高等學(xué)校科研秘書工作的若干思考

劉原

摘 要 科研秘書是連接學(xué)?？蒲胁颗c學(xué)院的橋梁，是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)了解和管理本院教師科研狀況的主要途徑?？蒲忻貢鴮處熀蛯W(xué)校的科研發(fā)展起著不可忽視的作用。本文就科研秘書的工作職責(zé)、素質(zhì)要求以及科研秘書工作中經(jīng)常遇到的問題進(jìn)行了總結(jié)與思考。

關(guān)鍵詞 科研秘書 工作職責(zé) 素質(zhì)要求

中圖分類號：G451.8 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2019.03.009

Abstract Scientific research secretary is the bridge between the scientific research department and the college， and is the main way for the college leaders to understand and manage the scientific research situation of the teachers in the college. Scientific research secretaries play an important role in the development of teachers' and schools' scientific research and development. This paper summarizes and considers the responsibilities， quality requirements and problems often encountered in the work of scientific research secretaries.

Keywords scientific research secretaries； operating duty； quality requirement

隨著高校體制改革的發(fā)展，學(xué)院的自主管理權(quán)增強(qiáng)，科研秘書崗位也應(yīng)運(yùn)而生?？蒲忻貢环矫嬉訌?qiáng)學(xué)院的科研管理工作，另一方面要服務(wù)于科研教師和領(lǐng)導(dǎo)，做好科研輔助工作?？蒲忻貢ぷ髀氊?zé)明確，工作素養(yǎng)也有較高的要求，在整個(gè)學(xué)校的科研管理體系中起著不可忽視的作用。

1 工作職責(zé)

科研秘書的職責(zé)，一方面是協(xié)助主管科研的院長做好全院的日?？蒲泄芾砉ぷ鳎瑓f(xié)助主管院長做好全院科研規(guī)劃的制訂、實(shí)施及科研的總結(jié)工作，協(xié)助主管院長做好學(xué)院科研的評估工作，提高全院的科研水平；另一方面負(fù)責(zé)與學(xué)校有關(guān)部門聯(lián)系，及時(shí)收集有關(guān)科研工作的文件，向主管院長匯報(bào)，送達(dá)科研教師，及時(shí)報(bào)告協(xié)調(diào)情況和協(xié)好中期檢查，總結(jié)和落實(shí)執(zhí)行情況。具體工作職責(zé)如下：

（1）熟練掌握科研系統(tǒng)的使用，對系統(tǒng)操作不熟練的教師進(jìn)行系統(tǒng)操作的介紹，并介紹與科研成果相關(guān)的管理文件和規(guī)定。對于新入職的教師，要介紹學(xué)校科研管理系統(tǒng)中科研項(xiàng)目的申報(bào)和錄入、論文、科研獲獎(jiǎng)等模塊的使用方法，解答教師在系統(tǒng)操作中遇到的問題。對工作中遇到的新問題及時(shí)向科研部或者上級領(lǐng)導(dǎo)反饋相關(guān)問題。及時(shí)向本院教師傳達(dá)學(xué)?？蒲胁康南嚓P(guān)通知，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)協(xié)助分管科研的院領(lǐng)導(dǎo)組織本院教師完成相關(guān)科研工作。

（2）動員和組織教師申報(bào)各級科研項(xiàng)目，在了解相關(guān)項(xiàng)目的申報(bào)政策和時(shí)間節(jié)點(diǎn)后，及時(shí)了解本學(xué)院教師擬申報(bào)科研項(xiàng)目的信息，提醒項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照通知要求進(jìn)行申報(bào)，并要求教師按時(shí)在學(xué)校科研系統(tǒng)中填報(bào)申報(bào)材料?？蒲忻貢私飧黝惛骷夗?xiàng)目類型的側(cè)重點(diǎn)，熟悉各類項(xiàng)目之間的限制條件。對項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的申報(bào)作出有效的指導(dǎo)和審核。提交科研部后及時(shí)反饋科科研部的審核意見。

（3）協(xié)助科研部做好本院相關(guān)項(xiàng)目的中期檢查和結(jié)項(xiàng)工作。按照科研部通知要求，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)指導(dǎo)相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交中期檢查表和附件。根據(jù)全院相關(guān)項(xiàng)目的中期檢查結(jié)果形成中期檢查報(bào)告。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審核中期檢查報(bào)告后遞交科研部。及時(shí)提醒項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按通知要求結(jié)項(xiàng)，收齊結(jié)項(xiàng)材料并根據(jù)立項(xiàng)要求和附件材料進(jìn)行審核，在項(xiàng)目成果處給出相應(yīng)的標(biāo)注，匯總結(jié)項(xiàng)材料，提交科研部。

