如何加強(qiáng)學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理探究

【摘要】檔案工作規(guī)范化管理是提高學(xué)校管理水平、充分發(fā)揮檔案作用的重要工作，也是衡量高職院校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。我國(guó)教育事業(yè)處于蓬勃發(fā)展時(shí)代，隨著教育事業(yè)的興起，學(xué)校的檔案管理工作也應(yīng)緊跟時(shí)代的腳步，提升信息化的管理，從而提升管理檔案效率，統(tǒng)一檔案管理方式，提升各類(lèi)檔案的調(diào)閱效率。學(xué)校應(yīng)注重檔案工作規(guī)范化管理，發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，提升學(xué)校的檔案管理，使其更加接近規(guī)范化。本文是對(duì)檔案管理的問(wèn)題加以分析，并提出如何規(guī)范學(xué)校管理的方針，以供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；規(guī)范化管理；檔案意識(shí)

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

引言

高職院校的檔案管理能力及其規(guī)范性，充分體現(xiàn)了高校對(duì)于資料信息管理、收集、整理的能力。隨著我國(guó)教育事業(yè)的深入發(fā)展，檔案工作也迎來(lái)了一個(gè)大轉(zhuǎn)變階段，面臨著許多發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在發(fā)展過(guò)程中，教學(xué)規(guī)模的迅速擴(kuò)大，不斷進(jìn)行改革，越來(lái)越多的資料需要收集、整理，規(guī)范化的檔案管理工作在高校愈來(lái)愈重要，作用也日漸深遠(yuǎn)。所以，在時(shí)代創(chuàng)新的腳步下，學(xué)校的檔案管理工作規(guī)范化更應(yīng)該跟上時(shí)代的步伐，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，積極并保持開(kāi)放的態(tài)度學(xué)習(xí)有利于檔案規(guī)范化管理工作的方法，提升學(xué)校的整體檔案管理水平，與教育事業(yè)和諧發(fā)展，便指日可待。

一、學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理存在的主要問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)淺薄，不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求

在歷史背景下，重建設(shè)而輕視檔案管理工作的思維模式逐漸在社會(huì)上形成。檔案工作被認(rèn)為是普通工作，充其量只是一個(gè)收集、保管、整理、保存一下過(guò)去的東西或者當(dāng)代的信息，與現(xiàn)在飛速發(fā)展的東西毫無(wú)影響，不與當(dāng)代發(fā)展結(jié)合，只是一種簡(jiǎn)單的勞動(dòng)。檔案的工作管理并非次要部門(mén)工作，檔案管理工作結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，加大經(jīng)濟(jì)部門(mén)的開(kāi)發(fā)，不重視檔案管理造成各種不同程度的影響，難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。隨著社會(huì)的發(fā)展，工作人員素質(zhì)的提高也成了重多高職院校面臨的問(wèn)題。工作人員對(duì)檔案管理意識(shí)比較淡薄，就會(huì)間接影響檔案管理的效率；檔案管理意識(shí)比較淡薄，在檔案上呈現(xiàn)出來(lái)的有效信息也會(huì)大大減少，不利于高職院校的發(fā)展。所以，高職院校不重視檔案工作的發(fā)展，就難以跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，就會(huì)被時(shí)代淘汰。高職院校應(yīng)提高檔案意識(shí)，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，使檔案管理充分發(fā)揮檔案管理本身具有的價(jià)值。

