“館室通”

齊麗娜

摘 要：天津市大力實施“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略，加快檔案與信息化融合，提升以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。本文重點介紹了中新天津生態(tài)城圖書檔案館“館室通”功能，闡述了系統(tǒng)研發(fā)對其他同業(yè)館的啟示。

關鍵詞：數(shù)字檔案館;檔案信息化;館室通;在線歸檔

輕點鼠標，各單位的檔案人員就可以直接將電子文件從OA辦公系統(tǒng)推送到“數(shù)字檔案館系統(tǒng)”中的“虛擬檔案室”，徹底告別了以前需要將紙質(zhì)檔案文件條目逐條著錄，再將電子原文掃描歸檔的“漫漫長路”。如果想要借閱檔案，也可以在線申請，不再需要線下費時費力地來回跑。中新天津生態(tài)城圖書檔案館是天津市第一家真正實現(xiàn)“館室通”功能的檔案館，實現(xiàn)了在線實時歸檔、在線審核、在線借閱的檔案管理利用新模式，檔案館每年接收約5000件文書，借助于“館室通”功能，各機構和企事業(yè)單位基本無需設立專職檔案員，也無需再設置檔案室來保管這些文書資料，極大減輕歸檔單位的檔案管理壓力，且保證了檔案的及時、完整歸檔，實現(xiàn)了檔案管理利用效益最大化。

一、背景

根據(jù)計算機網(wǎng)絡的發(fā)展特點，參考數(shù)據(jù)庫技術及數(shù)字圖書館的概念，目前可以認為：數(shù)字檔案館是建立在現(xiàn)代信息技術應用的基礎上，對各類檔案信息資源進行數(shù)字化，并以此為核心對數(shù)字化的檔案信息資源進行管理，通過現(xiàn)代網(wǎng)絡通信設施進行連接和提供利用，實現(xiàn)資源共享的、具有一定規(guī)模的分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。數(shù)字檔案館具有海量的數(shù)字館藏，基于網(wǎng)絡和信息技術的存儲、管理和傳輸手段，以共享的方式提供檔案信息服務，相對于傳統(tǒng)檔案館，其在檔案的存儲、管理和利用上具備更多的先天優(yōu)勢，代表了檔案館未來的發(fā)展方向。

為適應大數(shù)據(jù)時代的要求，我國檔案信息化建設全面提速，在推動檔案“存量數(shù)字化、增量電子化”的同時，也在積極推進數(shù)字檔案館（室）建設，著力提升檔案信息化應用層次。其目的，就是要“打破檔案信息孤島，不斷豐富檔案信息化內(nèi)涵”。

長期以來，國內(nèi)檔案行業(yè)基于檔案安全，多以局域網(wǎng)為主要業(yè)務環(huán)境，容易將檔案資源形成信息孤島，而各單位的檔案室基本上是滿10年向檔案館移交檔案，造成檔案移交不及時，使檔案館館藏資源不能及時更新，影響了檔案的完整性。檔案利用方面，機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民若要閱覽、復制和摘錄檔案館保存的未開放的檔案，須經(jīng)檔案所屬部門領導和檔案館批準，必要時報請上級主管機關審批，線下冗繁的借閱審批流程降低了檔案的可利用性和便利性。

中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》之后，社會各界反響強烈，文中出現(xiàn)了無數(shù)個“第一次”“新提法”“新內(nèi)容”等字眼，涉及這部分的內(nèi)容共有1700余字，占全文約1/3，散發(fā)著強烈的新意，體現(xiàn)了黨中央、國務院及社會各界對檔案工作的關心與支持?！兑庖姟分械谒臈l，建立檔案室工作新格局。要求“把檔案信息化納入本單位信息化建設整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，確保檔案部門實現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導?！钡谑龡l，加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。要求“各地區(qū)各部門各單位要把數(shù)字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規(guī)劃，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化”“各檔案館（室）要大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時以數(shù)字化檔案代替原件提供利用”。由此可見，黨和國家對檔案數(shù)字化工作的重視程度。中新天津生態(tài)城是中新兩國政府合作的重要戰(zhàn)略項目，積極響應黨和國家的號召，乘此東風，在有利的大環(huán)境下加快數(shù)字檔案館建設，謀劃建設高水準的檔案館，更好地為生態(tài)城，為社會和居民服務。

