新形勢下檔案管理工作規(guī)范化探析

徐進(jìn)康

摘 要：在我國新形勢的發(fā)展背景下，各行各業(yè)都對檔案管理工作提出了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)。而想要讓整個檔案管理工作能夠更加規(guī)范、更加高效的展開，就必須要根據(jù)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行總結(jié)和分析，發(fā)現(xiàn)在新形勢下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化所要面對的問題，并且針對這些問題以及漏洞制定科學(xué)合理的應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理工作；規(guī)范化

引言

現(xiàn)如今，為了滿足人民群眾的各項(xiàng)需求，政府以服務(wù)為宗旨，確立了“管理路徑本身就是服務(wù)”的中心思想。各個機(jī)關(guān)單位在廣泛關(guān)注競爭環(huán)境的同時，還要盡最大能力的滿足人民群眾的需求，并且據(jù)此整理出一套完善的戰(zhàn)略策略。要將人民群眾的需求和先進(jìn)的管理思想緊緊地聯(lián)系到一起，讓人民群眾由始至終都能夠相信政府部門，從而加強(qiáng)政府機(jī)關(guān)在社會中的競爭力，以及提高政府機(jī)關(guān)的社會地位。

一、新形勢下檔案管理工作中常見的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)階層的管理力度不夠，導(dǎo)致服務(wù)不徹底

檔案管理工作并不是在短時間內(nèi)管理一下就能達(dá)到目的的，這是一個長期的過程。將檔案管理工作和服務(wù)緊密地聯(lián)合在一起，才能更好的為人民服務(wù)。因此，政府事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)階層要時刻開展檔案的管理工作。

（二）檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低，工作能力較弱

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要對管理方式進(jìn)行不斷的改革和創(chuàng)新，并在現(xiàn)有的管理經(jīng)驗(yàn)、操作能力等的基礎(chǔ)上，提出更高的要求。要聘請有思想的人才去進(jìn)行管理工作。要求他能對業(yè)務(wù)知識、工作經(jīng)驗(yàn)如數(shù)家珍，并且能夠不斷地提出新的管理方式。新形勢下的檔案管理工作會逐漸成為政策性、專業(yè)性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)對管理人員以及他們的管理方式的指導(dǎo)和培訓(xùn)，確保每一個管理人員都能夠重視這份工作，為更好地為人民服務(wù)打下良好的基礎(chǔ)。

（三）檔案管理設(shè)備不夠完善

在檔案管理的過程中，有關(guān)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該不斷地更新檔案管理設(shè)施，并保證治理體制的合理到位，使檔案能夠保持它自身的完整性。目前，有一些機(jī)關(guān)單位由于硬件設(shè)備不夠完善，比如計算機(jī)老舊等，導(dǎo)致它與其他部門的差距越來越大。因此，要將財政支出用在必要的地方，及時的對管理設(shè)施進(jìn)行更新?lián)Q代，從而更好地服務(wù)于人民群眾。

二、解決檔案管理工作出現(xiàn)問題的方法

（一）加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作

要讓整個機(jī)關(guān)重視檔案管理這項(xiàng)內(nèi)容，只有這樣，才能保證各項(xiàng)工作任務(wù)能夠順利展開。機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)階層也應(yīng)該認(rèn)識到檔案的價值，改善他們對檔案管理工作的態(tài)度，從而保障檔案管理工作的健康發(fā)展，以及保障人民群眾的最終受益。另外，檔案管理人員也應(yīng)該加強(qiáng)對檔案的主觀能動性，并用自己的實(shí)際行動來提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位在社會中的競爭力和地位。

（二）實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

在我國社會迅猛發(fā)展的今天，檔案管理工作會出現(xiàn)各種各樣的問題以及漏洞，比如說檔案的數(shù)量越來越多、數(shù)據(jù)也越來越大等，這就要求有關(guān)人員及時的改變和完善管理策略，所以，在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理就變得尤為重要。我國作為最大的發(fā)展中國家，可以借鑒其他發(fā)達(dá)國家的優(yōu)秀技術(shù)資源以及管理經(jīng)驗(yàn)，在保留自身優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)國外的先進(jìn)技術(shù)，將二者相結(jié)合，取長補(bǔ)短，并進(jìn)行一定的創(chuàng)新，從而解決一些以往解決不了的問題或漏洞。

（三）及時的增加管理人員

現(xiàn)如今，各個機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員較少，導(dǎo)致檔案管理思維比較單一，有關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該加大對檔案管理人員的培訓(xùn)，還可以將管理人員從一人增加到三人或四人，使他們能夠相互借鑒優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，并且能夠一起學(xué)習(xí)國外新的科學(xué)管理技術(shù)，從而真正意義上的實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新性、規(guī)范性以及合理性。