（二）檔案管理工作不規(guī)范，檔案的利用率不高

在日常檔案管理中，工作不規(guī)范，會(huì)極大地影響檔案管理的效率。在高職院校對(duì)于檔案管理的工作中，檔案人員在全校的檔案管理中承擔(dān)著很大的責(zé)任，他們的處事態(tài)度、方式以及他們自己的能力和對(duì)于檔案管理的經(jīng)驗(yàn)都會(huì)對(duì)學(xué)校的檔案管理造成很大的影響。在日常的工作中檔案管理人員采取的方法也各不相同。在管理前，管理人員沒(méi)有商量好如何協(xié)調(diào)分工合作，在工作中可能出現(xiàn)重復(fù)，陷入混亂狀態(tài)。當(dāng)代的檔案管理大多數(shù)已經(jīng)擺脫了過(guò)去的管理模式，采取計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行管理。管理者必須熟悉管理軟件，否則在機(jī)械化程序下，數(shù)據(jù)很容易混亂，因操作不當(dāng)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。這樣一來(lái)，數(shù)據(jù)的整理和恢復(fù)會(huì)占用很多時(shí)間，影響工作效率。在管理工作中，一定要做到細(xì)心、及時(shí)管理，在管理中，要區(qū)分好電子檔案和紙質(zhì)檔案，禁止出現(xiàn)單一檔案。在檔案的查閱過(guò)程中，應(yīng)擺脫手工查閱，利用好先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)工具，會(huì)使管理的效率大大增加。

（三）專(zhuān)業(yè)人才缺乏，檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定

檔案管理這項(xiàng)工作，檔案的管理人員是關(guān)鍵所在。檔案管理人員，由于受管理經(jīng)驗(yàn)和學(xué)歷等因素的影響，每個(gè)人的管理水準(zhǔn)和管理模式都不一樣，能力參差不齊，導(dǎo)致檔案管理的協(xié)調(diào)性需要大大加強(qiáng)。管理人員的平均水平，直接影響了學(xué)校檔案管理效率。檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，普通的兼職人員是難以勝任的。在高職院校，檔案工作人員真正是學(xué)習(xí)這門(mén)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的很少，大多數(shù)沒(méi)有受到專(zhuān)業(yè)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技能訓(xùn)練。對(duì)于檔案的分工，電子檔案和紙質(zhì)版檔案的結(jié)合，對(duì)當(dāng)代電子檔案管理軟件的熟悉程度，都大大影響了管理工作的效率。管理的復(fù)雜性，也導(dǎo)致高職院校對(duì)檔案人員更換更加頻繁。管理人員素質(zhì)參差不齊，大大影響了人員管理的難度。管理人員意見(jiàn)不統(tǒng)一，管理團(tuán)隊(duì)的存在便如虛無(wú)，在面對(duì)大量數(shù)據(jù)的管理中，缺少了配合，大大降低了管理的有效性。這種情況下，要實(shí)行檔案工作規(guī)范化管理無(wú)疑變成了一句空話。高職院校需注重這個(gè)問(wèn)題，才能在時(shí)代發(fā)展的背景下，使高職院校發(fā)展管理越來(lái)越規(guī)范。

二、實(shí)施學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理的有效措施

（一）加強(qiáng)檔案普法宣傳教育，增強(qiáng)檔案意識(shí)和法治觀念

加強(qiáng)檔案的普法宣傳教育，使管理模式深入人心。增強(qiáng)檔案意識(shí)觀念，有利于檔案管理的日后發(fā)展。對(duì)學(xué)校來(lái)說(shuō)，檔案普法宣傳不只是面向大眾的宣傳，而是對(duì)不同部門(mén)不同部員所采取不一樣的宣傳模式，實(shí)行不同的宣傳內(nèi)容，制定不同的宣傳方案。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)需加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作法定責(zé)任的意識(shí)，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)能正確意識(shí)到自身對(duì)于管理部門(mén)的重要性，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行責(zé)任的主動(dòng)性，為檔案的工作創(chuàng)造更多有利條件，使管理更規(guī)范化地進(jìn)行。對(duì)檔案工作人員普法宣傳教育則是明確宣傳訓(xùn)練教育培訓(xùn)體系，主要通過(guò)各種會(huì)議講座和周期性的培訓(xùn)，使專(zhuān)兼職檔案工作人員觀念深入人心。工作人員需加強(qiáng)訓(xùn)練，舉辦培訓(xùn)班，對(duì)增強(qiáng)檔案工作人員的能力有很大的幫助。除以之外，學(xué)校還要加大力度宣傳檔案法規(guī)與制度的學(xué)習(xí)，內(nèi)容包括對(duì)國(guó)家檔案法律法規(guī)、學(xué)校檔法律法規(guī)案的理解。學(xué)校還應(yīng)及時(shí)組織全校檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，增強(qiáng)管理人員的檔案意識(shí)和法制觀念。

