檔案信息資源的開發(fā)及科學(xué)利用舉措分析

謝軍偉

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）1-185-02

摘 要 檔案信息資源作為檔案的核心價值所在，對推動社會和企事業(yè)單位發(fā)展有著重要參考意義，檔案信息資源開發(fā)作為一項系統(tǒng)的技術(shù)工程，需要投入大量的人力、財力、技術(shù)，這就需要綜合考慮檔案信息資源的開發(fā)、利用，在能夠控制各方成本投入基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)與利用目標(biāo)，從而確保最終效益?；诖?，本文首先提出檔案信息資源開發(fā)的重要性，分析開發(fā)與利用的形式，最后提出相應(yīng)的舉措。

關(guān)鍵詞 檔案信息資源 開發(fā) 科學(xué)利用 舉措

信息資源雖然不是物質(zhì)，但卻是物質(zhì)存在形式、物質(zhì)屬性的真實反映。信息資源存儲卻離不開物質(zhì)，需要以物質(zhì)作為載體，電子傳輸也需要動力和能量。檔案作為典型的信息資源載體，在新時期下不僅僅局限在紙上，還延伸、發(fā)展成為電子檔案、視頻檔案、聲音檔案等各種形式。隨著科技的發(fā)展和社會的進(jìn)步，人們對檔案信息資源的需求更加迫切，要求也更加高，這就需要我們不斷的加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)和利用，充分發(fā)揮檔案信息的價值，來滿足人們的需求，推動社會的進(jìn)步。

一、檔案信息資源開發(fā)與利用的重要性

（一）滿足時代發(fā)展的需求

在新時期下，社會建設(shè)、企業(yè)發(fā)展更加迅速，但是在快速發(fā)展中也要做到穩(wěn)扎穩(wěn)打，這就需要借鑒檔案信息，以過去的客觀事物發(fā)展為基礎(chǔ)實現(xiàn)再發(fā)展。特別是在信息時代下，信息在人類社會中扮演者重要的地位，檔案信息作為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的重要信息資源，成為了社會發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分，人們也認(rèn)識到了檔案信息的重要性。如果依然采用“重管理、輕利用”的理念，則無法滿足當(dāng)今社會發(fā)展對信息服務(wù)的需求。

（二）充分發(fā)揮檔案信息的價值

在社會經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下，檔案信息也變得越來越多，利用者數(shù)量也有所增加，信息需求不斷提升。檔案信息資源開發(fā)與利用是發(fā)揮檔案價值的主要形式，這就需要不斷提高檔案信息的查準(zhǔn)率、查全率標(biāo)準(zhǔn)，從而為使用者提供更大的便利性，這也是檔案的價值所在。為了能夠為用戶提供便捷性服務(wù)，需要借助網(wǎng)絡(luò)手段挖掘檔案信息與信息價值，構(gòu)建開放、分布式的信息資源體，不斷發(fā)揮檔案信息價值。

（三）為新工程奠定基礎(chǔ)

檔案是過去客觀事物發(fā)展、形成的證明，其中包括基本信息、創(chuàng)新技術(shù)等等，社會不斷發(fā)展致使檔案信息資源越來越多，為了能夠全面提升檔案價值，需要在新工程實施中借鑒過去工程檔案信息，避免走彎路。檔案信息可以將最真實的信息呈現(xiàn)給用戶，用戶也可以憑借這些信息為新工程開展提供理論支持，從而提高實際利用效果。

二、檔案信息資源開發(fā)與科學(xué)利用的形式

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式

檔案信息資源開發(fā)形式中，紙質(zhì)形式是最為傳統(tǒng)的方式，在人類社會中已經(jīng)流傳了成百上千年，這些檔案信息存留在紙上或者其他載體上，并代代相傳至今，如我國古代的書籍就是一種傳統(tǒng)形式，當(dāng)今人們對古書的研究也就是挖掘其中背景和價值，甚至古書中的很多內(nèi)容都值得當(dāng)代人借鑒，這也是檔案信息資源的價值所在。紙質(zhì)檔案信息資源具有保密性強(qiáng)、載體單一、較強(qiáng)的真實性，但是也存在著歸檔環(huán)節(jié)繁瑣、檢索效率低、存檔速度慢、獲取效率低等弊端，因此在檔案信息資源開發(fā)與利用中，多數(shù)都是以傳統(tǒng)檔案為存根或最后依據(jù)，更多是采用信息化的檔案信息資源開發(fā)與利用形式。