三、加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化的措施

（一）改變或完善以往陳舊的管理觀念

為了應(yīng)對日益激烈的競爭環(huán)境，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要科學(xué)合理的制定一個全面的、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)以及檔案管理的方針，這樣才能保證檔案管理的高效性和規(guī)范性。而改變以往的管理觀念，主要針對的對象就是確保檔案管理規(guī)范化的實(shí)施者，也就是檔案管理人員。檔案管理人員雖然不是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的主要部分，但是卻是機(jī)關(guān)事業(yè)單位不可或缺的一部分。目前，有很大一部分的領(lǐng)導(dǎo)對于管理是有經(jīng)驗(yàn)的，但是對具體的檔案管理知識了解的卻不多，因此，檔案管理人員可以及時地向領(lǐng)導(dǎo)管理階層傳授相關(guān)的檔案管理信息，讓領(lǐng)導(dǎo)階層在帶領(lǐng)整個機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)步的同時，對檔案管理工作的信息有一個基本的認(rèn)識與了解，從而更好地融入進(jìn)平時的工作中去。也可以在恰當(dāng)?shù)臅r機(jī)，為整個機(jī)關(guān)事業(yè)單位的職工進(jìn)行檔案管理規(guī)范化的教育，令所有的職工都能夠或多或少的加入進(jìn)檔案管理工作中去，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)單位的可持續(xù)發(fā)展。

（二）加強(qiáng)績效考核

在整個機(jī)關(guān)事業(yè)單位中進(jìn)行績效考核活動，可以使領(lǐng)導(dǎo)以及職工都能夠客觀的對整個機(jī)關(guān)的經(jīng)營成績和經(jīng)營模式進(jìn)行評價。通過這種方式，人們可以快速的將檔案管理部門存在的管理缺陷以及規(guī)范化不到位的地方找出來，還可以根據(jù)員工提出的建議來進(jìn)行改正或完善。我們可以從中認(rèn)識到，要將檔案管理的規(guī)范化放到經(jīng)濟(jì)利益的前面，不要將經(jīng)濟(jì)利益看得過于嚴(yán)重，否則，會對整個國家以及社會造成巨大的損失。

（三）完善檔案管理工作的規(guī)章制度

要想在新形勢下保證檔案管理工作的規(guī)范化，首先應(yīng)該使檔案管理的基礎(chǔ)工作保持穩(wěn)定，它可以提升整個檔案管理工作的合理化、規(guī)范化、科學(xué)化，同時，也能保證檔案管理工作的法制化。針對檔案管理工作，我國政府已經(jīng)出臺了一系列的法律法規(guī)，這就在很大程度上保證了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，也為檔案管理工作在進(jìn)行收集、整理等工序時提供了有利的法律保障。但是，隨著社會的不斷發(fā)展以及科技的不斷進(jìn)步，檔案管理工作也在向著更高級發(fā)展，伴隨著檔案管理設(shè)施的不斷更新和檔案種類的不斷增多，檔案管理的方式方法也要與時俱進(jìn)。

（四）在檔案管理工作中運(yùn)用信息技術(shù)

新形勢下，在對檔案管理工作實(shí)行規(guī)范化的過程中，應(yīng)該充分利用現(xiàn)有的信息技術(shù)，來實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。因此，各個機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該構(gòu)建一個高效的檔案管理系統(tǒng)。在構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)時，各個機(jī)關(guān)單位應(yīng)該根據(jù)單位自身的特點(diǎn)和檔案管理需求，并充分的參考和借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的、成熟的、完善的檔案管理信息系統(tǒng)，經(jīng)過不斷的摸索和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，來構(gòu)建能夠滿足自身檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，用以提高整個檔案管理工作的效率，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化打下基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

檔案管理工作在目前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位中占有著非常重要的地位，它將與各項(xiàng)活動以及各大社會組織有關(guān)的極具價值的文件進(jìn)行了科學(xué)合理的保存，這說明，在整個檔案管理工作中，檔案的收集只是第一道工序，收集完畢后的檔案編排、鑒定、整理、保管等任意一道工序也是非常值得關(guān)注的。隨著高科技的不斷發(fā)展，檔案管理工作的方式也多種多樣。重視檔案的管理工作，學(xué)習(xí)并借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，并將它和自身的優(yōu)勢結(jié)合在一起，不斷改進(jìn)和完善，不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)，讓檔案管理和服務(wù)相互并存、相互統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，才能創(chuàng)造出更加科學(xué)合理的檔案管理方式，進(jìn)而提高整個機(jī)關(guān)事業(yè)單位的競爭力和社會地位。

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