中職學(xué)校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對策略分析

陳旭菲

摘要：本文首先分析中職學(xué)校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，學(xué)校文書檔案管理工作存在信息資料不完整、管理方法不科學(xué)的問題，另外整理文書的工作還停留在表面，目的性不強(qiáng)。接著探究中職學(xué)校加強(qiáng)文書檔案管理工作的有效策略，要積極引入先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，積極創(chuàng)新，重構(gòu)文書檔案管理模式，在保證文檔信息安全的基礎(chǔ)上，構(gòu)建資源共享體系。希望能為關(guān)注此話題的研究者提供參考意見。

關(guān)鍵詞：文書檔案；OA系統(tǒng)；資源共享

引言：

社會發(fā)展的腳步在不斷加快，對于教育界而言，文書檔案管理工作的重要性越來越明顯。但是從目前的情況來看，文書檔案管理還存在很多問題，而且這些問題常常使管理員在開展工作時措手不及，當(dāng)務(wù)之急是采取相應(yīng)的措施解決這些問題。事實(shí)上，文書和檔案之間聯(lián)系密切，同時文書檔案管理也是每一個科室必須要完成的工作任務(wù)，本文就文書檔案管理問題和應(yīng)對措施展開討論。

一、中職學(xué)校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）信息資料不完整，管理方法不科學(xué)

如今各行各業(yè)都在信息技術(shù)的影響作用下高速發(fā)展，而中職學(xué)校的發(fā)展態(tài)勢呈現(xiàn)多級化的特點(diǎn)，此時產(chǎn)生的發(fā)展資料也越來越多，這就意味著整理和歸檔資料的工作任務(wù)量逐漸加大，做好文書檔案管理工作需要解決的問題與日俱增。傳統(tǒng)文書檔案管理方法存在諸多不合理之處，當(dāng)前的管理工作在一定程度上受到傳統(tǒng)管理方法的約束作用[1]。比如在惡劣的保存環(huán)境中，紙質(zhì)的文案非常容易損壞。再比如教務(wù)科的很多課堂教學(xué)、專家講座的錄像內(nèi)容不夠完整，對學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展產(chǎn)生十分不利的影響。傳統(tǒng)管理方法不夠科學(xué)，很多整理工作沒有做到位，整體管理效果差強(qiáng)人意。

（二）整理文書停留在表面，缺乏目的性

存在部分中職院校在管理文書檔案時，對工作的認(rèn)識比較膚淺，只停留在表面上。在目前的發(fā)展階段中，文書檔案的效益顯現(xiàn)還受到社會發(fā)展的影響，文書檔案管理需要經(jīng)過一個漫長的積累過程，才能體現(xiàn)一定的顯性價(jià)值。在日常管理過程中，各個科室的工作配合還不夠密切，相互之間協(xié)調(diào)性能差。比如招生辦在整理學(xué)生錄取表時就不夠全面，信息內(nèi)容殘缺不全。另外對于校企聯(lián)合實(shí)踐性資料的管理也不夠科學(xué)。整理的內(nèi)容僅僅停留在表面，只是簡單抄寫、規(guī)范，沒有明顯的目的性和針對性。此外，信息丟失的情況時有發(fā)生，導(dǎo)致文書檔案管理工作無法繼續(xù)下去，難以取得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展和突破。

二、中職學(xué)校加強(qiáng)文書檔案管理工作的有效策略

（一）積極引入先進(jìn)的信息化管理技術(shù)

對于中職學(xué)校而言，要積極引入信息化管理文書檔案的先進(jìn)技術(shù)，在保證信息安全的基礎(chǔ)上，明確檔案實(shí)體，明晰數(shù)字檔案資源建設(shè)的具體實(shí)施方案，制定詳細(xì)的質(zhì)量管控手段，實(shí)施有效的數(shù)據(jù)驗(yàn)收策略。建立并積極完善信息化文書檔案管理體系，與此同時編訂相應(yīng)的管理制度。在信息技術(shù)的支持作用下，保證檔案信息準(zhǔn)確完整，可讀性良好?？紤]到當(dāng)前的社會背景，以及當(dāng)前人們對信息資料的多樣化需求，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)豐富承載檔案信息的形式，同時在收集信息的環(huán)節(jié)中，豐富信息采集手段。促使檔案管理工作的內(nèi)涵更加深刻，為廣大師生提供更加人性化、標(biāo)準(zhǔn)化的知識信息服務(wù)。中職學(xué)校應(yīng)重視檔案管理任務(wù)，在信息技術(shù)硬件和軟件方面加大資金投入，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，保證與時俱進(jìn)。強(qiáng)化全員信息收集、整理、利用的意識。在學(xué)校內(nèi)部，確保文書檔案全程受到良好控制，合理化實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

