優(yōu)化內(nèi)控框架構(gòu)建建設(shè)陽(yáng)光廉政后勤

金燦

摘要：黨和國(guó)家高度重視單位內(nèi)部控制。隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，后勤服務(wù)社會(huì)化改革不斷深入，構(gòu)建反腐倡廉責(zé)任體系、保障高職院校財(cái)產(chǎn)高效安全使用和保障后勤社會(huì)化進(jìn)程持續(xù)健康推進(jìn)，建立后勤工作的內(nèi)部控制管理體系迫在眉睫。文章基于北京交通運(yùn)輸職業(yè)學(xué)院的內(nèi)控管理實(shí)踐，對(duì)高職院校后勤內(nèi)部控制管理框架構(gòu)建與優(yōu)化設(shè)計(jì)進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：高職院校；后勤管理；內(nèi)部控制；管理框架；構(gòu)建；優(yōu)化

中圖分類號(hào)：G712 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2019）31-0231-03

北京交通運(yùn)輸職業(yè)學(xué)院成立于1960年，行政是北京市交通委員會(huì)的下屬部門，而且其在業(yè)務(wù)上也受到北京市教育委員會(huì)的指導(dǎo)。在教學(xué)專業(yè)方面有五大專業(yè)群，即城市軌道交通、汽車后市場(chǎng)、道路橋梁工程、智能交通管理和中國(guó)古建筑。全日制在校生近7000人，成人學(xué)歷在校生近2000人，行業(yè)培訓(xùn)2萬(wàn)人次/年，職業(yè)技能鑒定4萬(wàn)人次/年。為適應(yīng)學(xué)院一校多址的辦學(xué)格局，學(xué)院開(kāi)展了管理模式創(chuàng)新，建立了“院本部領(lǐng)導(dǎo)下的校區(qū)負(fù)責(zé)制”管理體系以及“條塊結(jié)合、以條為主”的管理模式。

學(xué)院后勤服務(wù)中心按照后勤社會(huì)化改革要求后，按照“小機(jī)關(guān)、多實(shí)體”模式運(yùn)行，即學(xué)院不設(shè)后勤管理處，只設(shè)后勤服務(wù)中心從事后勤管理及保障工作，不存在甲方、乙方之分，減少管理鏈條。該模式管理層次少，運(yùn)行效率快捷，避免了甲、乙雙方的矛盾。其中固定資產(chǎn)、物資采購(gòu)、能源管理、公務(wù)車、水電運(yùn)行保障可以通過(guò)后勤部門進(jìn)行全面管理；保安服務(wù)、園林綠化、清潔服務(wù)、餐飲服務(wù)、小型維修向社會(huì)開(kāi)放，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)引進(jìn)社會(huì)企業(yè)，形成經(jīng)營(yíng)主體市場(chǎng)化?？梢哉f(shuō)，學(xué)院后勤服務(wù)中心下屬科室與部分學(xué)院公開(kāi)自主選擇的社會(huì)服務(wù)企業(yè)是學(xué)院后勤服務(wù)保障的主要行為主體，共同承擔(dān)著學(xué)院后勤服務(wù)的任務(wù)。

一、加強(qiáng)后勤管理內(nèi)控工作的背景

黨和國(guó)家高度重視單位內(nèi)部的控制工作。自2012年的11月，財(cái)政部就印發(fā)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，先后出臺(tái)了一系列政策文件，確立了建立和實(shí)施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)框架，提出了內(nèi)部控制建設(shè)工作的總體要求、主要任務(wù)和保障措施。隨著學(xué)院辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，國(guó)家財(cái)政對(duì)高職教育投入的大幅增長(zhǎng)，后勤管理職能也進(jìn)一步拓展，全面推進(jìn)高職院校后勤管理內(nèi)部控制建設(shè)，是完善高職院校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)、建立現(xiàn)代大學(xué)制度、依法治校的必然要求。

