市政工程檔案采集與管理中存在的問題

王微

【摘要】本文論述了采集和管理市政檔案過程中的問題，結(jié)合工作實際探求了市政檔案管理完善思路。

【關(guān)鍵詞】市政工程檔案；采集；管理；問題；對策

近些年來，現(xiàn)代化建設(shè)正在迅速擴展。面對新的形勢，市政工程也擴大了整體規(guī)模。對于市政工程而言，采集和管理市政檔案的相關(guān)工作應(yīng)當占有很重要的位置。這是因為，市政檔案的合理保存和運用直接關(guān)系到市政工程決策的精確性，同時也關(guān)系著市政項目的建設(shè)、運行和管理等。針對市政工程而言，有必要探析采集檔案信息和管理市政檔案過程中的現(xiàn)存問題；結(jié)合市政工程檔案管理的真實狀況，探求完善檔案采集以及檔案管理的具體對策。

一、采集和管理市政檔案過程中的問題

（一）采集市政檔案的問題。從現(xiàn)狀來看，市政工程有關(guān)的檔案信息在具體采集的過程中并沒有達到高效性的信息采集標準，仍存在較多問題。市政項目在具體竣工之前，城建檔案館先要借助驗收的方式來查看檔案。經(jīng)過預(yù)先的驗收，建設(shè)單位就可以吸取城建部門給出的檔案修正建議，從而完善現(xiàn)有的市政檔案。然而在現(xiàn)實中，竣工階段時很多市政工程仍缺乏完整的市政檔案，與之相應(yīng)的檔案管理及備案制度也很難達到健全標準。在這種狀況下，城建部門就無法保障預(yù)驗收的質(zhì)量，以至于拖延了采集檔案信息的時間。

市政項目中的多數(shù)工程都屬于政府主導(dǎo)，某些項目實際上并不具備健全的手續(xù)，通常是直接開工然后再去補齊相應(yīng)的手續(xù)。在這種狀況下，市政檔案就很難保留完整的項目信息。在采集市政檔案的環(huán)節(jié)中，相關(guān)法規(guī)仍缺乏體系性，導(dǎo)致某些項目欠缺指導(dǎo)性的文件，采集得到的市政檔案信息缺乏必備的參照價值。在檔案采集時，相關(guān)人員通常會消耗較多精力用來整理信息，篩選有價值的檔案信息然后用于存儲。然而，采集市政檔案的某些工作人員并沒有擁有優(yōu)良的素質(zhì)，導(dǎo)致檔案采集缺乏精確性。

（二）檔案管理現(xiàn)存的問題。從市政工程的現(xiàn)狀來看，市政工程中的市政檔案管理并沒有符合高水準的管理需求。在新的時期內(nèi)，市政工程也需要相應(yīng)提高整體的施工水準。然而與此同時市政檔案卻受到了弱化，某些人員甚至忽視了檔案管理。在管理檔案的過程中，管理人員仍傾向于選擇傳統(tǒng)的模式用于管理檔案；即便察覺到市政檔案已經(jīng)破損或者殘缺，也并沒有及時予以修補。在信息化形勢下，檔案館有必要更新現(xiàn)存的設(shè)備，然而針對檔案管理配套設(shè)備的更新通常需要耗費較多資金。受到財力的限制，檔案管理的相關(guān)部門通常排斥新時期的檔案管理手段和技術(shù)。

二、探求完善思路

市政工程本身包括了繁雜的信息，這些信息反映了市政工程在各個階段的建設(shè)狀況。由此可見，市政工程保留下來的檔案信息都應(yīng)當構(gòu)成珍貴的參考資料。有序管理市政檔案，這樣做有利于后期調(diào)閱檔案信息的方便性，在此基礎(chǔ)上服務(wù)于市政檔案的有序利用。從現(xiàn)狀來看，市政工程檔案仍有待完善相應(yīng)的檔案管理和檔案采集措施，具體而言包含了如下的完善思路：

（一）引入信息化的新思路。在信息化的新時代，采集信息檔案如果能夠借助信息化的措施和手段，那么有利于從根源上改進檔案采集的實效性，完善市政檔案的日常管理。由此可見，市政檔案的相關(guān)管理部門就有必要逐步更新現(xiàn)有的管理手段，引入新時期的信息化方式。在檔案采集中，相關(guān)人員可以借助信息化手段來獲取市政檔案中有價值的檔案信息；在設(shè)置檔案目錄時，同樣可以運用信息化的途徑。在條件允許時，檔案部門還可以構(gòu)建局域網(wǎng)，以此來推廣信息化。

（二）健全檔案管理和采集的機制。完善市政檔案的集中管理和信息采集，這個過程不能缺乏相關(guān)機制。對于檔案部門，需要從根本上完善現(xiàn)存的檔案管理機制，通過完善機制的方式來構(gòu)建統(tǒng)一的市政檔案采集標準。針對檔案采集的各個流程都需要加以約束和規(guī)范，確保檔案管理效能的提升。在具體執(zhí)行時，檔案管理人員也有必要認真遵照流程來管理檔案，確保市政檔案具有完整性。

（三）提升人員的綜合素質(zhì)。檔案管理的關(guān)鍵點在于人員素質(zhì)，如果市政檔案的管理人員和采集人員忽視了自身水準的提高，那么將會阻礙市政檔案綜合質(zhì)量的提升。在自動化的新時期，市政檔案相關(guān)的管理機構(gòu)就需要因地制宜，給予檔案管理人員必要的日常培訓(xùn)。通過完善培訓(xùn)，有助于提升檔案管理日常工作的整體質(zhì)量，同時也確保市政檔案管理人員具備全新的認識。

三、總結(jié)

在市政工程中，檔案管理應(yīng)當構(gòu)成其中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。這是由于市政檔案記載了市政工程的完整信息，因此應(yīng)當視其為市政管理中的關(guān)鍵點。通過查閱市政檔案，相關(guān)人員就可以明確市政建設(shè)的全過程。同時，通過查閱現(xiàn)有的市政建設(shè)檔案，也能夠為后期的市政建設(shè)提供合理的決策。然而截至目前，市政工程相關(guān)的檔案信息采集以及市政檔案管理并沒有達到完善，有待長期的提高和改進。未來的實踐中，檔案管理的相關(guān)人員還需要不斷摸索經(jīng)驗，從而服務(wù)于市政檔案管理的整體質(zhì)量提高。

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