淺議事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

娜孜拉?黑巴拉提

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案管理的作用越來(lái)越重要，成為社會(huì)信息系統(tǒng)中不可缺少的一部分。隨著信息化的發(fā)展，信息化已經(jīng)在人事檔案管理中有了廣泛運(yùn)用。事業(yè)單位人事檔案信息化管理是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的產(chǎn)物，在事業(yè)單位人事檔案改革中，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理的信息化能夠更好適應(yīng)實(shí)際工作的需要，促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；存在問(wèn)題；對(duì)策

1 導(dǎo)言

人事檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分。事業(yè)單位每次進(jìn)行人員選用與提拔時(shí)，都會(huì)以人事檔案作為重要的依據(jù)。只有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位人力資源工作的重要性，把握其發(fā)展現(xiàn)狀，分析存在的問(wèn)題，不斷有針對(duì)性地進(jìn)行改進(jìn)，才能有效推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位管理改革的進(jìn)程，有利于事業(yè)單位管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。為了適應(yīng)現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位改革的進(jìn)程，事業(yè)單位中的人力資源管理工作也先后進(jìn)行了不同程度的創(chuàng)新與改革。作為事業(yè)單位日常管理工作的一部分，人事檔案有著重要的管理價(jià)值，只有建立完善的檔案管理機(jī)制，采取更加先進(jìn)的管理措施與方法，才能夠讓人事檔案管理工作趨于規(guī)范化，確保人事檔案價(jià)值得到更充分的發(fā)揮。

2 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要意義

2.1 加強(qiáng)人事檔案管理，能夠切實(shí)提升事業(yè)單位人力資源的社會(huì)價(jià)值

與一般企業(yè)檔案管理工作不同，事業(yè)單位中的人事檔案管理工作具有一定的特殊社會(huì)屬性，具體工作的開(kāi)展要依據(jù)國(guó)家法律制度進(jìn)行，才能夠更好地履行自身的社會(huì)職能。從內(nèi)容來(lái)看，它涉及事業(yè)單位員工的相關(guān)信息，直接與員工的薪酬待遇、組織關(guān)系等有著十分密切的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性。

2.2 加強(qiáng)人事檔案管理，能夠有效推動(dòng)人力資源改革的進(jìn)一步深化

我國(guó)事業(yè)單位人力資源檔案管理工作深受傳統(tǒng)因素的影響，在很大程度上制約了人力資源檔案管理工作的有效開(kāi)展，存在很多不足之處，比如領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的積極性不高、人力資源檔案管理工作的相關(guān)配置不合理、檔案管理手段落后等，迫切需要針對(duì)這些存在的問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化提高，深化人力資源改革，在提升人力資源工作效率的同時(shí)改善其工作中存在的不合理現(xiàn)象。

3 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 對(duì)檔案管理不夠重視

目前，我國(guó)大部分事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，致使檔案管理出現(xiàn)滯后性和形式化的現(xiàn)象。如今國(guó)家對(duì)經(jīng)濟(jì)體制不斷進(jìn)行改革和完善，但是人事檔案管理卻未能跟上人事制度改革的步伐，從而導(dǎo)致一些檔案管理人員身兼數(shù)職，并且沒(méi)有得到及時(shí)、系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，致使這些檔案管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)，最終導(dǎo)致無(wú)法更好的開(kāi)展人事檔案管理工作。

3.2 人事檔案管理信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后

目前，雖然一部分事業(yè)單位已經(jīng)配備了人事檔案管理系統(tǒng)，但是由于對(duì)其缺乏系統(tǒng)性的了解和認(rèn)識(shí)，從而導(dǎo)致大部分系統(tǒng)只是簡(jiǎn)單地對(duì)職工信息進(jìn)行記錄、統(tǒng)計(jì)，而未對(duì)職工的生活、工作等相關(guān)信息進(jìn)行記錄，使檔案信息化大打折扣。同時(shí)，還有很大一部分事業(yè)單位由于經(jīng)費(fèi)不足、領(lǐng)導(dǎo)不夠重視等，對(duì)人事檔案管理信息化工作推動(dòng)不力，還在沿用傳統(tǒng)的手工操作。這樣不僅增加了檔案的保存和管理難度，而且也會(huì)對(duì)人事檔案管理工作效率產(chǎn)生影響。

