探究檔案數(shù)字化建設與檔案資源的服務

駱藝

摘 要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸發(fā)生改變，結(jié)合數(shù)字化建設使檔案工作的信息化水平提高，提高了檔案管理工作的效率，使檔案的資源利用率提升，對檔案管理的發(fā)展有著重要的作用。本文對檔案數(shù)字化建設與檔案資源的服務進行了詳細的分析，作為參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；建設；檔案資源

隨著網(wǎng)絡信息化發(fā)展，較多的企業(yè)以及事業(yè)單位使用網(wǎng)絡進行檔案管理，通過這種管理方式加強了管理的質(zhì)量，提高了檔案工作的效率。檔案數(shù)字化是增強企業(yè)及單位的實力的重要內(nèi)容，通過數(shù)字化管理使檔案工作中占用空間減小，同時降低了管理的成本，使檔案管理的水平得到提高，同時優(yōu)化了檔案資源的服務。因此，各個企業(yè)及單位應重點加強檔案的數(shù)字化建設和資源服務，促進檔案工作發(fā)展。

1 檔案數(shù)字化建設的重要性

1.1 檔案信息安全保護原則

當前的事業(yè)單位中為了使檔案資料得到保護，利用內(nèi)網(wǎng)進行檔案管理，這種管理方式存在封閉性，因此可以使單位內(nèi)部的檔案信息進行有效的保護，避免了信息泄露的問題。同時單位具備無線網(wǎng)卡物理地址過濾以及其他功能，可以加強檔案的保密性，隨著技術(shù)的發(fā)展，目前內(nèi)網(wǎng)的保護作用也得到了加強。當沒有經(jīng)過授權(quán)的用戶訪問的時候，內(nèi)網(wǎng)會進行身份認證，從而避免檔案安全受到影響。

1.2 檔案管理一體化原則

檔案數(shù)字化建設工作中，多數(shù)單位將內(nèi)部控制作為一種具有整體性的管理方式，使檔案管理得到統(tǒng)一整合，內(nèi)部檔案的數(shù)字化建設也基本為附加模式系統(tǒng)。通過這種一體化的管理可以使檔案的數(shù)字化建設具有一致性，建設受到了信息化技術(shù)發(fā)展的影響，這使單位在附加模式系統(tǒng)中研究方向發(fā)生了變化，因此使檔案的數(shù)字化建設產(chǎn)生了一體化特點。

1.3 電子文檔與紙質(zhì)文檔共存原則

在傳統(tǒng)的檔案工作中，單位的工作人員都通過人工的方式對檔案進行等級，隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，多數(shù)單位的行政工作人員將人工方式改善，使用數(shù)字化方式進行等級，利用數(shù)字化系統(tǒng)對檔案進行整理，使檔案登記的效率提高，也使紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所代替，但是仍然有一部分檔案為紙質(zhì)，這也是檔案的管理中存在著紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的特點，

2 檔案數(shù)字化建設與檔案資源的服務

2.1 檔案信息資源共享

信息化時代背景下，檔案工作的信息傳遞效率得到了提高，結(jié)合檔案數(shù)字化建設中的系統(tǒng)手法模式，可以使檔案管理變?yōu)閷崟r的管理，利用網(wǎng)絡使人員對檔案信息進行實時的跟蹤，使事業(yè)單位的人員能夠更高效的對工作進行安排，信息傳遞的快速性也使檔案信息共享性提高。經(jīng)過檔案數(shù)字化建設的相關(guān)技術(shù)應用，使事業(yè)單位在檔案信息的管理和共享中達到了高效的水平。

