論現(xiàn)代企業(yè)中的檔案數(shù)字化管理

楊雪嬌

摘 要：隨著信息社會(huì)的到來，企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是企業(yè)檔案工作升級(jí)換代與創(chuàng)新發(fā)展的必然要求，企業(yè)檔案數(shù)字化有利于整合企業(yè)核心信息資源，提升檔案信息管理開發(fā)利用與共享服務(wù)能力，有利于優(yōu)化企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程，并有效促進(jìn)企業(yè)提高管理水平，增加經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案數(shù)字化；信息

1 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)多樣化

在不同的檔案管理機(jī)制下，每個(gè)企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不一致。就要遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，又有一些行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)自身的標(biāo)準(zhǔn)，由于各企業(yè)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)不一，無法做到真正統(tǒng)一化管理，這就增加了企業(yè)檔案數(shù)字化難度，制約了其發(fā)展。

1.2 檔案管理軟件多元化

市場(chǎng)上做檔案管理軟件的廠家魚龍混雜，主流的做的比較好的有清華紫光、東方飛揚(yáng)、量子偉業(yè)等等，每家軟件都有各自特色，另外還會(huì)根據(jù)企業(yè)需求量身定制。所以說各企業(yè)的檔案數(shù)字化做到何種程度，采用何種技術(shù)架構(gòu)，接口集成，其部署方式，數(shù)字化的全宗范圍，以及在開展檔案數(shù)字化過程的思路、方法、資金預(yù)算及實(shí)施的具體措施等等都具有自身的獨(dú)特性，很難一概而論，從而造成檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的緩慢。

1.3 檔案實(shí)施進(jìn)度差異化

企業(yè)檔案數(shù)字化工作的開展是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必要手段，它可以簡(jiǎn)化大量重化的日常工作，節(jié)省人力物力，實(shí)現(xiàn)檔案工作有傳統(tǒng)的保管模式想現(xiàn)代化的利用模式轉(zhuǎn)變。但是，由于各企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度不同，對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為檔案室僅僅是存放文件資料的地方，不愿意投入太多資金改造，這些導(dǎo)致各檔案數(shù)字化建設(shè)的工作進(jìn)度存在很大差異，嚴(yán)重阻礙了檔案數(shù)字化推進(jìn)的步伐。

2 對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

2.1 制度建設(shè)

規(guī)范完善的制度是企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)得以順利開展的基本保障。要做好企業(yè)檔案數(shù)字化工作，必須建立一套科學(xué)完善的保障措施體系。第一，各企業(yè)根據(jù)自身實(shí)際情況制定適合自身的檔案信息歸檔制度，明確文件的歸檔范圍及歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)，未按制度及時(shí)歸檔的對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理；第二，將檔案工作完成情況具體到企業(yè)的績(jī)效考核表中，提高職工對(duì)檔案工作的重視程度；第三，制定檔案室人員崗位設(shè)置與職責(zé)制度，檔案工作根據(jù)流程要拆分細(xì)化到個(gè)人，建立相應(yīng)的崗位責(zé)任制，充分調(diào)動(dòng)工作人員積極性。此外，由于檔案管理工作從收集到數(shù)字化及保管利用涉及到諸多環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)之間環(huán)環(huán)相扣，聯(lián)系緊密，這就要求檔案管理數(shù)字化工作要進(jìn)行系統(tǒng)化管理，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

企業(yè)數(shù)字化管理建設(shè)應(yīng)參考國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并結(jié)合企業(yè)實(shí)際，形成本企業(yè)數(shù)字檔案室的電子檔案收、存、管、用等方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，主要包括企業(yè)傳統(tǒng)載體數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、企業(yè)檔案分類規(guī)范、企業(yè)各類檔案管理及業(yè)務(wù)流程規(guī)范、企業(yè)檔案利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。

