企業(yè)檔案電子化管理存在的問題及措施

童愛萍

【摘要】早在上世紀(jì)90年代，各個(gè)檔案行政管理部門就在著手推廣檔案電子化管理，檔案電子化管理在各個(gè)企業(yè)的滲入程度不盡相同，有些企業(yè)已做到名副其實(shí)的電子信息化管理，這種企業(yè)無論是在檔案錄入、檔案保存、檔案保密等方面都已完全做到電子化管理，但更多的企業(yè)只是做到了部分電子化管理，紙質(zhì)歸檔還較為常見，這種不全面的檔案電子化管理存在不少問題，企業(yè)檔案電子信息化管理的全面落實(shí)任重道遠(yuǎn)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;電子化管理;問題;措施

一、當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案電子化管理中出現(xiàn)的問題

（一）電子化管理影響檔案的保密性。檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)在于，它可以減少檔案管理人員的數(shù)量，提高檔案管理人員的工作速度和效率。但是，企業(yè)檔案在電子化管理中同樣存在不少的安全隱患。其中，電子化管理造成的企業(yè)檔案保密性不足是重要的問題之一。電子化檔案管理依靠的是電子信息技術(shù)的支撐，而隨著信息技術(shù)的不斷普及，越來越多的人掌握了這一門技術(shù)，這就給投機(jī)分子和不法分子以可乘之機(jī)。信息技術(shù)的共享性以及技術(shù)性容易讓網(wǎng)絡(luò)犯罪分子侵入企業(yè)檔案管理的系統(tǒng)，從而竊取重要的檔案資料和文件，這對(duì)于保證企業(yè)檔案的隱私性和保密性十分不利。就這部分而言，傳統(tǒng)的檔案采用的是人工管理模式，紙質(zhì)文件和資料的檔案管理由人員專門看管，不容易被外人所截獲。這一點(diǎn)看來，企業(yè)檔案電子化管理的保密性并不如傳統(tǒng)的檔案管理。

（二）電子化管理影響檔案的真實(shí)性。電子化檔案管理的操作模式是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和資料以電子文件、電子圖文等形式進(jìn)行上傳，然后保存于電腦硬盤之中。與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理相比，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案必須是原檔案或者備份的檔案，人們可以明顯發(fā)現(xiàn)檔案的來源真實(shí)與否，真實(shí)性較強(qiáng)。但是，電子文件本身就是利用電子信息技術(shù)將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子格式，人們?cè)跊]有對(duì)比紙質(zhì)檔案文件和電子文件內(nèi)容的前提下，根本無法保證其真實(shí)性和有效性。除此之外，企業(yè)將紙質(zhì)檔案文件上傳電腦之后，部分不法分子很有可能將電子文件下載之后進(jìn)行任意編輯和修改，以贏得更多的利益。這樣不僅有可能造成企業(yè)的名譽(yù)受損，還會(huì)直接威脅到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，不利于企業(yè)的發(fā)展。

二、企業(yè)檔案電子化管理的解決策略

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理人員要重視電子化管理。把檔案電子化作為百年大計(jì)的一項(xiàng)重要工作來抓。在2008年5月12日四川汶川大地震中，由于金融、保險(xiǎn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)了電子化管理，在震后，客戶檔案仍能在聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)中查到，從而避免了混亂和損失。反之，如果沒有電子化的客戶檔案，那將是一件極為麻煩的事情。同樣，企業(yè)檔案也存在著面臨火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害的危險(xiǎn)，同樣需要保證文書檔案技術(shù)檔案的安全，所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)把實(shí)現(xiàn)電子化提升到有利于檔案安全、有利于企業(yè)發(fā)展的高度來推進(jìn)檔案電子化的進(jìn)程，不能再用傳統(tǒng)的方法管理企業(yè)的檔案。

