分析電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的提升策略

黃輝

【摘 要】 電力企業(yè)在社會生活中發(fā)揮著重要的作用，是整個國家電力系統(tǒng)運行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，近些年各專業(yè)都有了很大發(fā)展。辦公室是處理企業(yè)事務(wù)的中心，文秘人員的工作就是對事務(wù)進行處理，隨著整個行業(yè)的不斷發(fā)展，各類計算機系統(tǒng)的應(yīng)用和越來越高標準的要求，電力企業(yè)對文秘人員的素質(zhì)要求也不斷增加，為了確保發(fā)揮好“參謀”和“助手”的作用，迫切需要提升其文秘工作水平。

【關(guān)鍵詞】 電力企業(yè) 辦公室 文秘工作 問題 措施

一.引言

在辦公室中，很多文秘的工作就是為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)進行服務(wù)，比如在領(lǐng)導(dǎo)開會之前，文秘人員需要開展會議前的準備、會議時的記錄、會議之后的整理等，領(lǐng)導(dǎo)對文件進行審批之前，需要文秘人員對文件進行處理擬辦等，其工作效率對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)有很大影響。在辦公室中，文秘工作不僅僅是領(lǐng)導(dǎo)的工作基礎(chǔ)，也是其工作延伸環(huán)節(jié)，比如，在領(lǐng)導(dǎo)進行決策之后，需要文秘人員起草具體文件，然后下發(fā)到下級企業(yè)，領(lǐng)導(dǎo)在出差后，文秘需要對領(lǐng)導(dǎo)需要的材料進行整理，因此，辦公室的文秘工作具有重要意義。

二.電力企業(yè)辦公室文秘工作中出現(xiàn)的問題

1.對問題進行解決的能力比較差。因為辦公室日常的工作相對繁忙，造成文秘人員經(jīng)常忙于處理各種日常事務(wù)，在開展工作時，沒有真正把握工作重點，造成對實際問題進行解決的能力相對較差，無法與上級開展有效溝通，對文件進行起草時，缺乏清晰的思路，難以對領(lǐng)導(dǎo)的日常工作提供有效幫助。

2.電力企業(yè)中辦公室的文秘人員數(shù)量比較少，工作量比較大。當前，在電力企業(yè)中，很多辦公室的文秘人員相對缺乏，而且辦公室日常工作也比較多，造成文秘人員經(jīng)常十分繁忙，甚至需要不斷的加班，人員數(shù)量少，工作量卻又很大，這就造成工作的效率不斷降低，工作缺乏質(zhì)量保證，這對整個辦公室的運行管理也有很大影響。

3.辦公室文秘人員良莠不齊。隨著經(jīng)濟與社會的不斷發(fā)展，在電力企業(yè)中，對辦公室文秘人員的要求也在不斷增加，造成很多文秘人員當前的知識能力無法滿足企業(yè)發(fā)展的需要。從實際情況來看，在很多電力企業(yè)內(nèi)，文秘人員并沒有學習相關(guān)的專業(yè)知識，無法順利的完成相關(guān)工作。受到工作的性質(zhì)影響，辦公室的文秘人員出去開展學習和培訓(xùn)的機會比較少，這就造成其知識系統(tǒng)的更新相對緩慢，無法滿足整個辦公室運行的需要。還有一些文秘人員缺乏服務(wù)意識，工作缺乏責任心，比較懶散，這對整個辦公室的效率都有很大影響。

三.提高辦公室文秘工作水平的措施

1.1.需要提升文秘人員的服務(wù)能力與意識。在電力企業(yè)中，辦公室的職責主要就是為部門、領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)工作人員等服務(wù)，所以，文秘人員需要樹立起正確的工作理念，在工作時做到真誠、熱情的服務(wù)。而且，辦公室的文秘人員還需要不斷提升其自身服務(wù)的意識與能力，積極的完成領(lǐng)導(dǎo)或者其它部門交代的事情，還要發(fā)揮出協(xié)調(diào)辦公室關(guān)系的作用，這樣不僅有助于使企業(yè)更加和諧，還能夠樹立起一個良好的企業(yè)形象。