（二）電子檔案形式

電子檔案就是“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”形式，也是當(dāng)代人們開展檔案信息資源開發(fā)和利用的主要形式。電子檔案就是以計算機(jī)或云端存儲形式為主的檔案資源，可以直接從網(wǎng)絡(luò)上下載或打印。在電子檔案信息開發(fā)與利用當(dāng)中，開發(fā)檔案資源需要借助大數(shù)據(jù)，找出檔案信息相類似、相關(guān)聯(lián)的公共檔案信息，從而實現(xiàn)基本檔案信息的延伸、深化，提高檔案信息價值，讓檔案信息更加完善。再者，電子檔案信息利用更加便捷，只需要登錄檔案管理平臺，在檢索模塊中輸入相關(guān)信息即可查找到相關(guān)信息，并將信息打印或存儲到便捷設(shè)備中，即可實現(xiàn)檔案信息利用。但是電子檔案信息容易泄露，再加上網(wǎng)絡(luò)安全問題可能出現(xiàn)虛假信息，所以在檔案信息資源開發(fā)和利用中，需要對檔案信息進(jìn)行甄別。

三、檔案信息資源開發(fā)與科學(xué)利用的舉措

檔案信息資源開發(fā)與利用需要從基礎(chǔ)工作、檔案管理者、檔案利用者、先進(jìn)技術(shù)四個方面出發(fā)，其主要表現(xiàn)在：

（一）做好基礎(chǔ)工作是前提

檔案作為人類社會實踐活動的原始記錄，可以真實、可靠的記錄歷史情況，并且絕大部分檔案都是由當(dāng)事人或相關(guān)人編寫的文件，因此更具可信性、可靠性，具有十分明顯的時代特征，所以檔案信息相比其他信息更加可靠。從檔案工作內(nèi)容上分析，大體上分為兩個方面，一是檔案基礎(chǔ)管理工作；二是檔案信息利用工作。其中，基礎(chǔ)工作涵蓋了鑒別、收集、整理、統(tǒng)計、管理等諸多環(huán)節(jié)；利用工作是檔案工作的核心環(huán)節(jié)，但是基礎(chǔ)工作是利用工作的前提。檔案文件融合了勞動過程，檔案信息資源是否具有價值，更多是取決于檔案是否具有再利用開發(fā)價值?？梢哉f二者相輔相成、相互制約。由此可見，必須要保障檔案基礎(chǔ)工作，才能夠推進(jìn)檔案的二次開發(fā)與利用。

（二）提升檔案工作人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理人員要具備更強(qiáng)的職業(yè)道德，正確認(rèn)識檔案工作的價值，遵守檔案法律法規(guī)，避免出現(xiàn)以權(quán)謀私、行賄受賄等問題。同時，還需要重點培養(yǎng)業(yè)務(wù)素質(zhì)，要求檔案工作人員需要多元化知識結(jié)構(gòu)，在新時期下，電子檔案成為了檔案工作的重要發(fā)展形式，因此檔案管理人員要同時具備計算機(jī)學(xué)、管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)等知識。特別是計算機(jī)，工作人員必須要熟練掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，在信息平臺上對檔案信息進(jìn)行研究與分析，挖掘檔案信息價值，提供更高質(zhì)量的信息服務(wù)。此外，在市場經(jīng)濟(jì)體制下，檔案開發(fā)與利用都離不開市場的大環(huán)境，需要檔案工作人員樹立市場競爭新理念、新意識，打破傳統(tǒng)的檔案管理思維，加強(qiáng)可公開檔案的分享，從而提高檔案的利用廣度，在檔案信息服務(wù)意識的引導(dǎo)下，創(chuàng)新、改革服務(wù)形式，主動開展檔案信息服務(wù)工作，因此需要提高檔案工作人員的服務(wù)意識、豐富服務(wù)形式、貫徹服務(wù)精神、完善服務(wù)技能，保障檔案工作人員的綜合素養(yǎng)。