二、加強(qiáng)后勤管理內(nèi)控工作的必要性

（一）建立健全后勤管理內(nèi)部控制體系是高職院校構(gòu)建反腐倡廉責(zé)任體系的需要

習(xí)近平總書(shū)記提出，在新的歷史時(shí)期要強(qiáng)化黨風(fēng)廉政建設(shè)和打擊腐敗問(wèn)題。由于高校后勤是腐敗的高發(fā)區(qū)，因此要強(qiáng)化高校后勤管理和控制工作。高校后勤服務(wù)的范圍很廣，包括校園保安、公務(wù)車、維修、餐飲、清潔、綠化、采購(gòu)等多個(gè)方面；隨著其業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大化，可由后勤部門自我調(diào)配的資源越來(lái)越多，維修項(xiàng)目投資金額較大、速度較快，物資采購(gòu)數(shù)量及金額也明顯呈現(xiàn)出快速上升的態(tài)勢(shì)。為了減少和防范高校后勤運(yùn)作部門的國(guó)有資產(chǎn)流失，或者利益被侵占，以及多種舞弊事件的發(fā)生，要求所有高職院校對(duì)后勤部門強(qiáng)化內(nèi)部控制管理。

（二）優(yōu)化內(nèi)部控制是高職院校后勤財(cái)產(chǎn)安全和高效利用的關(guān)鍵

后勤工作牽涉到學(xué)院大量的國(guó)有資產(chǎn)，其中有很多資產(chǎn)源來(lái)自學(xué)院的無(wú)償供應(yīng)。而且在這一過(guò)程中，保障業(yè)務(wù)的全面推進(jìn)通常要求不得計(jì)算成本而要達(dá)到基本的服務(wù)需求，這就很有可能出現(xiàn)資源浪費(fèi)的情況。因此，需要對(duì)后勤部門的內(nèi)部控制進(jìn)行優(yōu)化，制定更加科學(xué)和規(guī)范的規(guī)章制度，強(qiáng)化對(duì)資產(chǎn)利用的監(jiān)督。

（三）強(qiáng)化內(nèi)部控制管理是保障高職院校后勤社會(huì)化改革的可持續(xù)性發(fā)展的要求

隨著如今市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈和高等職業(yè)教育的持續(xù)發(fā)展，高職院校后勤的社會(huì)化改革工作也需要不斷推進(jìn)。然而，由于其服務(wù)對(duì)象的特殊性，使后勤部門在推進(jìn)社會(huì)化改革中遇到多種問(wèn)題。不管是成立獨(dú)立法人實(shí)體的改革模式，還是建立了融入企業(yè)管理思維的行政后勤集團(tuán)的改革模式，要想實(shí)現(xiàn)后勤改革的科學(xué)化、持續(xù)推進(jìn)，進(jìn)而真正地實(shí)現(xiàn)后勤服務(wù)“三服務(wù)三育人”的宗旨，就必將選擇后勤服務(wù)的社會(huì)化改革，并且在規(guī)范的運(yùn)營(yíng)措施和法律的約束下推進(jìn)。所以，高職院校的后勤管理工作要結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)管理理念和內(nèi)控管理對(duì)后勤的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)行為進(jìn)行規(guī)范，提高管理水平和實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

三、后勤內(nèi)部控制管理框架構(gòu)建與優(yōu)化設(shè)計(jì)

（一）構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系

學(xué)院后勤外部風(fēng)險(xiǎn)基本上源自政府提出的政策、同行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)等；內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)則主要源自后勤內(nèi)部控制制度缺乏有力執(zhí)行和科學(xué)投入，管理人員的水平還達(dá)不到科學(xué)管理的標(biāo)準(zhǔn)，以及未能與時(shí)俱進(jìn)等。學(xué)院后勤要在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的第一時(shí)間就必須高度重視，及時(shí)向相關(guān)部門匯報(bào)，并提出可行措施。

一要構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)。后勤服務(wù)中心在開(kāi)展諸如物資采購(gòu)、資產(chǎn)管理、工程維修等管理服務(wù)活動(dòng)的過(guò)程中存在多種風(fēng)險(xiǎn)，后勤服務(wù)中心通過(guò)對(duì)各管理過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行梳理，建立風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，具體包括風(fēng)險(xiǎn)名、風(fēng)險(xiǎn)種類、風(fēng)險(xiǎn)關(guān)聯(lián)的活動(dòng)或流程、風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的概率和后果、風(fēng)險(xiǎn)的職責(zé)部門等。比如在采購(gòu)業(yè)務(wù)中，我們梳理出采購(gòu)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)為：預(yù)算與管理、采購(gòu)管理、驗(yàn)收與付款和檔案管理。在采購(gòu)管理的環(huán)節(jié)又梳理出控制內(nèi)容為：采購(gòu)申請(qǐng)的申請(qǐng)與批復(fù)、采購(gòu)組織形式、采購(gòu)方式、采購(gòu)程序及采購(gòu)合同管理，將這些內(nèi)容全部納入采購(gòu)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)中。

