大數(shù)據(jù)條件下高校檔案工作發(fā)展的對策

劉轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)

摘 要：文章在分析大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)上，提出在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案工作者應(yīng)擴(kuò)大檔案收集范圍、構(gòu)建檔案資源數(shù)據(jù)庫、提供檔案信息基礎(chǔ)上的知識服務(wù)、建設(shè)檔案系統(tǒng)安全體系、加強(qiáng)與相關(guān)部門的合作等應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：全面收集;大數(shù)據(jù)庫;知識服務(wù);信息安全;合作

一、擴(kuò)大檔案收集范圍

在小數(shù)據(jù)時(shí)代，由于受到技術(shù)和物質(zhì)等的限制，而我們又沒有辦法把產(chǎn)生的所有檔案都?xì)w檔，那么我們要制定出可以參考的歸檔范圍，同時(shí)對歸檔保存的信息和數(shù)據(jù)根據(jù)其價(jià)值大小確定保管期限，定期對到期檔案進(jìn)行銷毀。大數(shù)據(jù)不用隨機(jī)分析方法這樣的方法，而采用所有數(shù)據(jù)的方式。在大數(shù)據(jù)條件下，樣本=總體，“全歸檔”的已經(jīng)具備了較為成熟的技術(shù)條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。人們把各種形式具有保存價(jià)值的原始記錄，稱為檔案。筆者認(rèn)為，“全歸檔”和“具有保存價(jià)值”并不沖突，在大數(shù)據(jù)的背景環(huán)境下，“有價(jià)值”的標(biāo)準(zhǔn)擴(kuò)大化了。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，現(xiàn)在沒有保存價(jià)值的檔案，都可能變成具有長期保存價(jià)值的檔案。做好檔案信息的全面收集工作，是更好地提供檔案服務(wù)的保障。

高校檔案收集的最主要途徑是接收學(xué)校各部門遞交的檔案材料。為確保檔案信息的準(zhǔn)確全面，檔案收集要做到全程管理，把檔案管理融入到學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、教學(xué)管理等系統(tǒng)中，將文件歸檔流程融入到發(fā)文、教學(xué)、學(xué)生管理等環(huán)節(jié)，從文件階段入手，做好檔案內(nèi)容的前端控制，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、時(shí)間的確鑿。接收檔案要做到應(yīng)收盡收，只要能反映學(xué)校發(fā)展歷程和學(xué)生學(xué)歷過程的檔案材料應(yīng)統(tǒng)統(tǒng)接收。接收檔案在內(nèi)容上要注意文件材料并重，不可有所側(cè)重;要把紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)并存，同時(shí)兼顧實(shí)物等多種類型，確保收集檔案的內(nèi)容、形式的多樣化。

第一種途徑是面向社會征集檔案。征集一切與學(xué)校相關(guān)的檔案信息。許多高校歷史悠久，校友和老教師是高校成長發(fā)展的見證者，重點(diǎn)面向他們征集與學(xué)校相關(guān)的檔案資料，或者通過口述的方式聽他們講述其他途徑無法獲取的學(xué)校發(fā)展史。通過這種方式可以使學(xué)校歷史更加厚重。

第二種途徑主動(dòng)采集檔案信息。主要采集學(xué)校各部門發(fā)布的網(wǎng)站信息及用戶利用信息。高校各部門會在自己的門戶網(wǎng)站上發(fā)布大量的信息，這些網(wǎng)絡(luò)信息雖不是檔案，但卻是學(xué)校信息發(fā)布的重要方式，可以反映學(xué)校的政策實(shí)施、決策決議等，采集這些有保存價(jià)值的信息可以使高校檔案更加充實(shí)，作為輔助檔案使相關(guān)檔案更好地發(fā)揮價(jià)值。另外檔案工作者在日常檔案利用中要采集利用者的基本信息及利用需求信息，通過對不同利用者的利用需求分析，可以針對不同的利用群體有針對性的開發(fā)不同的服務(wù)。

二、構(gòu)建檔案資源數(shù)據(jù)庫

檔案數(shù)字化是大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案館的基本要求，同時(shí)也是為了更好發(fā)揮高校檔案館價(jià)值的重要方式。推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，構(gòu)建檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫，對高校檔案管具有重要意義。

