醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)分析

孟海麗

摘 要：隨著科技信息的發(fā)展，數(shù)字化進(jìn)程也為醫(yī)院帶來了便捷，檔案數(shù)字化管理在安全性、規(guī)范性、高效性方面都對醫(yī)院大有裨益。但是目前我國醫(yī)院的檔案數(shù)字化管理仍存在缺乏重視、資金投入不足、基礎(chǔ)建設(shè)不完善、管理人員不認(rèn)真等問題，本文針對這些問題，提出了相應(yīng)的優(yōu)化策略，希望可以加強(qiáng)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案數(shù)字化；優(yōu)化策略

檔案數(shù)字化是指將各種不同形式的檔案資源利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、錄音錄像技術(shù)、掃描技術(shù)等轉(zhuǎn)化成數(shù)字型的信息存儲(chǔ)至網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的方法。通過此種方法，可以將文檔信息進(jìn)行有序的整合，便于信息共享和隨時(shí)查取，更適合現(xiàn)代化的進(jìn)程。將醫(yī)院檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)也是時(shí)代發(fā)展的必然，將會(huì)促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的有序開展。

1 醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

1）安全性。安全性對于檔案一類的文件來說是最需重視的問題，對于醫(yī)院的一些檔案，由于涉及到病歷、住院信息等文件，一旦丟失或者損壞，對于病人的治療后續(xù)治療極為不便，采用數(shù)字化管理模式，可以將文件上傳至電腦系統(tǒng)，防止原件丟失損壞。另外由于一些文件涉及保密信息，如果采用紙質(zhì)文檔封存，有可能被有心人看到并泄露，但是如果采用數(shù)字化的方法保管資料，將其列入不公開信息，并由專業(yè)人員進(jìn)行多重加密處理，可以有效防止檔案信息泄露。

2）規(guī)范性。檔案數(shù)字化的一大作用是共享信息資源，在全國甚至全球范圍內(nèi)提供數(shù)字化檔案信息。醫(yī)院將檔案數(shù)字化可以便于異地調(diào)取資料、共享醫(yī)療成果等。由于檔案信息可能經(jīng)手不同的醫(yī)生或者醫(yī)院，所以規(guī)范性尤為重要。如果采用紙質(zhì)檔案，每個(gè)醫(yī)院的格式或者醫(yī)生的字跡都會(huì)存在差異，不利于后續(xù)的參考，采用規(guī)范化的數(shù)字存儲(chǔ)格式，既可以避免資源的浪費(fèi)，也可以提高醫(yī)院工作的專業(yè)性。

3）高效性。隨著生活節(jié)奏的加快，人們在處理問題時(shí)更注重時(shí)間效率。醫(yī)院將檔案信息數(shù)字化可以有效提高效率，在治療病人時(shí)，可及時(shí)查詢病歷信息；在遇到疑難問題時(shí)，可以及時(shí)從信息庫獲取資料；病人也可根據(jù)網(wǎng)站的數(shù)字化信息了解醫(yī)院的概況，從而及時(shí)獲取所需知識，并進(jìn)行針對性求醫(yī)，大大縮短了時(shí)間。

2 醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

1）對檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏重視。醫(yī)院的檔案信息不僅只是將文字進(jìn)行錄入，還包含了醫(yī)院的運(yùn)作體系、管理規(guī)劃等各個(gè)方面，雖然各個(gè)醫(yī)院對檔案管理的重要性越發(fā)重視，但多數(shù)管理者仍然沒有意識到檔案數(shù)字化的必要性和其優(yōu)勢所在。多數(shù)醫(yī)院的檔案管理仍是以紙質(zhì)版為主，在傳閱等方面也是采用紙質(zhì)方式，很少使用電子化審閱方式，檔案數(shù)字化進(jìn)程處在停滯不前的狀態(tài)。還有一些文檔錄入員在將電子版確認(rèn)產(chǎn)生最終版本后，會(huì)將電子文件刪除，只以紙質(zhì)文件歸檔，不僅不利于保存，還大大增加了工作量，也不利于之后的查詢工作。

2）檔案數(shù)字化建設(shè)資金投入不足。醫(yī)院在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，需要大量的資金支持，這樣才能保證檔案管理的安全性和規(guī)范性。但是由于一些醫(yī)院對檔案數(shù)字化管理缺乏重視，所以在此方面的資金投入也比較少。醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的資金的主要運(yùn)用方向是硬件和軟件設(shè)備，另外還有專業(yè)人員的服務(wù)費(fèi)和培訓(xùn)費(fèi)等，在設(shè)備的使用過程中也需要不斷進(jìn)行維護(hù)，這些都需要大量的資金。但是多數(shù)醫(yī)院選擇把資金運(yùn)用于醫(yī)療設(shè)備的購置和研發(fā)人員的實(shí)驗(yàn)中，投在檔案數(shù)字化建設(shè)方向的資金少之又少，大大降低了此方面的進(jìn)程。