（4）每學(xué)期末組織本院教師在科研系統(tǒng)中進(jìn)行論文、著作、教材、獲獎(jiǎng)、參加學(xué)術(shù)會議等的登記工作，對教師提交的成果進(jìn)行審核。對于教師每年在國內(nèi)外參加的學(xué)術(shù)會議，也要登記參會時(shí)間、會議名稱、是否做學(xué)術(shù)報(bào)告，學(xué)術(shù)報(bào)告和參會邀請函可以以附件的形式上傳科研系統(tǒng)。對教師提交的各類著作和獲獎(jiǎng)成果進(jìn)行審核。此外，科研秘書還要配合學(xué)校完成科研獎(jiǎng)勵(lì)的評審，以及學(xué)院教師科研工作量的匯總統(tǒng)計(jì)。

（5）做好學(xué)術(shù)活動的申請和組織工作。協(xié)助學(xué)院做好學(xué)術(shù)交流活動的計(jì)劃管理，對于學(xué)術(shù)講座，聯(lián)系好講座地點(diǎn)，填寫學(xué)術(shù)報(bào)告?zhèn)浒副?，向上級申請學(xué)術(shù)報(bào)告，等待審核。組織相關(guān)人員參加學(xué)術(shù)報(bào)告，及時(shí)在學(xué)院QQ群發(fā)布學(xué)術(shù)報(bào)告的通知。并將相關(guān)報(bào)告材料存檔，對于大型國際、國內(nèi)會議，協(xié)助好相關(guān)負(fù)責(zé)人做好會場申請、會議組織和接待工作。

2 素質(zhì)要求

高?？蒲忻貢鳛榭蒲泄芾硐到y(tǒng)中最基礎(chǔ)的一個(gè)層次，也是不可或缺的一個(gè)崗位。科研秘書面對的工作專業(yè)而又繁瑣，既要做好管理工作又要服務(wù)于教師；既要上傳下達(dá)各項(xiàng)工作，又要處理好各種突發(fā)狀況。要做好一名高?？蒲忻貢仨毦邆湟欢ǖ墓ぷ魉刭|(zhì)要求才能勝任這一崗位。建立一支具有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)、較強(qiáng)的服務(wù)意識、熟練掌握辦公軟件和科研系統(tǒng)的使用、扎實(shí)的專業(yè)知識和不斷學(xué)習(xí)的能力的科研秘書隊(duì)伍，對于高校整體建設(shè)中至關(guān)重要。

2.1 良好的職業(yè)道德修養(yǎng)

良好的職業(yè)道德修養(yǎng)是高?？蒲忻貢鴳?yīng)具備的核心素質(zhì)，是做好各項(xiàng)工作的保證。高?？蒲忻貢鴳?yīng)加強(qiáng)思想道德建設(shè)，提高政治覺悟，堅(jiān)持正確的人生觀、價(jià)值觀和世界觀。首先，科研秘書應(yīng)熱愛自己的工作，做到愛崗敬業(yè)。工作中科研秘書應(yīng)以崇高的思想品質(zhì)，飽滿的工作熱情，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和扎實(shí)的專業(yè)技能去完成工作任務(wù)。其次，科研秘書在自己的工作崗位上應(yīng)重視團(tuán)結(jié)、注重交流?？蒲忻貢粌H要與本院教師就各類科研工作進(jìn)行有效的溝通，還要做好領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。提高工作效率，在和諧愉悅的工作氛圍中培養(yǎng)高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，更好地服務(wù)于教師。

2.2 較強(qiáng)的服務(wù)意識

科研秘書在與領(lǐng)導(dǎo)、上級管理部門、教師溝通交流時(shí)應(yīng)構(gòu)建和諧的相處氛圍，將各項(xiàng)工作順利地進(jìn)展開，更好地服務(wù)于教師，服務(wù)于學(xué)校。在課題申報(bào)過程中，部分青年教師經(jīng)驗(yàn)不足，這時(shí)就需要科研秘書對課題申報(bào)、論證、材料的提交等方面對教師進(jìn)行耐心詳細(xì)的講解。在收到上級管理部門部門下發(fā)的通知和任務(wù)時(shí)，要通過電子郵件或者QQ等聯(lián)系方式逐一傳達(dá)到相關(guān)人員，同時(shí)再用電話確認(rèn)。在指導(dǎo)學(xué)生科研項(xiàng)目的過程中，科研秘書要熱心地回答學(xué)生提出的問題，鼓勵(lì)學(xué)生積極參加學(xué)校及校外組織的科技活動等，開拓學(xué)生視野。

2.3 熟練掌握辦公軟件和科研系統(tǒng)的使用

熟練掌握辦公軟件和科研系統(tǒng)的使用是做好一名高?？蒲忻貢ぷ鞯幕A(chǔ)，也是科研秘書工作能力的體現(xiàn)。現(xiàn)在各高校都進(jìn)入信息化時(shí)代，基本上所有高校都擁有自己的科研管理系統(tǒng)?？蒲忻貢枰炀氄莆湛蒲泄芾硐到y(tǒng)的使用，及時(shí)處理教師在使用科研管理系統(tǒng)中遇到的各種問題，同時(shí)對教師添加的信息進(jìn)行審核，確?？蒲泄芾硐到y(tǒng)能準(zhǔn)確無誤地收錄科研信息，有效地反映教師和學(xué)校的科研實(shí)力。

