淺析工程檔案資料管理的問題及對策

肖燕

摘 要：工程檔案資料在工程施工、驗收等過程中都具有十分重要的作用，在保障工程竣工、衡量工程質(zhì)量、提高工程管理、維持企業(yè)發(fā)展等多個方面都具有十分重要的意義。然而，實踐中，工程檔案資料的管理往往在人員管理、技術(shù)管理和制度管理等層面存在各種各樣的問題，對工程驗收等具有不良影響。本文結(jié)合相關(guān)問題進行分析，并針對性地提出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：工程檔案;資料管理;問題;對策

在國家經(jīng)濟的不斷發(fā)展過程中，各種基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)不斷為國家建設(shè)和人民生活帶來越來越多的貢獻和便利。未來中國的騰飛，仍舊有賴于各項工程的不斷開展，其中的技術(shù)探索和不斷進步也逐漸受到業(yè)內(nèi)相關(guān)人士的高度重視。在各種工程中，相關(guān)的檔案資料不僅是記錄工程質(zhì)量、保障工程驗收的重要依據(jù)，更是促進行業(yè)傳承、發(fā)展乃至技術(shù)創(chuàng)新必備的文字信息。因此，工程檔案資料的管理，對于工程本身和行業(yè)整體而言，都具有十分重要的意義，理應(yīng)通過科學(xué)、合理的手段，進行高質(zhì)量的管理。

一、完善工程檔案資料管理的重要意義

首先，工程檔案資料是保證工程竣工的重要依據(jù)。國家的相關(guān)法律法規(guī)如《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》中，就有明確規(guī)定，工程檔案的驗收，是工程竣工驗收的重要組成部分。如果相關(guān)檔案資料未經(jīng)驗收，或者驗收不合格，則整個工程項目的驗收不得進行，其重要性不言而喻。

其次，工程檔案資料是衡量工程質(zhì)量的重要標準。工程檔案資料是工程設(shè)計和施工過程中的全部記錄材料，具有與工程建設(shè)同步、需要全員參與的重要特征，因此，其中包含了檢驗和驗收報告、各項測量記錄、隱蔽工程驗收單等等重要內(nèi)容。這些內(nèi)容除了對驗收檢查具有重要意義之外，也是衡量工程質(zhì)量的重要標準，對于日后的使用、維修、改建等都具有至關(guān)重要的作用。

再次，工程檔案資料是提高工程管理的重要環(huán)節(jié)。在工程建設(shè)的過程中，對于檔案資料的管理，是工程整體管理的重要組成部分。作為整個工程最真實、最原始、最全面的反映材料，相關(guān)的各層領(lǐng)導(dǎo)有必要在日常管理中，對檔案資料的管理給予更多的關(guān)注，召開相關(guān)會議、完善管理制度，從而保證整個工程的順利進行。

最后，工程檔案資料是維持企業(yè)發(fā)展的重要文獻。對于工程自身而言，相關(guān)的檔案資料是最詳細權(quán)威的記錄。而對于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展而言，不同工程檔案資料的匯集，有利于未來同類項目進行參考或者比對，從而實現(xiàn)技術(shù)、設(shè)計、管理等多個領(lǐng)域、不同層面的進步，從而為企業(yè)的發(fā)展、進步和創(chuàng)新積累豐富的經(jīng)驗，奠定堅實的基礎(chǔ)。

二、工程檔案資料管理中的常見問題

1.人員管理中存在的問題

（1）檔案資料管理意識淡薄。在許多建設(shè)工程項目中，相關(guān)檔案資料的管理往往沒有受到足夠的重視。這一方面是因為工程自身的性質(zhì)，導(dǎo)致了更多的設(shè)計施工人員將自身精力投入到實際的建設(shè)工作中，從而對檔案資料的管理有所忽略;另一方面是因為無論是負責工程的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，還是檔案資料管理的執(zhí)行人員，對于相關(guān)的法律法規(guī)并沒有形成足夠清晰的認識，這就使得檔案資料管理工作的開展困難重重，從而導(dǎo)致資料不夠詳實、記錄不夠全面等問題屢見不鮮而得不到有效的解決。