2.對工作的方法進行改進。辦公室的工作一般都比較繁瑣、復(fù)雜，而且每項工作都在一定程度上影響著全局，所以，電力企業(yè)辦公室的文秘人員需要對自己工作的具體方法進行改進。在實際進行工作時，需要分清問題的主次，忙中有細，不能自亂陣腳，還要對辦公室的工作規(guī)律進行不斷探索，切實掌握這一規(guī)律，進而使文秘工作的效率得到有效提升。而且，因為辦公室的文秘人員，自己支配的時間相對較少，所以，需要他們調(diào)節(jié)好自身狀態(tài)，在開展工作時充實自己。

3.需要使辦公室文秘人員綜合素質(zhì)得到提升。電力企業(yè)要按照辦公室文秘人員實際的工作能力與水平，制定出科學、合理的培訓(xùn)方案，并定期對其進行嚴格的培訓(xùn)，進而使辦公室文秘人員的素質(zhì)得到有效提升。電力企業(yè)還需要擴展文秘人員得到知識的渠道，為他們建立一個具有良好氛圍的環(huán)境，鼓勵他們不斷進行學習。還要注意文秘人員的思想政治，提升文秘人員的責任心，進而使他們解決實際問題的能力得到提高。鑒于電力企業(yè)辦公室中文秘人員缺少電力專業(yè)知識、不熟悉電力企業(yè)生產(chǎn)運行情況，建議文秘人員要可從基層生產(chǎn)一線年經(jīng)骨干中選擇，以將其培養(yǎng)成更加重要的管理崗位引吸優(yōu)秀人才到辦公室從事文秘工作，服務(wù)好公司上下，發(fā)揮“參謀作用”。

4.要注重細節(jié)方面的管理。辦公室工作具有很廣的關(guān)系，文秘人員對工作進行處理時，需要尤其注意各種細節(jié)方面的處理，使用謹慎、謙虛的態(tài)度對工作進行處理。要強化其全局意識，關(guān)注工作，對領(lǐng)導(dǎo)交代的工作要認真對待，然后用實際行動帶動周圍同事，這樣才可以為辦公室各種工作的正常開展帶來便利。

5.要抓住工作的重點。電力企業(yè)中，文秘人員的辦公室工作十分繁瑣，其工作的重點是對各種文件進行整理，然后及時、準確的向企業(yè)各級傳達信息，比如在領(lǐng)導(dǎo)開會時，文秘人員需要按照領(lǐng)導(dǎo)意見，起草領(lǐng)導(dǎo)演講稿，還要對一些重要的信息進行記錄，對文件進行傳達等。信息的傳達在辦公室工作中具有重要的意義，文秘人員在對領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息之前，首先需要對信息的正確性進行確定，然后對其進行認真的分析，了解到信息背后所隱藏的危機，并對領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出提醒，提示想到關(guān)注這些問題，進而為領(lǐng)導(dǎo)的科學決策奠定基礎(chǔ)。此外，文秘人員還需要有風險精神，熱愛自己的工作，分清事情的嚴重程度，合理進行安排，還需要不斷思考，想到別人沒有想到的事情，使用自身智慧提升工作的效率。

四.結(jié)語

綜上所述，在電力企業(yè)中，辦公室文秘工作具有重要的意義，對整個企業(yè)的發(fā)展也有重要影響，因此需要引起相關(guān)人員的重視，加強對文秘人員的重視，定期開展培訓(xùn)，提高文秘人員的工作效率和水平，進而為企業(yè)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。此外，電力企業(yè)還可以借鑒其它行業(yè)辦公室管理手段，不斷學習，提升文秘人員的學習意識，進而使整個辦公室的效率得到提高。文秘人員自身也應(yīng)該不斷學習，明白自己工作的意義，切實發(fā)揮出文秘工作的作用，為企業(yè)發(fā)展貢獻自己的力量。

【參考文獻】

[1] 周鋒華. 提升電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的途徑[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2014（20）：45-45.