留學(xué)生檔案管理內(nèi)容的采集與利用

摘要：留學(xué)生檔案管理內(nèi)容的采集與如何更好的利用留學(xué)生檔案內(nèi)容尤其重要。這對于加強國際校際交流，提高中國高校知名度，傳播中國文化，進一步擴大招生市場有著極為重要的意義。

關(guān)鍵詞：留學(xué)生? ?檔案? ?采集? ?利用

我國2010年頒布的《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》提出“進一步擴大外國留學(xué)生規(guī)模。增加中國政府獎學(xué)金數(shù)量，重點資助發(fā)展中國家學(xué)生，優(yōu)化來華留學(xué)人員結(jié)構(gòu)?！盵1]在國家政策的推動下，大量的留學(xué)生涌入中國，且人數(shù)逐年遞增，給中國高校帶來前所未有的空前壓力與挑戰(zhàn)。那么如何對留學(xué)生進行管理，尤其是反映其家庭背景、文化、生活習(xí)慣、個性特征、學(xué)習(xí)情況、學(xué)習(xí)過程的詳實記錄的檔案管理內(nèi)容非常重要。其中如何進行留學(xué)生檔案管理內(nèi)容的采集與如何更好的利用留學(xué)生檔案內(nèi)容尤其重要。這對于加強國際校際交流，提高中國高校知名度，傳播中國文化，進一步擴大招生市場有著極為重要的意義。

一、留學(xué)生檔案管理的內(nèi)容

留學(xué)生檔案管理的內(nèi)容按照其保存方式來分，可以分成紙質(zhì)檔案和電子檔案。紙質(zhì)檔案包括學(xué)生登記卡、承諾書和學(xué)籍變動申請。電子檔案包括：登記照、護照復(fù)印件、簽證復(fù)印件、通知書復(fù)印件、JW表復(fù)印件、最高學(xué)歷證書復(fù)印件、成績單復(fù)印件、健康證明復(fù)印件、獎懲信息。

留學(xué)生檔案管理的內(nèi)容還可以按照其留學(xué)的過程與階段來分：可以分為入學(xué)前材料、入學(xué)后材料。入學(xué)前的材料包括：入學(xué)申請表、護照、居住證件、錄取通知書、外國留學(xué)人員來華簽證申請表（JW201＼202表）、學(xué)位學(xué)歷證書、成績單、推薦信、獲獎證書、語言水平證書、其他材料（轉(zhuǎn)學(xué)證明、學(xué)習(xí)計劃、科研成果、體檢、工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷）。入學(xué)后的材料包括：學(xué)生卡片、成績單、學(xué)生照片、獎懲材料、學(xué)籍異動材料（轉(zhuǎn)專業(yè)、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)）、校友信息表、離校通知單、其他材料（科研成果、畢業(yè)論文、實習(xí)報告、校外住宿、就業(yè)信息）。

二、留學(xué)生檔案管理內(nèi)容的采集

（一）各部門明確分工，各司其責(zé)，按要求采集留學(xué)生檔案

國際文化交流學(xué)院綜合辦公室在學(xué)生入學(xué)時通過來華留學(xué)生管理信息平臺采集學(xué)生基本信息。學(xué)生在學(xué)院報到時填寫紙質(zhì)檔案，學(xué)院在教學(xué)、學(xué)生管理過程中采集學(xué)生檔案。檔案部門派專人對各學(xué)院負責(zé)留學(xué)生檔案的教師進行培訓(xùn)指導(dǎo)，將需留存在檔案館的留學(xué)生檔案材料濾清打印出清單，指導(dǎo)教師們平時留存并整理好移交檔案館。

（二）不斷完善留學(xué)生檔案管理內(nèi)容

留學(xué)生檔案管理內(nèi)容入學(xué)前多為身份證明、入學(xué)相關(guān)證書、語言水平證書以及學(xué)習(xí)經(jīng)歷與成果。入學(xué)后多為學(xué)生學(xué)習(xí)成績與成果材料、獎懲材料與學(xué)籍異動材料。其中缺少學(xué)生的宗教信仰、性格習(xí)慣、生活習(xí)慣、心理檢測、思想動態(tài)、品行評價等材料，這些材料不太容易搜集，這需要學(xué)生本人、同學(xué)、班主任、任課教師、宿管阿姨通力合作，共同完成每個留學(xué)生這些個人材料的采集，不斷完善留學(xué)生檔案管理內(nèi)容。爭取做到采集細化到點，由點帶面的全面管理。

（三）檔案館需不斷完善留學(xué)生檔案管理內(nèi)容的保存內(nèi)容和保存方式

本校檔案館留存的為：學(xué)生個人成績單、學(xué)生個人簽證申請表、碩士研究生畢業(yè)證書和學(xué)位證書、學(xué)生HSK成績、留學(xué)生新生名冊、畢業(yè)生名單、學(xué)生卡片、獎學(xué)金獲得者名單、學(xué)生退學(xué)及處分的決定等。保存的內(nèi)容仍不夠完善，諸如學(xué)生在校期間的獎懲材料、學(xué)籍登記表、科研成果、學(xué)位論文以及畢業(yè)后的就業(yè)信息應(yīng)該納入保存的范圍。因留學(xué)生分為學(xué)歷生和非學(xué)歷生，還有語言生、短期研修生，他們檔案的保存方式也有所不同。學(xué)歷生的與學(xué)習(xí)有關(guān)的成績、學(xué)位、論文、科研成果以及錄取、畢業(yè)名冊應(yīng)該永久保存，其余可以列入長期保存范圍。而學(xué)歷生之外的其他種類的學(xué)生的成績及科研成果應(yīng)該長期保存，其余的可以酌情選擇保存。

