淺談事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及解決辦法

張玉紅

【摘要】事業(yè)單位檔案不僅能夠反映事業(yè)單位現(xiàn)階段的工作狀態(tài)，還對事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)新起到十分重要的作用。本文分析了事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，提出有效的解決辦法，期望事業(yè)單位檔案管理工作邁上新臺階。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位檔案;問題;解決辦法

一、檔案管理中存在的主要問題

一是檔案管理人員思維方式落后。一些事業(yè)單位的檔案管理工作理念較為陳舊，部分單位領(lǐng)導(dǎo)存在重業(yè)務(wù)、輕檔案的傾向，認為檔案管理可有可無，遇到上級檢查才突擊應(yīng)付，使檔案工作處于被動狀態(tài)，思維方式較為傳統(tǒng)，管理模式和運行機制缺少創(chuàng)新舉措，無法適應(yīng)日益進步的經(jīng)濟社會發(fā)展需求。對《檔案法》和《檔案管理辦法》等國家相關(guān)的政策制度和各級各類法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)、理解、運用能力不夠，貫徹執(zhí)行力度不到位。

二是檔案管理方式陳舊。一些事業(yè)單位的日常人事、業(yè)務(wù)、資產(chǎn)等檔案信息處理方式仍停留在陳舊、單一的登記造冊流程上，檔案管理的標準化、制度化、程序化和規(guī)范化運作體系還不健全。檔案管理職能部門對于檔案信息的管理與運用缺乏統(tǒng)一的管理機制和科學(xué)、合理的監(jiān)督機制，尚無統(tǒng)一的標準和質(zhì)量要求。

三是檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施陳舊落后。一些事業(yè)單位沒有給予檔案管理工作足夠的經(jīng)費支持和設(shè)備維護，致使檔案室的硬件條件和基礎(chǔ)設(shè)施比較差，儀器設(shè)備配置不齊全?，F(xiàn)代化的檔案資源開發(fā)利用不夠，電腦、掃描儀、影印設(shè)備和操作軟件等軟硬件設(shè)施更新不及時，不能滿足現(xiàn)代化的光盤和電子檔案處理需求。

四是檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。事業(yè)單位的檔案管理人員兼職居多，人員流動性比較大，尤其是一些檔案管理人員缺乏基本的計算機操作、檔案查閱、資料整理和歸類等基礎(chǔ)的專業(yè)能力。

五是過期檔案銷毀不及時。《檔案管理辦法》明確規(guī)定“檔案的保管期限分為永久、定期兩類”，其中定期類保管期滿確無保存價值的檔案可以銷毀。但很多基層事業(yè)單位對于遠遠超過保管期限且符合銷毀條件的檔案，并未進行銷毀以至成為

“僵尸檔案”。這類檔案不但嚴重占據(jù)了儲存空間，而且造成資源浪費。

六是檔案管理制度體系不夠完善。由于對檔案管理工作不重視，部分事業(yè)單位在檔案管理方面，沒有結(jié)合單位實際建立完善的檔案工作規(guī)章制度體系，造成了檔案管理工作標準要求不夠細化、具體，導(dǎo)致檔案管理標準化、規(guī)范化程度不高。

七是檔案資料的開發(fā)利用水平偏低?，F(xiàn)階段不少事業(yè)單位在檔案管理方面存在重檔案歸集，輕開發(fā)利用的現(xiàn)象。檔案管理過程中主動服務(wù)的意識不夠強，對于檔案資料的編研開發(fā)利用不夠，檔案管理對單位的服務(wù)功能沒有充分發(fā)揮出來，檔案資料的開發(fā)和服務(wù)水平需要不斷改進提升。

二、解決問題的主要辦法

一是完善機制，轉(zhuǎn)變觀念。我國社會主義現(xiàn)代化進程的日益發(fā)展和檔案工作自身的變化，只要我們以社會發(fā)展需求為導(dǎo)向，不斷適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，更好地為知識經(jīng)濟、信息經(jīng)濟服務(wù)，積極探索檔案管理的新思路、新模式。提高各級各類事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度，不斷完善各級各類事業(yè)單位黨委和政府職能部門、檔案部門歸口負責、協(xié)調(diào)管理、社會機構(gòu)共同參與的檔案管理工作體制。同時，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念。切實改變檔案工作“重藏輕用”的觀念，積極主動開展信息資源，使“死檔案”變成“活信息”，要求檔案工作者端正服務(wù)思想，以飽滿的工作熱情和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L對待本職工作，積極準確地提供檔案，滿足利用者的需求，人們在利用檔案的過程中，普遍存在著求便的心理，提供出有價值，適合需要的材料，使靜態(tài)的檔案信息變成動態(tài)的信息，發(fā)揮檔案的作用，讓利用者滿意。