3.3 檔案材料缺乏規(guī)范化、制度化管理

在進(jìn)行人事檔案材料收集歸檔過(guò)程中存在執(zhí)行不嚴(yán)格、制度不健全的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致檔案材料缺乏規(guī)范化、制度化管理，致使檔案資料缺乏一定的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。實(shí)際上，人事檔案需要真實(shí)反映職工的基本信息，但是在實(shí)際工作中卻存在一定的信息不準(zhǔn)確和虛假現(xiàn)象。近兩年來(lái)，國(guó)家已要求人事檔案紙質(zhì)材料選擇 A4 規(guī)格的辦公用紙制作，檔案裝訂也已按照組織部門的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)更換了新型 A4 檔案盒，這是全國(guó)人事檔案管理工作的重大改變。

3.4 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

實(shí)際上，人事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，要求檔案管理人員要全面地了解和掌握每一份檔案材料，并根據(jù)實(shí)際需要及時(shí)增添相關(guān)材料，嚴(yán)格按照人事檔案管理的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)開(kāi)展工作，但是大部分事業(yè)單位的檔案管理人員未參加過(guò)檔案知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案的管檔要求、重要性，檔案材料的收集、歸檔、整理、裝訂等業(yè)務(wù)不熟悉，加之事業(yè)單位改革后，縮減了管理人員的數(shù)量，從而導(dǎo)致檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，在一定程度上影響了檔案管理的整體水平。

4 事業(yè)單位人事檔案管理存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

4.1 加強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)

為了改變事業(yè)單位以往落伍的人事檔案管理方式，加強(qiáng)人事檔案管理工作認(rèn)知度應(yīng)作為工作的重點(diǎn)，同時(shí)將人事檔案管理列入到人事工作建設(shè)當(dāng)中去。其中加強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)的方式可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行入手：首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)內(nèi)部工作人員設(shè)計(jì)考核體系，增加檔案管理項(xiàng)目，在某種程度上可以反映出個(gè)別工作人員在日常人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，對(duì)這些問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行科學(xué)、有效的處理。另一方面，這種有效的考核體系，在糾正管理人員存在的問(wèn)題時(shí)，也有效的促使該人員避免再次出現(xiàn)此類錯(cuò)誤，進(jìn)而在某種程度上也減輕了工作人員的壓力，使其自身能有更多的精力與時(shí)間投入在日常其他的工作當(dāng)中。

4.2 加強(qiáng)人事檔案管理者素質(zhì)的訓(xùn)練培養(yǎng)

在事業(yè)單位人事檔案管理中，檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)管理工作的質(zhì)量有著不可分割的影響。因此，單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)內(nèi)部管理人員素質(zhì)上的培養(yǎng)，通過(guò)不斷的提高管理工作人員的素質(zhì)，進(jìn)而有助于實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的真正價(jià)值。例如，事業(yè)單位在挑選管理人員時(shí)，應(yīng)當(dāng)選擇較為專業(yè)的人員，并且必須是中共黨員，與此同時(shí)應(yīng)加大力度培養(yǎng)其業(yè)務(wù)能力，幫助他們更好、更快的熟悉自己的崗位。在對(duì)管理人員素質(zhì)培養(yǎng)的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)鼓勵(lì)他們積極踴躍的掌握檔案管理相關(guān)知識(shí)和技能，使他們不斷提升自身的素養(yǎng)和道德領(lǐng)悟，進(jìn)而提升檔案管理能力。

4.3 構(gòu)建完善的管理制度

在事業(yè)單位人事檔案管理中，工作內(nèi)容所涵蓋的信息比較復(fù)雜，因此建立完善的檔案管理制度，有助于提高日常管理工作效率。例如，在管理工作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格規(guī)范檔案資料紙張的使用范圍，并要求資料中不能出現(xiàn)任意涂改等行為，要保障檔案資料的整潔與美觀性。在加強(qiáng)管理制度的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)對(duì)工作人員設(shè)立管理制度，要求他們?cè)谑占耸聶n案資料的時(shí)候，對(duì)于那些零散、缺乏真實(shí)性、全面性的資料應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行判別，確保人事檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。

5 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位人事檔案管理屬于事業(yè)單位管理體系中比較重要的組成部分，而管理的信息化、現(xiàn)代化、科學(xué)化是人事檔案管理工作未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。這就要求事業(yè)單位人事檔案管理工作的開(kāi)展要緊隨時(shí)代的發(fā)展步伐，并對(duì)現(xiàn)有的管理技術(shù)、管理模式、管理制度進(jìn)行創(chuàng)新和完善，同時(shí)還需要抓住歷史機(jī)遇，確保人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，從而提高管理工作的整體效率和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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