（2）缺乏專業(yè)高效的檔案資料管理團隊。在許多工程項目的實際操作過程中，檔案資料的管理往往得不到足夠的重視，企業(yè)和相關(guān)工程的負責人也未能打造出一個具有專業(yè)素養(yǎng)和管理技術(shù)過硬的團隊，從而使得檔案資料的管理缺乏條理性和穩(wěn)定性。由于工程檔案資料的管理涉及到工程設(shè)計和施工過程中的方方面面，需要管理人員較強的責任心和過硬的專業(yè)管理知識，乃至高效的溝通和協(xié)調(diào)能力，因此，打造專業(yè)高效的檔案資料管理團隊也顯得尤為必要。然而，現(xiàn)實中存在的問題，則是相關(guān)人員的篩選不合格，甚至由其他部門的人兼任，并且得不到系統(tǒng)的培訓(xùn)和提升，使得檔案資料的管理困難重重。

2.技術(shù)管理中存在的問題。目前，仍有許多工程檔案資料的管理技術(shù)未能達到現(xiàn)代化的標準。在信息化時代，檔案資料的管理也應(yīng)當適應(yīng)科技發(fā)展的潮流，不斷引入新技術(shù)，從而使得檔案資料的管理更加便捷。然而，在許多工程的實際管理中，對于檔案資料的管理，往往采取紙質(zhì)材料和數(shù)字材料共用的形式，這是技術(shù)上的重要進步。但是，在數(shù)字檔案資料的管理中，其實質(zhì)仍舊圍繞實體檔案進行，技術(shù)層面的管理模式和管理思路并未完全形成，從而導(dǎo)致了資源浪費，對于相關(guān)信息的吸收和轉(zhuǎn)化仍舊處于較低層次的水平。

3.制度管理中存在的問題

（1）未能形成高效的管理體系。對于檔案資料的管理，許多工程的負責人，往往未能建立完善、高效的管理體系，從而使得檔案資料的匯集、整理過程顯得毫無章法，其后果便是數(shù)據(jù)收集的時間過長，各個部門往往不能按時提交相關(guān)的數(shù)據(jù)材料，從而導(dǎo)致收集整理滯后，為原本繁瑣的檔案資料管理添加了過多不必要的重復(fù)性、無意義的工作。

（2）責任劃分尚不明確。由于檔案資料管理制度方面存在一定的欠缺，有些工程的檔案資料往往會存在不同程度的誤差，嚴重的，甚至會有相關(guān)數(shù)據(jù)的缺失，為后續(xù)施工和工程驗收帶來極大的不便。其主要原因在于，檔案資料管理制度中，對于責任的劃分不夠明確，不能有效督促相關(guān)人員強有力地執(zhí)行相關(guān)工作。

三、加強工程檔案資料管理的有效對策

1.增強檔案資料管理的意識。首先，在工程開始之初，就應(yīng)當自上而下，向全體工作人員，尤其是各層領(lǐng)導(dǎo)，樹立起科學(xué)的檔案資料管理觀念。這是加強工程檔案資料管理的重要基礎(chǔ)。其次，在施工的各個階段，應(yīng)當不斷通過各種形式，如傳達會議精神、發(fā)送相關(guān)郵件等方式，強調(diào)檔案資料管理的重要性，不斷鞏固和加強各級人員對于檔案資料管理的重視程度，促使其積極配合。最后，督促檔案資料管理人員不斷學(xué)習相應(yīng)的法律法規(guī)，明確管理過程中的法律依據(jù)，使其依法執(zhí)行，按照必要的章程進行妥善的管理，進而使得其管理意識能夠得到進一步的提升。

2.打造專業(yè)的檔案資料管理團隊。首先，要引進具有專業(yè)管理水平和經(jīng)驗的管理型人才。工程資料管理涉及到相關(guān)資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等一系列復(fù)雜而又精細的工作，需要團隊的配合，更需要具有專業(yè)管理水平和經(jīng)驗的人才。只有這樣，才能夠妥善安排檔案管理中的各項工作，并能夠與參建單位和監(jiān)督部門有效溝通，保證各項資料能夠及時、準確地收集、整理和歸檔。