（二）提高電子化檔案管理的真實(shí)性和有效性。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案管理的目的是采用高科技手段來提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為企業(yè)的發(fā)展提供更多的便利。但是企業(yè)檔案電子化管理必須要建立在保證企業(yè)檔案真實(shí)性和有效性的前提下。目前隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的普及，越來越多的人能夠熟練掌握甚至精通計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，給企業(yè)檔案電子化管理帶來了一定的安全隱患。不法分子可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)侵入企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，篡改企業(yè)的檔案信息，嚴(yán)重影響到企業(yè)檔案的真實(shí)性和有效性。如何保證企業(yè)電子檔案的真實(shí)性和有效性是企業(yè)檔案電子化管理中的重要問題，也是企業(yè)檔案電子化管理中的難點(diǎn)問題，要做好這方面工作，首先需要企業(yè)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案電子化管理的信息技術(shù)支持，以技術(shù)性策略來加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，建構(gòu)完善的電子化檔案管理機(jī)制。其次，還要求政府能夠出臺(tái)相關(guān)的政策，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的保護(hù)，約束網(wǎng)絡(luò)不法分子的行為。最后，要求企業(yè)能夠?qū)嵭须p軌制檔案管理，即企業(yè)在實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理的同時(shí)，也不能放松對(duì)紙質(zhì)檔案的管理。這樣可以保證企業(yè)電子檔案被篡改或者流失后能夠及時(shí)采取有效措施來進(jìn)行彌補(bǔ)，保證電子檔案文件的真實(shí)性和有效性。

（三）加大對(duì)企業(yè)電子化檔案管理的投入。加大技術(shù)投入。企業(yè)檔案電子化管理是以信息技術(shù)為支撐的，要保證企業(yè)檔案電子化管理的工作質(zhì)量和效率，防止企業(yè)電子檔案受到網(wǎng)絡(luò)不法分子的侵襲，目前企業(yè)電子檔案管理，檔案光盤需要每5年換刻一次，錄音帶需要定期倒帶，袋子備份需異地保存。在掃描過程中，工作人員應(yīng)具備一定的規(guī)范性和專業(yè)性，所以需要對(duì)檔案人員進(jìn)行日常專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，規(guī)范操作實(shí)練。電子化檔案管理需要科技投入，通過不斷引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來保證檔案管理的工作質(zhì)量。例如，企業(yè)需要引進(jìn)國(guó)際上先進(jìn)的防火墻技術(shù)和保密技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)電子檔案的安全保護(hù)。企業(yè)還需要適時(shí)更新檔案管理的硬件和軟件，防止因?yàn)榧夹g(shù)設(shè)備過于落后給不法分子以可乘之機(jī)。加大人才投入，企業(yè)檔案電子化管理必須要求企業(yè)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)更多的專業(yè)技術(shù)人才。此外，企業(yè)檔案電子化管理工作還要求管理部門能夠根據(jù)電子檔案管理工作的特征，為檔案管理部門合理設(shè)置崗位和人員，每個(gè)崗位安排一至兩個(gè)員工，建立完善的工作流程和管理流程，有利于促進(jìn)企業(yè)電子檔案管理的有序發(fā)展。

（四）加強(qiáng)電子化檔案信息的安全保密工作。應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理電子檔案必須有足夠強(qiáng)的安全保密措施。第一，電子檔案應(yīng)同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一樣設(shè)置不同的密級(jí)，并按密級(jí)的不同，分別存儲(chǔ)到不同的數(shù)據(jù)庫(kù)。第二，要建立不同級(jí)別的網(wǎng)絡(luò)分段，對(duì)特定網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)采取訪問控制手段，通常把內(nèi)部用戶設(shè)置在受限網(wǎng)段，內(nèi)外分離以減少被外部攻擊的機(jī)率。第三，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換。第四，要不斷完善管理制度，實(shí)行專機(jī)專用，專人管理，確保涉密計(jì)算機(jī)的唯一性。

（五）遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)法律建設(shè)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的做法極其有害。僅憑經(jīng)驗(yàn)管理檔案的方法，雖然也很有成效，但通用性不好，無法讓更多的人高效率地使用，必須淘汰。采用標(biāo)準(zhǔn)意味著系統(tǒng)性的進(jìn)步，對(duì)信息系統(tǒng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應(yīng)用并使應(yīng)用不斷深化，就必須在標(biāo)準(zhǔn)化上下足功夫。有些標(biāo)準(zhǔn)（制度）的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力。例如檔案的標(biāo)準(zhǔn)，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運(yùn)行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項(xiàng)的復(fù)雜課題，應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進(jìn)。因此，檔案管理和利用、檔案管理信息化的立“法”工作要加強(qiáng)完善，這是檔案管理健康發(fā)展的根本保證。

三、結(jié)論

綜上所述，新形勢(shì)下企業(yè)在電子化檔案管理過程中還存在不少問題，要解決這些問題，提高企業(yè)檔案電子化管理的工作質(zhì)量和效益必須要求企業(yè)能夠提高電子化檔案管理的真實(shí)性和有效性，加大對(duì)企業(yè)電子化檔案管理的投入，并做好電子檔案文件保管工作。

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