2.2 數(shù)字化檔案建庫

數(shù)字化檔案建設過程中，事業(yè)單位的檔案系統(tǒng)也得到了更新，使檔案系統(tǒng)的建設水平得到提升。當前網(wǎng)絡信息技術(shù)在各個行業(yè)中有著廣泛的應用，同時處在發(fā)展的重要階段之中，所以檔案數(shù)字化建設也面臨著一定的挑戰(zhàn)，其中包括系統(tǒng)模板、后臺權(quán)限以及建設總綱三個內(nèi)容，為了使檔案數(shù)字化系統(tǒng)的兼容性問題得到解決，需要對這三方面進行更新，通過升級的方式使模板的兼容性加強，同時控制后臺權(quán)限，同時使數(shù)字化檔案建設和信息化相互協(xié)調(diào)。事業(yè)單位應參考其他單位的檔案數(shù)字化建設，將檔案的兼容性提高，考慮到自身單位的數(shù)字化檔案建設標準，使建設符合單位自身的需求，提高檔案數(shù)字化建設的質(zhì)量。事業(yè)單位在進行建庫的過程中需要根據(jù)法律規(guī)定開焊工作，確保檔案數(shù)字化入庫的信息真實性。

2.3 系統(tǒng)管理服務平臺

檔案數(shù)字化建設中的系統(tǒng)管理平臺可以使事業(yè)單位等部門的檔案管理效率得到提高，加強了檔案信息的處理質(zhì)量。檔案數(shù)字化使單位在對信息進行調(diào)查和整理的過程中的成本降低，節(jié)省了檔案管理所需的費用，不僅通過電子化檔案減少了紙質(zhì)檔案的使用，還使人員的工作效率提高。通過使用電子化檔案可以節(jié)約紙張印刷成本，減少了人力資源所需的成本，有效控制了檔案工作的成本使用，對單位的資金使用有著重要的意義。另外，通過數(shù)字化管理方式使檔案的信息準確性得到了有效提升。

3 檔案數(shù)字化建設中需要注意的問題

檔案是記載信息的重要媒介，數(shù)字化檔案室的建立也是當前單位管理工作中的重要內(nèi)容，由于事業(yè)單位以及企業(yè)等建設數(shù)字化檔案室需要花費較多的資金，同時與企事業(yè)單位的特點以及服務內(nèi)容等有著緊密的聯(lián)系，另外，數(shù)字化檔案室和單位的業(yè)務需要達到結(jié)合的效果，通過前端控制使數(shù)字化檔案信息建設的安全性提高，在這個環(huán)節(jié)中，需要具有專業(yè)的數(shù)字化技術(shù)人員，使檔案管理工作的質(zhì)量得到保障，通過專業(yè)性人才的協(xié)調(diào)配合，使檔案數(shù)字化建設水平提高，這是一個重要問題。

數(shù)字化建設過程中需要積累原始信息資源，例如人們使用某個公開網(wǎng)站的時候，不能得到所需要的信息內(nèi)容，這是由于信息的整理以及上傳過程中沒有對檔案信息進行全面的匯總，同時檔案的全文數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)不足，數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)換過程中有缺失，這些因素都是空界面形成，導致信息的查詢效率較低。在檔案的管理中，需要結(jié)合單位的信息資源特點，將檔案信息進行明確的劃分，分為詳細的種類，對文件流程進行整理，使信息能夠得到有效的組織，在應用中能夠有序的展現(xiàn)。通過信息資源的匯總，使數(shù)字信息積累成信息庫，可以使檔案信息的利用效果加強，為人們提供更好的服務。另外，數(shù)字檔案建設需要進行定位，通過人員的專業(yè)性的確定，將具有管理專業(yè)性的管理人員進行引進，使人員對檔案信息進行高效的管理，使工作的質(zhì)量提高。

4 結(jié)語

單位的檔案管理工作對單位的發(fā)展有著重要的影響，為了使檔案工作符合當前的信息化時代需求，應通過檔案數(shù)字化建設使檔案工作得到改善，采用信息技術(shù)將檔案進行高效的管理，使檔案的信息利用效率提高，同時實現(xiàn)檔案資源的共享，提升檔案工作的質(zhì)量，為單位的檔案管理發(fā)展提供了良好的條件。

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