其次，要引進具有先進技術(shù)水平的技術(shù)型人才。在檔案資料的信息化管理中，相關(guān)技術(shù)人才的引進，能夠保證檔案資料管理中的各個過程能夠有條不紊地進行，從而以更高的效率加強相關(guān)檔案資料的分類、整理，對未來相關(guān)資料的調(diào)取和再利用，也具有十分重要的意義。

再次，要定期對檔案資料管理人員進行培訓(xùn)。一個具有鮮活生命力的團隊，應(yīng)當時時進行先進知識的學(xué)習。因此，管理團隊內(nèi)部應(yīng)當定期進行法律法規(guī)、管理經(jīng)驗和技術(shù)的培訓(xùn)，同時，也應(yīng)當鼓勵“老帶新”、“傳幫帶”等有效方式，使得先進管理經(jīng)驗和技術(shù)模式得到更好的交流、溝通，并在此過程中不斷進步。

3.完善檔案資料管理的基本設(shè)施。在工程開始之初，就應(yīng)當明確檔案資料管理辦公室，使其充分發(fā)揮統(tǒng)一管理、接受等基本職能。該辦公室應(yīng)當獨立于其他辦公室，避免相關(guān)資料弄混、弄亂。在必要時，該辦公室也應(yīng)當配備相應(yīng)的庫房、檔案管理器具和相關(guān)保護設(shè)施如防火防盜設(shè)施等等。

針對數(shù)字化檔案資料的管理，應(yīng)當配備獨立的電腦，方便檔案資料的匯集和整理，避免共用電腦導(dǎo)致的種種問題。對于落后的設(shè)備，應(yīng)當及時淘汰或者更換。同時，隨著相關(guān)管理方式的不斷改進，也應(yīng)當在必要時，引進相關(guān)的軟件，從而使得檔案資料的管理更加高效便捷。

4.制定科學(xué)的檔案資料管理制度。科學(xué)的制度，是先進管理模式的重要保障。在工程進行之初，相關(guān)負責人就應(yīng)當結(jié)合工程自身的具體情況，制定合理、完善的制度，保證工程進行過程中，檔案資料管理工作的順利進行。

（1）明確檔案資料收集和交接的制度。在檔案資料管理過程中，各個細節(jié)十分繁瑣。因此，必須明確各項資料收集和交接的科學(xué)制度。在工程進行到不同的階段時，理應(yīng)由相關(guān)的負責人與檔案管理人員進行及時溝通，提供相關(guān)的數(shù)據(jù)和必要的紙質(zhì)資料。對于各項驗收材料的傳遞，更應(yīng)當完善相關(guān)制度，保證其時效性和準確性，避免疏漏。此外，一旦相關(guān)的工作人員發(fā)生工作調(diào)動，也應(yīng)當制定詳細的交接制度，保證各項檔案資料能夠得到妥善的交接和整理，避免遺失，為后續(xù)建設(shè)和驗收帶來不便。

（2）明確檔案資料管理中的責任劃分制度。完整、真實地記錄和保存工程中的各項報告、測量數(shù)據(jù)和驗收單等，是檔案管理員的基本工作和首要責任。而詳實、準確地匯報工程進步，積極配合檔案管理員的工作，是參建單位各層管理和施工人員的義務(wù)。在實踐中，二者之間的溝通也顯得尤為重要。但是，也正因此，工程檔案資料的管理更應(yīng)當結(jié)合工程自身的特性，明確相關(guān)人員的責任劃分制度。一方面，一旦出現(xiàn)問題，可以第一時間找到相關(guān)負責人，并找出問題存在的根本原因，同時，以最快的速度進行解決。另一方面，責任劃分的相關(guān)制度明確之后，能夠進一步督促各部門人員增強責任心，保證各項檔案資料的順利匯集和歸檔。

四、結(jié)束語

隨著我國建筑行業(yè)的不斷發(fā)展和相應(yīng)法律法規(guī)的日漸完善，工程檔案資料的管理也將受到越來越多的關(guān)注和重視。在此過程中，相關(guān)人員更應(yīng)不斷加強管理，通過多種不同的方式，探索更加科學(xué)、合理、高效的管理模式，為工程的順利竣工保駕護航，也為我國建筑行業(yè)的不斷發(fā)展積累經(jīng)驗。

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