巧用互聯(lián)網(wǎng)+ 打造高效、便民的公積金檔案平臺

葉耘

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）1-187-02

摘 要 習(xí)總書記在黨的十九大報(bào)告中提出：要堅(jiān)持以人民為中心，堅(jiān)持新發(fā)展理念，推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能，為建設(shè)數(shù)字中國、智慧中國提供有力支撐。這對各級住房公積金管理事業(yè)提出了新的使命，也為檔案管理工作指明了方向，尤其是住房公積金檔案管理工作的數(shù)據(jù)化，便于管理部門進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的整理、歸存，從而提高住房公積金檔案的利用率，以及相關(guān)管理人員的工作效率。

關(guān)鍵詞 住房公積金檔案 大數(shù)據(jù) “互聯(lián)網(wǎng)+” 高效管理

一、住房公積金檔案管理存在的現(xiàn)狀以及未來的發(fā)展趨勢

檔案主要是記錄人類的重大社會(huì)活動(dòng)，其中包括人類在歷史各個(gè)領(lǐng)域中的相關(guān)原始信息。因此，檔案工作則具有了記錄歷史和傳承文明的工作特點(diǎn)，從而能夠更好的服務(wù)社會(huì)和造福人民，并且檔案工作為黨和國家事業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。因此，檔案管理工作的重要性越來越被人們認(rèn)知而重視。近年來，全國各地的住房公積金管理機(jī)構(gòu)，已經(jīng)在建設(shè)規(guī)章制度等方面取得了顯著成效，進(jìn)一步明確了服務(wù)范圍、操作流程等方面的工作。但是，部分住房公積金管理機(jī)構(gòu)在實(shí)際的管理方面仍存在諸多問題，如缺少數(shù)字化管理操作，以及存在人力資源管控、協(xié)調(diào)性、資源共享等問題。

以江蘇省揚(yáng)州市住房公積金管理高郵分中心為例。該中心成立于2004年，先后與高郵市住房制度改革辦公室、高郵市房產(chǎn)管理局合署辦公，2008年機(jī)構(gòu)改革直屬于揚(yáng)州市住房公積金管理中心。近年來，該中心檔案管理工作堅(jiān)持以制度化、規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化為努力方向，突出住房公積金管理特色，完善檔案工作體系，強(qiáng)管理、重基礎(chǔ)、抓制度，優(yōu)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的新跨越。截止目前，擁有辦公和查閱檔室面積20平方米，檔案庫房面積100多平方米，檔案密集架80余立方米，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)省三星級標(biāo)準(zhǔn)單位。室藏各級各類檔案有12986卷。其中：文書檔案26卷，4450件，會(huì)計(jì)檔案2538卷，業(yè)務(wù)檔案9892卷，照片檔案7冊378張，光盤磁盤26張，實(shí)物檔案74件，工程檔案52卷。僅2017年新增業(yè)務(wù)檔案有1973卷，比2016年業(yè)務(wù)檔案1277卷凈增 696卷，占室藏總數(shù)的15%。2017年利用檔案125件，年利用率占室藏總數(shù)的0.96%。從數(shù)據(jù)來分析，該中心每年新增檔案呈高速發(fā)展態(tài)勢，也存在檔案庫房面積小，檔案數(shù)字化未實(shí)現(xiàn)，利用效率低，業(yè)務(wù)經(jīng)辦與檔案管理軟件系統(tǒng)相對獨(dú)立，人力資源成本大，單位和職工進(jìn)行查閱歸集、提取、貸款需要較長的時(shí)間周期。隨著互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的不斷發(fā)展，部分行業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，而檔案管理工作作為信息資源工作，更需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，從而更好的促進(jìn)各地區(qū)之間的資源共享。

二、住房公積金檔案管理數(shù)字化的時(shí)代背景以及必要性

我國社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，推動(dòng)了科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，部分行業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，而作為具有信息資源性質(zhì)的住房公積金管理工作，更需要進(jìn)行革新，實(shí)現(xiàn)管理工作的數(shù)字化。而住房公積金管理工作的數(shù)字化，能夠?qū)⑸⑺榈臄?shù)據(jù)整理成數(shù)據(jù)信息庫，促進(jìn)數(shù)據(jù)資源的共享，從而能夠完善檔案內(nèi)容，提高相關(guān)工作人員的辦事效率，進(jìn)一步能夠?yàn)槁毠ぷ》抗e金歸集、提取、貸款提供完整、有效的檔案信息。因此順應(yīng)時(shí)代潮流，在公積金檔案管理中引入大數(shù)據(jù)方法是非常重要的，原因有四：