（二）強(qiáng)化信息管理，提高檔案管理效率

檔案的管理在一定程度上具有復(fù)雜性，其中一個(gè)原因是檔案具有幾大類(lèi)型，每種類(lèi)型一般采取不同的管理模式。檔案的管理主要分成三大類(lèi)：學(xué)生、人事、和行政檔案。三類(lèi)不同的檔案，采取的管理模式也不同。為了發(fā)展信息管理的便捷性，許多高職院校利用當(dāng)下的互聯(lián)網(wǎng)管理模式，管理模式大多數(shù)是普通的檔案編碼，過(guò)于簡(jiǎn)單。雖然互聯(lián)網(wǎng)管理簡(jiǎn)單快捷，但也容易出現(xiàn)混亂及亂碼，或者不小心的人為操作，也會(huì)導(dǎo)致相似的檔案管理代碼混于一起。因此，在分類(lèi)中，采取簡(jiǎn)單而容易分辨的管理模式會(huì)有利于檔案管理。因此，各大高職院校需制定了相應(yīng)的管理方案，按照學(xué)校的實(shí)際情況，根據(jù)不同的學(xué)院分成了不同的管理領(lǐng)域，在其中根據(jù)檔案的類(lèi)型劃分明細(xì)。此管理法則細(xì)分了檔案的管理模式，檔案上下一眼就能看清，檔案的管理效率大大提升，以此提升檔案管理的規(guī)范性，強(qiáng)化信息管理，提升檔案管理效率，對(duì)高職院校提高檔案管理規(guī)范化水平有很大的幫助。

（三）建立健全制度，依法治檔

在這個(gè)法制時(shí)代，需做到有法可依，依法治檔。對(duì)檔案的管理，國(guó)家制定了《檔案法》及《高職院校檔案管理辦法》。根據(jù)這兩個(gè)法則，要求建立并且健全學(xué)校檔案管理制度。建設(shè)規(guī)范化的管理制度遇到的問(wèn)題，對(duì)其進(jìn)行全面的修訂和整理，完善健全學(xué)校的檔案制度。尤其要注意健全崗位的責(zé)任制，讓管理者和執(zhí)法者的責(zé)任感深入人心，使管理者和執(zhí)行者能自覺(jué)履行職責(zé)。把檔案工作管理結(jié)合到人員的崗位責(zé)任制中，與獎(jiǎng)懲結(jié)合，這樣才能更有效地使管理制度執(zhí)行更加高效。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)建立和健全對(duì)于檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，并定期檢查，保證檔案日常工作運(yùn)行，這可以推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范。重視了法規(guī)建設(shè)，完善了法律獎(jiǎng)懲制度，提高了檔案管理的執(zhí)行力度，學(xué)校檔案工作才能有章可循，有法可依，未來(lái)可期。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)的發(fā)展，學(xué)校的傳統(tǒng)管理理念難以跟上時(shí)代的步伐。加強(qiáng)學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理是學(xué)校目前的重要工作之一，需要各個(gè)學(xué)校改變陳舊的管理理念，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況來(lái)制定合適的檔案工作規(guī)范化管理方案，使學(xué)校檔案工作管理規(guī)范化、有法可依、依法治檔。學(xué)校需加強(qiáng)對(duì)各部門(mén)及各部門(mén)指導(dǎo)員的聯(lián)系、指導(dǎo)，為檔案工作規(guī)范化管理打好基礎(chǔ)，使檔案管理隊(duì)伍強(qiáng)大起來(lái)；提升學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理的效率，學(xué)校需認(rèn)識(shí)到工作管理規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提，是檔案工作科學(xué)管理提高工作效率的有效方式，強(qiáng)化信息化管理可以提升檔案管理的效率，從而提升各類(lèi)檔案的閱讀效率。因此，學(xué)校應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題并解決問(wèn)題，認(rèn)真貫徹落實(shí)適合學(xué)校的檔案工作規(guī)范化管理的每一項(xiàng)具體要求，把學(xué)校檔案管理工作提升到一個(gè)新的水平。

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作者簡(jiǎn)介：蔡鈺（1964-），女，漢族，山東文登人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。