二是整合風(fēng)險(xiǎn)管理流程。后勤服務(wù)中心結(jié)合對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)價(jià)的一般結(jié)果，明確提出風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)思路和策略，將風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)各風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的管理和控制都在業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)的多個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行體現(xiàn)，明確得出業(yè)務(wù)的運(yùn)作流程、風(fēng)險(xiǎn)控制手段。比如在固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)中，我們針對(duì)自查處置報(bào)廢這一風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，提出了防止資產(chǎn)流失、舞弊、貪污、受賄的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，即在處置報(bào)廢時(shí)要履行技術(shù)鑒定、公示、批準(zhǔn)程序，實(shí)行公開(kāi)拍賣，并對(duì)每一個(gè)措施制定詳細(xì)的工作流程。

（二）建立單位層面的內(nèi)控機(jī)制

學(xué)院設(shè)立了內(nèi)部控制建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組和內(nèi)部控制職能部門這一管理網(wǎng)絡(luò)體系。由分管學(xué)院后勤工作的副院長(zhǎng)擔(dān)任內(nèi)部控制建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，對(duì)內(nèi)部控制建設(shè)工作進(jìn)行總體指導(dǎo)，負(fù)責(zé)對(duì)內(nèi)部控制建設(shè)工作實(shí)施管理和監(jiān)督，積極推進(jìn)解決內(nèi)部控制建設(shè)過(guò)程中的重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題等；由學(xué)院財(cái)務(wù)處牽頭履行內(nèi)部控制職能部門的職責(zé)，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)各職能部門、業(yè)務(wù)部門和監(jiān)督部門，按照職責(zé)權(quán)限在內(nèi)部控制中分別發(fā)揮不同的作用；后勤服務(wù)中心根據(jù)法律法規(guī)的原則和要求，制定完善工程維修、物資采購(gòu)、固定資產(chǎn)、安全管理等各個(gè)方面的制度和規(guī)范，構(gòu)建更加全面的辦事流程、內(nèi)部機(jī)構(gòu)組織規(guī)則等，形成更加統(tǒng)一和規(guī)范化的制度體系。

（三）建立業(yè)務(wù)層面的內(nèi)控機(jī)制

1.采購(gòu)業(yè)務(wù)控制。學(xué)院后勤實(shí)施管理職責(zé)中，最重要的一項(xiàng)就是財(cái)務(wù)職責(zé)，包括辦公用品、維修材料、食堂食材、辦公家具、教輔用具等。采購(gòu)業(yè)務(wù)控制就是對(duì)采購(gòu)整個(gè)流程進(jìn)行控制，通過(guò)合規(guī)合法的渠道、優(yōu)質(zhì)高效地為師生提供所需物資，有力保障教學(xué)科研和學(xué)院改革發(fā)展。

采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制主要包括：根據(jù)不相容崗位相互分離的原則合理設(shè)置采購(gòu)業(yè)務(wù)中的采購(gòu)申請(qǐng)、審批、執(zhí)行、合同簽訂、驗(yàn)收、付款、資產(chǎn)管理等部門的職責(zé)與權(quán)限；嚴(yán)格執(zhí)行政府采購(gòu)法律法規(guī)和學(xué)院的采購(gòu)管理辦法；做好采購(gòu)業(yè)務(wù)的歸檔工作。（1）大宗物資實(shí)行集中采購(gòu)管理。首先制定大宗物資采購(gòu)范圍目錄，嚴(yán)格按照程序做好項(xiàng)目審批和預(yù)算報(bào)價(jià)工作，集中采購(gòu)方式以招投標(biāo)為主，邀標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)、比選采購(gòu)等方式為輔。招投標(biāo)工作委托給第三方招投標(biāo)代理公司實(shí)施，學(xué)院不參與招投標(biāo)具體業(yè)務(wù)。（2）小額物資打捆采購(gòu)。辦公用品及維修材料以通過(guò)招投標(biāo)確定的定點(diǎn)供貨商為主，加強(qiáng)對(duì)供貨商的供貨價(jià)格、質(zhì)量和售后服務(wù)的監(jiān)督管理。學(xué)院還積極與辦公用品供貨商進(jìn)行溝通，擬通過(guò)電子商務(wù)平臺(tái)采購(gòu)商品，最大限度實(shí)現(xiàn)采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)過(guò)程的透明化。（3）積極落實(shí)物資采購(gòu)、庫(kù)管臺(tái)賬、出庫(kù)三層稽核。按照物資采購(gòu)審批程序，及時(shí)做好詢價(jià)議價(jià)、比質(zhì)比價(jià)工作；辦理完采購(gòu)手續(xù)后，及時(shí)跟蹤物資的到貨情況，做好物資驗(yàn)收和報(bào)銷臺(tái)賬登記工作，符合固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的及時(shí)入固定資產(chǎn)系統(tǒng)庫(kù)。

