淺議檔案管理的信息化建設

楊慎成

摘 要：本文基于當前檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀，就檔案管理信息化建設中的一些關鍵問題如文檔一體化、檔案業(yè)務流程重組、檔案資源的數(shù)字化以及人才隊伍建設等進行了探討。

關鍵詞：檔案管理；檔案信息化；信息化建設

信息技術的迅猛發(fā)展為檔案事業(yè)實現(xiàn)自動化、數(shù)字化、智能化提供了堅實的基礎，檔案管理信息化建設成為當前檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢。計算機、網(wǎng)絡、大容量存貯介質等現(xiàn)代科技手段在檔案管理中的應用，極大地改變了檔案資源在收集、整理、保存、利用等各個環(huán)節(jié)的管理方式，對檔案管理水平、檔案服務水平的提高具有至關重要的促進作用。本文基于檔案管理信息化建設現(xiàn)狀，就檔案管理信息化建設中的一些關鍵環(huán)節(jié)進行探討，以期能夠拋磚引玉、以饗大家。

1 文檔一體化工作在檔案管理信息化建設中的重要意義

實現(xiàn)文檔一體化管理是進行檔案管理信息化建設的切入點和基礎工作，是檔案管理信息化建設至為重要的關鍵環(huán)節(jié)。但在當前很多單位的檔案管理信息化建設中，并沒有真正做好這項基礎工作，對其重要意義缺乏清晰的認識，這在很大程度上影響了檔案信息化建設的實際推進效果和質量。文檔一體化工作不到位，其原因歸納起來主要來自兩方面，一是現(xiàn)行的體制，文件處理和檔案管理分屬兩個不同的部門或機構，職能范疇不同。文件處理主要由其職能部門負責登錄、編號、分發(fā)、清退、歸檔等工作，移交后則由檔案管理部門按流程負責其鑒定、分類、組卷、著錄、利用等工作。在文檔一體化過程中，多數(shù)軟件將分屬兩個不同職能部門的工作進行了結合，本意是在文件處理階段就將各類歸檔信息進行規(guī)范，為之后的檔案信息化管理工作打下基礎。但在實踐應用中，很多文件處理部門對與其職能無關的歸檔信息處理并不重視，致使文檔一體化工作的在最前端的實施效果大打折扣。二是文件處理與檔案管理無法實現(xiàn)信息共享。由于文件處理與檔案管理沒有形成統(tǒng)一的標準，數(shù)據(jù)庫在兩個系統(tǒng)各自獨立沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡互聯(lián)，使得“信息孤島”現(xiàn)象較為嚴重，文檔一體化只是在軟件應用功能中具備，無法實現(xiàn)真正的信息共享，只是形式上一體化。

切實做好文檔一體化工作，首先應將文件處理與檔案管理統(tǒng)一形成一個有機的整體進行管理，然后在此基礎上，將文件處理的各個環(huán)節(jié)如起草、審批、歸檔等納入到文檔一體化進程中。這就要求文件處理與檔案管理部門在機構和職能上進行一定程度的整合，同時統(tǒng)一標準，規(guī)范流程，網(wǎng)絡互聯(lián)，建設從文件的生成、流轉到歸檔、利用完整的綜合辦公系統(tǒng)平臺。只有這樣，才能有效實現(xiàn)文檔一體化的建設目標。

2 重組檔案業(yè)務流程的以適應檔案信息化管理要求

檔案管理信息化是指以計算機技術、網(wǎng)絡技術為依托，對原有傳統(tǒng)人工作業(yè)為主的檔案管理方式進行自動化集成管理的改造。在這一過程中，原有檔案業(yè)務流程必然要為適應信息化環(huán)境而進行重組，如檔案資料收集、管理方式的革新、檔案信息檢索與提供利用方式的變革以及檔案指導、編研工作從有形實體向虛擬網(wǎng)絡轉變等。檔案管理的環(huán)境在信息技術的支撐下得到了重建，傳統(tǒng)的檔案組織機構、業(yè)務流程、管理體系在新的環(huán)境下勢必會有一個適應性的問題，所以在檔案管理信息化建設中，一定要重視從管理理念到組織機構，從業(yè)務內容到業(yè)務流程的重組，以適應信息化管理環(huán)境的要求。

