電子表格在辦公室工作中的應(yīng)用

王慧娟

隨時(shí)日益發(fā)展的信息化時(shí)代的到來，辦公室工作也要充分運(yùn)用信息技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)高效的工作。電子表格是一個(gè)很好的辦公軟件，能夠快速準(zhǔn)確地完成數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)提取等工作，下面筆者列出四條在辦公室工作中常用的電子表格函數(shù)運(yùn)用方法。

一、生日的提取

生日信息在人事檔案中非常重要，收集了身份證信息后如何從中提取生日信息用一個(gè)一個(gè)手動(dòng)錄入的方式即耗時(shí)耗力又容易出錯(cuò)，電子表格函數(shù)中有既快捷又準(zhǔn)確的方法。

函數(shù)名稱：MID，主要功能：從一個(gè)文本字符串的指導(dǎo)位置開始，截取指定數(shù)目的字符，使用格式：MID（text，start_num，num_chars），參數(shù)說明：text代表一個(gè)文本字符串;start_num表示指定的起始位置;num_chars表示截取的數(shù)目。下面把A2中填上身份證號(hào)，在B2中輸入公式= MID（A2，7，8），就表示在身份證18位數(shù)字中從第7個(gè)數(shù)字開始提取，提取8位數(shù)，確認(rèn)后既顯示出“19820505”字符。提示：公式中的逗號(hào)要用英文狀態(tài)下的“，”。得到了“19820505”，生日提取數(shù)值的單元格格式設(shè)置成“日期”即可。

如果我們要將身份證號(hào)提取的格式改成“1982-5-5”，我們將用到下面一個(gè)函數(shù)：TEXT函數(shù)，主要功能：根據(jù)指定的數(shù)值格式將相應(yīng)的數(shù)字轉(zhuǎn)換為文本形式。使用格式：TEXT（value，format_text）。參數(shù)說明：value代表需要轉(zhuǎn)換的數(shù)值或應(yīng)用的單元格;format_text表示指定文字形式的數(shù)字格式。下面把A2列填上身份證號(hào)，我們?cè)贐2中輸入公式=TEXT（MID（A2，7，8），"#-00-00"）就是TEXT函數(shù)中嵌套MID函數(shù)，就是從A2身份證號(hào)中提取的8位生日數(shù)字轉(zhuǎn)換成1982-5-5這個(gè)文本格式。確認(rèn)后顯示如下表：

二、年齡的計(jì)算

掌握了MID函數(shù)就可以把提取生日年月日信息變成提取年信息來計(jì)算年齡。用了這個(gè)函數(shù)，每天這個(gè)工作表里面的數(shù)據(jù)就會(huì)根據(jù)辦公電腦里面的年月日來更新數(shù)據(jù)，那么就給繁雜的統(tǒng)計(jì)工作提供了一個(gè)好幫手，在每年統(tǒng)計(jì)關(guān)于年齡方面的信息時(shí)就會(huì)得心應(yīng)手。關(guān)于這個(gè)年齡的公式，需要用到3個(gè)函數(shù)：IF函數(shù)、TODAY函數(shù)、DATEDIF函數(shù)。

函數(shù)名稱：IF，主要功能：根據(jù)對(duì)指定條件的邏輯判斷真假結(jié)果，返回相對(duì)的內(nèi)容。使用格式：=IF（logical，value_if_true，value_if_false），參數(shù)說明：logical代表邏輯判斷表達(dá)式;value_if_true表示當(dāng)判斷條件正確時(shí)顯示的內(nèi)容，value_if_false表示當(dāng)判斷條件錯(cuò)誤時(shí)顯示的內(nèi)容。

函數(shù)名稱：TODAY，主要功能：顯示電腦里今天的年月日，使用格式：=TODAY（）

函數(shù)名稱：DATEDIF，主要功能：返回兩個(gè)日期之間的年＼月＼日間隔數(shù)，使用格式：=DATEDIF（start_date，end_date，unit），參數(shù)說明：Start_date為一個(gè)日期，它代表時(shí)間段內(nèi)的第一個(gè)日期或起始日期。End_date為一個(gè)日期，它代表時(shí)間段內(nèi)的最后一個(gè)日期或結(jié)束日期。Unit為所需信息的返回類型。結(jié)合這三個(gè)函數(shù)的說明，再來看看=IF（A2<>0，DATEDIF（A2，TODAY（），"Y"），0）這個(gè)公式解讀為A2數(shù)值不為0是，就返A(chǔ)2數(shù)值中年份與電腦年份的間隔數(shù)，否則顯示0。輸入以上公式后即可得到以下顯示。