（一）大數(shù)據(jù)有利于提高住房公積金檔案信息化管理工作水平

住房公積金檔案是職工公積金歸集、提取、貸款的原始記錄，對于用人單位而言，能夠結(jié)合完善的住房公積金檔案，來了解單位職工的公積金繳存信息，從而能夠及時(shí)進(jìn)行住房公積金繳存和管理；對于職工個(gè)人而言，能夠?yàn)樗麄兲峁┱鎸?shí)、有效的原始數(shù)據(jù)和原始資料，便于他們進(jìn)行貸款等業(yè)務(wù)的操作；從住房公積金管理部門角度而言，可以在業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)中使檔案信息自動(dòng)生成，節(jié)省更多的人工輸入資源，更好地為廣大繳存者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（二）大數(shù)據(jù)有利于緩解住房公積金檔案存管空間不足的壓力

隨著住房制度改革的平穩(wěn)健康推進(jìn)，住房公積金制度的政策性、互助性、保障性優(yōu)勢得到彰顯，作為國家法律規(guī)定的住房社會(huì)保障制度，住房公積金的繳納已成為單位用工制度的重要內(nèi)容，同時(shí)，單位是否繳納住房公積金亦已成為現(xiàn)今廣大青年擇業(yè)的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，也是單位吸引和留住優(yōu)秀人才的重要砝碼。在這百姓對住房公積金繳存意識、貸款需求不斷增強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)中，檔案資料數(shù)量也不斷增加。因此，公積金管理部門需要進(jìn)行大規(guī)模的檔案室的擴(kuò)建，從而能夠滿足日益增長的檔案存儲需求。

（三）大數(shù)據(jù)有利于提升住房公積金檔案信息的利用效率

傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作主要是針對紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔、存儲，這也降低了檔案的使用效率，從而導(dǎo)致在檔案使用過程中，需要花費(fèi)大量的時(shí)間、精力進(jìn)行翻閱、查找，進(jìn)一步使用人單位和職工進(jìn)行歸集、提取、貸款的積極性降低。而住房公積金管理工作的大數(shù)據(jù)化，能夠?qū)Ψ彪s的信息進(jìn)行歸存、分析，有利于人們快速的查詢到自己需要的相關(guān)信息，從而提高了住房公積金管理工作的效率，以及促進(jìn)住房公積金檔案信息的利用效率。

（四）大數(shù)據(jù)有利于開發(fā)住房公積金檔案的新功能、新價(jià)值

目前住房公積金業(yè)務(wù)信息平臺是反映職工住房資金存貸、提取情況的原始記錄。檔案信息平臺是反映住房公積金管理中產(chǎn)生的政策、規(guī)章、財(cái)務(wù)、內(nèi)部綜合活動(dòng)、職工住房資金存貸、提取等業(yè)務(wù)資料的原始記錄。兩者之間既有聯(lián)系又有區(qū)別，業(yè)務(wù)信息是檔案形成的基礎(chǔ)，檔案信息是業(yè)務(wù)信息的再利用，但兩者操作系統(tǒng)且相對獨(dú)立。

三、打造高效、便民的公積金檔案平臺的幾點(diǎn)設(shè)想

（一）構(gòu)建大檔案標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)共享

一是構(gòu)建數(shù)據(jù)收集標(biāo)準(zhǔn)。目前，由于電子化資源數(shù)據(jù)沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各住房公積金管理部門檔案管理結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)形成了“信息孤島”，從而限制了各個(gè)住房公積金管理部門的檔案數(shù)據(jù)共享。因此，住房公積管理部門需要建立統(tǒng)一的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的共享。與此同時(shí)，住房公積金管理部門還需要建立統(tǒng)一的收集標(biāo)準(zhǔn)，減少信息交互的壁壘，提高信息資源的整合度，實(shí)現(xiàn)住房公積金內(nèi)部軟件系統(tǒng)平臺間檔案管理的共享機(jī)制。二是擴(kuò)大檔案收集規(guī)模。目前，由于大數(shù)據(jù)和云計(jì)算具有巨大的數(shù)據(jù)存儲能力，從而提升了住房公積金檔案數(shù)據(jù)的利用價(jià)值。在住房公積金大數(shù)據(jù)化的背景下，不在是進(jìn)行簡單的檔案數(shù)據(jù)收集、保存，而是構(gòu)成檔案資源信息共享數(shù)據(jù)庫。因此，擴(kuò)大和規(guī)范各部門收集內(nèi)容，建立全國統(tǒng)一的住房公積金檔案信息網(wǎng)絡(luò)庫，開通手機(jī)APP，讓繳存職工足不出戶即可辦理租房提取、退休提取、年對沖、月對沖、提前還貸等諸多方面的業(yè)務(wù)，有利于部門和層級之間開展業(yè)務(wù)溝通，打破傳統(tǒng)工作中的屏障，促進(jìn)行業(yè)、部門、層級之間的數(shù)據(jù)共享。三是完善檔案歸檔流程。為了完善住房公積金檔案的歸檔流程，相關(guān)管理部門要在數(shù)字化系統(tǒng)中設(shè)置檔案內(nèi)容和數(shù)量的預(yù)測機(jī)制，從而保障住房公積金檔案信息的及時(shí)歸還。與此同時(shí)，在業(yè)務(wù)辦理過程時(shí)增添檔案信息錄入內(nèi)容，并做好流程控制，以保證檔案信息的完整性。