構(gòu)建檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫，需要做好從數(shù)字化掃描，到數(shù)字檔案館建設(shè)，日常電子檔案接收，再到數(shù)據(jù)運(yùn)行與利用等一系列的工作。具體包括以下幾個(gè)方面：（1）結(jié)合本校自身的特點(diǎn)和實(shí)際，研究制定高校紙質(zhì)檔案數(shù)字化的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)?？蓞⒖肌吨腥A人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005），結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定適合本校的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。（2）制定具體可行的高校檔案館館藏檔案數(shù)字化實(shí)施方案。實(shí)施方案應(yīng)包括數(shù)字化的內(nèi)容、時(shí)間安排等。（3）研究制定高校數(shù)字化檔案館建設(shè)實(shí)施方案，開始數(shù)字檔案館建設(shè)。創(chuàng)建高校檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，從目錄數(shù)據(jù)庫到內(nèi)容數(shù)據(jù)庫逐層推進(jìn)，促進(jìn)數(shù)字化檔案館的全面實(shí)現(xiàn)。（4）研究制定高校電子文檔移交與接收辦法。制定過程可參考《電子文件歸檔于管理辦法》（GB/T18894-2002）。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的高校，檔案部門可以通過與學(xué)校OA系統(tǒng)的銜接來接收電子文件，同時(shí)，檔案部門要對有保存價(jià)值的電子文件及時(shí)捕獲，集中存儲在存儲器中;沒有實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的高校，檔案部門應(yīng)該提醒相應(yīng)部門及時(shí)將流轉(zhuǎn)完畢的電子文件及時(shí)歸檔。歸檔電子文件備份后應(yīng)脫機(jī)保存，防止因各種故障造成數(shù)據(jù)丟失。（5）運(yùn)用云技術(shù)，結(jié)合計(jì)算機(jī)相關(guān)知識，構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)架構(gòu)，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建高校檔案信息資源的大數(shù)據(jù)庫，給檔案大數(shù)據(jù)提供運(yùn)行平臺。

三、提供檔案信息基礎(chǔ)上的知識服務(wù)

目前用戶檔案的需求不單單只是檔案信息與案件，它們是隨著數(shù)據(jù)量的劇增、用戶對檔案信息需求層面的加深，成為檔案信息中的有價(jià)值的信息，重新組合、排列，解決生活、工作中的問題，這就要求檔案工作者不能只提供簡單的檔案利用服務(wù)工作，而是要在挖掘檔案信息的基礎(chǔ)上提供知識服務(wù)。

數(shù)據(jù)和信息、知識也是完全不同的概念：數(shù)據(jù)是信息的載體，信息是有背景的數(shù)據(jù)，而知識是經(jīng)過人類的歸納和整理，最終呈現(xiàn)規(guī)律的信息。數(shù)據(jù)、信息、知識的關(guān)系。由此可見，數(shù)據(jù)比知識的范疇要大得多，知識是高度序化的數(shù)據(jù)。

知識服務(wù)是以信息的搜索、組織、分析、重組能力為基礎(chǔ)，根據(jù)用戶的問題，提供能夠有效滿足用戶需求的知識應(yīng)用和知識創(chuàng)新服務(wù)。 廣義的知識服務(wù)包含從各種顯性和隱性信息資源中，針對人們不同的需將知識提煉并傳輸出去的整個(gè)過程。檔案信息資源的知識服務(wù)是在檔案的利用服務(wù)上，從提供初級的檔案復(fù)制服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁└呒壍臋n案知識服務(wù)，幫助用戶解決各種問題的工作。高校檔案工作者通過認(rèn)真研究檔案，可以深入了解高校發(fā)展的重點(diǎn)及政策走向，從而為學(xué)校政策的制定及戰(zhàn)略的落實(shí)服務(wù)。

高校檔案館需做好以下工作，來為利用者提供高質(zhì)量的知識服務(wù)：第一，樹立檔案知識服務(wù)意識。只有意識跟上了，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，不斷提高服務(wù)水平。正確認(rèn)識大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢，才能實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)、信息、知識的升華，提供高質(zhì)量的知識服務(wù)。第二，與技術(shù)公司合作加強(qiáng)檔案信息資源的知識挖掘，促進(jìn)隱性知識的深度開發(fā)。大數(shù)據(jù)時(shí)代產(chǎn)生了新的數(shù)據(jù)發(fā)掘技術(shù)，這涉及到數(shù)據(jù)挖掘和知識開發(fā)的技術(shù)問題，高校檔案部門較難獨(dú)立完成，和信息挖掘公司的合作可以更好地完成這項(xiàng)工作。第三，創(chuàng)建社交媒體號，針對不同用戶推送不同的個(gè)性化知識服務(wù)。由于文化背景的不同，檔案用戶對知識的需求廣度、深度以及方式等有所不同，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的便利性對用戶的知識需求行為進(jìn)行智能分析，挖掘不同用戶的個(gè)性化信息需求，針對不同的需求提供不同的深度和廣度的服務(wù)，并通過社交媒體賬號進(jìn)行智能信息推送。第四，創(chuàng)建高校檔案信息資源共享及意見反饋平臺。構(gòu)建高校檔案知識服務(wù)的集成平臺，供用戶獲取檔案部門提供的知識信息，同時(shí)鼓勵(lì)用戶之間交流，并對知識信息服務(wù)的結(jié)果進(jìn)行反饋。