首先來說，檔案管理工作者要擺脫傳統(tǒng)觀念與思維的束縛，要認識到檔案管理信息化建設對檔案事業(yè)發(fā)展的重要意義，不要用固有的思維觀念來指導檔案管理信息化的建設，要勇于更新觀念，讓現(xiàn)代化的設施與技術發(fā)揮其應用的作用，而不是用現(xiàn)代技術來重復傳統(tǒng)業(yè)務流程。其次，隨著檔案管理信息化建設的不斷推進，檔案的功能不斷拓展，一些新的檔案業(yè)務環(huán)節(jié)出現(xiàn)，檔案部門要根據(jù)檔案管理信息化建設中出現(xiàn)的實際情況來對組織結構進行適應性的調整再造，把以傳統(tǒng)業(yè)務流程為基礎的組織結構轉變?yōu)橐袁F(xiàn)代信息化業(yè)務流程為基礎的組織結構，進而建立起一套以信息技術、網(wǎng)絡技術為基礎的與時代相適應的管理體制。第三，傳統(tǒng)的檔案管理工作以人工為主，分工細致、流程復雜，在很大程度上影響了檔案信息利用與服務。檔案管理信息化建設弱化了傳統(tǒng)檔案管理分工之間的界限，整合了傳統(tǒng)工作流程的部分功能。檔案部門應根據(jù)自身特點、規(guī)模和任務，對現(xiàn)有業(yè)務流程進行優(yōu)化和重組，以適應信息化要求，充分體現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境下以信息服務為中心，以用戶需求為導向的思想。

3 科學合理的進行檔案資源的數(shù)字化

檔案資源的數(shù)字化是檔案管理信息化建設的主要內容之一。在檔案管理信息化建設過程中，很多單位花費大量的人力、物力和精力，不加區(qū)別地將所有館藏原始檔案資源進行數(shù)字化的轉換，這種盲目的數(shù)字化資源建設是一種急功近利的行為，在很大程度上使檔案管理信息化承擔了巨大的風險。檔案資源的數(shù)字化是檔案管理信息化建設的基礎工作，其重要性不言自明，但在具體的實施過程中，由于我國現(xiàn)階段檔案管理信息化還只定位于以紙質檔案為主體，計算機和網(wǎng)絡技術為輔助的管理模式，所以檔案數(shù)字化也必須以此為前提。檔案部門應根據(jù)自身特點和條件，確定檔案數(shù)字化的范圍，應將可公開的、社會利用率高、適于進行網(wǎng)絡查詢和全文檢索的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化處理，其它檔案仍以條目檢索為主。在檔案數(shù)字化的處理過程中，還應采取必要的技術手段，加強對原始檔案資料的保護。

4 加強檔案管理信息化人才隊伍的建設

建設高素質的人才隊伍對檔案管理信息化建設的順利推進至關重要，只有建設一支綜合能力強、業(yè)務技能精湛、具有創(chuàng)新精神的人才隊伍，才能使檔案管理信息化建設取得長足的進展，才能實現(xiàn)檔案管理信息化建設的持續(xù)發(fā)展。當前的檔案管理工作中，人員結構的不合理現(xiàn)象較為突出，尤其是在企事業(yè)單位，檔案管理人員年齡偏大、綜合素質不高問題已經(jīng)成為制約檔案管理信息化建設的重要因素。因此，要加快檔案管理信息化建設的步伐，檔案管理部門應重點對人才隊伍建設在機制、待遇、培訓等各個方面進行優(yōu)化，要通過機制創(chuàng)新來吸引高素質人才的加入，并能夠留住人才、用好人才；要通過加強培訓體系的建設來對現(xiàn)有檔案管理人員的綜合素質與能力進行提升，確保檔案管理信息化建設能夠穩(wěn)步推進。

參考文獻

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