試論文書檔案智慧化管理的策略

梁幸英

【摘 要】伴隨時(shí)代的進(jìn)步，一項(xiàng)項(xiàng)信息智能技術(shù)進(jìn)入到社會(huì)公眾的視線，深刻影響著社會(huì)公眾日常生產(chǎn)生活。具體到檔案管理和服務(wù)實(shí)踐中，信息技術(shù)融入到檔案領(lǐng)域，使得檔案管理工作和服務(wù)工作朝著智能化、科技化和信息化的方向邁進(jìn)。文書檔案作為單位中最為常見的一種檔案，是服務(wù)于單位決策以及單位其他工作的有力工具。為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案服務(wù)能力建設(shè)，各個(gè)單位在檔案信息化和智能化管理領(lǐng)域作出了許多嘗試和努力，取得了一定的成果。本文立足于時(shí)代背景，就文書檔案智慧化管理予以剖析，以期能夠更新工作人員的認(rèn)識(shí)。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù)；管理流程；智慧化；文書檔案

一、文書檔案智慧化管理的基本涵義

近些年來(lái)，我國(guó)社會(huì)發(fā)展速度加快，大量單位的日常工作量增加，由此產(chǎn)生的信息資源隨之增加。與此相對(duì)比的是，各個(gè)單位受限于編制、資金、環(huán)境以及人力資源，難以將大量的資源投入到文書檔案管理領(lǐng)域。為此，學(xué)界開始有學(xué)者提出了檔案管理智慧化這一課題。所謂文書檔案管理智慧化，主要是指將數(shù)字化信息技術(shù)運(yùn)用至文書檔案管理領(lǐng)域，革新文書檔案管理機(jī)制和管理內(nèi)容，全面整合單位各項(xiàng)資源，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的“無(wú)縫式對(duì)接”和“一站式服務(wù)”，防止文書檔案管理工作走向邊緣化。文書檔案智慧化管理具有以下特性：第一，技術(shù)性。文書檔案智慧化管理以數(shù)字化信息技術(shù)為依托，通過對(duì)數(shù)字化信息技術(shù)的運(yùn)用來(lái)代替部分人工勞動(dòng)，減少不必要的工作環(huán)節(jié)，推動(dòng)文書檔案管理工作的專業(yè)化和技術(shù)化。第二，網(wǎng)絡(luò)性。文書檔案智慧化管理離不開互聯(lián)網(wǎng)。由于互聯(lián)網(wǎng)在傳播信息資源和拓寬信息傳播渠道層面具有天然的優(yōu)勢(shì)，所以需要將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入到智慧化管理的環(huán)節(jié)，確保信息資源的自由傳輸，實(shí)現(xiàn)信息資源的高效整合和利用。第三，規(guī)范性。實(shí)現(xiàn)文書檔案規(guī)范化管理，是確保文書檔案智慧化管理的前提要件。試想，如果各個(gè)部門在檔案管理工作上不予以配合，檔案管理流程混亂，勢(shì)必會(huì)影響導(dǎo)致文書檔案管理工作的正常開展，更談不上對(duì)其進(jìn)行智慧化管理。

二、文書檔案智慧化管理的必要性分析

（一）文書檔案管理工作本身的要求

在信息化社會(huì)，信息資源的價(jià)值性明顯。許多單位通過對(duì)不同種類的信息資源進(jìn)行分析，能夠快速做出科學(xué)決策，提升單位整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率。在這種背景下，文書檔案管理工作面臨著新的要求和挑戰(zhàn)，服務(wù)工作朝著更為豐富化和深入化的方向發(fā)展。為了充分體現(xiàn)文化檔案的價(jià)值，必須按照標(biāo)準(zhǔn)化、智慧化的管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化與信息化的智慧交融[1]。除此之外，文書檔案服務(wù)工作在走向智慧化的同時(shí)，也會(huì)影響單位其他工作的開展，為其他工作的開展提供信息支撐，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作與其他工作的相互促進(jìn)、相輔相成。

（二）適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求

在信息技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)階段，數(shù)字信息技術(shù)與文書檔案管理工作的融合成為行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)。為了更好地順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展，單位不僅需要對(duì)信息化建設(shè)等基礎(chǔ)性工作進(jìn)行探索，還需要在檔案管理機(jī)制和流程上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，讓檔案歸口管理部門工作人員能夠盡快的轉(zhuǎn)變角色和轉(zhuǎn)變管理意識(shí)。除此之外，區(qū)塊鏈技術(shù)、人工智能技術(shù)以及移動(dòng)電子終端技術(shù)在進(jìn)一步發(fā)展，單位如果繼續(xù)墨守成規(guī)，則很容易在信息時(shí)代的潮流中被淘汰。因此，檔案管理人員要積極獻(xiàn)策，通過理論研究和實(shí)踐探索，為文書檔案管理工作走向智慧化提供更多的幫助。避免文書檔案管理工作陷入發(fā)展困境。

