淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

鄧式軍

摘 要：隨著我國綜合國力的增強，經(jīng)濟水平的提高帶動了國內各項事業(yè)的進步和計算機技術的發(fā)展，人們進入信息化時代。而檔案管理工作是對信息的收集、管理和存儲，在某方面上對推動社會經(jīng)濟發(fā)展和步入信息化時代有至關重要的作用。在信息化時代發(fā)展的前提下，檔案管理工作如何進行創(chuàng)新是首要難題，通過把計算機網(wǎng)絡技術和檔案管理工作進行了融合和創(chuàng)新后，發(fā)現(xiàn)能加速檔案工作的信息化建設。在下文中，通過分析和研究大量實例后，對信息時代下的檔案管理工作，如何進行創(chuàng)新和發(fā)展進行各個層面的剖析和深化，提供微薄意見，希望能為檔案管理工作的水平有所提升。

關鍵詞：信息時代；檔案管理工作；創(chuàng)新和進步

創(chuàng)新工作存在于社會的各行各業(yè)，是各種企業(yè)和工作發(fā)展的動力和源泉，同樣也是檔案管理工作進步的重要力量。對檔案管理工作進行創(chuàng)新，是檔案工作信息化建設的客觀需要，也是信息時代下檔案管理工作的必然要求。在對其進行創(chuàng)新時，要求創(chuàng)新的觀念要與時俱進，方式方法要貼近基層，從而使得檔案管理工作的順利進行，為檔案管理工作的進步和發(fā)展奠基良好的基礎。

1 檔案管理工作信息化

1.1 檔案管理工作概念

傳統(tǒng)的檔案管理工作是紙質辦公，是對信息進行收集和整理。在信息時代的大力發(fā)展下，我國檔案建設管理部門提出檔案信息化，并進行統(tǒng)一的指導和組織，實現(xiàn)了檔案管理單位紙質文件電子文件化，并用計算機創(chuàng)造出相對應的電子文件管理程序和平臺，通過現(xiàn)代化的人員服務模式和現(xiàn)代化的服務手段進行結合，實行檔案管理工作現(xiàn)代化，實現(xiàn)電子文件自動上傳、收集、自動歸檔和提取等，從此突破傳統(tǒng)的檔案管理模式[1]。

1.2 檔案管理工作信息化的特點

國家檔案建設管理部門對檔案管理工作實行信息化管理，并為其統(tǒng)一制定了一系列所需遵從的法律法規(guī)；檔案管理工作的信息化也標志著政府和企業(yè)單位邁入信息化管理的范疇；檔案管理工作信息化有效證明計算機技術應用在檔案管理中的優(yōu)點，實現(xiàn)了其數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡化，提高了檔案管理工作的效率。

2 檔案管理工作信息化的創(chuàng)新途徑

2.1 建設平臺

想要順利實行信息化檔案管理工作，最重要的前提就是對檔案管理單位進行基礎設備和軟硬件升級，這也是為以后信息化檔案管理工作平臺的建立奠定了基礎。在經(jīng)濟不斷發(fā)展的大前提下，信息化檔案管理工作平臺的建立是必然的，這樣能使檔案文件進行快速交流和信息的傳輸，此外通過信息化檔案管理工作平臺的建立，能提升檔案管理工作的效率，并對其中出現(xiàn)的問題進行分析深化，從而解決難題。要求檔案管理工作部門進行日常工作時，從實際出發(fā)，堅持部門制定的準則和規(guī)定，全面做好檔案的管理與歸類。對建設的平臺要求從簡單到困難進行對檔案管理問題的深化和研究，以便提高平臺的技術水平和服務質量[2]。

2.2 創(chuàng)新信息化檔案管理理念

在信息化時代發(fā)展的大背景下，此時的信息化檔案管理就需要一個正確的管理理念進行指導，進而明了其發(fā)展方向。通過對信息化檔案管理理念的創(chuàng)新，從而為后來進行檔案管理工作時提供正確的理念和方式，為今后全面踐行檔案管理工作的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化奠定基礎。同時還需要求工作人員樹立良好的工作價值觀，時常進行自我反思和總結歸類工作問題，以便提高平臺管理人員的水平，進而提升管理理念。

2.3 優(yōu)化檔案管理的方式

目前，信息化檔案管理工作的模式方法還處于探索和實踐階段，想要檔案管理工作信息化的順利進行，必須要對信息化檔案管理的方式進行研究和深化，從而能夠加快信息化社會的建設[3]。

