如何加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作一體化的思考

韓姍珊

摘 要：現(xiàn)階段，隨著我國辦公網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，也就表示目前管理工作水平將不斷發(fā)展，能夠?yàn)槲覈臅鴻n案的管理和文秘工作的落實(shí)提供相對(duì)良好的環(huán)境，讓這兩者趨于一體化。對(duì)此，本人主要針對(duì)加強(qiáng)文化檔案管理工作和文秘管理工作一體化進(jìn)行了相應(yīng)的探討和分析，并提出了相對(duì)應(yīng)的思考和見解，希望能不斷提高我國的行政管理工作水平。

關(guān)鍵詞：文秘工作；文書檔案；管理工作；一體化

目前，檔案電子化、辦公自動(dòng)化有利于進(jìn)行文書檔案管理工作和文秘工作，但同時(shí)也帶來了很多風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，文秘工作的內(nèi)容和表現(xiàn)形式都發(fā)生了很大的改變，對(duì)文秘工作人員的要求更高。把文書檔案管理工作與文秘工作互相融合能促進(jìn)文秘工作的發(fā)展，本人就從加強(qiáng)文書檔案管理工作與文秘工作的一體化領(lǐng)域展開分析和研究，希望能給大家提供一些有用的借鑒。

1 文檔一體化之間有內(nèi)在聯(lián)系

文秘工作和檔案管理聯(lián)系是十分密切的，他們兩者之間相輔相成。高校檔案管理是開展文秘工作的重要工具。檔案管理與高校文秘工作聯(lián)系密切，檔案管理是影響高校文秘工作的是否能夠順利的開展的關(guān)鍵因素，其中具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是部分高校檔案管理為文秘工作的順利開展提供更加方便的信息查詢服務(wù)，這實(shí)際上也是提高檔案管理工作能夠更好地實(shí)現(xiàn)的一項(xiàng)非常重要的任務(wù)，這能夠在一定程度上對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量與效果進(jìn)行檢驗(yàn)，這種服務(wù)功能是貫穿于檔案管理工作的始終[1]。我們從文秘工作的角度來講，在為領(lǐng)導(dǎo)提供有效信息、制定起草文件講話等多項(xiàng)工作中，能夠聯(lián)系到高校已有檔案的學(xué)習(xí)與查詢，檔案室中一般會(huì)保存大量的各種相關(guān)檔案資料，我們通過檔案管理數(shù)據(jù)庫，利用關(guān)鍵詞檢索等方法，能夠在大量的資料信息中選擇更加合適的檔案資源，在為文秘工作的順利開展提供了豐富的資料的同時(shí)，還能為文秘工作的開展提供更加便利的查詢途徑，為提升文秘工作的質(zhì)量與工作效率奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 目前檔案工作和文秘工作銜接方面存在一些問題

第一，編號(hào)不夠規(guī)范。分類不準(zhǔn)確、登記不及時(shí)將會(huì)造成公文編號(hào)上出現(xiàn)一些不必要的問題，比如一些重號(hào)、漏號(hào)等一些亂號(hào)情況的出現(xiàn)，既不符合立卷歸檔的要求又影響了公文的質(zhì)量。并且附件不規(guī)范，版面記錄不全。我們?cè)谌粘n案管理中經(jīng)常遇到歸檔文件主題詞的或自擬自編或選用不夠準(zhǔn)確，這樣我們就無法用簡便的途徑給文件歸檔擬寫案卷標(biāo)題。很多“附件”字樣標(biāo)識(shí)不夠恰當(dāng)，不夠準(zhǔn)確，比較難統(tǒng)一的是附件和正文的序號(hào)、名稱，這樣就會(huì)對(duì)公文的規(guī)范立卷和歸檔產(chǎn)生不好的影響。公文用紙幾乎不怎么在克度上嚴(yán)格要求，如果用紙不達(dá)標(biāo)，裝訂不規(guī)范，再加上紙張耐折度低并且質(zhì)量很差，在很短的時(shí)間內(nèi)就逐漸變黃。如果紙型大小不規(guī)范，那么即使是同一型號(hào)的紙，有時(shí)大小也不相同。在印刷裝訂的過程中，公文的美觀性、嚴(yán)肅性和文書檔案的完整性受漏頁、掉頁、壓字、釘腳不齊等的影響。

第二，部分會(huì)議記錄和草擬公文用了容易褪色的墨水、筆種和紙張后字跡不清晰。部分部門收集文件材料時(shí)沒有按照相應(yīng)的歸檔范圍，僅把手頭文件經(jīng)過簡單的加工和處理就交給領(lǐng)導(dǎo)，上級(jí)機(jī)關(guān)的文件歸檔積累過多是因?yàn)椴糠謫T工只想著一些文件和資料放在周圍非常方便而沒有考慮到檔案的長期利用和保管造成的，該歸檔的文件材料無法實(shí)行統(tǒng)一集中管理，完整的存檔文件和資料的清晰度在這一環(huán)節(jié)中顯得尤為重要。