三、性別提取

性別提取的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源于身份證號(hào)倒數(shù)第二位，奇數(shù)為男，偶數(shù)為女，下面用到IFERROR函數(shù)、IF函數(shù)、MOD函數(shù)、MID函數(shù);IF函數(shù)和MID函數(shù)上面已經(jīng)介紹了，下面介紹一下MOD函數(shù)和IFERROR函數(shù)。

函數(shù)名稱：MOD，主要功能：MOD函數(shù)是一個(gè)求余函數(shù)，使用格式： MOD （nExp1，nExp2），即是兩個(gè)數(shù)值表達(dá)式作除法運(yùn)算后的余數(shù)。MID（A2，17，1）為提取A2中身份證號(hào)第17位數(shù)，那么MOD（MID（A2，17，1），2）解讀為：求提取A2身份證號(hào)第17位數(shù)除以2求余。得到的結(jié)果是1或者0。函數(shù)名稱：IFERROR，主要功能：表示判斷value的正確性，如果value正確則返回正確結(jié)果，否則返回value_if_error。使用格式：IFERROR（value， value_if_error），表示判斷value的正確性，如果value正確則返回正確結(jié)果，否則返回value_if_error。

那么=IFERROR（IF（MOD（MID（A2，17，1），2），"男"，"女"），""），解讀為：如果提取A2身份證第17位除以2得到1就顯示“男”，得到0顯示“女”。

以上是對(duì)身份證信息的提取和判斷，這些函數(shù)能夠應(yīng)用在人事工作的信息數(shù)據(jù)中，還可以拓展到工齡計(jì)算、職稱年限計(jì)算等，MID函數(shù)和MOD函數(shù)還可以應(yīng)用于生肖的提取，公式如下=MID（"鼠?；⑼谬埳唏R羊猴雞狗豬"，

MOD（MID（A2，7，4）-4，12）+1，1）。

四、匹配插入

在辦公室人事工作中時(shí)常會(huì)來自各種渠道的表要匹配數(shù)據(jù)，如A表和B表中的姓名順序不一致，又要往A表中插入B表中的相關(guān)對(duì)應(yīng)信息時(shí)，那么就要用到LOOKUP函數(shù)，函數(shù)名稱：LOOKUP，主要功能：可返回一行或一列區(qū)域中或者數(shù)組中的某個(gè)值。使用格式：=LOOKUP（lookup_value，lookup_vector，result_vector）式中l(wèi)ookup_value-函數(shù)LOOKUP在第一個(gè)向量中所要查找的數(shù)值，它可以為數(shù)字、文本、邏輯值或包含數(shù)值的名稱或引用;lookup_vector-只包含一行或一列的區(qū)域lookup_vector的數(shù)值可以為文本、數(shù)字或邏輯值;result_vector-只包含一行或一列的區(qū)域其大小必須與lookup_vector相同。下面舉一個(gè)例子：A列是需要的姓名順序，現(xiàn)在要把C列對(duì)應(yīng)名字的D列信息填入B列，在B列中輸入=LOOKUP（1，0/（A1=$C$1：$C$8），$D$1：$D$8）公式，A1=$C$1：$C$8表示把A列1行這個(gè)格子中的數(shù)據(jù)跟C列1行到C列8行這個(gè)區(qū)間內(nèi)的數(shù)據(jù)比較，$D$1：$D$8表示返回D列1行到D列8行中與A1名字對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)，B1格回車后就會(huì)得到33。

電子表格中的函數(shù)奧秘?zé)o窮，以上只是電子表格函數(shù)運(yùn)用中的鳳毛麟角，但是在辦公室工作中會(huì)經(jīng)常用到，我們只有在平時(shí)的工作多運(yùn)用多研究才能更好地利用信息技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)高效工作和輕松工作。