三、文書檔案智慧化管理的策略

（一）管理流程智慧化

文書檔案管理流程是檔案管理人員開展檔案管理工作的基礎(chǔ)，直接影響文書檔案管理效率和質(zhì)量。文書檔案管理流程欠缺科學(xué)性和智慧性，檔案管理人員在管理過程中就容易出現(xiàn)紕漏，導(dǎo)致文書檔案遺失和損毀。故此，單位有必要對(duì)管理流程進(jìn)行優(yōu)化。第一，充分運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和特性，實(shí)現(xiàn)一站式管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)包含檔案交接、檔案收集、檔案數(shù)字化處理、檔案編目、檔案立卷以及檔案服務(wù)等功能。第二，管理流程智慧化要堅(jiān)持“突出重點(diǎn)、明確責(zé)任和明確分工”的原則。文書檔案管理是一個(gè)整體性的工作，管理崗位以及職責(zé)的不同，其負(fù)責(zé)的管理事項(xiàng)也有所區(qū)別。為此，單位需要明晰各個(gè)工作人員的職責(zé)和崗位要求，檔案管理人員在相關(guān)要求的指引下，以文書檔案管理系統(tǒng)為基點(diǎn)，各自在檔案管理系統(tǒng)上點(diǎn)擊相應(yīng)的流程進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)智慧化管理。第三，管理流程智慧化要與單位實(shí)際工作相契合。單位在考量本單位人力資源和崗位安排的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理系統(tǒng)上的相關(guān)流程予以縮減和合并，靈活的設(shè)置相應(yīng)流程，增強(qiáng)管理流程的可操作性和科學(xué)性。

（二）文書檔案全方位化管理

文書檔案管理的實(shí)質(zhì)就是整合信息資源。單位通過對(duì)信息資源進(jìn)行整合、排序與歸檔，最后形成了文書檔案。因此，文書檔案在形成過程中，最為重要的一項(xiàng)工作就是檔案收集。除此之外，文書檔案管理的目標(biāo)是服務(wù)于檔案需求主體，為檔案需求主體提供豐富多元的服務(wù)，使其能夠根據(jù)文書檔案的內(nèi)容，迅速做出相關(guān)決策，提升檔案需求主體本職工作成效[2]。為了提升文書檔案管理工作各項(xiàng)環(huán)節(jié)的銜接性，協(xié)調(diào)好其他部門與檔案歸口管理部門之間的關(guān)系，必須要加強(qiáng)文書檔案全方位管理，推動(dòng)文書檔案管理智慧化。一方面，在文書檔案形成之前，檔案交接過程中，可以由相關(guān)部門提前對(duì)信息資源進(jìn)行初次篩選，為后續(xù)歸檔工作提供便利。檔案管理人員則進(jìn)一步對(duì)信息資源進(jìn)行篩選、排序和處理，提升檔案投入與收益的產(chǎn)出比。另一方面，檔案管理人員要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)字著錄技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行編研。尤其是對(duì)于單位工作影響較大的文書檔案，要編制相關(guān)主題的文書檔案專題庫(kù)，充分彰顯文書檔案的價(jià)值。搭建各個(gè)部門之間良性互動(dòng)關(guān)系，能夠進(jìn)一步增強(qiáng)文書檔案管理工作的科學(xué)性、智慧性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與其他工作的互通。

（三）共建共享，實(shí)現(xiàn)技術(shù)智慧化

文書檔案智慧化管理背景下要求文書檔案資源數(shù)字化，具備追蹤、量化、計(jì)算和分析等特性。從文書檔案利用的視角來(lái)看，對(duì)文書檔案中的字、詞以及段盡心精準(zhǔn)識(shí)別，能夠更好地滿足檔案需求主體的檢索需求和查詢需求。從節(jié)約文書檔案管理成本的視角來(lái)看，運(yùn)用相應(yīng)的數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)共建共享，則能夠建設(shè)文書檔案智慧化管理網(wǎng)絡(luò)。為此，單位可以根據(jù)本單位文書檔案的性質(zhì)以及利用需求，充分利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、云儲(chǔ)存等智慧化信息技術(shù)，建設(shè)智慧化檔案管理共享模型，建設(shè)檔案信息中心網(wǎng)絡(luò)化辦公，最大限度地發(fā)揮文書檔案的效用。

四、結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)把問題聚焦在檔案服務(wù)效率、服務(wù)質(zhì)量領(lǐng)域，對(duì)檔案流程予以優(yōu)化，將各項(xiàng)信息化技術(shù)融入到檔案管理工作當(dāng)中，滿足檔案需求主體正常信息需求，彰顯單位的社會(huì)作用。在信息社會(huì)，文書檔案已經(jīng)被視為一種生產(chǎn)力，一種可以服務(wù)于單位決策和推動(dòng)單位可持續(xù)發(fā)展的生產(chǎn)力。在這種背景下，檔案管理人員需要重新認(rèn)識(shí)文書檔案管理工作，厘清文書檔案服務(wù)工作的流程和脈絡(luò)，樹立規(guī)范意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，檔案管理人員要善于積極運(yùn)用多種信息化技術(shù)，以文書檔案管理智慧化為目標(biāo)，創(chuàng)新管理模式和服務(wù)方式，深入推動(dòng)單位文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊智勇.智慧城市背景下的檔案信息服務(wù)模式研究[J].檔案學(xué)通訊，2019（01）：97-99.

[2]仲福娜.信息技術(shù)驅(qū)動(dòng)下智慧檔案服務(wù)建設(shè)[J].信息記錄材料，2019，20（01）：127-128.