2.資產(chǎn)業(yè)務(wù)控制。資產(chǎn)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制包括：建立更加科學(xué)的資產(chǎn)管理制度，明確各相關(guān)人員的職責(zé)，保證資產(chǎn)得到穩(wěn)定運(yùn)作；落實(shí)資產(chǎn)清查制度，固定資產(chǎn)每年清查一次，確保固定資產(chǎn)賬實(shí)相符，及時(shí)掌握資產(chǎn)使用狀況；科學(xué)設(shè)置資產(chǎn)使用績(jī)效評(píng)價(jià)體系。（1）強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，明確了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)管理職責(zé)和分級(jí)管理原則，進(jìn)一步完善了各校區(qū)、各部門固定資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)，配置了具體負(fù)責(zé)實(shí)施部門固定資產(chǎn)管理工作的管理專員。（2）制定并下發(fā)了固定資產(chǎn)管理辦法，進(jìn)一步規(guī)范了購(gòu)置申請(qǐng)、登記入庫(kù)、調(diào)配、日常檢查、報(bào)廢等流程；強(qiáng)調(diào)了對(duì)執(zhí)行固定資產(chǎn)管理制度情況的監(jiān)督檢查；將固定資產(chǎn)管理工作納入各部門崗位目標(biāo)考核。（3）強(qiáng)化信息化管理，在進(jìn)一步用好北京市財(cái)政固定資產(chǎn)管理信息化平臺(tái)的基礎(chǔ)上，探索使用管理軟件建立動(dòng)態(tài)、網(wǎng)絡(luò)、實(shí)時(shí)的固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)。（4）做好固定資產(chǎn)日常管理工作。每年開(kāi)展兩次固定資產(chǎn)清查工作，資產(chǎn)管理部門對(duì)照清查結(jié)果，及時(shí)調(diào)整資產(chǎn)動(dòng)態(tài)庫(kù)，積極開(kāi)展固定資產(chǎn)報(bào)廢工作。

3.小型維修業(yè)務(wù)控制。小型維修業(yè)務(wù)內(nèi)部控制主要包括：合理設(shè)置小型維修業(yè)務(wù)控制流程，做到可行性研究與角色、預(yù)算編制與審核、項(xiàng)目實(shí)施與價(jià)款支付、竣工決算與審計(jì)等不形容崗位相分離，強(qiáng)化項(xiàng)目的全過(guò)程監(jiān)控；嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家建設(shè)工程招投標(biāo)制度。（1）建立科學(xué)規(guī)范的管理模式，制定小型維修管理辦法。明確小型維修項(xiàng)目的范圍、維修工程的申請(qǐng)與提出、維修工程的立項(xiàng)、維修工程項(xiàng)目的發(fā)包、維修項(xiàng)目的施工管理以及工程結(jié)算與審計(jì)等流程。（2）為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)維修價(jià)格的監(jiān)管，與工程咨詢有限公司簽訂咨詢服務(wù)協(xié)議，對(duì)工程金額達(dá)到一定額度的項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)算和結(jié)算審計(jì)，有力地保障了學(xué)院的利益。（3）做好小型維修項(xiàng)目日常管理。首先是立項(xiàng)管理，做好可行性論證、設(shè)計(jì)和預(yù)算工作，后勤服務(wù)中心邀請(qǐng)基建辦和項(xiàng)目使用部門一同參與可行性論證；其次是施工過(guò)程管理，主要是施工人員、材料、工期和工程質(zhì)量控制；再次是施工驗(yàn)收，根據(jù)施工規(guī)范邀請(qǐng)基建辦一起對(duì)工程做好驗(yàn)收及認(rèn)定工作；最后是做好工程款支付工作。

