加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理探究

張偉純

【摘要】機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案工作是管理工作的重要組成部分，是單位開發(fā)信息、利用信息的基礎(chǔ)，對提高工作效率、反映單位發(fā)展歷程意義重大。本文將從加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的作用入手，探究相應(yīng)的工作措施，促進(jìn)機(jī)關(guān)文書檔案管理質(zhì)量的提升。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位;文書檔案;檔案管理;工作措施

文書檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位重要的無形資產(chǎn)，是形成于黨建工作和行政管理等活動過程的文件材料，記載機(jī)關(guān)事業(yè)單位不同部門的歷史與人員的重要信息。但機(jī)關(guān)事業(yè)單位在文書檔案管理實(shí)際中面臨歸檔整理不到位、檔案資源利用率偏低、弱化密級檔案管理以及檔案人員素質(zhì)不高等問題，導(dǎo)致檔案管理工作情況不盡如人意，沒能發(fā)揮文書檔案應(yīng)有的價值，急需改進(jìn)和強(qiáng)化。

一、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的作用

檔案是保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像等的歷史記錄，其載體形式多元化，文書則是其中最重要、最普遍的一種。當(dāng)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的任務(wù)主要包括：對本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門或者是文書部門的文件材料歸檔工作給予指導(dǎo)、監(jiān)督;負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)文書檔案，服務(wù)于機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作，同時為黨和國家積累更多史料。由此可見，機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理具備政治性、科學(xué)管理性和基礎(chǔ)服務(wù)性的特征，只有加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案管理，才能促使機(jī)關(guān)充分發(fā)揮部門職能作用，順利開展各項(xiàng)工作，同時密切關(guān)注群眾權(quán)益，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位履職水平。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的措施

（一）做好文書檔案歸檔工作。文書檔案的整理歸檔是一項(xiàng)繁瑣的、長期性的工作，要求檔案人員注意分析機(jī)關(guān)每一個部門的職能職責(zé)、業(yè)務(wù)流程以及歷年歸檔情況，和部門負(fù)責(zé)人、資料員反復(fù)交流，制訂歸檔單，并在年初將清單送到各個部門，由資料員確認(rèn)上一年度需要?dú)w檔的公務(wù)文書和清單是否保持一致，修改有出入的項(xiàng)目之后簽字確認(rèn)年度歸檔范圍清單，再由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，之后交給檔案室存檔，以備今后查考。這樣做不僅能實(shí)施文書檔案歸檔范圍確認(rèn)制，明確機(jī)關(guān)各部門要?dú)w檔的文書內(nèi)容，還能通過文字契約強(qiáng)化對各部門歸檔人員的約束。

（二）優(yōu)化文書檔案利用服務(wù)。在當(dāng)今的數(shù)字時代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)積極加快建設(shè)數(shù)字檔案室，做到掌上查檔，以便優(yōu)化文書檔案利用服務(wù)，提高檔案資源利用率。建設(shè)數(shù)字檔案室包括建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施、建設(shè)網(wǎng)絡(luò)與網(wǎng)站、建設(shè)檔案資源數(shù)據(jù)庫等，其中最重要的一環(huán)就是建設(shè)檔案資源數(shù)據(jù)庫，即目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和電子文件收集歸檔。在建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫時，機(jī)關(guān)檔案室要主動推行開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的、有較高通用性、實(shí)用性與可靠性的檔案管理軟件，統(tǒng)一文書檔案錄入標(biāo)準(zhǔn)，完善著錄，方便檢索。

（三）加強(qiáng)密級文書檔案管理。檔案管理信息化建設(shè)在新時代的不斷推進(jìn)使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位的部分密級文書檔案逐步降密、解密、開放，加上公眾對文書檔案的關(guān)注度越來越高，信息公開意識也越來越強(qiáng)，機(jī)關(guān)檔案室必須加強(qiáng)密級文書檔案管理，才能適應(yīng)新時代的新要求。第一，檔案室要明確機(jī)關(guān)文書檔案密級標(biāo)識，及時有效開展鑒定和解密工作。檔案室應(yīng)規(guī)范劃分文書檔案的密級，準(zhǔn)確界定文書檔案所屬密級的公開、限制、秘密、機(jī)密、絕密，執(zhí)行保密規(guī)定;成立專門的小組負(fù)責(zé)鑒定密級文書檔案，遵守誰定密、誰解密的基本原則，對到期的密級文書檔案及時進(jìn)行鑒定、解密、變更密級、開放、清理等，及時開放利用密級文書檔案，發(fā)揮其價值。第二，妥善保管機(jī)關(guān)紙質(zhì)密級文書檔案，規(guī)范借閱。針對本單位當(dāng)年下發(fā)的密級文件，檔案室應(yīng)考慮暫時由其所在部門保管，到年底統(tǒng)一接收、存檔;針對底稿為密、正文非密的文書檔案，一律按照密級件的要求保管;資料員要區(qū)分整理密級和非密級文件，把密級文件按照時間先后進(jìn)行排序，單獨(dú)裝盒，方便平時保管，也方便年底的移交鑒定;借閱密級文件的人員要填寫審批表，得到負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)之后填寫密級文件借閱簿，必須當(dāng)天歸還，填寫使用效果登記簿;在需要復(fù)制本單位下發(fā)的密級文件時應(yīng)由資料員復(fù)印，蓋上復(fù)制章，方便區(qū)分、妥善保管。第三，推進(jìn)機(jī)關(guān)密級文書檔案管理的數(shù)字化與信息化建設(shè)。檔案室應(yīng)站在高效保密的角度，與取得檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)備案證書和國家秘密載體印制資質(zhì)的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)合作，簽訂檔案安全保密協(xié)議，指定機(jī)構(gòu)或者是專人全程監(jiān)督執(zhí)行保密協(xié)議的情況，執(zhí)行安全保密方案，完善登記交接手續(xù)，在文書檔案歸庫之前應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，保證密級文書檔案完整、齊全。

（四）提高單位檔案人員素質(zhì)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案的數(shù)量越來越大，載體形式也越來越多樣，并且管理手段越來越現(xiàn)代化，使得文書檔案人員面臨更嚴(yán)格的要求，不僅要掌握先進(jìn)科學(xué)知識與設(shè)備操作技能，還要持續(xù)提升業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)水平。

三、結(jié)語

文書檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，機(jī)關(guān)在實(shí)踐中務(wù)必要預(yù)防出現(xiàn)輕檔案、重公務(wù)的現(xiàn)象，充分認(rèn)識文書檔案管理的重要作用，統(tǒng)籌文書檔案管理和公務(wù)之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，不僅要做好文書檔案歸檔工作，還要優(yōu)化其利用服務(wù)，加強(qiáng)密級管理，提高人員素質(zhì)，從而加強(qiáng)文書檔案管理，體現(xiàn)文書檔案的價值，促使文書檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)行與發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

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