。