四、保障檔案信息的安全

在大數(shù)據(jù)條件下，網(wǎng)絡(luò)更加開放，這就意味著信息安全面臨更大的挑戰(zhàn)。數(shù)據(jù)價(jià)值越大，數(shù)據(jù)的量越大，那么他們面臨的風(fēng)險(xiǎn)就會比較大，大數(shù)據(jù)是信息化發(fā)展到一定階段的必然結(jié)果，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源的一個(gè)基本特征就是檔案信息的大規(guī)模數(shù)字化。數(shù)字化檔案信息具有以下特點(diǎn)：（1）對外界的依賴性。數(shù)字化檔案對軟、硬件的依賴性很高，技術(shù)的升級、硬件的破損都有可能導(dǎo)致數(shù)字化檔案的不可用。（2）存儲的高密度性。不僅節(jié)省了觀察的空間，擴(kuò)大了館藏的容量，對載體的保護(hù)也提出了更高的要求，一個(gè)很小的失誤都有可能大量信息的丟失。（3）與載體的可分離性。數(shù)字化檔案信息容易復(fù)制和備份，這種與載體的可分離性導(dǎo)致其容易被篡改，這就導(dǎo)致信息造假不可避免。

要確保數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的真實(shí)性完整，不被篡改，高校檔案館必須建立健全檔案信息安全防范體系。具體的安全保障措施包括以下幾個(gè)方面：（1）加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，深入學(xué)習(xí)和研究數(shù)字化檔案新安全的政策和文件，提升自身的信息安全意識及能力;（2）聯(lián)合技術(shù)部門，研究制定針對檔案系統(tǒng)的信息安全保護(hù)方案;（3）保障硬件設(shè)施的質(zhì)量并定期進(jìn)行維護(hù)更新;（4）采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和數(shù)據(jù)安全技術(shù)等多種現(xiàn)代信息新技術(shù)。如訪問控制技術(shù)、防治病毒技術(shù)和安全檢測技術(shù)、密碼技術(shù)、備份技術(shù)等; （5）使用正版殺毒軟件并定期進(jìn)行更新;（6）定期進(jìn)行異地異質(zhì)備份，防止孤份數(shù)字化檔案的破損與丟失。

五、加強(qiáng)與相關(guān)部門的合作

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案信息資源來自不同的部門和單位，只有加強(qiáng)與相關(guān)部門的合作才能促進(jìn)檔案信息的整合。

首先，要加強(qiáng)與圖書館、博物館、校史館、互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)商等的合作，已實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化（OA）的高校，檔案部門爭取實(shí)現(xiàn)與OA系統(tǒng)的無縫銜接，使在OA系統(tǒng)中生成的電子文件按照檔案管理要求自動(dòng)轉(zhuǎn)換到檔案管理數(shù)據(jù)庫中，真正實(shí)現(xiàn)文檔案一體化管理;其次要做好高校之間檔案系統(tǒng)內(nèi)部的合作，尤其是關(guān)系密切的高校，定期交流學(xué)習(xí)，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高管理水平;再次要充分利用學(xué)校其他數(shù)字化服務(wù)平臺，加強(qiáng)與數(shù)字校園、智慧校園等數(shù)字化平臺的合作，一方面充分利用其網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字信息資源和便利的服務(wù)渠道，另一方面要充分考慮與這些平臺的對接和信息共享，真正使檔案為學(xué)生、老師發(fā)揮參考利用價(jià)值。只有打破各個(gè)數(shù)據(jù)庫之間的信息壁壘，充分實(shí)現(xiàn)資源共享，才能充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的價(jià)值。

隨著大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)的不斷深入發(fā)展，高校檔案館應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，結(jié)合高校檔案工作的特點(diǎn)，提高服務(wù)水平，提升服務(wù)能力，為學(xué)校發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

參考文獻(xiàn)：

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