企業(yè)檔案管理及其模式創(chuàng)新

狄成燕

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理發(fā)生了變化，必須非常重視。傳統(tǒng)方法逐漸暴露出弊端，已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際情況需要，所以必須進(jìn)行改進(jìn)才能發(fā)揮出更大的作用。文章先介紹重要意義，再?gòu)牟煌矫嬲归_(kāi)論述，從而促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);檔案管理;模式創(chuàng)新

檔案管理在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮著重要作用，可以實(shí)現(xiàn)信息的傳遞、共享，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。為了在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中保持自身優(yōu)勢(shì)，必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的理念，對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。從實(shí)際情況出發(fā)，制定出切實(shí)可行的策略，為企業(yè)創(chuàng)造更大經(jīng)濟(jì)效益。

一、企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新的意義

（一）適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。創(chuàng)新是一個(gè)國(guó)家發(fā)展的不竭動(dòng)力，企業(yè)也是如此。信息化是時(shí)代發(fā)展的主流，因此要積極引入先進(jìn)技術(shù)，不斷改變工作模式，大大提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為決策提供科學(xué)合理依據(jù)，從而制定出科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃。企業(yè)日常中面臨的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是非常復(fù)雜的，要對(duì)其進(jìn)行有效整理才能得出有價(jià)值信息，對(duì)未來(lái)發(fā)展做出準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)，減少不確定因素的影響。在傳統(tǒng)模式下，人力工作方式會(huì)出現(xiàn)很多失誤，影響到最終結(jié)果的正確性，甚至出現(xiàn)資料損壞、丟失的情況，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以建立檔案管理系統(tǒng)，隨時(shí)隨地查找需要的信息，讓管理變得更加方便快捷。

（二）企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理方式也發(fā)生了變化，應(yīng)適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。一是管理人員通過(guò)對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以了解企業(yè)在市場(chǎng)中的情況，能夠作出正確決策，帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)效益。二是準(zhǔn)確展示企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為各方面合作提供科學(xué)數(shù)據(jù)，保證生產(chǎn)活動(dòng)的正常開(kāi)展，減少不利因素的干擾。檔案管理部門要對(duì)服務(wù)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，不斷拓展社會(huì)服務(wù)功能，才能發(fā)揮出更大的作用。檔案可以掌握每個(gè)人員的資料，從而實(shí)現(xiàn)人力資源最優(yōu)化配置，避免浪費(fèi)?？梢?jiàn)檔案管理對(duì)企業(yè)各方面都有作用，所以要樹(shù)立起全局意識(shí)，從整體上去把控。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)與不足

集中管理模式。優(yōu)勢(shì)：可以保證檔案的整體性與安全性，有利于工作的全面建設(shè)，可以發(fā)揮出強(qiáng)大功能。檔案管理系統(tǒng)權(quán)利集中、制度規(guī)范，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)缺檔漏檔情況，便于改進(jìn)，讓其更加完善。不足：集中管理模式比較單一，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，顯示的信息具有滯后性、局限性、很難滿足實(shí)際發(fā)展需要，甚至?xí)霈F(xiàn)錯(cuò)誤指導(dǎo)的問(wèn)題。所以針對(duì)于不足之處要積極改進(jìn)，這樣才能變得更加完善，讓這種模式具有更大的作用，成為企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力支持。要用科學(xué)眼光去審視，在查漏補(bǔ)缺中實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步優(yōu)化，不斷提升檔案管理水平，為企業(yè)發(fā)展提供有效信息。

三、企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新策略

（一）文檔流程創(chuàng)新。這是一種全新的管理理念，是建立在先進(jìn)信息管理系統(tǒng)基礎(chǔ)之上的，在平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)操作。文件管理階段主要是面向不同的用戶，提供相應(yīng)的任務(wù)，建立一系列的制度保證借閱文件的質(zhì)量，形成文件關(guān)聯(lián)體或者文件流轉(zhuǎn)監(jiān)控機(jī)制，保證順利執(zhí)行。檔案管理階段主要是為普通用戶提供檔案信息利用的便利性，信息主要以簡(jiǎn)便、直觀為主，整理歸納數(shù)據(jù)，并能夠及時(shí)切換視窗，讓管理人員掌握具體情況。同時(shí)要注意建立安全機(jī)制，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)上可能會(huì)遇到風(fēng)險(xiǎn)，容易造成信息丟失的情況，所以要提高檔案管理安全等級(jí)，只有內(nèi)部人員才能進(jìn)入，防止對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行損壞。

（二）管理機(jī)制創(chuàng)新。信息安全管理主要通過(guò)對(duì)信息本身與工作人員實(shí)施管理兩個(gè)方面進(jìn)行。采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件上消除安全隱患，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢安全可靠。針對(duì)于工作人員方面而言，建立管理政策，保證每個(gè)人各司其職，實(shí)現(xiàn)相互之間的協(xié)調(diào)合作，保持信息的流暢。定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高人員綜合素質(zhì)，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。對(duì)待工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，減少失誤情況的發(fā)生。

（三）工作平臺(tái)創(chuàng)新。新時(shí)期的創(chuàng)新管理，企業(yè)應(yīng)該在傳統(tǒng)流程基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化，積極引入信息技術(shù)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的理念。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，充分實(shí)現(xiàn)電子化，可以減少人為主觀因素造成的失誤，提高資料的完整性和可靠性，使用起來(lái)也會(huì)非常方便。為企業(yè)提供數(shù)據(jù)信息管理平臺(tái)，對(duì)內(nèi)部情況有全面的了解，在進(jìn)行活動(dòng)的時(shí)候可以對(duì)信息流向規(guī)范、控制集中、表單定制多樣、利用方式靈活等進(jìn)行多樣化要求，讓檔案管理實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。管理人員要用發(fā)展眼光去看待問(wèn)題，積極引入先進(jìn)技術(shù)，不斷提高檔案管理現(xiàn)代化，從而為企業(yè)更好發(fā)展服務(wù)。

（四）服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新。企業(yè)的主要目的是為了追求更多的經(jīng)濟(jì)效益，在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中保持自身優(yōu)勢(shì)，可以謀求更好的發(fā)展機(jī)遇，確保始終立于不敗之地。受傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)于檔案管理經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)重藏輕用的情況，導(dǎo)致很難發(fā)揮出實(shí)際作用，只是一種擺設(shè)而已。檔案部門要借鑒服務(wù)行業(yè)的做法，開(kāi)展優(yōu)質(zhì)服務(wù)、規(guī)范服務(wù)、承諾服務(wù)，對(duì)外樹(shù)立起良好形象，可以滿足使用者的要求。堅(jiān)持一切為用戶的原則，將具體效果落實(shí)下去，滿足對(duì)于各種資料信息的查詢。檔案管理的根本目的是為了服務(wù)于各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展，所以要轉(zhuǎn)變理念，才能為企業(yè)發(fā)展提供動(dòng)力支持。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理在企業(yè)發(fā)展中具有重要意義，可以為決策提供科學(xué)依據(jù)。要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，體現(xiàn)出檔案的實(shí)用價(jià)值，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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