2.4 扎實(shí)的專業(yè)知識和不斷學(xué)習(xí)的能力

隨著高校教師科研的進(jìn)一步深入，科研秘書應(yīng)熟悉學(xué)院教師涉及的學(xué)科領(lǐng)域以及專業(yè)知識，以及該研究方向在國內(nèi)外所處的水平、地位以及今后的發(fā)展方向，便于與科研人員進(jìn)行有效的溝通。在科研過程中出現(xiàn)的問題能做出合理的判斷采取相應(yīng)的處理措施。因此，科研秘書只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識和不斷學(xué)習(xí)的能力，不斷地學(xué)習(xí)和充實(shí)相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)知識，才能更好地與教師和相關(guān)部門溝通，更好地完成學(xué)院科研管理工作。

3 工作中遇到的主要問題

科研秘書要處理的事情過于專業(yè)復(fù)雜，在當(dāng)前信息化時(shí)代新形勢下，科研秘書必須具備一定的工作能力和創(chuàng)新能力，不斷提升自己，掌握工作方法，才能更快更好的完成工作任務(wù)。面對飛速發(fā)展的世界，科研秘書在工作中經(jīng)常遇到的問題有以下幾點(diǎn)：

3.1 工作時(shí)間分配不夠合理，效率不太高

科研秘書除了本職工作是科研秘書之外，往往還需要兼職擔(dān)任其它秘書工作。有的秘書除了在學(xué)院擔(dān)任科研秘書之外還兼職研究生秘書和教務(wù)秘書的相關(guān)事宜。工作量大且繁瑣，往往導(dǎo)致時(shí)間分配不過來?？蒲忻貢鶝]有更多的時(shí)間去專研各類文件，也不能很好地提升自己。在各類各級項(xiàng)目申報(bào)的時(shí)候，項(xiàng)目申報(bào)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)基本上都集中在上半年的幾個(gè)月里。這就要求科研秘書在較短的時(shí)間內(nèi)要完成大量科研項(xiàng)目的審核工作。對于需要為各類部門和領(lǐng)導(dǎo)提供的科研報(bào)表和附件材料，時(shí)間相對集中，任務(wù)重，壓力比較大。

3.2 部分教師未能及時(shí)上交所需的材料

對于項(xiàng)目的申報(bào)材料，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人往往對自己的申報(bào)材料重復(fù)修改后仍然不放心，直到材料交到學(xué)院科研秘書后仍然需要修改，反復(fù)打印，導(dǎo)致全院的材料不能按時(shí)交到科研部。往往科研部上交材料也有截止時(shí)間，在緊湊的時(shí)間下處理大量的工作，難免忙中出錯(cuò)。某些教師由于超過了材料提交的時(shí)間而直接交到學(xué)?？蒲胁?。表面上看是給科研秘書節(jié)省了審核工作，但往往導(dǎo)致學(xué)院材料不齊全科研部不受理，學(xué)院項(xiàng)目申報(bào)檔案與科研部不一致，項(xiàng)目申報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)目與實(shí)際不符，并且缺少了這些信息會給年終總結(jié)等各種匯總信息帶來麻煩。

3.3 工作主動性和創(chuàng)造性不高

科研秘書是高校領(lǐng)導(dǎo)了解高校教師的科研現(xiàn)狀、進(jìn)展和成果的主要途徑，為了促進(jìn)教師不斷提高自身的科研能力，做出科研成果，科研秘書要輔助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)制定出行之有效的科研管理工作規(guī)章制度和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，但對于科研秘書來說，沒有獎(jiǎng)勵(lì)制度和激勵(lì)措施，這使得其工作主動性不強(qiáng)，創(chuàng)造性不高。在科研管理中應(yīng)適當(dāng)引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制，對那些工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、科研管理水平高、工作能力突出的科研秘書給予關(guān)心和照顧，以維持科研秘書的工作積極性；對那些工作不積極、無責(zé)任心、無大局意識的人員應(yīng)堅(jiān)決按章處理。只有這樣，才能促進(jìn)科研秘書在工作中充分發(fā)揮主動性和創(chuàng)造性。

4 結(jié)語

科研秘書處于一個(gè)服務(wù)學(xué)院教師并聯(lián)系學(xué)校科研部的比較重要的位置?？蒲忻貢陨硭仞B(yǎng)和工作能力的高低直接影響著高校科研工作的發(fā)展?？蒲忻貢挥性诠ぷ髦信c時(shí)俱進(jìn)不斷思考與學(xué)習(xí)，才能更好地服務(wù)于教師，并為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和科研部及時(shí)提供相關(guān)信息，為整個(gè)學(xué)校的科研管理發(fā)展提供更好的服務(wù)。

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