3）檔案數(shù)字化軟件設(shè)施不完善。醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)需要從硬件和軟件兩方面進(jìn)行完善。在硬件上，需要配備專業(yè)、功能完善的掃描儀。當(dāng)前多數(shù)醫(yī)院采用高速拍攝儀將文字檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，其優(yōu)點(diǎn)有：拍攝速度快、成像質(zhì)量高、無需拆卸檔案等，但其也存在缺點(diǎn)：不能滿足不同類型不同載體檔案的數(shù)字化要求。將檔案數(shù)字化處理的目的不僅僅是為了效率，還為了保護(hù)原件，避免信息錯(cuò)誤。高速拍攝儀很容易受到外部因素的影響，批量錄入時(shí)文件的一致性較差，圖片質(zhì)量也會(huì)被壓縮，因此購買新型的掃描設(shè)備十分重要。另外，檔案電子化也需要完善軟件方面。醫(yī)院的軟件系統(tǒng)較為獨(dú)立，不能與辦公軟件自動(dòng)連接，檔案管理系統(tǒng)也不能與辦公軟件及時(shí)對接，使得數(shù)據(jù)錄入工作更為繁瑣。檔案數(shù)字化建設(shè)需要依靠網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)，但數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)的服務(wù)器只在小范圍的局域網(wǎng)內(nèi)設(shè)有，無法將目錄數(shù)據(jù)庫與醫(yī)院其他利用者共享，檔案數(shù)字化不夠完整。

4）檔案管理人員態(tài)度不認(rèn)真。數(shù)字檔案與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)息息相關(guān)，專業(yè)性較強(qiáng)，因此檔案管理人員也需要具備良好的專業(yè)技能和端正的工作態(tài)度。另外文檔管理員除了需要掌握文件管理的基本技能，還需要具備準(zhǔn)確判斷互聯(lián)網(wǎng)趨勢的能力。但是許多醫(yī)院都沒有意識到檔案數(shù)字化管理的重要性，并沒有安排專業(yè)的檔案管理人員，而是隨便安排員工擔(dān)任此職位，這些員工首先不具備專業(yè)知識，另外還對該工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的額態(tài)度，對工作的開展極為不利。

3 醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)優(yōu)化建議

1）加強(qiáng)對檔案數(shù)字化處理的重視。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需要對醫(yī)院檔案的數(shù)字化建設(shè)提起高度重視，這是保障該工作合理開展的基礎(chǔ)。雖然醫(yī)院的工作主要基于醫(yī)療、教育和科研，檔案的作用一般是為各科室提供參考，但是如果檔案的查詢借閱一直采用紙質(zhì)化形式，會(huì)降低部門工作的效率。醫(yī)院應(yīng)該將文檔數(shù)字化管理工作列入醫(yī)院重點(diǎn)發(fā)展計(jì)劃，并大力支持其實(shí)施，這樣檔案數(shù)字化工作才能快速發(fā)展。其次，檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，不要以一味強(qiáng)調(diào)紙質(zhì)文件的重要性，而忽略了電子文件的高效、規(guī)范和安全性，需要在前期工作中明確數(shù)字檔案的重要性，并進(jìn)行妥善處理，為后續(xù)工作的開展提供支持。另外，檔案管理人員還應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)改變檔案管理的理念，及時(shí)推進(jìn)數(shù)字檔案的開展。

2）增加檔案數(shù)字化的資金投入。隨著信息技術(shù)水平的提高和醫(yī)院重視程度的不斷增強(qiáng)，醫(yī)院的數(shù)字化檔案建設(shè)將在之后的時(shí)間內(nèi)獲得大規(guī)模增長，在此過程中需要大量的資金支持，為了保證數(shù)字檔案建設(shè)的成果，醫(yī)院必須加大資金投入，購置專業(yè)設(shè)備，選用專業(yè)人才，保證醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)的有效發(fā)展。

3）完善檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)建設(shè)。完善檔案數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)也是醫(yī)院需要引起重視的一點(diǎn)，在此方面的具體措施有：（1）完善醫(yī)院檔案管理的技術(shù)設(shè)備，另外購買相應(yīng)的辦公用具和設(shè)備。比如電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)等，需要購買質(zhì)量過關(guān)的設(shè)備，以便提供更好的檔案處理服務(wù)。（2）完善數(shù)字化檔案查詢系統(tǒng)。完善的數(shù)字化查詢系統(tǒng)可以方便醫(yī)生和就診人員對病歷等情況進(jìn)行查詢。并且數(shù)字化的管理系統(tǒng)可以規(guī)范檔案管理制度，數(shù)字平臺(tái)也可以保證檔案建設(shè)的便捷性。（3）加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)的安全性。醫(yī)院需要在信息保密方面付出更多精力，保證醫(yī)院資料和病人信息的隱私性。

4）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。為了增強(qiáng)醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)的效果，還應(yīng)該在數(shù)字檔案管理人員的專業(yè)能力上進(jìn)行完善。首先，醫(yī)院在選擇檔案管理人員時(shí)，要考慮到其專業(yè)能力和其個(gè)人性格。因?yàn)闄n案管理是機(jī)械性但又十分細(xì)致的工作，稍有差錯(cuò)都容易釀成大禍，所以需要選擇專業(yè)技術(shù)過關(guān)、細(xì)心的人才負(fù)責(zé)此工作。另外還要加強(qiáng)對已有員工的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括但不限于檔案管理工作制度、計(jì)算機(jī)技術(shù)、醫(yī)院制度等，時(shí)刻保證員工的工作積極性和工作認(rèn)真性。

4 小結(jié)

本文從醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性出發(fā)，研究發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)存在缺乏重視、資金投入不足、基礎(chǔ)建設(shè)不完善、管理人員不認(rèn)真等問題，提出了加強(qiáng)對檔案數(shù)字化處理的重視、增加檔案數(shù)字化的資金投入、完善檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)建設(shè)、加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)等措施，希望對醫(yī)院數(shù)字檔案建設(shè)工作有所幫助。

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