二、做法

為了貫徹落實國家檔案局關于數(shù)字檔案館建設要求，為了規(guī)范和簡化檔案管理工作，優(yōu)化檔案查閱利用的流程，提高工作效率，生態(tài)城圖書檔案館開始了數(shù)字檔案館系統(tǒng)的研發(fā)工作。針對生態(tài)城檔案工作特點，我館定制開發(fā)了數(shù)字檔案館系統(tǒng)流程，實現(xiàn)了本館檔案資源的規(guī)范化、數(shù)字化、智能化管理，并依托數(shù)字檔案館系統(tǒng)，實現(xiàn)了我館與管委會基層檔案室之間的“館室通”。

生態(tài)城圖書檔案館借助生態(tài)城范圍內(nèi)大OA系統(tǒng)建設的時機，采用新技術、高標準、分步驟開展了數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設，并實現(xiàn)了具有創(chuàng)新理念的“館室通”功能。目前，“館室通”功能可實現(xiàn)對歸檔文件的收集、整理、鑒定以及對檔案的保管、統(tǒng)計、利用等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查閱功能。

1.在線歸檔—提高工作效率。在此之前，生態(tài)城管委會機關及企事業(yè)單位的文件歸檔、指導審核、檔案借閱還是處于面對面，點對點的傳統(tǒng)模式。在文件歸檔時，需要將紙質(zhì)檔案進行整理后逐條著錄歸檔文件條目，然后將歸檔文件掃描后與文件條目掛接，一個檔案人員一天時間最多可以錄入文件條目100件，或者最多掃描檔案100件。而在實現(xiàn)了“館室通”功能后，各部門檔案人員可以將電子文件從OA辦公系統(tǒng)直接推送到“數(shù)字檔案館系統(tǒng)”中的“虛擬檔案室”，文件條目無需再次著錄，電子原文也不必再掃描，只需給定保管期限，完善相關著錄項即可，極大的縮短了歸檔時間，提高了工作效率。

2.在線審核—優(yōu)化工作流程。以往的檔案指導需要檔案館工作人員面對面地對各部門檔案員進行指導，時常會出現(xiàn)因時間不同步而造成工作拖延的現(xiàn)象。

而在實現(xiàn)“館室通”功能后，檔案館工作人員在線審核歸檔文件，對有問題的歸檔文件標明“退回原因”后退回到各部門的“虛擬檔案室”，各部門檔案員可隨時進行修改并再次移交，優(yōu)化了工作流程。

3.在線借閱—打造零距離利用。傳統(tǒng)的借閱方式是填寫“借閱審批單”，經(jīng)相關責任人簽字后，借閱人要到檔案館查詢，費時費力且會出現(xiàn)“白跑”現(xiàn)象。

而在實現(xiàn)“館室通”功能后，借閱人員通過自助檢索、在線申請借閱、責任人在線審批、檔案工作人員開放權限后，便可足不出戶在線查看或下載所需檔案，節(jié)省了時間，同時有效的保護了紙質(zhì)檔案。

4.跨庫查檔—多維度檢索。同一事由的文件可能會分布在不同檔案門類中，比如搜索有關“溫家寶”的檔案，通過跨庫查檔，會同時檢索出文書檔案中溫家寶考察生態(tài)城的相關文件、實物檔案中溫家寶在生態(tài)城奠基時用過的鐵锨，照片檔案中溫家寶來生態(tài)城考察時的照片等。這種多維度的檢索，使反映同一事由或人物的不同載體形式的檔案全部揭示出來。