2.3 檔案工作從業(yè)人員整體素質(zhì)要提升

首先，企業(yè)檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)要求檔案從業(yè)人員有過硬的專業(yè)知識(shí)，具備基礎(chǔ)檔案管理能力，其次，檔案從業(yè)人員要有對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、處理和研究的實(shí)踐能力，另外，鑒于數(shù)字檔案信息的特殊性，要求檔案從業(yè)人員必須具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，如數(shù)字技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)和計(jì)算機(jī)通信技術(shù)等。所以說，提高企業(yè)的檔案信息數(shù)字化水平，就要著眼于提高檔案從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，檔案從業(yè)人員綜合能力的高低直接影響著企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)。首先，從源頭抓起，應(yīng)結(jié)合本企業(yè)業(yè)務(wù)實(shí)際積極開展檔案部門人員業(yè)務(wù)和信息化能力的培養(yǎng)及相關(guān)專業(yè)人員的引進(jìn)，以滿足企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)和運(yùn)行的需求，其次，要做好對(duì)檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)工作。定期舉辦培訓(xùn)講座或者鼓勵(lì)從業(yè)人員參與在職培訓(xùn)，或是與公司IT部分聯(lián)合交流學(xué)習(xí)，爭(zhēng)取從多方面下手。提高檔案從業(yè)人員的實(shí)踐操作能力和數(shù)字化管理水平。在人才引進(jìn)方面，應(yīng)注重檔案和信息化方面的人才引進(jìn)，從而形成一支既懂檔案業(yè)務(wù)又具有一定信息化技術(shù)技能的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

2.4 建立企業(yè)檔案數(shù)字化工作安全保密體系

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作中的信息安全問題不容忽視。檔案部門必須加強(qiáng)安全管理。首先，要加強(qiáng)從業(yè)人員的保密意識(shí)，履行自己的職責(zé)，遵守保密規(guī)定；其次，檔案室安全設(shè)備配置齊全，確保物理安全。建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案庫(kù)房，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，主要包括：門控系統(tǒng)、監(jiān)控報(bào)警系統(tǒng)和趨于保護(hù)措施等，配備磁帶備份系統(tǒng)，光盤記錄系統(tǒng)、斷電保護(hù)ups系統(tǒng)等外圍輔助設(shè)備，確保環(huán)境安全，加強(qiáng)介質(zhì)使用、傳遞、保存、報(bào)廢管理，確保介質(zhì)安全。另外，要嚴(yán)格控制信息資源的利用范圍，制定嚴(yán)密的信息發(fā)布審核制度，確保信息安全。在當(dāng)今信息時(shí)代，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)從某種程度上講就是信息的競(jìng)爭(zhēng)，想要占據(jù)競(jìng)爭(zhēng)的有利地位，必須在推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)加強(qiáng)保密性建設(shè)。最后，檔案室系統(tǒng)應(yīng)據(jù)給數(shù)據(jù)的防災(zāi)備份工鞥你，嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，制訂完善的數(shù)據(jù)庫(kù)管理規(guī)范，確保數(shù)據(jù)安全。

2.5 企業(yè)存量檔案數(shù)字化和電子文件歸檔要求

針對(duì)企業(yè)現(xiàn)存的檔案，遵循“重要性、常用型、急用性、搶救性、珍貴性”五性原則并結(jié)合實(shí)際開展存量檔案數(shù)字化工作方案，分步推進(jìn)，將重要的、常用的、急用的、自然損壞老化嚴(yán)重的和珍貴的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化工作，在保證數(shù)字化質(zhì)量的前提下，按照數(shù)字化檔案的情況及難易程度等因素，制定相應(yīng)的數(shù)字化加工的數(shù)量。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中應(yīng)制定專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)規(guī)劃，以需求為導(dǎo)向，選擇利用率高、數(shù)量稀少、內(nèi)容重要的檔案資源，以文字、圖片、音視頻等多種方式展示利用。電子文件歸檔要制定詳細(xì)的技術(shù)方案和電子文件歸檔計(jì)劃，電子文件歸檔范圍應(yīng)包括各業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及以獨(dú)立文檔形式存在的具有保存價(jià)值的信息記錄，其范圍包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、產(chǎn)供銷一體化系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站及本企業(yè)其他職能活動(dòng)系統(tǒng)、以及從外部接收的電子文件。

總而言之，企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、安全保密體系建設(shè)，以及必要的人員和經(jīng)費(fèi)，需要檔案部門與企業(yè)的信息化部門等相關(guān)職能和業(yè)務(wù)部門共同開展實(shí)施。其中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是基礎(chǔ)，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和數(shù)字檔案資源建設(shè)是重點(diǎn)，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和安全保密體系建設(shè)以及必要的人員和經(jīng)費(fèi)是保障。

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