在檔案開發(fā)利用過程中，要不斷完善咨詢類服務(wù)。根據(jù)用戶實際提出的問題，采用書目、文摘、檢索模塊等工具查找檔案信息資源，并為用戶提供相關(guān)文獻(xiàn)和文件，幫助人們解決實際問題，完善咨詢服務(wù)。除了電話、口頭、信件咨詢以及閱覽、借閱等服務(wù)，還可以進(jìn)行檔案預(yù)約、網(wǎng)絡(luò)預(yù)訂、email發(fā)送、信息查詢等多項服務(wù)，以多元化服務(wù)廣泛傳遞信息，樹立人們的檔案意識，從而提高檔案信息的利用率。

（三）提高檔案利用者綜合能力

檔案信息資源利用者就是為了解決實際問題需要采用檔案信息解決問題的人群，只要對檔案有需求的人員都是利用者。在檔案開發(fā)利用當(dāng)中，做好利用者研究工作也十分重要。由于檔案工作服務(wù)對象就是檔案利用者，這就需要樹立在利用者研究之上，包括利用類型、利用特性、心理特點、影響因素等，從而針對性展開檔案信息服務(wù)。例如某工程需要借助檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)對比，此時檔案利用者需要有更加便捷的檔案服務(wù)，并且是紙質(zhì)檔案，可以幫助利用者檢索信息，并采用傳真的形式傳輸信息，為利用者提供方便。由此可見，利用者是檔案信息開發(fā)利用的主要對象，這就需要不斷強(qiáng)化利用者的綜合素養(yǎng)，否則難以找出檔案信息中的價值。需要檔案工作人員不斷豐富館藏信息、完善檢索工具，利用者要學(xué)會正確表達(dá)對檔案信息的需求，并通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和檔案工作者溝通，讓檔案管理人員可以第一時間找到檔案信息。此外，利用者還需要不斷對檔案信息進(jìn)行深度挖掘，根據(jù)記錄信息以及歷史案件發(fā)展形態(tài)，不斷對客觀事物進(jìn)行完善，這樣才能夠提高檔案信息利用率，提高工作效能。

（四）構(gòu)建信息化檔案管理平臺

檔案信息資源的開發(fā)和利用需要配套的檔案管理平臺做依托，在加強(qiáng)檔案信息化技術(shù)應(yīng)用的同時，需要構(gòu)建、更新、完善檔案信息化管理平臺。在保證信息資源精準(zhǔn)性、真實性的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步開發(fā)和利用檔案信息。首先，需要在制度上明確檔案信息開發(fā)與利用的基礎(chǔ)與規(guī)則，指出哪些檔案可以公開、哪些檔案要保密，這樣才能夠避免檔案信息開發(fā)與利用的被動局面，為創(chuàng)設(shè)現(xiàn)代化檔案管理模式創(chuàng)設(shè)條件；其次，將多媒體技術(shù)和通訊技術(shù)融合，對可公開館藏資源進(jìn)行數(shù)字化處理生成電子檔案，并通過互聯(lián)網(wǎng)平臺將檔案信息資源進(jìn)行傳遞和二次開發(fā)，在大數(shù)據(jù)中挖掘的檔案信息需要明確標(biāo)準(zhǔn)“非本單位檔案信息”，避免檔案信息資源混淆，提高服務(wù)范圍；最后，積極開發(fā)音頻剪接、圖像編輯、檔案目錄、重要參數(shù)自動摘錄等新功能，讓檔案工作人員結(jié)合市場實際需求，第一時間推出更具針對性的編研成果，從而提高檔案信息的綜合效益，充分發(fā)揮檔案信息資源的價值。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案信息資源對社會、企事業(yè)單位發(fā)展有著重要意義，這就需要不斷加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)與利用工作，結(jié)合傳統(tǒng)方法和現(xiàn)代方法兩種形式，在能夠保證基礎(chǔ)工作的前提下，充分發(fā)揮檔案工作者、利用者效益，并結(jié)合新型檔案開發(fā)與利用技術(shù)，不斷發(fā)揮檔案資源開發(fā)、利用價值。當(dāng)然，在檔案資源開發(fā)和利用方面依然存在著些許不足，我們要不斷做好此方面的研究工作，最大程度上發(fā)揮檔案信息資源價值。

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