3 文秘工作和文書檔案管理工作一體化的相關(guān)建議

第一，提高員工的管理能力，培養(yǎng)文檔相關(guān)人員樹立管理意識(shí)。提高這兩個(gè)部門相關(guān)工作人員的管理意識(shí)能夠避免文書檔案管理工作和文秘工作出現(xiàn)一系列問題，要想保證檔案管理質(zhì)量，就必須培養(yǎng)這兩個(gè)部門相關(guān)員工的管理意識(shí)。在完成本部門工作項(xiàng)目之后再深入了解其他部門的工作，培養(yǎng)自身工作意識(shí)，更好地將這兩種工作相結(jié)合，使文檔一體化管理工作更加規(guī)范。將文檔智能化、工作信息化的管理進(jìn)程的速度加快[2]。文秘人員要經(jīng)過充分的學(xué)習(xí)，了解文秘與文公關(guān)的相關(guān)內(nèi)容，并且還要對(duì)秘書學(xué)、現(xiàn)代學(xué)的方式和原理有一定的了解，不斷提高自己的寫作能力，為進(jìn)行秘書事務(wù)、文書任務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，提高新聞寫作、文學(xué)編輯、文章寫作的能力，并且還要提高公關(guān)能力，更好的開展文秘服務(wù)、公共關(guān)系、信息宣傳、日常辦公管理等項(xiàng)目。因此，相關(guān)產(chǎn)業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該抓緊時(shí)代的發(fā)展規(guī)律，努力讓相關(guān)的管理工作向時(shí)代化方向邁進(jìn)，也就是緊跟時(shí)代的發(fā)展潮流，創(chuàng)立創(chuàng)新新的技術(shù)手段，對(duì)管理模式進(jìn)行相應(yīng)的改造，讓文秘工作和文書檔案管理工作一體化保證充足的發(fā)展動(dòng)力。還要?jiǎng)?chuàng)立創(chuàng)新文檔管理媒介，這就需要相關(guān)單位充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)等高端技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在這一媒介中單位內(nèi)部員工要提高迅速搜集所需要的相關(guān)資料的能力，領(lǐng)導(dǎo)要合理設(shè)置文件資料，借此方便領(lǐng)導(dǎo)查詢相關(guān)信息，提供多個(gè)功能的版塊，讓文件管理工作逐漸信息化和現(xiàn)代化。文檔管理工作是極其重要的，要增加與一些單位之間的和溝通和聯(lián)系，共同分享工作中所需的數(shù)據(jù)資源，提高數(shù)據(jù)資源利用率，加快向數(shù)據(jù)工作信息化的方向邁進(jìn)，使文秘工作和文化檔案管理能夠緊密聯(lián)系起來。

第二，培養(yǎng)質(zhì)量意識(shí)，強(qiáng)化公文全過程的管理任務(wù)。首先，相關(guān)員工們應(yīng)該要有很強(qiáng)的質(zhì)量意識(shí)，提高在公文的編制、制發(fā)、歸檔等工作的質(zhì)量，規(guī)范公文。詳細(xì)全面地了解公文的要求、格式等，減少錯(cuò)誤的出現(xiàn)，高效地進(jìn)行檔案管理任務(wù)。

第三，加強(qiáng)公文的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)這兩種工作的一體化要以注重日常工作的標(biāo)準(zhǔn)化為前提。只有這樣公文歸檔、管理、使用等過程才能更加方便，減少不必要的麻煩。

第四，文書處理的最后一個(gè)步驟和檔案工作開始的起點(diǎn)都是強(qiáng)化文秘工作中的文書立卷任務(wù)。所以說文書立卷在這項(xiàng)任務(wù)中至關(guān)重要，只有把它處理好了才能更快的實(shí)現(xiàn)文檔一體化[3]。

綜上所述，信息技術(shù)能更好的利用和管理電子檔案，有利于創(chuàng)立創(chuàng)新完善的技術(shù)保障制度，但是它也有一些弊端，比如說，電子檔案信息更加的不可靠真實(shí)等。要想實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)文秘工作和文書檔案管理工作“一體化”管理，必須要強(qiáng)化“文檔一體化”管理，強(qiáng)化“全過程管理”工作，樹立質(zhì)量意識(shí)，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，滿足人文需求，多渠道地進(jìn)行業(yè)務(wù)教育，更新業(yè)務(wù)知識(shí)，提高綜合素質(zhì)，創(chuàng)新工作機(jī)制，形成良性互動(dòng)的行動(dòng)路線等，以上，從多方面分析探討了加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作文檔一體化的措施和建議，相關(guān)單位發(fā)展文秘工作與文檔一體化管理的措施還有很多，相關(guān)人員要在今后的工作中與其他部門加強(qiáng)交流和溝通，更好的促進(jìn)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化的發(fā)展，例如：創(chuàng)立創(chuàng)新文檔一體化模式，維護(hù)相關(guān)系統(tǒng)，建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫等等。

參考文獻(xiàn)

[1]胡娜.淺析如何加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化[J].商情，2017，15（11）：211.

[2]楊彥杰.如何加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化[J].長江叢刊，2016，16（24）：174-174.

[3]賀明霞，潘雪亮，路富強(qiáng).如何加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化[J].工程技術(shù)：文摘版，2016，29（7）：00189-00189.