（二）圍繞大資源開發(fā)，實(shí)現(xiàn)資源集成庫安全有效

由于住房公積金資源集成庫檔案信息量大，涉及到每個(gè)家庭成員的社會(huì)保障、銀行信用、房屋存量、經(jīng)濟(jì)收入等情況，這就需要利用云平臺以及數(shù)據(jù)集成，針對不同來源和類別的檔案信息進(jìn)行收集、歸存，從而能夠建立以大數(shù)據(jù)共享、安全等級高的全國統(tǒng)一的檔案資源集成庫。一是提高管理者素質(zhì)。在住房公積金管理數(shù)據(jù)化的背景下，住房公積金管理部門需要針對管理工作人員積極開展素質(zhì)培訓(xùn)，從而提高管理工作人員的管理意識和業(yè)務(wù)素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建。二是加大軟硬件的投入使用。軟硬件裝置的現(xiàn)代化，有利于各類檔案基礎(chǔ)信息的整合，從而能夠深入分析各檔案數(shù)據(jù)。住房公積金管理部門要打破傳統(tǒng)的工作方法和慣性思維，注重互聯(lián)網(wǎng)思維的創(chuàng)新，能夠針對檔案信息平臺進(jìn)行深度開發(fā)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息與互聯(lián)網(wǎng)的深入融合，實(shí)行高科技、高水平管理，推動(dòng)檔案工作向社會(huì)化轉(zhuǎn)型與發(fā)展，融入經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展大局。三是加強(qiáng)安全管理。要使“互聯(lián)網(wǎng)+住房公積金檔案”有序推進(jìn)，規(guī)范存儲、保管、開發(fā)、利用行為，當(dāng)然在數(shù)據(jù)透明化的同時(shí)，檔案信息的安全性也面臨著挑戰(zhàn)。因此，住房公積金管理部門要重視檔案安全工作，要提高管理工作人員和技術(shù)人員在數(shù)據(jù)異地備份工作方面的安全防范意識，明確檔案工作的安全責(zé)任體系，做到人防、物防、技防的統(tǒng)一，確保電子檔案的安全。

（三）樹立大服務(wù)理念，主動(dòng)挖掘檔案使用價(jià)值

檔案管理工作的著眼點(diǎn)和落腳點(diǎn)是檔案信息的開發(fā)、利用，充分發(fā)揮其的自身價(jià)值，而檔案的數(shù)字化管理是以檢索快捷、同步備份、提高辦公效率為目的，為簡化程序、信息精準(zhǔn)、人本化服務(wù)提供基本保障。一是采用新技術(shù)，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)中，而住房公積金管理工作也逐步向著數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，能夠更好的解決公積金檔案資源的供需矛盾，從彰顯單位特色為線索，從“少跑路，不跑路”方便百姓為最終目標(biāo)，積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)檔案資源，實(shí)現(xiàn)多維信息服務(wù)。二是挖掘新資源，展示檔案自身價(jià)值。住房公積金管理部門要主動(dòng)融入政府公共服務(wù)平臺，在海量的數(shù)據(jù)中，借助互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)手段，發(fā)現(xiàn)檔案間的聯(lián)系與規(guī)律，分析國家經(jīng)濟(jì)、金融、國民生活質(zhì)量，展示住房公積金制度歷史進(jìn)程，百姓居住環(huán)境變化、監(jiān)督檢查單位和個(gè)人公積金設(shè)立、繳存、提取、貸款等情況，從而來預(yù)測未來發(fā)展趨勢，為單位和個(gè)人提供個(gè)性化的服務(wù)，為未來政府服務(wù)“一張網(wǎng)”打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

總之，在行業(yè)數(shù)據(jù)化背景下，互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算都為住房公積金的管理提供了便利，而電子化的服務(wù)方式也將推動(dòng)公積金檔案的利用。我們堅(jiān)信，住房公積金管理部門通過圍繞“大檔案、大資源、大服務(wù)”去建立統(tǒng)一的檔案管理信息服務(wù)平臺，促使職工歸集、提取、貸款等信息能夠自動(dòng)生成，并且進(jìn)行自動(dòng)存儲，從而實(shí)現(xiàn)住房公積金檔案服務(wù)的“一張網(wǎng)”化，推動(dòng)住房公積金檔案管理的數(shù)據(jù)化進(jìn)程，為繳存者提供更多元、更優(yōu)質(zhì)、更便捷的服務(wù)。

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