（二）積極創(chuàng)新，重構(gòu)文書檔案管理模式

對于管理工作出現(xiàn)的種種實(shí)際問題，必須要采取科學(xué)有效的方法予以解決。對于中職學(xué)校而言，文書檔案內(nèi)包含大量有價(jià)值的教學(xué)資源，傳統(tǒng)的管理模式過于陳舊，不夠健全，也不夠完善。以往工作人員在整理檔案時采用的是人工立卷的方式，這種管理方法的缺點(diǎn)是復(fù)雜多變且過于繁瑣，需要投入大量的人力資源，而且耗時較長。尤其是在整理不同類型的文件時，工作開展更加艱難沉重。為了有效應(yīng)對這些問題，文書檔案管理人員應(yīng)當(dāng)運(yùn)用新的管理思維和理念，積極使用科學(xué)嚴(yán)密的管理手段。比如某中職院校使用辦公自動化系統(tǒng)，也就是OA系統(tǒng)，大大提高了文檔管理的效率和質(zhì)量。分層、分類管理文書檔案，將信息內(nèi)容保存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，OA系統(tǒng)能夠高效整理、歸納檔案，同時也能及時發(fā)現(xiàn)檔案信息存在的問題，避免出現(xiàn)錯誤文件。使用OA系統(tǒng)，學(xué)校的文書管理工作更加便捷，也不需要耗費(fèi)大量的時間。此外人工因素對檔案分類管理所產(chǎn)生的不利影響也大大降低，使得文書檔案管理的質(zhì)量和效率明顯提高。

（三）保證文檔信息安全，構(gòu)建資源共享體系

應(yīng)用電子簽名技術(shù)，管理電子文書，能夠輔助文書檔案格式校驗(yàn)工作質(zhì)量提升。當(dāng)工作人員需要提交電子文書檔案時，有了授權(quán)驗(yàn)證這一操作步驟，就能明顯提高信息資料的安全性。通過設(shè)定權(quán)限和加密認(rèn)證，規(guī)范用戶在瀏覽、查閱電子文書檔案時的不良行為，降低數(shù)據(jù)被惡意篡改和復(fù)制的可能性。在管理原始文檔信息時，要注意保證文檔信息的真實(shí)性。應(yīng)當(dāng)合理分配紙質(zhì)文檔和電子檔案的比例。以相關(guān)的規(guī)章制度為依據(jù)，完善文書檔案保存模式，確保信息資源完整準(zhǔn)確。比如在實(shí)現(xiàn)信息共享的過程中，就應(yīng)該增加電子文書檔案所占比例，切實(shí)提高文書檔案管理工作的效率，總結(jié)工作基礎(chǔ)，建立電子化網(wǎng)絡(luò)體系，注意統(tǒng)一信息格式，構(gòu)建完善的一體化程序[2]。中職院校內(nèi)的各個部門之間要堅(jiān)持建立良好的共享關(guān)系，在文書信息共享標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)通信的優(yōu)勢，使得文書檔案的寶貴信息資源能夠發(fā)揮更大的作用，豐富廣大教師的教學(xué)資源，助益中職院校更好發(fā)展。

總結(jié)：

綜上所述，本文詳細(xì)研究中職院校在管理文書檔案工作中存在的不足，并提出相應(yīng)的解決策略。作為管理人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)管理策略，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，引入現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，制定并完善各項(xiàng)管理制度。此外管理人員還應(yīng)提高自身文書檔案管理技能，以便于更加規(guī)范有效地管理學(xué)校內(nèi)的文書檔案，促使中職學(xué)校擁有豐富完整的教學(xué)資源。

參考文獻(xiàn)：

[1]伍永紅.基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].城建檔案，2019（01）：64-65.

[2]勞寒梅.中職學(xué)校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：124.