（四）建立監(jiān)督和評(píng)價(jià)機(jī)制

1.外部監(jiān)督。外部監(jiān)督來(lái)源于外部主體，比如關(guān)于政府部門、會(huì)計(jì)師事務(wù)所和社會(huì)群體等。近來(lái)，后勤部門陸續(xù)接受了市財(cái)務(wù)部門審計(jì)、市發(fā)改委能源審計(jì)、市教委高校平抑物價(jià)資金使用檢查監(jiān)督等。檢查時(shí)，后勤部門積極配合，充分準(zhǔn)備資料，并在日常工作中重視留痕工作，注意記錄工作臺(tái)賬。

另外，在公開(kāi)招投標(biāo)、項(xiàng)目采購(gòu)過(guò)程中，與合作單位簽訂廉潔合同、反腐公函和承諾書(shū)，學(xué)院在具體業(yè)務(wù)中后勤服務(wù)中心接受社會(huì)合作單位的監(jiān)督。

2.內(nèi)部監(jiān)督。后勤服務(wù)中心接受學(xué)院紀(jì)檢監(jiān)察處的監(jiān)督。主要體現(xiàn)在以下業(yè)務(wù)中：一是在公開(kāi)招投標(biāo)過(guò)程中，后勤服務(wù)中心委托社會(huì)第三方招投標(biāo)代理公司實(shí)施招標(biāo)工作時(shí)，由學(xué)院委派紀(jì)檢監(jiān)察處對(duì)開(kāi)標(biāo)及評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。二是學(xué)院在小型維修及采購(gòu)項(xiàng)目組織比選過(guò)程中，學(xué)院紀(jì)檢干部參加過(guò)程監(jiān)督。三是在固定資產(chǎn)及工程項(xiàng)目驗(yàn)收過(guò)程中，除項(xiàng)目建設(shè)方、使用方、技術(shù)人員、監(jiān)理和財(cái)務(wù)人員到場(chǎng)外，紀(jì)檢人員也必須到場(chǎng)履行監(jiān)督職責(zé)。

后勤服務(wù)中心接受全體師生的監(jiān)督。后勤服務(wù)中心還要設(shè)置經(jīng)常交流的平臺(tái)，比如利用座談會(huì)、問(wèn)卷調(diào)查、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等，讓師生作為消費(fèi)者的利益得到更好的保護(hù)，并就后勤部門的工作開(kāi)展評(píng)價(jià)。后勤服務(wù)中心對(duì)此項(xiàng)監(jiān)督工作特別關(guān)注，及時(shí)就師生提出的問(wèn)題進(jìn)行回應(yīng)并提出解決方案，以便確保后勤服務(wù)水平的全面提升。

后勤服務(wù)中心按照考核辦法，加強(qiáng)對(duì)社會(huì)化單位在日常服務(wù)過(guò)程中提供的產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)人員的服務(wù)態(tài)度以及廉政方面等情況進(jìn)行日?？己?，并作為社會(huì)化單位準(zhǔn)入和退出的重要依據(jù)。

總之，目前北京交通運(yùn)輸職業(yè)學(xué)院因地制宜、因校制宜，初步形成了后勤內(nèi)部控制體系，為了更好地提升后勤生產(chǎn)力、增強(qiáng)后勤服務(wù)的滿意度、提高后勤服務(wù)能力和保障水平提供了有力的支撐。另外，內(nèi)控體系在強(qiáng)化成本控制、優(yōu)化資源配置、提高后勤運(yùn)行效率方面也顯出了明顯的優(yōu)勢(shì)，有力地保障了學(xué)院教學(xué)、科研的改革和發(fā)展，為學(xué)院建設(shè)世界知名有特色職業(yè)學(xué)院的宏偉目標(biāo)保駕護(hù)航。

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