關于公文流轉工作的幾點思考

盧娟

【摘要】只要有公文的地方，就有流轉。對于公文的流轉，各個單位都有自己的一套管理辦法。筆者結合多年工作實踐，從公文流轉的特點、公文流轉易出現(xiàn)的幾個問題以及對公文流轉工作的幾點建議闡述了自己的看法。

【關鍵詞】公文流轉;OA系統(tǒng);涉密文件

公文流轉是指機關文秘部門按照領導簽署的傳閱意見，及時將來文送有關部室會簽和有關領導審批的過程，它是公文辦理工作中非常重要的環(huán)節(jié)，是辦公室文秘人員當好領導參謀助手的基本功。此項工作看似簡單，實則不然，如果出現(xiàn)紕漏，會對機關工作，尤其是機關辦公室工作帶來不良影響。下面筆者結合近幾年來的工作實踐，談談公文流轉的幾點體會。

一、公文流轉的特點

（一）及時性。公文流轉講究效率，不宜多個公文積壓在一起流轉，如果公文推遲數日傳閱，被傳閱對象已經通過其他渠道獲知此事并已完成相關任務，或者已經超過所要求的執(zhí)行時間，那么公文流轉就失去了意義，辦公室的工作也就被動了。

（二）不可替代性。隨著信息化的飛速發(fā)展，很多企事業(yè)單位都用辦公自動化系統(tǒng)取代了紙質文件流轉，公文處理全程網上運轉，高效而便捷。但紙質公文的流轉還是具有不可替代性，我們可以設想一下，如果電腦軟件升級或者系統(tǒng)不兼容，或者版本不匹配，都會導致過去的資料很難保存下來，所以紙質公文流轉在一段時間內還是不可替代的，因為它可以全程留痕?，F(xiàn)在有很多單位采取了紙質和電子公文流轉相結合的方法，例如上下級單位之間交換的非涉密公文直接通過OA系統(tǒng)傳遞，然后各自的OA文秘打印成紙質件完成流轉的全程，這樣既高效又安全，不失為一個好的途徑。

（三）有序性。公文流轉的順序是很重要的，如果是只需閱知的公文，則按照行政級別排序傳閱即可;如果是需要辦理的公文，一般流轉順序是辦公室批示傳閱范圍→主辦部門意見→會簽部門意見→分管領導意見→其他領導意見→單位主要負責人意見，公文流轉到這里最后還有非常重要的一個閉環(huán)，在閱辦單最下面有一欄“處理意見”，這時文秘需要把領導批示過的閱辦單拿給主辦部門簽字，讓其知曉所有領導批示，然后存檔，此時這個公文才算完成流轉。

（四）安全性。無論是涉密公文還是非涉密公文，文秘人員在流轉的過程中一定要時刻繃緊安全這根弦，時刻掌握文件的流通去向，流轉的每個環(huán)節(jié)做好記錄。尤其是涉密文，要特別重視，如果在流轉的過程中丟失或泄密，則后果不堪設想。所以，安全性是公文流轉工作的政治性體現(xiàn)，文秘人員要全面掌握流轉信息，確保文件安全保密。

二、公文流轉易出現(xiàn)的幾個問題

（一）出現(xiàn)漏傳、橫傳現(xiàn)象。當流轉文件較多的時候，有時既要呈單位領導，又要求送相關部門，而公文所載事務的辦理還有時限要求，如果流轉的某些環(huán)節(jié)不嚴謹，查看也不及時，則很容易出現(xiàn)漏傳或橫傳現(xiàn)象，導致公文丟失或辦理延誤，從而降低公文處理的效率，給工作帶來不利影響。

（二）文件隨意復印。在公文流轉的過程中，有的領導看見自己感興趣的文件，不管是不是涉密文件，都要求文秘人員給他復印一份，這時文秘人員一定要堅持原則，按照公文管理相關規(guī)定，履行好審批和登記手續(xù)，要守住底線。

（三）公文催還不及時。當公文流轉到某個領導或部門時，存在歸還不及時或多次催交才歸還的個別現(xiàn)象，這會直接影響公文的流轉效率。個中既有領導因工作繁忙而不能及時閱看或部門工作未辦畢而暫不歸還等客觀因素，也有因催還對象是領導而不予催還或不敢催還等主觀原因。這里暴露出的是公文流轉缺乏限時歸還的規(guī)定或有規(guī)定卻執(zhí)行不到位等問題。

（四）缺乏督辦機制。當單位領導簽批了落實的具體意見，承辦部門領導閱知簽字后，公文即可歸檔，文件的運轉告一段落。但是由于缺乏相應的規(guī)范，甚至因為多一事不如少一事的不負責任態(tài)度，對于批示意見是否落實到位，承辦是否完成或辦理進度如何等，往往無人跟蹤督辦，造成辦文與辦事的脫節(jié)。

三、對公文流轉工作的幾點建議

公文流轉是辦公室的一項日常工作，看似簡單，實則不然，需要我們耐心、細心和用心。下面結合筆者工作實踐總結出了幾個小技巧，即“勤登記、細分類、巧變通、知內容、常備注”。

（一）勤登記。一般接收到公文后，第一件事是登記，簽收登記務必完整詳細，需要記錄文件的字號、密級、文件名、來文單位、收文時間、緊急程度等基本信息。在進入文件處理流程之后，要及時掌握和跟蹤文件處理的最新動態(tài)，隨時登記、記錄。

（二）細分類。文件的緊急程度、重要性、密級、領導批示、需閱處的領導等不盡相同，必須做好分類，可以給不同類型、不同領導傳閱的文件配備專用文件夾，這樣就可以有效提高文件傳閱的速度和質量，同時也方便查閱文件的去向。如按照緊急程度可將文件分為特急件、急件、平件，要將不同類型文件分類傳閱。這樣既方便領導根據文件的緊急程度、重要程度及時處理文件，又可以提醒自己按照文件處理的不同要求對文件進行傳閱。

（三）巧變通。對文件傳閱，各單位都有一套標準和固定的流程，但是對一些急件、領導批示件，要做到急事急辦，以免誤事。例如，對一些急件，可以跟領導或領導秘書聯(lián)系后，及時將文件送達約定位置給領導閱簽，或者通過工作QQ、微信及時傳給領導（限于非涉密件），或者由領導指定其他領導代為閱簽。

（四）知內容。做好文件流轉工作，不論是否需要提出擬辦意見，都需要認真學習所流轉的文件內容。這樣便于從領導的角度思考和區(qū)分哪些文件較為重要緊急，需要優(yōu)先處理。簡言之，就是通過學習文件，從而更準確地對文件進行分類。這比機械的用文號類型、密級來給文件分類更能提高服務質量。若傳辦文件時領導隨口問起有關內容和處理建議，也能有的放矢。

（五）常備注。作為辦文人員，在處理文件過程中，要及時在文件簽批處理單上的合適位置備注文件的處理情況，以免日后忘記。例如領導在文件上批示“復印一份給我”，如復印后已送領導，應在處理單上及時備注“已復印送某領導”。又如有的文件很緊急，通過電話告知領導后，也應及時在文件處理單上備注“已于××日××時電話告知某領導”，如領導有指示，也應一并備注。在文件處理單上備注文件處理的情況，既便于自己記錄，也便于后面閱文的領導了解文件的有關處理情況，簽批時心中有數。

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