淺談檔案數(shù)字化存在的問題及應(yīng)對策略

潘慧冬

摘 要：本文針對檔案數(shù)字化中存在著資金預(yù)算不足、數(shù)字化質(zhì)量參差不齊、數(shù)字化信息利用存在安全隱患、數(shù)字化人才缺乏等問題進(jìn)行分析，提出應(yīng)對策略，推進(jìn)檔案數(shù)字化的高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；存在問題；應(yīng)對策略

隨著信息化建設(shè)的迅猛發(fā)展，檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)得到了快速推進(jìn)，檔案數(shù)字化已成一種趨勢和常態(tài)。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來。然而，隨著檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)，也暴露出一些問題，如檔案數(shù)字化資金預(yù)算不足、數(shù)字化質(zhì)量參差不齊、數(shù)字化信息利用存在安全隱患、數(shù)字化人才缺乏等問題，一定程度影響了檔案數(shù)字化的快速發(fā)展。本文擬通過數(shù)字化過程中存在的問題進(jìn)行分析，提出應(yīng)對策略，推進(jìn)檔案數(shù)字化的高質(zhì)量發(fā)展。

1 當(dāng)前檔案數(shù)字化中存在的問題

1.1 檔案數(shù)字化資金預(yù)算不足，數(shù)字化工作虎頭蛇尾

檔案數(shù)字化通常采用自主加工和委托加工兩種方式進(jìn)行。兩種方式都需要充足的資金予以支撐。需要配置電子檔案管理系統(tǒng)等軟件，計算機、掃描儀、磁盤、光盤、縮微膠片等硬件。數(shù)字化后成果的保管、信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)平臺的安全也需要資金保障。近些年來檔案工作的地位得到了不少提升，相比生產(chǎn)、經(jīng)營等重要崗位來說，仍處于從屬地位，資金的投入十分有限。從一些單位數(shù)字化的情況來看，因為資金不足，出現(xiàn)數(shù)字化工作難以推進(jìn)，數(shù)字化質(zhì)量不高、數(shù)字化半途而廢的現(xiàn)象。

1.2 檔案數(shù)字化質(zhì)量參差不齊，影響了檔案的利用效果

檔案數(shù)字化作為一種全新的技術(shù)管理手段，一直處于探索階段。數(shù)字化成果的利用在給人們帶來方便和快捷的同時，也因掃描質(zhì)量的差異影響了利用效果。如有些紅頭文件或彩色圖片采用了黑白或灰度掃描；有些文件瀏覽效果很差，字體過小難以辨認(rèn)，表格和圖片模糊不清晰等；有些文件可以滿足瀏覽，打印效果卻不理想；有些文件分辨率不滿足要求，進(jìn)而又影響到OCR的認(rèn)別率，無法進(jìn)行全文檢索等。

1.3 檔案數(shù)字化的利用安全，阻礙了檔案的進(jìn)一步開放

檔案數(shù)字化的最終目的是方便利用，數(shù)字化后的檔案可以不再受“孤本”的限制，不受時間和空間的限制。開放后的數(shù)字化檔案，只要有一臺計算機，有網(wǎng)絡(luò)就可隨時隨地滿足利用。然而，數(shù)字化檔案在方便利用的同時，也出現(xiàn)了一些不安全事件：如數(shù)字化成果被非法更改、數(shù)據(jù)丟失或損壞、不該公開的數(shù)據(jù)被公開等。一些單位從安全角度考慮，數(shù)字化后的檔案不敢公開，或者有限公開，違背了檔案數(shù)字化的初衷，影響了檔案的進(jìn)一步開放。

1.4 檔案數(shù)字化成果的保管特點，給數(shù)字化的安全帶來不確定因素

檔案數(shù)字化成果不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性、憑證性和長期可讀性。它不能獨立存在，必須依存儲于磁盤、光盤或半導(dǎo)體存儲載體中，這些載體又必須依賴計算機和各種配套的軟硬件才能打開和利用。在保管的過程中，存儲載體的損壞、丟失，軟硬件設(shè)備的升級換代和不兼容性直接影響到檔案數(shù)字化成果的長期安全保管。數(shù)字化成果的保管過程中，發(fā)生了因存儲載體損壞數(shù)據(jù)無法讀出，存儲載體因配套的軟硬件設(shè)備被淘汰不能讀取數(shù)據(jù)；或者因保管不善發(fā)生的人為因素事件，給數(shù)字化的安全有效保管帶來很多不確定因素。

1.5 檔案數(shù)字化人才缺乏，影響了檔案數(shù)字化的推進(jìn)

實現(xiàn)檔案數(shù)字化，首先要有檔案管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化，要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，從目前看，檔案數(shù)字化管理人才結(jié)構(gòu)不合理，高層次、高技能、創(chuàng)新型和復(fù)合型計算機管理人才缺乏，既懂業(yè)務(wù)又懂技術(shù)的人才更是稀缺，人才匱乏的問題已成為影響和制約很多單位檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素。隨著檔案事業(yè)的快速發(fā)展，檔案的數(shù)量劇增，現(xiàn)代化管理水平越來越高，以數(shù)字化為基礎(chǔ)的檔案管理對檔案隊伍提出了更高的要求，檔案管理工作不僅需要具有檔案專業(yè)知識的專業(yè)人才，更需要掌握多學(xué)科專業(yè)知識，懂得信息化技能的人才。