二是積極轉(zhuǎn)變各級各類事業(yè)單位檔案服務(wù)方式。推進網(wǎng)上查詢和跨館查閱利用方式的普及，提升檔案工作服務(wù)社會的能力;發(fā)揮好檔案管理的政府信息公開職能，完善相關(guān)服務(wù)設(shè)施，建立健全政府信息接收工作機制，認真做好政府信息接收、管理、公開工作;規(guī)范并支持社會力量參與檔案事務(wù)，擴大檔案資源開放程度，拓展檔案查詢檢索范圍，推進檔案工作服務(wù)方式的靈活化、服務(wù)范圍的廣泛化、服務(wù)效益的顯著化。同時，加強事業(yè)單位檔案室的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化和多媒體化等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作。事業(yè)單位各檔案室應(yīng)加大檔案信息資源的開發(fā)力度，尤其把網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化檔案室建設(shè)作為事業(yè)單位的重點工作和主要任務(wù)，推動形成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠程利用為目標的數(shù)字化檔案室管理運營體系，建立覆蓋連接各級各類事業(yè)單位檔案的資源管理和網(wǎng)絡(luò)共享體系，促進檔案資源利用的最大化和高效化。

三是不斷完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。從場館建設(shè)、規(guī)劃設(shè)計、功能布局、接收范圍和資源共享等方面入手，系統(tǒng)、扎實推進事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施和基本保障條件建設(shè)。同時，從工作職責權(quán)限確定、職能機構(gòu)人員配置、檔案整理儲存、安全保密措施等方面，進一步明確建立檔案室工作新格局的有效途徑。

四是加強檔案管理干部職工隊伍建設(shè)。進一步加強檔案管理崗位的人力資源建設(shè)，定期開展經(jīng)驗交流和相互學(xué)習(xí)，配置專業(yè)知識結(jié)構(gòu)合理、年齡梯隊搭配科學(xué)的檔案管理工作人員隊伍，加強檔案從業(yè)人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)、培訓(xùn)，送出去深造等渠道，選拔培養(yǎng)高、精、尖的電子檔案管理應(yīng)用人才，使他們既懂得檔案基本知識又懂得現(xiàn)代化理論，既懂得專業(yè)知識，又能熟練掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能，只有掌握全過程，才能適應(yīng)現(xiàn)代化的需要。努力提高檔案從業(yè)人員的整體素質(zhì)，為全面提高事業(yè)單位檔案管理工作水平和質(zhì)量提供保障。

五是及時清理過期檔案，定期進行鑒定銷毀。按照《檔案法》及《檔案管理辦法》等有關(guān)文件要求，努力做好檔案的立卷、歸檔工作，及時清理檔案，這是檔案工作人員義不容辭的職責。因此，檔案管理人員定期梳理待銷毀檔案清單，由單位檔案管理機構(gòu)牽頭，組織單位審計、紀檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進行，嚴格履行銷毀必鑒定、先鑒定后銷毀的原則，同時消除單位負責人不愿銷毀過期檔案的錯誤認識，從而推動檔案銷毀工作有序進行。

六是規(guī)范檔案管理制度。促進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標準化，最根本的是應(yīng)該在檔案管理制度方面進行規(guī)范完善，確保單位的檔案不散、不亂、不丟、不壞。在檔案管理制度建設(shè)方面，重點突出以下幾個方面：規(guī)范立卷歸檔制度，以歸檔范圍、時間、要求、手續(xù)等進行規(guī)范，確保單位內(nèi)部的歸檔統(tǒng)一。規(guī)范檔案借閱制度，對檔案使用、查閱、借閱的要求、程序、時限等進行規(guī)定，避免出現(xiàn)檔案材料損壞、丟失和泄密。規(guī)范電子檔案管理制度，尤其是針對電子檔案信息安全，建立電子檔案數(shù)據(jù)及檔案保存雙套制，實行電子檔案動態(tài)化管理。

七是推進檔案管理不斷轉(zhuǎn)型。對于檔案管理工作來說，應(yīng)該主動適應(yīng)時代的發(fā)展變化，尤其是在電子政務(wù)、電子商務(wù)以及大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等發(fā)展的形勢下，深入研究分析對于檔案工作模式、基礎(chǔ)設(shè)施、政策法規(guī)、標準規(guī)范等方面的一系列新要求，積極推進檔案管理工作不斷轉(zhuǎn)型。特別是對電子文件歸檔和電子檔案存儲、備份等重點難點問題，在檔案資料編研、檔案資源的深度利用、檔案利用效果提升等方面，積極探索、采取措施、創(chuàng)新改進，實現(xiàn)檔案管理工作水平的不斷提升。這些問題表明，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足新時期檔案管理工作的具體化、精細化、規(guī)范化和制度化要求。因此，進一步科學(xué)優(yōu)化和高效管理事業(yè)單位檔案工作勢在必行。

總之，在事業(yè)單位的日常工作中，檔案管理工作必不可少，它是昨天的寫實，今天的依據(jù)，明天的借鑒。采用有效的措施改善事業(yè)單位檔案管理的不足，積極探索現(xiàn)代化自動化辦公設(shè)備與系統(tǒng)的強大功能，敢于嘗試勇于創(chuàng)新，利用先進的信息技術(shù)，不斷完善檔案數(shù)據(jù)信息庫，健全事業(yè)單位檔案管理的制度，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作只有不斷在實際工作中積極探索和完善，才能順應(yīng)時代不斷發(fā)展的要求，全面提升事業(yè)單位檔案管理工作的針對性、有效性，最大程度地服務(wù)社會發(fā)展。