（四）有效增補留學(xué)生留學(xué)階段檔案內(nèi)容的采集

留學(xué)生檔案內(nèi)容應(yīng)該反映留學(xué)生從入校到畢業(yè)后整個留學(xué)過程的內(nèi)容，所以就我們本校而言，我們應(yīng)該在留學(xué)生入學(xué)檔案材料的后面增補留學(xué)生離校材料的內(nèi)容。增補留學(xué)生留校后的工作去向以及有效聯(lián)系方式，并追蹤記錄留學(xué)生畢業(yè)后在工作中所取得重大成就及成果。

（五）不斷完善留學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的采集功能

現(xiàn)有來華留學(xué)生管理信息平臺，留學(xué)生從申請入學(xué)到畢業(yè)的大部分信息都在系統(tǒng)里，教師及學(xué)生可以隨時查詢。但是留學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的信息內(nèi)容仍需要進一步完善，諸如采集學(xué)生在整個學(xué)習(xí)過程中所產(chǎn)生的科研成果，獎項，獎學(xué)金以及日常表現(xiàn)、宗教信仰、心理檢測、思想動態(tài)、道德品行等都應(yīng)如實記錄到系統(tǒng)里，另外學(xué)生畢業(yè)后的工作信息也應(yīng)該詳細記錄。

三、留學(xué)生檔案管理內(nèi)容的利用

留學(xué)生檔案管理內(nèi)容有較高的參考價值，認真探尋，可以加以利用，并為教學(xué)、科研、編研、拓展留學(xué)生市場方面進行服務(wù)。

（一）留學(xué)生檔案管理內(nèi)容有效的為教學(xué)服務(wù)

教學(xué)檔案主要涉及試卷、成績、學(xué)籍、畢業(yè)相關(guān)材料。教師可以通過學(xué)生的入學(xué)前的成績單，語言水平證書為學(xué)生提供合適的教材，劃分班級，并為教師做出合理的教學(xué)計劃提供幫助。學(xué)生入校后，學(xué)習(xí)過程中所產(chǎn)生的成績單、試卷可以為教師適當(dāng)調(diào)整課程計劃，制定出共性和個性教學(xué)計劃，因材施教提供參考，同時可以為教師選拔優(yōu)秀的苗子進行著重培養(yǎng)，參與國內(nèi)外各種賽事，榮獲獎項，為校爭光。畢業(yè)時的相關(guān)論文，可以為教師提供課程設(shè)置參考，科研選題及是否進一步研究的參考。

（二）留學(xué)生檔案管理內(nèi)容有效的為科研服務(wù)

留學(xué)生中一部分為語言生，教師可以通過留學(xué)生試卷中所出現(xiàn)的問題的記錄，加以理論分析，成為語言類教師科研的一手材料。留學(xué)生入校前和入校后所產(chǎn)生的科研成果可以為教師的科研選題提供思路，通過師生的有效合作，實現(xiàn)科研成果的最大化，且可以為教師提供國家與國家、學(xué)校與學(xué)校之間的合作搭建橋梁。如果留學(xué)生將在校期間所取得的科研成果帶回國內(nèi)，并運用于實踐中，取得較大的生產(chǎn)產(chǎn)值與經(jīng)濟效益，這不僅是為校爭光、為師爭光，也實現(xiàn)了國家與國家之間的互助共贏。

（三）留學(xué)生檔案管理內(nèi)容有效的為編研服務(wù)

每個學(xué)校都有自身的辦學(xué)歷史，留學(xué)生檔案內(nèi)容中所記錄的優(yōu)秀學(xué)生在校期間的成績、科研成果、獎項及事跡都可以作為編研的內(nèi)容加以整理與宣傳，并留存下來成為學(xué)校歷史的一部分。

（四）留學(xué)生檔案管理內(nèi)容有效的為拓展留學(xué)生市場方面進行服務(wù)

科學(xué)化的檔案管理可以有效的提高學(xué)校的外事形象，為招生宣傳提供幫助。生源國用人單位通過對留學(xué)生檔案內(nèi)容的審查，可以看到一個學(xué)校教學(xué)科研水平及管理方式，通過口耳相傳，擴大本校在生源國的影響。通過留學(xué)生入學(xué)前的檔案材料，可以審查生源國留學(xué)生的留學(xué)傾向，尤其是對國家、專業(yè)的傾向，同時可以查看出留學(xué)生的入學(xué)動機，從而制定合理的招生計劃，吸引更多的留學(xué)生來校就讀。

參考文獻：

[1]國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要[S].2010年7月.

（作者簡介：楊寅慶，三峽大學(xué)檔案館，館員，文學(xué)碩士，研究方向：檔案管理。）