2 解決策略

2.1 提高認(rèn)識，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，涉及到檔案保管、保護(hù)、整理、鑒定、轉(zhuǎn)換、存儲、利用等多個環(huán)節(jié)，需要人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，單靠檔案人員的力量是無法進(jìn)行的。因此，必須贏得領(lǐng)導(dǎo)重視。首先是要提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度，要充分利用各種時機和場合，培養(yǎng)和強化領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。其次可借助中辦、國辦《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》的東風(fēng)，提出加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的建議。同時用具體事例證明檔案數(shù)字化在現(xiàn)代化管理、使用和傳播方面的重要作用，打動領(lǐng)導(dǎo)，獲得支持。

2.2 遵循標(biāo)準(zhǔn)，合理規(guī)劃，確保質(zhì)量

影響數(shù)字化掃描質(zhì)量的主要涉及三項技術(shù)指標(biāo)：即色彩模式、分辨率和存儲格式。只要嚴(yán)格遵守國家標(biāo)準(zhǔn)，基本可保證掃描質(zhì)量。一些單位為了節(jié)省費用，降低掃描標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致質(zhì)量不符合要求。數(shù)字化工作前，可預(yù)先做好方案，選擇性地數(shù)字化。存檔價值不高，保存期限短的文件不建議數(shù)字化；原件清晰，又不涉及色彩的文字材料可采用灰度和黑白影像掃描。保證數(shù)字化質(zhì)量的同時也節(jié)省了費用。在存儲格式方面，需要存檔的文件嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)采用無損壓縮方式，利用的文件可以采用PDF格式，既節(jié)省了存儲空間，又保證了質(zhì)量。對于外包工程，要在合同上明確質(zhì)量要求，同時做好過程管理和成果驗收。

2.3 構(gòu)建安全保密防護(hù)體系，消除隱患

檔案利用與檔案信息安全保障之間是一對矛盾體。將檔案信息向利用者公開，會面臨許多未知因素，對檔案的安全形成一種挑戰(zhàn)。要實現(xiàn)檔案利用與安全保障的雙贏局面，構(gòu)建相對完善的安全保障體系，必須從軟硬件環(huán)境、規(guī)章制度、安全技術(shù)方面著手研究。在數(shù)字化之前，把可公開信息與內(nèi)部信息作嚴(yán)格區(qū)分，做好系統(tǒng)應(yīng)用的前期設(shè)計，在網(wǎng)絡(luò)布局、系統(tǒng)設(shè)置及管理等許多方面，作出相應(yīng)的調(diào)整和部署。信息發(fā)布利用之前，做好開放利用的鑒定工作，防止把涉密文件、檔案傳輸?shù)椒巧婷芫W(wǎng)絡(luò)上；檔案信息網(wǎng)上提供利用，涉密信息只能在涉密網(wǎng)發(fā)布，內(nèi)部信息只能在內(nèi)網(wǎng)使用，開放信息可以在公眾網(wǎng)發(fā)布；內(nèi)網(wǎng)信息通過局域網(wǎng)提供檔案利用服務(wù)，單位內(nèi)部員工根據(jù)各自賬號賦予的權(quán)限，查詢相應(yīng)的內(nèi)容。同時，還應(yīng)制訂應(yīng)急預(yù)案，完善災(zāi)難恢復(fù)機制，提高應(yīng)急處置能力。

2.4 強化制度，嚴(yán)密管理，做好防護(hù)和備份

檔案數(shù)字化成果的保管關(guān)鍵因素還要靠人。一是加強制度建設(shè)，制定檔案數(shù)字化的安全保存解決方案，重視檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)；二是加強檔案信息自身及其載體的防護(hù)。定期對載體及其軟硬件環(huán)境進(jìn)行讀取、測試，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。三是根據(jù)數(shù)據(jù)重要程度以及管理和利用檔案的需要，選擇在線、近線、離線、異地、異質(zhì)和分級存儲等技術(shù)和方式。四是計算機軟硬件以及技術(shù)或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范發(fā)生重大變化或發(fā)生重大事件時，為了保證數(shù)字檔案信息可讀，應(yīng)采取遷移等手段對所存儲的數(shù)據(jù)進(jìn)行技術(shù)處理。

2.5 多措并舉，提高檔案專業(yè)人才素質(zhì)

檔案信息化建設(shè)要求檔案工作者必須具備掌握新知識、新技術(shù)及運用新設(shè)備的能力，才能適應(yīng)日新月異的檔案管理現(xiàn)代化、開發(fā)利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的需要。傳統(tǒng)檔案工作者是當(dāng)前檔案數(shù)字化的主要力量，有必要進(jìn)行專業(yè)的數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)，使其盡快適應(yīng)新的發(fā)展要求，全面掌握相關(guān)技能外，還可通過組織相關(guān)的經(jīng)驗交流活動，讓已掌握數(shù)字化技術(shù)的工作人員對傳統(tǒng)檔案工作中的優(yōu)秀的技能進(jìn)行互補學(xué)習(xí)。同時我們也應(yīng)針對性地吸納專業(yè)型的人才充實到檔案隊伍中來。

3 結(jié)束語

檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理順應(yīng)社會發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必由之路，盡管在檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，我們會遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，面對諸多問題，我們要不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程。