三、啟示

生態(tài)城圖書檔案館的“館室通”功能經(jīng)過兩年多的運行和實踐，突破了原有檔案歸檔及利用模式，在數(shù)字檔案館的建設上起到了示范引領作用，從研發(fā)至運行的過程中也給予了我們很多啟示。

1.數(shù)字檔案館建設需要統(tǒng)一規(guī)劃、多方聯(lián)動。“館室通”之難，難在網(wǎng)絡系統(tǒng)的搭建。生態(tài)城圖書檔案館之所以可以成為天津全市第一家真正實現(xiàn)“館室通”功能的檔案館，一個很重要的前提是生態(tài)城形成了一個大的OA系統(tǒng)，打破了不同區(qū)域和部門之間的網(wǎng)絡系統(tǒng)“各自為政”的局面。

目前，生態(tài)城OA系統(tǒng)實現(xiàn)了生態(tài)城管委會公文流轉(zhuǎn)、信息發(fā)布、公關接待、集成通訊、數(shù)據(jù)資源、輔助辦公等功能。據(jù)統(tǒng)計，生態(tài)城目前80%的電子政務通過OA系統(tǒng)完成，多個部門及企事業(yè)單位間已經(jīng)不再使用紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)，取而代之的是電子化公文流轉(zhuǎn)辦理，不僅大大提高了行政效率，也使得大量的電子信息可以實現(xiàn)實時整合而非成為“孤島”。

2.數(shù)字檔案館建設要敢于嘗試和創(chuàng)新?！梆^室通”功能堅持以服務為宗旨，創(chuàng)新管理服務模式，在保證檔案安全的前提下，充分利用政務網(wǎng)環(huán)境，實現(xiàn)了電子文件的實時歸檔、一年期移交檔案館、電子檔案在線審批利用，極大減輕了歸檔單位的檔案管理壓力，保證了檔案的及時、完整歸檔，也讓檔案發(fā)揮了最大的效益。

目前，數(shù)字檔案館正在考慮進一步升級“館室通”，實現(xiàn)半智能歸檔，也就是將原本需要人工操作的兩項內(nèi)容（界定檔案保管期限、歸并分類排序），實現(xiàn)相應的智能化。

3.數(shù)字檔案館建設應持續(xù)完善法規(guī)制度。全球信息化技術的高速發(fā)展，也帶動了數(shù)字檔案館的創(chuàng)新性發(fā)展，創(chuàng)新往往會打破傳統(tǒng)的管理模式及辦法，但與此對應的政策法規(guī)相對滯后，造成無法可依的狀況，甚至與現(xiàn)行政策法規(guī)產(chǎn)生了部分矛盾，一定程度影響了檔案信息化水平的提升。

根據(jù)規(guī)劃，到2020年，天津全市各級國家綜合檔案館基本建成數(shù)字檔案館，40%的市級機關事業(yè)單位建成數(shù)字檔案室。

因此，數(shù)字檔案館的建設應開放思想，快速營造與推廣應用相適應的政策法規(guī)環(huán)境，以寬容、鼓勵的態(tài)度引導其發(fā)展。生態(tài)城數(shù)字檔案館也將繼續(xù)在深化服務功能的同時，研究出臺區(qū)域性政策，同時以課題研究的方式實現(xiàn)進一步推廣應用。

四、結束語

2016年國家檔案局副局長付華率全國檔案執(zhí)法檢查組到生態(tài)城圖書檔案館檢查時評價說，“生態(tài)城檔案管理工作起點高、標準高、能夠高效整合各類檔案資源，實現(xiàn)一站式服務，減少辦事環(huán)節(jié)，優(yōu)化服務流程，真正做到了高效便捷。特別是在信息化建設方面，不斷改革創(chuàng)新、先試先行，實現(xiàn)了與管委會內(nèi)設機構和區(qū)內(nèi)企事業(yè)單位互聯(lián)互通的館室通功能，在數(shù)字檔案館建設上起到了示范引領作用”。數(shù)字檔案館的創(chuàng)新沒有終點，生態(tài)城圖書檔案館正在準備下一步的功能創(chuàng)新。

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