除此之外，我們應對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行研究和優(yōu)化，從而提升檔案管理工作的效率和綜合水平，以便更好的服務各階層的人民群眾。對于傳統(tǒng)的紙質檔案，要求利用信息化檔案管理平臺進行錄入存檔，以便資料的保存和統(tǒng)一管理，通過平臺的備份或復制功能，對不同企業(yè)和部門之前進行資料備份和歸檔，以便更好的管理[4]。

3 檔案管理工作創(chuàng)新時的問題

3.1 盲目進行信息化檔案管理工作

隨著當代計算機技術和網(wǎng)絡技術的進步以及普及，計算機網(wǎng)絡技術和檔案管理工作進行結合，加快了工作人員的效率。在信息化檔案管理平臺的建立下，能夠使人們更好更快的進行檔案的查詢和管理，減少時間的浪費。信息化檔案管理平臺的建立，大大提升了檔案管理工作的效率，也激發(fā)了企業(yè)和部門想要建設的念頭，但許多企業(yè)實力不夠，心痛平臺建設時的資金花費，從而承包給小型的程序設計師，導致平臺建設后的結果不如人意，功能大大縮減，僅能完成書面檔案的管理工作。許多大企業(yè)內部開通了公司局域網(wǎng)，并建立了專屬檔案資料庫，局域網(wǎng)內的電腦客戶端都可以進行檔案的查閱，拓展了內部的交流協(xié)作，但因管理不當，造成檔案丟失和格式損壞等[5]。

3.2 信息化檔案管理工作的安全性低

我國的信息化檔案平臺的大力建設開展，許多國家部門和重要企業(yè)也擁有自己內部的檔案管理平臺或者系統(tǒng)，其內部的資料和文件往往關系到國家部門和企業(yè)的發(fā)展。就目前來說，大部分部門和單位進行信息化檔案管理平臺建立時，往往忽略了檔案管理平臺的安全性，例如：保密系數(shù)低，沒有對文件進行密鑰加密，建設局域網(wǎng)防火墻等。目前計算機網(wǎng)絡技術發(fā)展迅速，許多不法分子和黑客往往靠盜取和破壞某些企業(yè)或部門內部的文件資料進行牟利，此時，這些擁有重要機密文件的部門或單位就應該重視檔案的網(wǎng)絡安全問題，嚴格控制監(jiān)管力度（加裝防火墻、對文件進行加密、對內部員工借閱檔案資格進行審核），把信息化檔案管理平臺的網(wǎng)絡安全問題放在首位，不給不法分子任何機會。

4 檔案管理工作信息化的重要性

在某方面上來說，把檔案管理工作和信息時代化進行融合是一件有利無害的事情，是提高檔案管理工作效率的根本，檔案信息化的創(chuàng)新工作是為了保障信息時代下各種工作水平的提升，也是突出信息效益的根本表現(xiàn)。在對檔案實行信息化管理時，要確保能滿足檔案管理工作各方面的需求，通過電子文件存儲的方式來替代傳統(tǒng)的紙質文件儲存方式，用信息化檔案管理平臺去代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理工作模式，進而提升檔案管理工作的效率，使其綜合管理水平上升，在傳統(tǒng)的檔案管理理念和模式上進行優(yōu)化創(chuàng)新，是確保信息時代下檔案水平進一步提高的核心，進而使其具有劃時代的意義。

5 結語

綜上所述，信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新，需要將檔案管理和信息化進行融合，對檔案管理工作進行觀念和模式上的深化創(chuàng)新，才能促進檔案管理工作效率的上升，此外還需對檔案管理工作人員進行水平提升，以便促進檔案管理工作的創(chuàng)新。在對檔案管理工作進行創(chuàng)新時，檔案管理工作理念創(chuàng)新要從實際出發(fā)，提升對理念的重視，結合時代形式對管理觀念進行創(chuàng)新，并對管理模式進行相對優(yōu)化，只有這樣才能使檔案管理工作水平提高，進而形成健全體系和不斷提高，為推動我國信息化建設作出貢獻。

參考文獻

[1]邊迎秋.信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新探究[J].電腦知識與技術，2019，15（02）：285-286.

[2]宋春雨.信息時代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展新格局[J].辦公室業(yè)務，2018（13）：70.

[3]王學武，馬迎秋，于長海.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策探析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，14（17）：65-66.

[4]李晶群.信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力[J].黑龍江科技信息，2017（13）：254.

[5]姜云翔.信息時代計算機技術在檔案管理工作中的應用淺談[J].現(xiàn)代商業(yè)，2016（13）：74-75.